Was ist die FEC?
Die Definition
Die Buchungsdatei (auch FEC genannt) ist eine digitale Datei, die alle Buchungssätze eines Geschäftsjahres in einem standardisierten Format enthält. Sie umfasst jeden Eintrag mit Kontonummer, Beschreibung, Sollbetrag und Habenbetrag.
Diese Verpflichtung ist in Artikel L47 AI der französischen Steuerverfahrensordnung festgelegt. Sie gilt seit dem 1. Januar 2014 für alle computergestützten Buchhaltungssysteme, unabhängig von der Unternehmensgröße. Die französische Buchhaltungsdatei (FEC) betrifft daher nahezu alle französischen Unternehmen, auch solche, die einfache Online-Buchhaltungssoftware verwenden.
Wofür ist es?
Die Buchhaltungsdatei (FEC) ermöglicht es dem Wirtschaftsprüfer, die Buchhaltungsunterlagen eines Unternehmens mit seinen eigenen Tools zu analysieren, ohne die Benutzeroberfläche der Buchhaltungssoftware konsultieren zu müssen. Dadurch kann er Datenmengen, die manuell niemand prüfen könnte, in wenigen Minuten sortieren, filtern, neu berechnen und Anomalien erkennen.
Für das Unternehmen ist die Erstellung einer konformen FEC auch ein guter Test: Eine fehlerfreie Datei signalisiert eine ordnungsgemäße computergestützte Buchhaltung mit validierten Einträgen und konsistenten Kontonummern.
Verwechseln Sie die FEC nicht mit anderen Dokumenten.
Die Verwechslung der französischen Buchhaltungsdatei (FEC) mit der Steuererklärung oder einem Standard-Buchhaltungsexport ist ein häufiger Fehler. Die Steuererklärung ist das Ergebnis, während die FEC die Rohdaten enthält: alle Einträge, Zeile für Zeile, ohne Gruppierung oder Anpassungen.
Wer ist von der Verpflichtung betroffen?
Die betroffenen Unternehmen
Dies gilt für Unternehmen, die ihre Buchhaltung computergestützt führen und einer Wirtschaftsprüfung unterliegen. Es umfasst die Kategorien BIC, BNC und BA sowohl für Zwecke der Körperschaft- als auch der Einkommensteuer.
Ausschlussfälle
Unternehmen, die ihre Buchhaltung ausschließlich in Papierform führen, sind nicht zur Abgabe der französischen Buchhaltungsdatei (FEC) verpflichtet. In der Praxis kommt dies jedoch nur noch selten vor. Auch Kleinstunternehmen, die lediglich ihre Umsätze erfassen, sind befreit, da sie keine Buchungen im Sinne des Buchhaltungsplans vornehmen.
Die Rolle des Wirtschaftsprüfers
Wenn die Buchhaltung von einem Unternehmen übernommen wird, erstellt dieses die Buchungsdatei mithilfe eigener Software. Das Unternehmen bleibt jedoch für die Übermittlung der Buchungsdatei und deren Einhaltung verantwortlich: Bei Nichteinhaltung drohen Strafen.
Der FEC-Inhalt: die 18 Pflichtfelder
Die Struktur der Buchhaltungsunterlagen ist in Artikel A47 A-1 der Abgabenordnung festgelegt. Für Unternehmen der BIC-Kategorie (Industrie- und Handelsgewinne) sind achtzehn Felder in dieser Reihenfolge obligatorisch.
Kauen | Inhalt |
|---|
JournalCode | Originaler Protokollcode |
JournalLib | Zeitungstitel |
Digitales Schreiben | Eintragsnummer |
Datum der Niederschrift | Buchungsdatum |
CompteNum | Kontonummer gemäß den Rechnungslegungsplanstandards |
CompteLib | Kontobezeichnung |
CompAuxNum | Tochtergesellschaftskontonummer |
CompAuxLib | Beschreibung des Tochtergesellschaftskontos |
Teilenummer | Verweis auf das beigefügte Dokument |
Stückdatum | Datum der Aufführung |
EcritureLib | Beschriftungsetikett |
Soll | Abzubuchender Betrag |
Haben | Gutgeschriebener Betrag |
Schreiben | Buchstabencode |
Datum | Datum der Beschriftung |
Gültigkeitsdatum | Datum der Bestätigung |
Betrag in Währung | Betrag in Fremdwährung, falls zutreffend |
Währung | Währungskennung |
Unternehmen, die der BNC- (nicht-kommerzielle Gewinne) und der BA-Steuerregelung (landwirtschaftliche Gewinne) unterliegen, verfügen über an ihre Rechnungslegungsmethoden angepasste Strukturen mit einer unterschiedlichen Anzahl von Feldern. Das Prinzip bleibt jedoch gleich: Jede Position wird einzeln erfasst, ohne Aggregation.
