Un Bestandsverwaltungssoftware Diese Lösung verfolgt verfügbare Mengen, erfasst Wareneingänge und -ausgänge und benachrichtigt Sie vor drohenden Lieferengpässen. Für Kleinstunternehmen und KMU wird die Bestandsverwaltung so von einer manuell aktualisierten Tabellenkalkulation zu einem Informationsaustausch in Echtzeit.
Die Frage ist nicht, ob Ihr Unternehmen Lagerbestände verwaltet. Wenn Sie Produkte zum Weiterverkauf oder zur Weiterverarbeitung kaufen, tun Sie das bereits. Die eigentliche Frage ist, wie viel Sie Ihre aktuelle Methode kostet.
Die Kosten eines mangelhaften Bestandsmanagements
Drei Symptome sind in allen Kleinunternehmen verbreitet.
Warenengpässe treten ohne Vorwarnung auf. Ein Verkauf wird erfasst, das Produkt ist nicht verfügbar, und der Kunde wartet. Ohne Bestandsüberwachung bemerkt niemand den drohenden Lieferengpass vor der Auslieferung.
Überbestände binden den Cashflow. Aus Angst vor Engpässen werden große Bestellungen aufgegeben. Ungenutzte Mengen und Produkte belegen Lagerplatz und verursachen Kosten, die nur wenige Manager beziffern können.
Die jährliche Inventur wird zur Tortur. Wenn man alles auf einmal zählt, wird man gezwungen, die Tätigkeit zu unterbrechen, und die festgestellte Diskrepanz kommt zu spät, um noch erklärt werden zu können.
Situation | Ohne Bestandsverwaltungssoftware | Mit Bestandsverwaltungssoftware |
|---|
Produktverfügbarkeit | Bestätigt durch Aufruf der entsprechenden Seite. | In Echtzeit einsehbar |
Nachschub | Wird ausgelöst, wenn jemand daran denkt | Automatische Benachrichtigung bei Überschreitung des definierten Schwellenwerts |
Inventar | Jährlich, Aktivität eingestellt | Abbiegen, nach Zone |
Rückverfolgbarkeit | Aus dem Gedächtnis rekonstruiert | Börsenbewegungsgeschichte |
Die Vorteile von Bestandsverwaltungssoftware
Bei Unternehmen, die mit dieser Technologie ausgestattet sind, zeigen sich immer wieder fünf Vorteile.
Störungen minimieren. Durch eine Schwellenwertwarnung können Sie vorausschauend handeln, anstatt nur zu reagieren, was Umsatzeinbußen direkt reduziert.
Finanzielle Lähmung verringern. Eine Umsatzanalyse identifiziert ungenutzte Produkte, die oft einen großen Teil des gespeicherten Wertes ausmachen.
Dateneingabe automatisieren. Barcodes machen die erneute Eingabe überflüssig und gewährleisten eine zuverlässige Registrierung ohne zusätzlichen Aufwand für den Benutzer.
Vorbereitung beschleunigen. Eine übersichtliche Packliste spart Zeit bei jeder Sendung und beschleunigt die Auftragsabwicklung.
Bestandsaufnahme erleichtern. Das Zählen einer Zone pro Woche ist effizienter als das Zählen aller Zonen einmal im Jahr und stellt eine wesentlich geringere Belastung für das Team dar.
Erwartete Funktionen
Echtzeit-Lagerbestandsverfolgung
Jeder Verkauf, jede Ankunft und jede Umlagerung aktualisiert das verfügbare Volumen. Echtzeit-Tracking ist die Kernfunktion: Ohne sie basieren alle anderen Funktionen auf ungenauen Daten.
Schwellenwerte und Wiederauffüllung
Ein für jedes Produkt festgelegter Schwellenwert löst eine Warnung aus, bevor es zu einem Lieferengpass kommt. Die Beschaffung wird so zu einer proaktiven Entscheidung, was die Beziehung zum Lieferanten erleichtert und Verhandlungen anstelle von Notkäufen ermöglicht.
Barcodes
Barcodes automatisieren die Datenerfassung für eingehende und ausgehende Waren. Jede Transaktion wird zum Zeitpunkt ihres Auftretens von der ausführenden Person erfasst, was die Arbeit beschleunigt und Fehler reduziert.
Verwaltung mehrerer Lager
Bei zwei Lagerstandorten ist es unerlässlich zu wissen, wo sich die Waren befinden. Die Verwaltung mehrerer Lager ermöglicht zudem nachvollziehbare interne Warentransfers.
