Un Logik RH Es handelt sich um ein Tool, das die Personalverwaltung eines Unternehmens zentralisiert: Mitarbeiterakten, Urlaubsverwaltung, Verträge, Zeiterfassung, Schulungen und Leistungsbeurteilungen. Für ein Unternehmen ersetzt diese HR-Software die bisherige Fragmentierung durch Tabellenkalkulationen, Papierakten und E-Mails durch eine einzige, in Echtzeit zugängliche Plattform.
Die Frage ist nicht, ob ein Unternehmen seine Personalabteilung organisieren sollte. Das tut es bereits, oft manuell. Die eigentliche Frage ist, wie lange dieser improvisierte Ansatz angesichts des Personalwachstums tragfähig bleibt.
Warum das Personalmanagement in einem Unternehmen außer Kontrolle gerät
Für Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern reicht eine Tabellenkalkulation fast aus. Urlaubsanträge werden per Nachricht eingereicht, der Vertrag wird in einem gemeinsamen Ordner gespeichert, und der Manager behält den Überblick. Das System funktioniert, weil es auf einer einzigen Person basiert.
Darüber hinaus treten fast immer vier Wendepunkte auf.
Die Informationen über das Personal sind verstreut. Der Vertrag liegt in einem Ordner, die Vertragsänderung im E-Mail-Postfach, der Urlaubsanspruch in einer Datei, die Stellenbeschreibung ist nirgends zu finden. Die Suche nach bestimmten Informationen gleicht einer Recherche, und jede Recherche kostet Zeit.
Die Abwesenheiten werden unleserlich. Ohne eine gemeinsame Sichtweise posieren zwei Mitarbeiter derselben Abteilung für dieselbe Woche. Der Manager entdeckt den Konflikt zu spät.
Die Lohnabrechnung dauert länger. Jeden Monat werden Abwesenheiten, Arbeitsstunden und variable Daten erneut erfasst und an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet. Diese erneute Dateneingabe ist die Hauptursache für Fehler auf den Gehaltsabrechnungen.
Der Verwaltungsaufwand häuft sich. Gemäß Artikel L1221-13 des französischen Arbeitsgesetzbuchs ist ab dem ersten Mitarbeiter ein einheitliches Personalregister obligatorisch. Der bezahlte Urlaub berechnet sich gemäß Artikel L3141-3 auf der Grundlage von 2,5 Arbeitstagen pro Monat tatsächlicher Arbeitszeit. Diese Regelungen sind nicht verhandelbar.
Situation | VORHER | Nach der HR-Software |
|---|
Urlaub verlangen | Nachricht an den Manager, manueller Bericht | Anfrage verfolgt, mit einem Klick bestätigt, Kontostand aktuell |
Personalakte | Dokumente in drei Ordner unterteilt | Eine einzige Datei mit der vollständigen Historie |
Lohn- und Gehaltsabrechnung | Wiedereingabe von Abwesenheiten und Arbeitsstunden | Lohnabrechnungsvariablen wurden im erwarteten Format exportiert |
Kompetenzverfolgung | Memoiren des Führers | Vom Mitarbeiter aufgeführte Fähigkeiten |
Personalregister | Eine separate Datei, oft veraltet | Generiert aus aktuellen Mitarbeiterinformationen |
Welche HR-Management-Software ändert sich tatsächlich?
Der Wert von HR-Management-Software liegt nicht in ihrem Funktionsumfang, sondern darin, was sie im Arbeitsalltag vereinfacht. Vier Effekte lassen sich schnell messen.
Der erste Vorteil besteht in der Vermeidung doppelter Dateneingabe. Eine bestätigte Abwesenheit wird automatisch im Dienstplan, im Mitarbeiterkonto und in den für die Lohnabrechnung übermittelten Variablen aktualisiert. Die Daten werden nur einmal, direkt an der Quelle, erfasst.
Der zweite Aspekt ist die Nachvollziehbarkeit. Jede Anfrage, jede Validierung und jedes Dokument ist mit Datum und Autor versehen. Im Streitfall stützt sich die Diskussion nicht mehr auf das Gedächtnis.
Der dritte Punkt ist die Autonomie des Teams. Ein Mitarbeiter, der seinen Urlaubsanspruch selbstständig und ohne Rücksprache mit der Personalabteilung prüfen kann, spart beiden Seiten Zeit.
Der vierte Punkt ist die Einhaltung der Vorschriften. Moderne HR-Software erstellt die benötigten Dokumente mühelos, während die manuelle Verwaltung immer Lücken hinterlässt.
Personal- und Gehaltsabrechnungssoftware: Wie die beiden zusammenarbeiten
Dies ist die erste Frage, die sich jedes KMU stellt, das nach einer HR-Software sucht. Es empfiehlt sich, sie klar zu beantworten, denn die Verwechslung von Personalmanagement und Lohnbuchhaltung ist die häufigste Ursache für Enttäuschung.
Was die Lohnbuchhaltung umfasst
Die Lohnbuchhaltung umfasst die Gehaltsberechnung, die Erstellung der Gehaltsabrechnungen, die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und die Abgabe der Sozialversicherungsanmeldung. Es handelt sich um eine geregelte Tätigkeit, die durch einen Tarifvertrag, einen Beitragsplan und einen genauen Meldeplan geregelt ist.