Das Format der Buchhaltungsdatei
Eine Textdatei, keine Tabellenkalkulation.
Die FEC-Datei ist eine Textdatei mit einem einzigen Trennzeichen zwischen den Feldern: einem Tabulator oder einem senkrechten Strich. Die erste Zeile enthält die Feldnamen in der vorgegebenen Reihenfolge. Eine Tabellenkalkulationsdatei entspricht diesen Standards nicht, selbst wenn sie exakt dieselben Informationen enthält.
Die Namensregel
Der Dateiname folgt einer bestimmten Regel: die SIREN-Nummer des Unternehmens, die Abkürzung FEC, gefolgt vom Bilanzstichtag im Format Jahr, Monat, Tag. Dateien mit einem falschen Namen werden bei der Übertragung in der Regel zurückgewiesen, selbst wenn ihr Inhalt korrekt ist.
Codierung
Es werden zwei Kodierungen akzeptiert: ASCII und UTF-8. Akzentfehler in Beschriftungen entstehen fast immer durch eine falsche Kodierung beim Export. Dieser Punkt sollte überprüft werden, da er die Verwendung des Inhalts für den Prüfer erschwert.
Generieren Sie eine FEC aus Ihrer Software
Eine Standardfunktion
Alle in Frankreich verkauften Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, eine Steuererklärung (FEC) zu exportieren. Diese Funktion befindet sich üblicherweise im Menü „Berichte“ oder „Steuerexport“. Die Erstellung einer Steuererklärung dauert nur wenige Sekunden: Sie wählen das Geschäftsjahr aus, bestätigen, und die Datei mit den Buchungseinträgen wird generiert.
Prüfen Sie zuerst die Buchungssätze.
Die von Ihrer Software generierte Datei enthält ausschließlich validierte Einträge. Eine nicht validierte Buchhaltungsdatei (FEC) ist unvollständig und entspricht daher nicht den Vorschriften. Die Validierung der Buchungseinträge ist der erste Schritt vor jedem Export und zudem eine bewährte Vorgehensweise.
Vor dem Absenden prüfen
Die französische Finanzdirektion (DGFIP) bietet ein kostenloses Testtool an, das die Dateistruktur prüft: Vorhandensein von Feldern, Datumsformat, Konsistenz der Beträge und Saldo zwischen Soll und Haben. Durch diese Prüfung vor dem Einreichen eines Antrags lassen sich unangenehme Überraschungen am Tag der Prüfung vermeiden.
Eine Datei pro Übung
Eine Buchhaltungsdatei (FEC) umfasst eine Rechnungsperiode. Eine Prüfung, die drei Perioden umfasst, führt daher zur Einreichung von drei separaten Dateien, die jeweils nach ihrem Abschlussdatum benannt sind.
Das Vorgehen im Falle einer Steuerprüfung
Die Bestätigungsmitteilung
Das Verfahren beginnt mit einer an das Unternehmen versandten Bestätigungsmitteilung. Dieses Dokument nennt die betreffenden Geschäftsjahre und weist auf die Pflicht zur Einreichung der französischen Buchhaltungsunterlagen (FEC) hin. Die Frist beginnt mit dem Erhalt dieser Mitteilung.
Die gesetzliche Frist
Das Unternehmen hat ab Erhalt der Benachrichtigung eine gesetzliche Frist zur Einreichung der Buchhaltungsdatei (FEC). Diese Frist ist kurz, insbesondere wenn die Buchhaltungsdatei noch nie geprüft wurde. Durch die jährliche Erstellung einer FEC zum Ende des Geschäftsjahres entfällt jeglicher Zeitdruck.
