Was ist Inventarisierungssoftware?
Die Definition
Die Bestandsverwaltungssoftware erfasst jede Warenbewegung: Wareneingang, Verkauf, Umlagerung zwischen Lagern und Bestandsanpassungen. Die Bestandsdatenbank wird mit jeder Transaktion aktualisiert und liefert so einen Echtzeit-Bestand anstelle einer jährlichen Momentaufnahme.
Dieses Management-Tool ist so konzipiert, dass es nicht nur von Buchhaltern, sondern auch von Außendienstmitarbeitern einfach bedient werden kann. Dies ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Lagerbewegungen zeitnah erfasst werden – nur so lassen sich genaue Lagerbestände gewährleisten.
Bestands- und Lagerverwaltung: der Unterschied
Die Inventur ist eine physische Zählung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Bestandsverwaltung hingegen ist die kontinuierliche Verwaltung der Lagerbestände. Eine gute Bestandsverwaltungssoftware leistet beides: Sie hält den theoretischen Lagerbestand stets aktuell und organisiert die Zählungen, die diesen bestätigen.
Viele Unternehmen führen lediglich eine jährliche Inventur durch, die im Rahmen des Abschlussprozesses vorgeschrieben ist. Dabei entdecken sie erhebliche Abweichungen, ohne deren Ursache zu kennen. Regelmäßige Bestandskontrollen vermeiden diese unangenehme Überraschung, indem sie die Verantwortung über das ganze Jahr verteilen.
Unerlässliche Eigenschaften
Echtzeit-Mengenverfolgung
Die Hauptfunktion bleibt die Echtzeitverfolgung. Jeder Verkauf, jeder Wareneingang und jede Warenübertragung aktualisiert sofort den verfügbaren Lagerbestand. Diese Daten fließen dann ohne erneute Eingabe in den Onlineshop, die Lieferantenbestellungen und Angebote ein.
Barcodes
Barcodes revolutionieren die Dateneingabe. Das Scannen eines Belegs dauert nur eine Sekunde und eliminiert Tippfehler. Für die meisten Kleinunternehmen genügt eine mobile App auf dem Smartphone: Es ist keine Investition in spezielle Geräte nötig, um loszulegen.
Warnungen und Schwellenwerte
Durch die Festlegung eines Meldebestands für jeden Artikel kann das System frühzeitig Warnungen ausgeben. Die Software berechnet den Meldebestand anhand von Verkaufszahlen und Lieferzeiten und generiert anschließend die entsprechende Benachrichtigung. Die Vermeidung von Warenengpässen ist der größte Vorteil für kleine Unternehmen.
Das rollierende Inventar
Anstatt einer einmaligen Gesamtzählung werden bei der Zykluszählung wöchentlich einige wenige Artikel überprüft. Das Inventursystem schlägt eine Liste vor, die zuerst geprüft werden soll, in der Regel Produkte mit hohem Umschlag. Der Prozess ist kontinuierlich und die Zuverlässigkeit verbessert sich stetig.
Berichte
Die Erstellung von Berichten ist das, was eine einfache Tabellenkalkulation von einem echten Werkzeug unterscheidet. Lagerbestandswerte, Umschlagshäufigkeit pro Artikel, ungenutzte Artikel, Zählabweichungen: Diese Analysen unterstützen Kaufentscheidungen weitaus besser als die Intuition.
Cloud- und Mehrbenutzerzugriff
Eine Cloud-basierte Lösung ermöglicht den Zugriff von jedem Gerät aus, ob im Büro oder im Lager. Jeder Benutzer hat seine eigenen Zugriffsrechte, und alle sehen dieselben Informationen. Diese Flexibilität ist mittlerweile Standard, selbst bei Einsteigerlösungen.
