Pflichtangaben auf einer Rechnung: die vollständige Liste 2026

Eine Rechnung muss etwa zwanzig Pflichtangaben enthalten: die Identität der Vertragsparteien, Rechnungsnummer und -datum, Warenbezeichnung, Preis, anfallende Steuer und Zahlungsbedingungen. In Frankreich gilt diese Liste für alle Unternehmen, auch für solche, die von der Mehrwertsteuer befreit sind. Dieser Leitfaden erläutert jeden einzelnen Punkt, gibt konkrete Beispiele und verdeutlicht die Risiken einer unvollständigen Rechnung.

Warum diese Erwähnungen wichtig sind

Eine Rechnung ist nicht nur ein Geschäftsdokument, sondern ein rechtsverbindliches Dokument. Fehlen Pflichtangaben, kann die Rechnung als nicht konform gelten, was für das Unternehmen ein Bußgeld nach sich ziehen und den Geschäftskunden daran hindern kann, die entsprechende Steuer abzuziehen.

Was ein Unternehmen riskiert, wenn es vergisst

Das Fehlen erforderlicher Angaben wird mit einer Geldstrafe von 15 € pro fehlendem Posten und Rechnung geahndet, maximal jedoch mit einem Viertel des Rechnungsbetrags. Neben dem finanziellen Risiko verzögert eine unvollständige Rechnung die Zahlung: Ein Auftragnehmer kann die Annahme verweigern, wenn die Rechnung nicht den Anforderungen entspricht.

Besondere Fälle, die Sie beachten sollten

Bestimmte Details variieren je nach Ihrem Steuersystem. Bei umsatzsteuerbefreiten Transaktionen wird der Vermerk „MwSt. nicht anwendbar, Artikel 293 B des französischen Steuergesetzbuchs“ verwendet, und es wird keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben. Umgekehrt muss bei umsatzsteuerbefreiten Transaktionen die Rechtsgrundlage für die Befreiung angegeben werden. Bei Dienstleistungen tritt das Leistungsdatum an die Stelle des für Verkäufe üblichen Lieferdatums.

Die vollständige Liste der Pflichtinformationen

Hier ist, der Reihe nach, die vollständige Liste der Informationen, die auf Rechnungen anzugeben sind.

Verkäufer- und Kundenidentität

• Firmenname, Rechtsform und Anschrift des Verkäufers.
• SIREN-Nummer und Steueridentifikationsnummer, ausgenommen Grundfreibeträge.
• Name oder Firmenname und Anschrift des Käufers.
• Lieferadresse, falls abweichend von der angegebenen Adresse.

Rechnungsnummer und Datum

• Die Referenz basiert auf einer kontinuierlichen und ununterbrochenen chronologischen Abfolge, nicht auf einem einfachen Freizähler.
• Genauer Ausgabetag.
• Verkaufstag, sofern dieser vom Ausgabedatum abweicht.

Produkt- oder Dienstleistungsdetails

• Genaue Beschreibung des Artikels oder der Dienstleistung, einschließlich Menge und Einzelpreis ohne Steuern.
• Der jeweils geltende Mehrwertsteuersatz bzw. gegebenenfalls der entsprechende Hinweis.
• Jegliche gewährte Vergünstigung (Rabatt, Preisnachlass, Gutschrift) und deren Bedingungen.

Beträge und Steuern

• Der Betrag ohne Mehrwertsteuer und die dazugehörige Mehrwertsteuer, für einen nachprüfbaren Gesamtbetrag.
• Der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer.
• Steuerstatus der Struktur.

Bedingungen de paiement

• Voraussichtlicher Fälligkeitstermin bzw. Zahlungsfrist.
• Verzugsgebühren und, falls verfügbar, die Möglichkeit der vorzeitigen Zahlung.
• Rabattbedingungen bei vorzeitiger Zahlung oder Angabe des Fehlens solcher Bedingungen.
• Die pauschale Entschädigung für die Wiederherstellungskosten im Falle der Nichtzahlung (40 Euro zwischen Fachleuten).

Warum jeder Eintrag obligatorisch ist

Jedes Pflichtelement erfüllt einen bestimmten Zweck. Die Angabe der Identität der Vertragsparteien ist erforderlich, um die Zahlungspflichtigen und die Zahlungsempfänger zu identifizieren. Nummer und Datum dienen dem Nachweis des Transaktionsdatums. Eine eindeutige Beschreibung ist notwendig, um Streitigkeiten über den verkauften Gegenstand zu vermeiden. Die Angabe der Mehrwertsteuer ist erforderlich, damit die Finanzbehörden die Richtigkeit der Erklärung überprüfen können. Das Fehlen eines Pflichtelements führt nicht zur Ungültigkeit der Rechnung, macht sie aber angreifbar.