Die Übertragungsmethode
Die Buchhaltungsdatei (FEC) wird gemäß den vom Wirtschaftsprüfer festgelegten Verfahren elektronisch oder digital übermittelt. Die Fernübermittlung ist mittlerweile Standard und vereinfacht den Prozess für alle Beteiligten.
Was geschieht als Nächstes?
Der Wirtschaftsprüfer führt eine computergestützte Datenverarbeitung der Buchhaltungsdaten durch: Er sucht nach Duplikaten, prüft die Nummerierungsreihenfolge und gleicht die Daten mit den Steuererklärungen ab. Diese Analysen umfassen alle Einträge, nicht nur eine Stichprobe.
Sanktionen bei Nichteinhaltung
Die geplante Geldstrafe
Artikel 1729 D des französischen Steuergesetzbuchs sieht eine Geldstrafe von 5.000 € für die Nichtabgabe der französischen Steuererklärung (FEC) oder für die Nichteinhaltung der Vorschriften vor. Bei einer Korrektur kann die Strafe auf 10 % der vom Unternehmen geschuldeten Steuer erhöht werden, falls diese höher ist.
Was gilt als Nichteinhaltung?
Eine unvollständige oder schlecht formatierte Datei mit nicht validierten Einträgen oder Summen, die nicht mit den Buchhaltungsunterlagen übereinstimmen, stellt einen Verstoß gegen die Vorschriften dar. Der Inhalt ist ebenso wichtig wie die Form: Auch eine formal korrekte Datei, in der ein Buchungssatz fehlt, kann zu Strafen führen.
Das größte Risiko
Neben der Geldstrafe kann das Fehlen einer verwendbaren FEC-Datei zur Ablehnung der Buchhaltungsunterlagen führen. Die Steuerbehörden rekonstruieren die Ergebnisse dann mit eigenen Mitteln, was für das Unternehmen die mit Abstand kostspieligste Folge darstellt.
Die häufigsten Fehler
Schriften, die im Nebel gehüllt blieben
Das ist der häufigste Fehler. Nicht validierte Einträge werden nicht in die Buchhaltung aufgenommen, und die Summen stimmen nicht mehr mit der Bilanz überein. Validieren Sie jede Periode nach der Überprüfung, dann ist das Problem dauerhaft behoben.
Kontonummern außerhalb des Buchhaltungsplans
Eine Kontonummer, die nicht den Rechnungslegungsvorschriften entspricht, beispielsweise eine erfundene, erschwert die Verwendung der Akte. Der Wirtschaftsprüfer kann die Zeile keiner bekannten Kategorie mehr zuordnen, und das Unternehmen muss eine Erklärung abgeben.
Leere oder generische Etiketten
Das Feld „EcritureLib“ muss die Transaktion beschreiben. Leere Felder oder Felder, die nur einen Punkt enthalten, fallen sofort auf. Dieses Detail der täglichen Buchhaltung wird bei einer Steuerprüfung negativ bewertet.
Eine nicht kontinuierliche Nummerierung
Das Feld „EcritureNum“ muss in jedem Journaleintrag eine fortlaufende Nummerierung aufweisen. Eine Lücke in der Nummerierung deutet auf das Löschen eines Eintrags hin, was genau durch die Vorschriften verhindert werden soll.
Uneinheitliche Beschriftung
Die Felder „EcritureLet“ und „DateLet“ müssen konsistent sein: Ein Buchstabencode ohne Datum oder umgekehrt führt zu einer strukturellen Anomalie. Die Regel ist einfach: Entweder werden beide Felder gemeinsam ausgefüllt oder keines von beiden.
Bewährte Vorgehensweisen, um bereit zu sein
Generieren Sie jedes Jahr einen FEC.
Am besten erstellen Sie direkt nach jedem Abschluss eine FEC-Datei, testen diese mit dem DGFIP-Tool und archivieren sie zusammen mit den anderen Buchhaltungsunterlagen. Sobald die Anfrage eingeht, reichen Sie die Datei einfach ein.
Zehn Jahre aufbewahren
Wie andere Dokumente muss auch diese Datei zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Archivieren Sie sie außerhalb der Software auf einem Medium, über das Sie die Kontrolle haben: Ein Wechsel des Tools oder des Dienstanbieters sollte Ihnen niemals Ihre Buchhaltungsdaten vorenthalten.