Ein Fehler in der Lohnabrechnung ist kein einfacher Verwaltungsfehler: Er kann zu Strafzahlungen für das Unternehmen führen und das Verhältnis zum Mitarbeiter schädigen. Deshalb wird die Lohnabrechnung meist von einem Wirtschaftsprüfer oder einem spezialisierten Manager durchgeführt.
Was umfasst das Personalmanagement?
Das Personalmanagement umfasst alles Weitere: Personalakten, Verträge, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Fristenmanagement, Vorstellungsgespräche, Schulungen, Rekrutierung und Talentmanagement. Diese Informationen fließen in die Gehaltsabrechnung ein, ohne dass diese dadurch tatsächlich generiert wird.
Der Konvergenzpunkt: Lohn- und Gehaltsabrechnungsvariablen
Jeden Monat benötigt der Lohnbuchhalter die sich ändernden Daten: Abwesenheitstage, genommener Urlaub, Überstunden, Bonuszahlungen, erstattete Spesenabrechnungen, Ein- und Austritte.
In Unternehmen ohne HR-Software werden diese Gehaltsabrechnungsvariablen manuell zusammengestellt, oft in einer per E-Mail versendeten Tabellenkalkulation. Hier treten die meisten Fehler auf den Gehaltsabrechnungen auf.
Bei HR-Software sind diese Variablen bereits vorhanden: Sie ergeben sich aus genehmigten Abwesenheiten und erfassten Arbeitsstunden. Sie müssen lediglich im benötigten Format exportiert werden.
Was Djaboo tut und was nicht tut
Djaboo stellt keine Gehaltsabrechnungen aus. und gibt keine Sozialversicherungsmeldungen ab. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung verbleibt in den Händen Ihres Unternehmens oder Ihres Lohnbuchhalters.
Djaboo hingegen deckt alle Anforderungen der Lohnbuchhaltung ab. Genehmigte Abwesenheiten, angesammelter Urlaub, erfasste Arbeitsstunden und variable Monatsbestandteile werden zusammengeführt und anschließend in einem nutzbaren Format exportiert. So vermeiden Sie unnötige Wiedereinträge, ohne dabei den Anspruch zu erheben, einen reglementierten Beruf zu ersetzen.
Diese Einschränkung wird anerkannt. Eine HR-Software, die verspricht, die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung eines französischen Unternehmens ohne Lohnbuchhalter abzudecken, würde ihrem Nutzer einen schlechten Dienst erweisen.
Benötigen wir eine HR-Software mit integrierter Gehaltsabrechnung?
Einige HR-Lösungen integrieren die Gehaltsabrechnung. Diese Integration ist ab einer gewissen Mitarbeiterzahl wirklich vorteilhaft, wenn ein internes Team die Gehaltsabrechnung in Vollzeit übernimmt.
Unterhalb dieser Ebene übersteigen die Integrationskosten den Nutzen. Die Konfiguration eines Lohnabrechnungssystems erfordert Fachkenntnisse, regulatorische Änderungen müssen stets berücksichtigt werden, und die Verantwortung für etwaige Fehler liegt beim Unternehmen und nicht beim Anbieter.
Für ein Unternehmen mit weniger als fünfzig Mitarbeitern ist die solideste Kombination nach wie vor eine HR-Software, die die Variablen aufbereitet, und ein Fachmann, der die Gehaltsabrechnung erstellt.
Bedürfnisse | Nur HR-Software | HR-Software mit integrierter Gehaltsabrechnung |
|---|
Wirksam | Bis zu fünfzig Mitarbeiter | Darüber hinaus verfügt das Team über eine interne Gehaltsabrechnungsabteilung. |
Regulierungsverantwortung | Im Büro des Gehaltsabrechnungsleiters | Im Unternehmen |
Kosten | mäßig | Hoch, inklusive Einstellungen |
Lohnabrechnungsvariablen | Exportiert | Intern verarbeitet |
Regulierungsüberwachung | Bereitgestellt von der Firma | Auf Kosten des Unternehmens |
Verwaltung der Module wichtiger HR-Software
Eine vollständige HR-Lösung für ein Unternehmen basiert auf einer begrenzten Anzahl tatsächlich genutzter Module. Im Folgenden wird der Funktionsumfang jedes Moduls erläutert.
Personalakte und Dokumente
Jeder Mitarbeiter verfügt über eine Akte mit seinen administrativen Informationen, Verpflichtungen, Vertragsänderungen und entsprechenden Belegen. Die Dokumente bleiben mit der jeweiligen Person verknüpft, sodass im Falle einer Kündigung oder einer Prüfung die Personalakte nicht rekonstruiert werden muss.
Dieses Modul bildet die Grundlage aller HR-Software. Ohne strukturierte Datensätze basieren andere Funktionen auf unvollständigen Daten.
Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
Die Urlaubsverwaltung ist ganz einfach: Der Mitarbeiter stellt seinen Antrag, der Vorgesetzte genehmigt ihn, der Urlaubsanspruch wird aktualisiert und der Teamplan spiegelt die Abwesenheit wider. Die Urlaubsansprüche werden automatisch berechnet, wodurch die häufigste Fehlerquelle bei der Tabellenkalkulation entfällt.