Funktionalität | Was es mit sich bringt | Priorität |
|---|
Echtzeit-Tracking | Der Lagerbestand ist immer genau richtig. | wesentlich |
Barcodes | Schnelle und fehlerfreie Dateneingabe | wesentlich |
Schwellenwertwarnungen | Weniger Brüche | wesentlich |
Laufender Bestand | Zuverlässigkeit ohne Betriebsunterbrechung | Wichtig |
Verhältnis | Informierte Kaufentscheidungen | Wichtig |
Mehrere Lagerhallen | Verfolgung nach Lagerort | Je nach Aktivität |
Melden Sie sich beim Online-Verkauf an | Synchronisierter Bestand | Je nach Aktivität |
Die Vorteile für das Unternehmen
Optimierung des Einkaufsmanagements
Die Optimierung des Lieferkettenmanagements beginnt mit dem Verständnis Ihrer Verkaufszahlen. Die Software berechnet den durchschnittlichen Verbrauch pro Artikel und schlägt die optimale Bestellmenge vor. Sie kaufen, was sich gut verkauft, nicht, was sicher ist, und das im Lager gebundene Kapital sinkt.
Zeit sparen bei wiederkehrenden Aufgaben
Durch die Automatisierung von Aktualisierungen entfällt das manuelle Kopieren und Einfügen von Daten zwischen Auftragsbuch, Tabellenkalkulation und Onlineshop. Die dadurch eingesparte Zeit spart mehrere Stunden pro Woche, die dann in Vertrieb oder Kundenservice reinvestiert werden können.
Fehler reduzieren
Manuelle Dateneingabe führt zwangsläufig zu Fehlern. Barcodes und automatische Aktualisierungen eliminieren diese nahezu vollständig. Ein zuverlässiger Lagerbestand verhindert nicht eingehaltene Zusagen und Stornierungen, die weitaus kostspieliger sind als Bestandsverwaltungssoftware.
Vorbereitung auf Wachstum
Ein kleines Unternehmen kann hundert Artikelnummern aus dem Gedächtnis verwalten. Bei tausend ist das unmöglich. Die frühzeitige Einführung eines Warenwirtschaftssystems ermöglicht es Ihnen, zu wachsen, ohne Ihre gesamte Organisation dringend umstrukturieren zu müssen.
Wie viel kostet eine Inventarverwaltungssoftware?
Kostenlose Angebote
Für fast jeden anfänglichen Bedarf gibt es kostenlose Software. Eine kostenlose Version beschränkt sich in der Regel auf einen Benutzer, eine begrenzte Anzahl von Referenzen und grundlegende Funktionen. Das reicht vollkommen aus, um loszulegen und die Methode zu testen, bevor man sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheidet.
Beachten Sie die Einschränkungen: Ein kostenloser Tarif, der den Datenexport blockiert, verteuert die Migration. Prüfen Sie dies unbedingt, bevor Sie unzählige Artikel eingeben; es ist der einzige wirkliche Nachteil kostenloser Angebote.
Bezahlte Angebote
Darüber hinaus wird der Preis pro Nutzer und Monat berechnet, teilweise abhängig vom Bestellvolumen. Auch die anfängliche Einrichtungszeit und gegebenenfalls benötigte Lesegeräte müssen berücksichtigt werden. Die Gesamtkosten bleiben moderat, wenn man bedenkt, dass lediglich ein Lieferengpass eines häufig genutzten Produkts vermieden wird.
Die richtige Berechnung
Vergleichen Sie die jährlichen Kosten der Lösung mit dem Wert des unnötig gebundenen Lagerbestands und den Umsatzeinbußen durch Fehlbestände. In den meisten Unternehmen dauert diese Berechnung nur wenige Minuten, und das Ergebnis ist eindeutig.
Wie Sie Ihre Bestandsverwaltungssoftware auswählen
Beginnen Sie mit Ihrer Aktivitätsart.
Ein Einzelhandelsgeschäft, eine Produktionsstätte und ein Online-Shop haben unterschiedliche Anforderungen. Das Einzelhandelsgeschäft benötigt ein Kassensystem und schnelles Scannen, die Produktionsstätte Stücklisten und Rohstoffe, und der Online-Shop muss mit dem Shop synchronisiert werden. Die Wahl einer passenden Software für Ihr Unternehmen beugt Enttäuschungen vor.