In der Praxis umfassen die Pflichtangaben auch weniger bekannte Sachverhalte: Die Angabe der SIREN-Nummer ist selbst für Kleinunternehmen weiterhin verpflichtend, und der Vermerk „Mehrwertsteuer nicht anwendbar“ ist erforderlich, wenn eine Mehrwertsteuerbefreiung vorliegt. Die verspätete Einreichung einer Rechnung mit allen erforderlichen Angaben kann zudem zu Zahlungsverzögerungen führen – gerade in Zeiten, in denen jeder Tag für den Cashflow zählt.

Wer soll eine Rechnung ausstellen und wann?

Jedes Unternehmen, das im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit Produkte verkauft oder Dienstleistungen erbringt, muss für jede Transaktion mit einem Geschäftskunden eine Rechnung ausstellen. Die Steuerpflicht besteht grundsätzlich beim Aussteller der Rechnung, außer in bestimmten Ausnahmefällen. Die Rechnungspflicht gilt ab der ersten Transaktion, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Konkrete Anwendungsfälle

Nehmen wir ein Beispiel: Bei einem Produktverkauf mit ausgehandeltem Preisnachlass müssen der Preis vor dem Rabatt, der Rabattbetrag und der Nettopreis ausgewiesen werden. Bei einer kombinierten Rechnung für Produkt und Dienstleistung behält jede Position ihre eigenen Informationen (Beschreibung, Menge, Preis, Tarif). Bei einer Rechnung mit Zahlungsziel sind das voraussichtliche Zahlungsdatum und gegebenenfalls anfallende Mahngebühren anzugeben.

Rechnungsnummer, Erstellung und Referenzen

Die Erstellung einer Rechnung folgt einem festgelegten Schema: Sobald ein Unternehmen ein Dokument für eine Transaktion ausstellt, muss es diesem eine Nummer und Rechnungsreferenzen zuweisen, die den geltenden Rechnungslegungsvorschriften entsprechen. Diese Verpflichtung gilt für alle Geschäftstätigkeiten, unabhängig von der Rechtsform. Nach der Ausstellung kann das Dokument nicht mehr geändert werden; Korrekturen erfolgen über eine Gutschrift mit eigener Referenznummer.

Bei einer Transaktion mit mehreren Dienstleistungen behält jede Position ihre eigenen Informationen. Wird ein Rabatt gewährt, werden der Preis vor und nach dem Rabatt addiert. Unternehmen, die dem regulären Mehrwertsteuersystem unterliegen, müssen sicherstellen, dass sie niemals einen Mehrwertsteuersatz angeben, der für mehrwertsteuerbefreite Umsätze gilt: Die Angabe „Mehrwertsteuer nicht anwendbar“ genügt, ohne den entsprechenden Mehrwertsteuerbetrag anzugeben.

Fristen einhalten und Streitigkeiten vorbeugen

Eine von Anfang an klar festgelegte Frist beugt späteren Streitigkeiten vor. Jegliche Verzögerung sollte durch Angabe des geltenden Tarifs und der festen Vertragsstrafe vorweggenommen werden. Dies gilt branchenunabhängig.

Zur Kundenidentifizierung müssen in Frankreich die Adresse des Kunden und die Rechnungsadresse mit der tatsächlichen juristischen Person übereinstimmen. Die Identität des Kunden muss seinen Namen oder Firmennamen klar und unmissverständlich enthalten. Der gerundete Gesamtbetrag muss der Summe der Einzelposten entsprechen; dies ist der erste Punkt, der im Falle einer Prüfung überprüft wird.

Wie Sie Ihre Rechnungen täglich korrekt halten

Die manuelle Prüfung von rund zwanzig Positionen auf jeder Rechnung birgt ein hohes Fehlerrisiko, insbesondere bei wachsendem Geschäftsumfang. Eine vorgefertigte Rechnungsvorlage reduziert dieses Risiko zwar bereits, doch erfordert jede neue Situation (internationaler Kunde, Ausnahmeregelung, elektronische Rechnung) eine Anpassung des Inhalts.

Elektronische Rechnung: Es gelten die gleichen Rechnungslegungsregeln.

La elektronische Rechnung Die elektronische Rechnungsstellung muss dieselben Informationen wie eine Papierrechnung enthalten. Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung schreibt außerdem ein strukturiertes Format und die Übermittlung über eine zugelassene Plattform vor, ohne die für den Inhalt geltenden Rechnungslegungsvorschriften zu ändern. Generaldirektion für UnternehmenDiese Regeln gelten gleichermaßen, ob in Papierform oder elektronisch. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Situationen finden Sie auch auf [Name der Website/Plattform]. service-public.fr und Legifrance (Artikel L441-9 des Handelsgesetzbuches).