Die Abwesenheitsverwaltung umfasst auch Krankheitsurlaub, unbezahlten Urlaub und Zeitausgleich. Für jede Abwesenheitsart gelten eigene Regeln, und die HR-Software muss die Konfiguration dieser Regeln ohne Entwicklungsaufwand ermöglichen.
Zeit- und Terminmanagement
Die Zeiterfassung erfasst die von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden nach Tätigkeit. In einem Dienstleistungsunternehmen werden diese Zeitdaten sowohl für das Personalmanagement als auch für die Projektrentabilitätsanalyse genutzt.
Die Einsatzplanung ermöglicht Managern einen Echtzeit-Überblick über ihr Team, einschließlich vorab genehmigter Abwesenheiten. Atypische Arbeitszeiten, Teilzeitarbeit, Verträge mit festen Arbeitstagen und gestaffelte Arbeitszeiten können für jeden Mitarbeiter individuell konfiguriert werden.
Verpflichtungen und Modelle
Die Verpflichtungen werden anhand wiederverwendbarer Vorlagen erstellt und anschließend elektronisch unterzeichnet. Die Bibliothek von Djaboo bietet über 350 anpassbare HR-Dokumente, darunter mehr als 100 Stellenbeschreibungen.
Interviews und Leistungsmanagement
Die jährlichen Leistungsbeurteilungen werden anhand eines einheitlichen Rahmens erstellt, wodurch die Gespräche von Jahr zu Jahr vergleichbar sind. Leistungsmanagement in einem Unternehmen muss kein jährlicher Prozess sein; es muss jedoch regelmäßig erfolgen und dokumentiert werden.
Ausbildung und Fähigkeiten
Der Kompetenzentwicklungsplan, der den Ausbildungsplan gemäß Gesetz vom 5. September 2018 ersetzte, basiert auf den in Interviews ermittelten Bedarfen. Das Ausbildungsmanagement erfasst Schulungen, Kosten und Verpflichtungen.
Durch die Überwachung der Mitarbeiterkompetenzen können Lücken erkannt werden, bevor sie zu Hindernissen werden, und ein Projektteam mit umfassender Kenntnis der Fakten aufgebaut werden.
Rekrutierung
Das Rekrutierungsmodul verfolgt jeden Kandidaten durch jede Phase, von der Bewerbung bis zur Einstellung. Ein eingestellter Kandidat wird ohne erneute Dateneingabe zum Mitarbeiter, wodurch die Rekrutierung mit der Personalakte verknüpft wird.
Organigramm und Teammanagement
Das Organigramm basiert auf den bereits erfassten Berichtslinien. Es dient sowohl der Begrüßung neuer Mitarbeiter als auch dem Verständnis der Genehmigungsprozesse.
Talent Management
Talentmanagement bedeutet nicht, Mitarbeiter zu bewerten, sondern zu wissen, wer welche Fähigkeiten besitzt. Diese Information ist unerlässlich, wenn ein Mitarbeiter ersetzt oder eine Versetzung innerhalb des Teams vorgeschlagen werden muss.
Was eine HR-Lösung jedem Profil innerhalb des Unternehmens bieten sollte
HR-Software wird nicht nur von einer einzelnen Person genutzt. Eine gut geeignete Lösung sollte jedem Profil im Unternehmen das bieten, was es benötigt, und die Arbeit erleichtern, anstatt sie zu belasten.
Was das Tool dem Manager bieten sollte
Ein Unternehmensleiter wünscht sich einen Gesamtüberblick ohne Details. Die Lösung muss ihm Informationen zu Personalstärke, aktuellen Fehlzeiten, dem geplanten Urlaubsbedarf sowie zu laufenden Rekrutierungs-, Einstellungs- und Bewerbungsprozessen liefern.
Diese strategischen Daten sind für das Management ausreichend. Die Führungskraft muss sich nicht um das Tagesgeschäft kümmern; sie muss lediglich wissen, ob das Unternehmen sein Arbeitspensum bewältigt.
Was das Tool der Personalabteilung bieten sollte
Die Personalabteilung muss alle HR-Prozesse verwalten. Die Lösung muss ihr eine vollständige und wesentliche administrative Verwaltung ermöglichen: Akten, Dokumente, Änderungen, Personalregister, Aufbereitung der Gehaltsabrechnungsdaten, Schulungsdokumentation.
In vielen KMU ist die Personalabteilung nur in Teilzeit beschäftigt, manchmal sogar der Geschäftsführer selbst. Das Tool muss daher für den sporadischen Einsatz geeignet sein, sodass man nach drei Wochen zurückkehrt, ohne alles vergessen zu haben.
Was die Lösung Managern bieten muss
Der Manager muss Vorstellungsgespräche planen, genehmigen, terminieren und durchführen. Das Tool muss ihm einen Echtzeit-Überblick über sein Team, anstehende Abwesenheiten und die bisherige Interaktionshistorie mit jedem Mitarbeiter bieten.
Dies ist das wichtigste Profil für die Akzeptanz. Ein Manager, der sich nicht einloggt, blockiert die gesamte HR-Kette, unabhängig von der Qualität der Lösung.