Laufender Bestand
Die wöchentliche Zählung einer Zone gewährleistet einen zuverlässigen Lagerbestand ohne Betriebsunterbrechungen. Dies ist die effizienteste Methode für kleine Unternehmen.
Bestandsverwaltung in Djaboo
Das Bestandsverwaltungsmodul von Djaboo nutzt dieselbe Datenbank wie Vertrieb, Einkauf und Rechnungsstellung. Eine Kundenbestellung reserviert die Ware, eine Lieferantenlieferung erhöht den Bestand. Es ist keine zusätzliche Integration erforderlich.
Was Djaboo bietet
Bestandsübersicht nach Standort mit Produktverfügbarkeit in Echtzeit
Bestellschwellen pro Artikel
Wareneingang und Lieferantenbestellungen
Vorbereitung, Packliste und Lieferung
Rollierende Inventur und begründete Abweichungen
Verwaltung mehrerer Lager und interner Transfers
Barcodes zur Automatisierung von Arbeitsabläufen
Nomenklaturen für zusammengesetzte Produkte
Rotationsanalysebericht
Diese Lösung deckt die Bedürfnisse eines Unternehmens ab, das Waren lagert, aber nicht auf Logistik spezialisiert ist. Ein großer Distributor mit Tausenden von Artikeln und automatisierter Kommissionierung benötigt hingegen ein spezialisiertes Logistiktool.
Die Verbindung zu Verkäufen und Käufen
Genau das unterscheidet eine integrierte Lösung von einer Einzelanwendung. Auftrags- und Bestandsverwaltung nutzen dieselben Produkte, Preise und Lieferanten. Ein Verkauf aktualisiert die Verfügbarkeit ohne Export, und der Monatsabschluss gleicht Umsatz und Cashflow ab.
Bestandsverwaltungssoftware oder ERP-System?
Diese Frage stellt sich, sobald ein Unternehmen wächst. Ein ERP-System deckt alle Prozesse ab, von der Buchhaltung bis zur Produktion, und die Bestandsverwaltung ist nur ein Modul. Spezielle Bestandsverwaltungssoftware konzentriert sich auf ein einzelnes Thema und behandelt es detailliert.
Für kleine Unternehmen hängt die Entscheidung von einem einfachen Kriterium ab: den Implementierungskosten. Ein ERP-System erfordert ein Projekt, ein Budget und mehrere Monate. Eine in Ihr Vertriebstool integrierte Bestandsverwaltungslösung lässt sich hingegen innerhalb weniger Tage aktivieren und kostet nur einen Bruchteil davon.
Djaboo positioniert sich zwischen den beiden. Die Bestandsverwaltung ist ein komplettes Modul, das auf einfache Aktivierung ausgelegt ist, aber wie bei einem ERP-System mit Vertrieb, Einkauf und Rechnungsstellung verknüpft ist.
Arten der Bestandsverwaltung
Nicht alle Unternehmen verwalten ihre Produkte auf die gleiche Weise. Drei Betriebsarten decken die meisten Fälle ab.
Der Lagerbestand liegt über dem Schwellenwert. Für jeden Artikel wird ein Mindestbestand festgelegt, und die Nachbestellung wird bei Erreichen dieses Schwellenwerts ausgelöst. Dies ist die einfachste Methode und eignet sich für die meisten Kleinstunternehmen.
Lagerbestände zum heutigen Datum. Bestellungen werden in festen Abständen, wöchentlich oder monatlich, aufgegeben, wobei die Mengen entsprechend den beobachteten Trends angepasst werden. Diese Strategie erleichtert die Lieferantenbeziehung, erfordert jedoch regelmäßige Analysen.
Die Ware ist bestellbar. Es wird nichts eingelagert, bis ein Kunde eine Bestellung aufgibt. Die Lagerkosten sind null, die Lieferzeit jedoch länger.
Eine gute Bestandsverwaltungssoftware sollte diese drei Modi anbieten und es Ihnen ermöglichen, sie je nach Produktkategorien zu kombinieren.
Passen Sie die Bestandsverwaltung an Ihren Prozess an.
Eine Bestandsverwaltungssoftware sollte Ihnen keinen vorgegebenen Prozess aufzwingen, sondern sich Ihrem anpassen. Konkret bedeutet das drei Dinge.
Die Möglichkeit, je nach Artikel unterschiedliche Maßeinheiten zu verwalten, z. B. Stück, Gewicht oder Meter. Die Möglichkeit, bestimmten Nutzern eingeschränkten Zugriff zu gewähren, wobei das Außendienstteam Transaktionen erfasst, ohne Zugriff auf die Einkaufspreise zu haben. Und die Möglichkeit, den Lagerbestand in Echtzeit von einem Mobilgerät aus zu verfolgen, nicht nur von einem Desktop-Computer.