Ein letzter wichtiger Hinweis: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Firmenname und Rechnungsadresse müssen für denselben Kunden auf jeder Rechnung identisch sein, auch bei wiederholten Verkäufen oder Dienstleistungen. Dies erleichtert die Buchhaltungsabstimmung für Kunde und Verkäufer.

Wie Djaboo korrekte Rechnungen garantiert

Djaboo Es füllt automatisch alle Felder aus Ihren Unternehmens- und Kundendaten aus: SIREN-Nummer, Firmenname, Adresse und anwendbares Steuersystem. Sie müssen sich die Liste nicht mehr merken oder für jede Rechnung einzeln abschreiben.

Vorher/Nachher mit Djaboo

vor: Sie erstellen jede Rechnung in einer Tabellenkalkulation, vergessen dabei manchmal einzelne Daten (z. B. den anwendbaren Preis, Rabattbedingungen) und bemerken den Fehler erst, wenn der Kunde die Rechnung ablehnt. Als nächstes mit Djaboo: Jede Rechnung enthält automatisch die Identität, die fortlaufende Nummer und die Details der Dienstleistung. Keine manuelle Überprüfung Zeile für Zeile.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Sie füllen Ihr Firmenprofil (SIREN-Nummer, Franchise-Status) einmalig aus, anschließend die Profile Ihrer Käufer. Jede danach erstellte Rechnung enthält automatisch die erforderlichen Informationen, auch bei elektronischen Rechnungen, die über eine genehmigte Plattform versendet werden.

Rückversicherung

Ihre Daten werden in Europa gehostet. Djaboo verwendet das korrekte Referenzformat (chronologische Reihenfolge ohne Lücken), und das Support-Team kann Ihnen bei der Konfiguration eines Sonderfalls behilflich sein (Befreiung, keine Mehrwertsteuer anwendbar, Kunde im Ausland).

Djaboo steht vor einer Word- oder Excel-Rechnungsvorlage

Bei im Ausland verkauften Produkten oder Dienstleistungen bleiben diese Informationen ein Jahr nach Ausstellung zugänglich: Systematisches Vorgehen von Anfang an erspart die spätere Rekonstruktion aller Daten. Eine unvollständige Kundenadresse, eine ungenaue Leistungsbeschreibung oder ein fehlendes Rechnungsdatum genügen, um das Dokument anfechtbar zu machen.

Weitere Infos

Den vollständigen Kontext der Reform finden Sie in unserem Leitfaden zum Thema elektronische RechnungOder konsultieren Sie unseren Leitfaden für Rechnung erstellen Schritt für Schritt. Sonderfall: der/die/das Mehrwertsteuer auf Rechnung, wobei eigene spezifische Geschäftsbedingungen zu beachten sind.

Häufig gestellte Fragen zu Pflichtangaben

Welche Angaben sind auf einer Rechnung erforderlich? Identität des Verkäufers und des Kunden, Rechnungsnummer und -datum, Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, Preis ohne und inklusive Steuern, anwendbarer Steuersatz und Zahlungsbedingungen.

Welche Risiken bestehen, wenn Informationen fehlen? Eine Geldstrafe von 15 Euro pro fehlendem Punkt und pro Rechnung, bis zu einem Höchstbetrag von einem Viertel des Rechnungsbetrags, sowie die Möglichkeit einer Ablehnung durch den gewerblichen Auftraggeber.

Muss ein Kleinstunternehmen die Mehrwertsteuer angeben? Nein, im Basisfranchise-Vertrag steht „Mehrwertsteuer nicht anwendbar, Artikel 293 B des CGI“ und es ist keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.

Wie verwaltet man die Details in elektronischen Rechnungen? Es gelten die gleichen Abrechnungsregeln; die elektronische Rechnung muss außerdem einem strukturierten Format entsprechen und über eine zugelassene Plattform übermittelt werden.

Muss die Rechnungsnummer einer bestimmten Regel folgen? Ja, sie muss auf einer durchgehenden chronologischen Abfolge basieren, ohne Unterbrechungen oder Duplikate, die auf jedem im Laufe des Jahres ausgestellten Dokument vorhanden sein muss.

Kann Software wie Djaboo Versäumnisse verhindern? Ja: Djaboo füllt alle Daten aus Ihrem Unternehmens- und Kundenprofil automatisch aus, wodurch das Risiko des Vergessens erheblich reduziert wird.

Welche Informationen sollten im Falle einer absehbaren Zahlungsverzögerung hinzugefügt werden? Geben Sie von Anfang an den Strafzinssatz und die Höhe der festen Rückforderungsgebühr an, um Streitigkeiten bei der Abbuchung zu vermeiden.

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