Was die Lösung den Mitarbeitern bieten muss
Der Mitarbeiter möchte eine Pause machen, seinen Kontostand prüfen und seine Unterlagen holen. Nicht mehr und genau deshalb ist Einfachheit der Schlüssel.
Ein Tool, das diese drei Aktionen ermöglicht, erzielt eine hohe Nutzungsrate. Eine Lösung, die eine Schulung zur Festlegung einer Ruhezeit erfordert, wird spätestens in der zweiten Woche nicht mehr genutzt.
Passen Sie die HR-Software an Ihre Branche an.
Der Personalbedarf variiert je nach Geschäftstätigkeit. Eine geeignete HR-Software muss daher verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten bieten.
Sektor | Wichtiges Personalthema | Hauptfunktionen |
|---|
Dienstleistungen und Beratung | Verknüpfung von Arbeitsstunden mit Projekten | Fristenverwaltung nach Aktivität |
Gebäude | Leitung von Teams an mehreren Baustellen | Zeitpläne und mobiler Zugriff |
Handel und Vertrieb | Verwaltung variabler Zeitpläne | Terminplanung und Stundenplanverwaltung |
Industrie | Folgen Sie den Zertifizierungen und Schulungen. | Kompetenzmanagement |
Gesundheit und medizinisch-soziale | Sicherstellung der Kontinuität des Dienstes | Abwesenheitsmanagement und Vertretungsplanung |
In jedem Fall ist die Frage dieselbe: Welcher HR-Prozess beansprucht monatlich den größten Teil meiner Zeit? Genau dieser Prozess muss zuerst automatisiert werden, nicht derjenige, den der Herausgeber in seiner Demonstration hervorhebt.
Unterstützung der täglichen Arbeit von HR-Teams
Die Personalabteilungen eines Unternehmens verbringen einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit Aufgaben, die keinen Mehrwert schaffen. Eine gut gewählte HR-Software sollte vier tägliche Aufgaben erleichtern.
Um die Beantwortung häufig gestellter Fragen zu vereinfachen. Wie viele Tage habe ich noch, wo ist mein Zertifikat, wann ist mein Vorstellungsgespräch? Ein Mitarbeiter, der die Antworten selbst findet, spart der Personalabteilung Zeit.
Die Dokumentenerstellung erleichtern. Arbeitgeberbescheinigung, Arbeitsbescheinigung, Nachtrag: Diese Dokumente werden aus den bereits vorhandenen Daten generiert.
Erleichterung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Variablen werden automatisch zusammengeführt, wodurch sich der monatliche Prüfaufwand von einem halben Tag auf wenige Minuten reduziert.
Die Überwachung der Verpflichtungen erleichtern. Professionelle Überprüfung alle zwei Jahre, Arztbesuche, Fristen für Vertragsverlängerungen: Eine automatische Erinnerung verhindert kostspielige Versäumnisse.
HR-Software oder HRIS: Worin liegt der Unterschied?
Die beiden Begriffe werden in Argumentationen oft synonym verwendet. Die Unterscheidung ist jedoch beim Vergleich von Lösungsansätzen hilfreich.
Ein HRISEin Personalinformationssystem (HRIS) umfasst alle Tools zur Verwaltung von Mitarbeiterinformationen innerhalb eines Unternehmens. Ein umfassendes HRIS deckt Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Personalbeschaffung, Weiterbildung und Mitarbeiterbeziehungen ab. Dieser Ansatz wird typischerweise von großen Unternehmen gewählt.
HR-Software Häufiger bezeichnet es ein modulares Werkzeug, das die aktuellen HR-Bedürfnisse abdeckt, ohne jedoch den Anspruch zu erheben, so umfassend wie ein HRIS zu sein.
Tatsächlich liegt der Unterschied eher im kommerziellen als im technischen Bereich. Ein an ein Unternehmen verkauftes HRIS ist in der Regel eine HR-Software mit einem einprägsameren Namen. Entscheidend ist nicht der Name, sondern die Antwort auf drei Fragen.
Deckt die Software Ihre monatlichen HR-Prozesse ab? Lässt sie sich ohne Projekt konfigurieren? Ist sie mit Ihrem übrigen Managementsystem kompatibel?
Der Personalbedarf eines Unternehmens im Vergleich zu dem einer großen Gruppe
HR-Lösungen sind größtenteils für große Unternehmen konzipiert, was die von Unternehmen wahrgenommene Diskrepanz erklärt.
Ein großes Unternehmen benötigt soziale Überwachung, Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden, Standortmanagement und formalisierte HR-Prozesse. Es muss wissen, wer abwesend ist, wo sich der Arbeitsvertrag befindet und welche Informationen für die Gehaltsabrechnung benötigt werden.
Die Wahl eines überdimensionierten HRIS ist die Hauptursache für dessen Nichtnutzung. Das Unternehmen bezahlt für Module, die es nie aktiviert, und trägt die Last der Komplexität, die Anwender abschreckt.
Wie Sie Ihre HR-Software auswählen
Sechs Kriterien ermöglichen einen fundierten Vergleich zweier HR-Lösungen.