Halten Sie Ihre Konten auf dem neuesten Stand
Eine vorschriftsmäßige französische Buchhaltungsdatei (FEC) ist das Ergebnis einer gut geführten computergestützten Buchhaltung. Das regelmäßige Erfassen, Validieren, Abstimmen und Prüfen von Zwischenkonten: Diese routinemäßigen Verwaltungsaufgaben genügen, um die Verpflichtung ohne besonderen Aufwand zu erfüllen.
Wählen Sie eine Software, die saubere Exporte ermöglicht.
Bevor Sie sich für eine Buchhaltungssoftware entscheiden, prüfen Sie, ob diese eine FEC-konforme Datei erstellt und Ihnen ermöglicht, diese zu testen. Diese Funktion mag beim Kauf zweitrangig erscheinen, ist aber am Tag der Prüfung von entscheidender Bedeutung.
Die FEC im Rahmen einer Steuerprüfung
Ein Teil, der systematisch angefordert wird
Bei einer modernen Steuerprüfung ist die Buchhaltungsakte das erste angeforderte Dokument. Die Finanzbehörden beginnen nicht mehr mit den Aktenordnern, sondern mit den Daten. Jedes Unternehmen, das dieser Anforderung unterliegt, muss die Buchhaltungsakte daher als wichtigstes Beweismittel betrachten.
Worauf der Prüfer achtet
Die Bearbeitung der Buchhaltungsdatei zielt auf spezifische Anomalien ab: Sequenzbrüche, Buchungen nach Abschluss, sich wiederholende gerundete Beträge, nicht abgerechnete Suspense-Konten, Unstimmigkeiten zwischen Buchhaltungseinträgen und eingereichten Steuererklärungen.
Der folgende Dialog
Die angesprochenen Punkte werden anschließend diskutiert. Um korrekte Antworten geben zu können, ist es unerlässlich, die eigenen Buchhaltungsunterlagen zu verstehen. Hier erweisen sich Buchhaltungspraktiken mit klaren Beschreibungen als unschätzbar wertvoll, weit über die bloße Einhaltung der FEC-Vorschriften hinaus.
Die Rolle des Rates
Ein auf Steuerprüfungen spezialisierter Steuerberater weiß, wie er Fragen antizipieren und entsprechende Unterlagen vorbereiten kann. Ihn umgehend nach Erhalt der Benachrichtigung einzubeziehen, ist eine grundlegende Vorsichtsmaßnahme und stets kostengünstiger als eine Reaktion im Nachhinein.
Steuerpflichten und computergestützte Buchhaltung
Eine zusammenhängende Kette von Verpflichtungen
Die Anforderungen an die FEC-Datei sind Teil eines umfassenderen Anforderungsprofils: regelmäßige Buchhaltung, Aufbewahrung von Dokumenten, lückenlose Prüfprotokolle für die Umsatzsteuer und demnächst auch elektronische Rechnungsstellung. All dies basiert auf derselben Voraussetzung: vollständigen und unveränderlichen Buchhaltungsdaten.
Der Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung bekräftigt diesen Ansatz. Ab dem 1. September 2026 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen wird für KMU und Kleinstunternehmen bis zum 1. September 2027 schrittweise eingeführt. Die übermittelten Daten werden direkt in die Buchhaltung der Unternehmen übernommen.
Was ändert sich dadurch für das Management?
Für Unternehmen, die aktuelle Buchhaltungssoftware nutzen, ändert sich in der Praxis nichts: Die Erstellung einer gesetzeskonformen französischen Buchhaltungsdatei (FEC) und die Beantwortung von Anfragen der Finanzbehörden gehören zum Alltag. Wer noch mit Tabellenkalkulationen arbeitet, muss zwangsläufig auf ein anderes Tool umsteigen.
Eine Überprüfungsübung pro Jahr
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, jedes Jahr nach Abschluss der Bücher eine vollständige Prüfung durchzuführen: Erstellen Sie eine FEC-Datei, testen Sie diese, archivieren Sie sie und überprüfen Sie, ob die Summen mit der Bilanz übereinstimmen. Eine halbe Stunde pro Jahr genügt, um das mit dem Dateiformat verbundene Steuerrisiko zu eliminieren.