Überprüfen Sie die Benutzerfreundlichkeit.
Es wird benutzerfreundliche Software eingesetzt; umfassende, aber komplexe Software wird nach und nach ersetzt. Testen Sie drei alltägliche Aufgaben: das Erfassen einer Quittung, das Buchen eines Verkaufs und das Korrigieren einer Menge nach dem Zählen. Dauert eine Aufgabe länger als dreißig Sekunden, fahren Sie mit der nächsten fort.
Kontrollieren Sie die Integrationsmöglichkeiten
Prüfen Sie die Möglichkeit, Ihre bestehende Datenbank zu importieren und die Software in Ihre Rechnungsstellung, Ihr ERP-System oder Ihre Website zu integrieren. Ein eigenständiges System erzeugt genau das Problem, für dessen Lösung es entwickelt wurde, und führt zusätzlich zur doppelten Dateneingabe.
Vergleichen Sie die beste Management-Software
Die Rezensionen der besten Management-Software ähneln sich sehr. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf zwei konkrete Kriterien: die Möglichkeit einer kostenlosen Testversion mit Ihren eigenen Daten und die Qualität der französischen Hilfedokumentation. Alles Weitere ergibt sich im Gebrauch.
Einrichtung Ihrer Inventarsoftware
Bereinigen Sie die Datenbank vor dem Import.
Beginnen Sie mit der Bereinigung Ihrer Artikeldatenbank: Entfernen Sie Duplikate, veraltete Verweise und inkonsistente Bezeichnungen. Der Import einer fehlerhaften Datei führt zwangsläufig zu Schwierigkeiten beim Start, und niemand wird anschließend die Geduld haben, diese zu beheben.
Führen Sie eine vollständige Zählung durch.
Eine vollständige Anfangszählung bildet den Ausgangspunkt. Ohne sie beginnt der theoretische Bestand mit einem falschen Wert, und alle nachfolgenden Berechnungen übernehmen diesen Fehler. Dies ist der einzige Schritt, der niemals ausgelassen werden sollte.
Training in dreißig Minuten
Eine kurze Schulung genügt, wenn die Software einfach ist: drei zu demonstrierende Funktionen, ein im Lagerbereich aushängendes Hilfeblatt. Der Rest wird im Arbeitsalltag erlernt, vorausgesetzt, jeder hat Zugriff und weiß, an wen er sich bei Fragen wenden kann.
Tägliche Bestandsverwaltung
Eine einfache Routine
Die Bestandsverwaltung dauert mit der richtigen Methode nicht länger als zehn Minuten täglich: Morgens Wareneingänge erfassen, Verkäufe die Lagerbestände automatisch aktualisieren lassen und abends Benachrichtigungen prüfen. Diese Kontinuität, nicht die Leistungsfähigkeit der Bestandsverwaltungssoftware, macht den Unterschied.
Antizipieren der Lieferkette
Ein gutes Warenwirtschaftssystem ermöglicht die Rückverfolgung der Lieferkette: Es zeigt an, wann, in welcher Menge und von welchem Lieferanten bestellt werden muss. Fehlbestände werden so zu Ausnahmen aufgrund von Lieferantenproblemen und niemals zu internen Versäumnissen.
Passen Sie die Methode Ihrer Größe an.
Ein kleines Unternehmen benötigt nicht dieselben Funktionen wie ein großer Einzelhändler. Idealerweise beginnen Sie mit einem kostenlosen Management-Tool und erweitern es dann schrittweise um weitere Funktionen. Eine sukzessive Optimierung ist besser als die Einführung eines großen Systems, das niemand nutzt.
Daten zum Leben erwecken
Bestandsverwaltungssoftware ist nur dann nützlich, wenn die Daten aktuell und korrekt sind. Entfernen Sie defekte Artikel, korrigieren Sie Beschreibungen und überprüfen Sie die Einkaufspreise vierteljährlich. Diese regelmäßige Pflege erleichtert alle weiteren Schritte und verhindert, dass die Software zu einer unzuverlässigen Datenquelle wird.