Die wirklich nützliche funktionale Abdeckung
Ein umfassendes HR-Softwarepaket ist nutzlos, wenn Sie nur zwei Module aktivieren. Erstellen Sie eine Liste Ihrer monatlichen HR-Prozesse und prüfen Sie, ob die Lösung diese ohne besondere Konfigurationen abdeckt.
Urlaubsverwaltung, Personalakten und Verträge decken bereits den Großteil der strategischen Bedürfnisse eines Unternehmens mit weniger als fünfzig Mitarbeitern ab.
Integration mit dem Rest Ihres Managements
Dies ist das am meisten unterschätzte Kriterium. Eine isolierte HR-Lösung führt zu einem Datensilo. Nutzt sie dieselbe Plattform wie Ihre Projekte, Stundenzettel und Spesenabrechnungen, überschneiden sich die für ein Projekt aufgewendeten Stunden, Urlaubsanträge und Spesenabrechnungen ohne Zwischenspeicherung.
Die Anlaufzeit
Ein HR-Tool, dessen Einrichtung drei Monate dauert, wird in keinem Unternehmen eingesetzt. Der richtige Maßstab ist die Möglichkeit, Mitarbeiterdateien zu importieren und Zugriffsrechte noch am selben Tag zu vergeben.
Barrierefreiheit für alle Nutzer
Die HR-Software wird von der Personalabteilung, aber auch von jedem einzelnen Mitarbeiter genutzt. Sollte die Benutzeroberfläche für einen Mitarbeiter, der drei Urlaubstage pro Jahr beantragt, zu kompliziert sein, wendet er sich einfach wieder an die Nachricht seines Vorgesetzten.
Einhaltung der Vorschriften und Sicherheit der Mitarbeiterinformationen
Mitarbeiterdaten gehören zu den sensibelsten Informationen in einem Unternehmen. Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, den Zugriff auf diese Daten auf diejenigen zu beschränken, die ihn benötigen, und eine Aufbewahrungsfrist festzulegen. Rollenbasierte Zugriffskontrolle ist keine optionale Zusatzfunktion, sondern eine praktische Notwendigkeit.
Die vollen Kosten
Abonnement, Einrichtung, Schulung und interner Zeitaufwand. Eine kostenlose Lösung, die drei Wochen Konfiguration erfordert, ist nicht kostenlos.
Die beste HR-Software in Frankreich: So finden Sie die richtige.
Der französische Markt für HR-Lösungen hat sich in drei Produktfamilien gegliedert, wobei die Wahl hauptsächlich von Ihrem Ausgangspunkt abhängt.
Spezialisierte HR-Lösungen
Unternehmen wie Lucca haben sich im Bereich Zeiterfassung und Anwesenheitsmanagement etabliert. Lucca bietet eine modulare Lösung, wobei jedes Modul einen spezifischen HR-Bereich detailliert abdeckt. Dieser Ansatz eignet sich für Unternehmen mit anspruchsvollen HR-Anforderungen, die ein spezialisiertes Tool einsetzen möchten.
Luccas Stärke liegt in seinem Funktionsumfang. Von Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung bis hin zu Spesenabrechnungen decken die Lösungen Anwendungsfälle ab, die nur wenige Allzweck-Tools abdecken. Der Nachteil: Lucca muss in Ihr bestehendes Managementsystem integriert werden, was eine kontinuierliche Wartung erfordert.
Für ein Unternehmen mit Schwerpunkt Personalwesen ist eine spezialisierte Lösung wie Lucca durchaus geeignet. Für ein Unternehmen, das vor allem die Verwaltung von fünf Anwendungen vereinfachen möchte, ist Integration wichtiger als Funktionsumfang.
Erweitertes HRIS
Sie sind für große Unternehmen konzipiert und decken Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sozialmanagement und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ab. Ihre Implementierung ist ein Projekt, das Budget und Unterstützung erfordert.
Integrierte Managementplattformen
Eine integrierte Managementplattform vereint Personalwesen, Rechnungsstellung, Projekte und Buchhaltung in einem System. Das ist Djaboos Positionierung.
Der Vorteil liegt nicht im Umfang der HR-Daten, sondern in deren Kontinuität. Die in einem Projekt erfassten Stunden werden sowohl für die Personalverwaltung als auch für die Rentabilitätsberechnung genutzt. Genehmigter Urlaub erscheint im Produktionsplan. Da nur eine Datenbank existiert, ist keine Integration erforderlich.
Kriterium | Spezialisierte HR-Lösung | erweitertes HRIS | Integrierte Plattform |
|---|
HR-Tiefe | Sehr hoch | Sehr hoch | Auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten |
Zahlen | Oft verbunden | integriert | Nicht verwaltete, exportierte Variablen |
Verknüpfung mit Projekten und Rechnungsstellung | Die Integration soll aufrechterhalten werden | Die Integration soll aufrechterhalten werden | Ureinwohner |
Anlaufzeit | Ein paar Wochen | Mehr Monate | Ein paar Tage |
Anzahl der zu verwaltenden Tools | Ein mehr | Ein mehr | keine |
Personalmanagement in Djaboo
Das HR-Modul von Djaboo ist in dieselbe Plattform wie Rechnungsstellung, Projektmanagement und Zeiterfassung integriert. Es ist keine separate Schnittstelle zwischen den beiden Tools erforderlich.