Diese Bedürfnisse scheinen offensichtlich, schließen aber einen Großteil der auf dem Markt befindlichen Lösungen aus, da sie nur für eine bestimmte Art von Unternehmen konzipiert sind.
Welchen Nutzen das Bestandsmanagement dem Kunden bringt
Das eigentliche Ziel ist nicht intern. Ein Kunde, der eine Bestellung aufgibt, möchte wissen, ob das Produkt verfügbar ist und wann es geliefert wird. Zuverlässiges Bestandsmanagement ermöglicht sofortige Antworten, anstatt Versprechungen zu machen und sich später zu entschuldigen.
Dies ist das stärkste Verkaufsargument für ein gutes Bestandsmanagement, und genau das wird bei Produktvergleichen systematisch übersehen.
Wie Sie Ihre Bestandsverwaltungssoftware auswählen
Die Anzahl der Referenzen. Bei weniger als einigen hundert Produkten genügt eine integrierte Lösung. Bei mehr als mehreren Tausend Produkten mit präzisen Standorten ist ein speziell für die Logistik entwickeltes System erforderlich.
Die Anzahl der Standorte. Ein einzelner Standort ist einfach zu verwalten. Mehrere Lager erfordern nachvollziehbare Warentransfers, da die Daten sonst innerhalb weniger Wochen ungenau werden.
Der Link zum Angebot. Werden Ihre Bestellungen an anderer Stelle erfasst, ist eine Integration erforderlich. Innerhalb desselben Tools ist die Produktverfügbarkeit nur systembedingt korrekt.
Die Arbeitsweise Ihrer Teams. Eine Anwendung, die einen festen Arbeitsplatz erfordert, wird im Außendienst nicht eingesetzt. Der mobile Zugriff beeinflusst die Akzeptanzrate der Nutzer weitaus stärker als der Funktionsumfang.
Methoden zur Optimierung des Bestandsmanagements
Ein Werkzeug kann eine Methode nicht ersetzen. Drei Vorgehensweisen verbessern die Bestandsverwaltung bereits vor einem Softwarewechsel.
Sortieren Sie die Referenzen nach Wichtigkeit. Ein kleiner Teil der Produkte repräsentiert einen Großteil des Wertes. Die wöchentliche Überwachung dieser Produkte und die vierteljährliche Überwachung der übrigen Produkte konzentriert die Anstrengungen auf das Wesentliche.
Legen Sie einen Schwellenwert pro Referenz fest. Ein Produkt, das sich täglich verkauft, und ein Saisonprodukt haben nicht denselben Versicherungsbedarf.
Filmen Sie, während es passiert. Verzögerte Dateneingabe ist die Hauptursache für Abweichungen. Ein Scan bei Ankunft ist besser als eine am Freitag fertiggestellte Tabelle.
Bestandsmanagement nach Tätigkeitssektor
Sektor | Hauptproblem | Hauptmerkmal |
|---|
Handel und Vertrieb | Vermeiden Sie Warenengpässe | Schwellenwerte und Wiederauffüllung |
Handwerk und Produktion | Kenntnis der verfügbaren Komponenten | Nomenklaturen |
Verkaufsstelle | Laden und Lager aufeinander abstimmen | Verwaltung mehrerer Lager |
Dienstleistungen mit Ausrüstung | Verfolgen Sie die zugewiesene Ausrüstung | Rückverfolgbarkeit von Stoffströmen |
Messen Sie, bevor Sie optimieren.
Drei Indikatoren bieten eine ehrliche Vergleichsgrundlage, und ihre Analyse genügt, um festzustellen, ob Ihre Schwierigkeit von der Methode oder dem Werkzeug herrührt.
Die Fehlbestandsquote, also der Prozentsatz der Bestellungen, die nicht sofort erfüllt werden. Die Umschlagshäufigkeit, also die Anzahl der Nachbestellungen pro Jahr. Und die Bestandsabweichung, die Differenz zwischen dem theoretischen und dem tatsächlichen Lagerbestand.
Viele Unternehmen wechseln ihre Software, wenn ihr Problem auf verspätete Dateneingabe zurückzuführen ist. Eine frühzeitige Messung verhindert die Automatisierung eines Chaos.
Start-up
Importieren Sie die Liste der Produkte mit ihren Referenzen und Preisen.