Was die HR-Lösung bietet
Personalakte mit Urkunden, Änderungen und Dokumenten
Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement mit automatischen Zählern
Teamzeit- und Terminmanagement
Standardvorlagen und elektronische Signatur
Jährliche Interviews mit einem gemeinsamen Rahmen
Kompetenzentwicklungsplan und Schulungsüberwachung
Rekrutierung und Nachfolge von Kandidaten
Organigramm und Teammanagement
Exportieren Sie Gehaltsabrechnungsvariablen an Ihren Gehaltsabrechnungsmanager.
Jedes Modul wird unabhängig aktiviert. Ein Unternehmen kann beispielsweise zunächst nur die Verfügbarkeitsverfolgung nutzen und erst sechs Monate später mit der Personalsuche beginnen, ohne Datenmigration.
Auf dem französischen Markt erhältliche HR-Tools
Der Markt bietet zahlreiche HR-Tools, und Führungskräfte, die diese zum ersten Mal vergleichen, können schnell überfordert sein. Hier erfahren Sie, wie Sie sich in der Vielzahl der verfügbaren Optionen zurechtfinden.
Spezialisierte Werkzeuge nach Domäne
Einige Tools decken einen bestimmten HR-Bereich detailliert ab. Lucca hat sich in Frankreich zu einer führenden Lösung für die Verwaltung von Fristen, Abwesenheiten und Spesenabrechnungen entwickelt. Andere Tools konzentrieren sich auf die Personalbeschaffung, während wieder andere den Schwerpunkt auf Schulungen legen.
Diese Tools sind in ihren jeweiligen Anwendungsbereichen hervorragend. Lucca beispielsweise bietet eine Konfigurationsmöglichkeit für Pausenzähler, die nur wenige Allzweck-Tools erreichen. Der Nachteil besteht darin, dass ein Unternehmen am Ende drei oder vier Tools benötigt, die miteinander kommunizieren müssen.
Die Wahl einer spezialisierten Lösung wie Lucca ist dann gerechtfertigt, wenn ein bestimmter HR-Bereich viel Zeit kostet und seine Komplexität die Möglichkeiten eines allgemeinen Tools übersteigt.
All-in-One-Werkzeuge
Andere Tools decken alle HR-Anforderungen über eine einzige Benutzeroberfläche ab. Ihr Vorteil liegt in der Datenkonsistenz, ihre Einschränkung in der geringeren Detailtiefe in den einzelnen Bereichen.
Für die meisten Unternehmen mit weniger als fünfzig Mitarbeitern ist diese oberflächliche Analyse völlig ausreichend. Komplexe Fälle, die spezialisierte Tools lösen können, treten schlichtweg nicht auf.
Wie man eine Lösung vor der endgültigen Festlegung testet
Ein HR-Tool lässt sich nicht durch eine Demonstration beurteilen. Seine Leistungsfähigkeit zeigt sich erst im Einsatz durch die Personen, die es später tatsächlich nutzen werden.
Der aussagekräftigste Test besteht darin, einen Mitarbeiter ohne Erklärung eine Pause machen zu lassen. Ist die Lösung ohne Schulung leicht zugänglich und verständlich, wird sie angenommen. Andernfalls hilft auch keine Erklärung mehr.
Der zweite Test besteht darin, die Gehaltsabrechnungsvariablen exportieren zu lassen und an Ihren Vorgesetzten zu senden. Wird der Export unverändert akzeptiert, sparen Sie Zeit. Muss der Export überarbeitet werden, geht die Zeitersparnis verloren.
Automatisieren Sie wiederkehrende HR-Aufgaben
Jedes Unternehmen hat seine wiederkehrenden HR-Aufgaben, und genau diese muss eine Lösung vorrangig berücksichtigen.
Die Aufgabe, die Meter zu berechnen. Durch die Automatisierung dieser Aufgabe werden Streitigkeiten um die Lohnabrechnung vermieden, die die Hauptursache für Spannungen zwischen einem Mitarbeiter und seiner Personalabteilung darstellen.
Die monatliche Vorbereitungsaufgabe. Durch die Automatisierung der Variablenkonsolidierung wird ein halber Tag in eine schnelle Überprüfung verwandelt.
Die Aufgabe, die Teile herzustellen. Zertifikate, Bestätigungen, Änderungen: Durch die Automatisierung ihrer Erstellung aus vorhandenen Daten werden Kopierfehler vermieden.
Die Aufgabe der Wiederherstellung. Durch die Automatisierung von Erinnerungen für Fristen, Vorstellungsgespräche, Arzttermine und das Ende der Probezeit lassen sich kostspielige Versäumnisse vermeiden.
Diese vier Aufgaben stellen die zentralen administrativen HR-Aufgaben eines mittelständischen Unternehmens dar. Ihre Automatisierung verändert die Arbeitsweise der Personalabteilung und ermöglicht es ihr, sich auf mitarbeiterorientierte Themen zu konzentrieren.
Management der HR-Leistung
Leistungsmanagement beschränkt sich nicht auf die jährliche Beurteilung. Es umfasst die jederzeitige Kenntnis darüber, ob die Organisation ihre Arbeitslast bewältigt und ob die Kompetenzen mit den Anforderungen Schritt halten.
Für ein Unternehmen mit fünfzig Mitarbeitern reichen drei Managementinstrumente aus: Abwesenheitserfassung zur Erkennung potenzieller Belastungen; Kompetenzerfassung zur Antizipation von Engpässen; und Arbeitslastüberwachung zur Identifizierung von Teams, die Schwierigkeiten haben, bevor sie an ihre Grenzen stoßen.
Dieser Ansatz im Leistungsmanagement ist nützlicher als ein ausgeklügeltes Bewertungssystem. Er führt zu konkreten Entscheidungen: Personalbeschaffung, Weiterbildung, Umstrukturierung.
Schulung und Kompetenzentwicklung in einem Unternehmen
Schulungen sind die am häufigsten vernachlässigte Personalverpflichtung in kleinen Unternehmen, obwohl sie sowohl die Leistung als auch die Einhaltung der Vorschriften bedingen.
Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Arbeitnehmer für ihre Tätigkeit geeignet sind und ihre Fähigkeit zur Ausübung des Arbeitsplatzes erhalten. Diese Verpflichtung ist in Artikel L6321-1 des französischen Arbeitsgesetzbuches festgelegt und gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.
Erstellen Sie einen Plan zur Kompetenzentwicklung
Der Kompetenzentwicklungsplan basiert auf drei Quellen: den in Interviews geäußerten Bedürfnissen, Veränderungen im Berufsfeld und den für den Sektor spezifischen regulatorischen Verpflichtungen.
HR-Software erleichtert diesen Prozess, indem sie angegebene Kompetenzen, Vorstellungsgespräche und absolvierte Schulungen miteinander verknüpft. Ohne diese Verknüpfung wird der Schulungsplan zu einem isolierten Katalog, der die tatsächlichen Bedürfnisse der Teams nicht berücksichtigt.
Im Anschluss an die Schulungskurse und deren Auswirkungen
Die Teilnahme an einem Weiterbildungskurs bedeutet mehr als nur einen Termin festzuhalten. Man muss auch in der Lage sein, die Kosten, die Organisation, die Zertifizierungen und die erworbenen Fähigkeiten zu managen.
Der Wert liegt im Kreislauf: Eine im Vorstellungsgespräch als fehlende Kompetenz identifizierte Fähigkeit wird geschult, ein Trainingstermin vereinbart und die Kompetenz nach dem Training aktualisiert. Dieser Kreislauf unterscheidet ein effektives Trainingsmanagement von einer einfachen Protokollierung.
Das professionelle Vorstellungsgespräch, eine separate Verpflichtung
Das Gespräch zur beruflichen Weiterentwicklung muss alle zwei Jahre stattfinden und sich auf die Karriereperspektiven konzentrieren, getrennt von der jährlichen Leistungsbeurteilung. Viele KMU verwechseln die beiden, was sie bei einer Prüfung angreifbar macht.
HR-Software, die zwischen diesen beiden Interviewarten unterscheidet und an Fristen erinnert, vermeidet diese Verwirrung, die zu den am häufigsten genannten Mängeln zählt.
Rekrutierung und Integration: die Verknüpfung der beiden
Die Personalbeschaffung führt zur Einstellung eines Mitarbeiters, und genau da verlieren viele Unternehmen den Nutzen ihrer Rekrutierungssoftware.
Wird die Personalbeschaffung in einem separaten System abgewickelt, führt die Einstellung zu einer vollständigen erneuten Dateneingabe: administrative Informationen, Vertrag, Dokumente. Diese erneute Eingabe ist zeitaufwändig und birgt das Risiko von Fehlern in den Daten, die später für die Gehaltsabrechnung verwendet werden.
Bei einer integrierten HR-Lösung wird der erfolgreiche Bewerber zum Mitarbeiter, wobei seine Daten und Dokumente erhalten bleiben. Der Rekrutierungsprozess aktualisiert die Personalakte des Mitarbeiters direkt.
Organisation der Integration
Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ist ein vollwertiger HR-Prozess: Dokumente müssen unterschrieben, Zugangsrechte freigeschaltet, Ausrüstung bereitgestellt und eine erste Schulung geplant werden.
Eine im HR-System verwaltete Checkliste für das Onboarding stellt sicher, dass kein Schritt übersehen wird. Dies ist ein entscheidender Faktor für den ersten Eindruck und somit für die Wahrscheinlichkeit, dass der Mitarbeiter im Unternehmen bleibt.
Mobilität innerhalb von Teams managen
Bevor ein Unternehmen extern rekrutiert, sollte es intern suchen. Die interne Personalmobilität ist kostengünstiger, reduziert den Zeitaufwand und bindet Mitarbeiter, die eine berufliche Weiterentwicklung anstreben.
Es ist außerdem unerlässlich zu wissen, wer über welche Fähigkeiten verfügt; dies erfordert ein zeitgemäßes Talentmanagement. Ohne diese Informationen bleibt die Mobilität innerhalb von Teams eher ein Wunschtraum als Realität.