Geben Sie die bei einer ersten Bestandsaufnahme ermittelten Mengen ein.
Schwellenwerte für wichtige Referenzen definieren.
Schulen Sie das Team darin, den Fluss von Ankünften und Abflügen zu erfassen.
Überwachen Sie im ersten Monat jede Woche einen Bereich.
Die initiale Bestandsaufnahme ist ein entscheidender Schritt, der nicht überstürzt werden sollte. Ein System, das mit ungenauen Datenmengen gespeist wird, benötigt mehrere Monate, um verlässliche Daten zu erhalten.
Häufig gestellte Fragen
Ist Bestandsverwaltungssoftware für ein kleines Unternehmen sinnvoll?
Ja, sobald mehrere Personen mit dem Lagerbestand zu tun haben oder sobald zwei Lagerorte vorhanden sind. Darunter kann ein Board ausreichen, solange es nur von einer Person verwaltet wird.
Ist Djaboo für ein Logistiklager geeignet?
Djaboo erfüllt die Bedürfnisse von Unternehmen, die Waren für den Verkauf oder die Produktion lagern. Ein großes Lager mit Standortverwaltung benötigt ein spezialisiertes Tool.
Können mehrere Standorte verwaltet werden?
Ja. Jeder Standort verfügt über einen eigenen Lagerbestand, und interne Transfers werden erfasst.
Sind Barcodes unerlässlich?
Sie sind zwar nicht zwingend erforderlich, automatisieren aber die Dateneingabe und gewährleisten einen zuverlässigen Datenfluss. Dies ist der größte Vorteil für ein Außendienstteam.
Wie verwaltet man ein zusammengesetztes Produkt?
Die Stückliste beschreibt die Komponenten. Die Produktion verbraucht die entsprechenden Mengen aus dem Lagerbestand.
Können wir es kostenlos testen?
Mit einem kostenlosen Konto können Sie einige wenige Produkte importieren und einen kompletten Zyklus vom Lieferantenauftrag bis zum Verkauf verfolgen.
Wo soll ich anfangen?
Beginnen Sie mit den Produkten, die Ihnen bereits Probleme bereitet haben. Legen Sie deren Schwellenwert fest, aktivieren Sie die Benachrichtigung und beobachten Sie, wie viele Lieferengpässe Sie dadurch pro Monat vermeiden. Diese Kennzahl ist deutlich aussagekräftiger als der Vergleich von Produktmerkmalen in einer Broschüre.
Optimieren Sie Ihre täglichen Abläufe mit einer Bestandsverwaltungssoftware.
Sobald das System eingerichtet ist, genügen wenige einfache Schritte, um echte Vorteile zu erzielen. Hier sind sie, in der Reihenfolge, in der sie den größten Nutzen bringen.
Überprüfen Sie die Benachrichtigungen jeden Morgen. Drei Minuten genügen. Warenengpässe werden am Vortag vermieden, nicht erst am Tag des Kundenanrufs.
Nutzen Sie die mobile Anwendung im Außendienst. Ein Benutzer, der Daten aus dem Data Warehouse erfasst, liefert korrekte Informationen. Derselbe Benutzer, der sie auf Papier erfasst, erzeugt eine Diskrepanz.
Betreuen Sie wöchentlich eine Familie. Diese regelmäßige Überwachung gewährleistet die Zuverlässigkeit, ohne den Betrieb zu stören, und erleichtert allen die Arbeit.
Die Schwellenwerte sollten vierteljährlich überprüft werden. Die Bedürfnisse verändern sich. Ein vor einem Jahr festgelegter Schwellenwert entspricht nicht mehr dem aktuellen Verkaufstempo.
Auftragsverwaltung und Echtzeit-Bestandsführung kombinieren. Genau an diesem Punkt können wir dem Kunden einen verlässlichen Liefertermin nennen und somit unser kommerzielles Versprechen optimieren.
Die Kosten, kein Werkzeug zu haben
Die Kosten für eine Bestandsverwaltungssoftware sind vergleichbar mit den Kosten des aktuellen Systems, die selten beziffert werden. Fehlbestände bedeuten Umsatzeinbußen und mitunter auch Kundenverluste. Übermäßige Lagerbestände binden Kapital, das für den Geschäftsbetrieb nicht mehr zur Verfügung steht.
Diese beiden Kostenfaktoren werden über ein Quartal gemessen. In den meisten kleinen Unternehmen übersteigen sie den Preis einer geeigneten Lösung bei weitem, und diese Berechnung sollte die Entscheidung leiten, anstatt Funktionen zu vergleichen.