Was eine geeignete HR-Lösung bieten sollte
Eine auf ein mittelständisches Unternehmen zugeschnittene HR-Lösung muss ein ausgewogenes Verhältnis zwischen umfassender Abdeckung und einfacher Bedienung bieten. Im Folgenden erfahren Sie, was sie in den einzelnen Bereichen leisten sollte.
Bieten Sie ein umfassendes Abwesenheitsmanagementsystem an. Konfigurierbare Abwesenheitsarten, automatische Zähler, mehrstufige Validierung, Teamansicht. Dies ist das meistgenutzte Modul und muss fehlerfrei funktionieren.
Vorschlag für eine strukturierte Personalakte. Verwaltungsinformationen, Dokumente, Entwicklungsgeschichte. Diese Akte muss über mehrere Jahre hinweg verfügbar und lesbar bleiben.
Um flexible Zeiteinteilung anbieten zu können. Nicht alle Mitarbeiter haben die gleichen Arbeitszeiten. Das Tool muss sich an Teilfristen, Festtageverträge und gestaffelte Arbeitszeiten anpassen.
Bieten Sie sofort einsatzbereite Teile an. Standardvorlagen, Stellenbeschreibungen, Interviewleitfäden. Ein Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung spart erheblich Zeit, indem es auf eine bestehende Datenbank zurückgreift, anstatt bei null anzufangen.
Sorgen Sie für einen sauberen Export an die Lohnbuchhaltung. Dies ist der Kontaktpunkt zur Außenwelt und derjenige, der bereits im ersten Monat den sichtbarsten Nutzen bringt.
Schlagen Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle vor. Jedes Profil sieht nur das, was es betrifft. Diese Kontrolle ist sowohl eine regulatorische Verpflichtung als auch eine Frage des internen Vertrauens.
Kontinuierliche Überwachung der Einhaltung der HR-Richtlinien
Die Einhaltung der HR-Richtlinien wird nicht einmal jährlich überprüft, sondern kontinuierlich überwacht. Drei Punkte erfordern in jedem Unternehmen eine regelmäßige Überprüfung.
Überprüfung des Personalregisters. Es muss stets aktuell gehalten werden, wobei Ein- und Ausgänge chronologisch erfasst werden. Ein aus Mitarbeiterdaten erstelltes Register darf nicht veraltet sein.
Überprüfung der Einhaltung der einzelnen Fristen. Probezeiten, ärztliche Untersuchungen, Vorstellungsgespräche, Vertragsverlängerungen. Jede dieser Angelegenheiten hat einen Termin, und selbst das Vergessen eines einzigen Termins kann teuer werden.
Kontrolle der Haltbarkeit. Die unbefristete Aufbewahrung aller Mitarbeiterdaten ist nicht gesetzeskonform. Die Kontrolle umfasst die Archivierung oder Löschung dieser Daten gemäß festgelegten Aufbewahrungsfristen.
Die Rolle von HRIS in einer wachsenden Organisation
Mit dem Wachstum eines Unternehmens stellt sich unweigerlich die Frage nach einem HRIS. Der Zeitpunkt, ab dem dies ernsthaft in Betracht gezogen werden sollte, lässt sich relativ leicht bestimmen.
Das erste Anzeichen ist die steigende Anzahl an HR-Anfragen. Solange eine Person alles abwickelt, genügt eine einfache Lösung. Sobald aber drei Führungskräfte zustimmen und die Personalabteilung die Koordination übernimmt, ist ein gemeinsames System erforderlich.
Das zweite Signal ist das Entstehen neuer Verpflichtungen. Ab einer bestimmten Anzahl von Beschäftigten vervielfachen sich die sozialen Verpflichtungen, und die manuelle Überwachung wird riskant.
Das dritte Signal ist der Analysebedarf. Wenn der Manager anfängt, Fragen zu Fehlzeiten oder Fluktuation zu stellen, bedeutet dies, dass das HRIS zur Beantwortung dieser Fragen notwendig wird.
Ein HRIS ist daher nicht eine Frage der absoluten Größe, sondern der Komplexität. Manche Unternehmen mit dreißig Mitarbeitern benötigen eines, andere mit achtzig kommen ohne aus.
Mitarbeiterinformationen: ein zu schützendes Gut.
Mitarbeiterdaten sind nach Kundendaten das sensibelste Gut eines Unternehmens. Sie enthalten persönliche Informationen, mitunter Gesundheitsdaten und Angaben zur Vergütung.
Drei Prinzipien schützen diese Daten: Zugriff beschränkt auf das unbedingt Notwendige; begrenzte Aufbewahrungsdauer; und Nachvollziehbarkeit der Abfragen, die es ermöglicht, zu wissen, wer was angesehen hat.
Ein gemeinsam genutztes Dateiverwaltungssystem missachtet alle drei Prinzipien. Dies ist oft der ausschlaggebende Punkt, sogar noch mehr als die Zeitersparnis.
Verbesserung des Personalmanagements Schritt für Schritt
Die Verbesserung des Personalmanagements gelingt nicht über Nacht. Ein Unternehmen, das versucht, alles gleichzeitig zu verbessern, erreicht letztendlich nichts. Hier ist ein realistischer Ablaufplan mit einem klaren Ziel in jeder Phase.
Erstes Ziel: die Messgeräte zuverlässiger zu machen
Das anfängliche Ziel ist einfach: Jeder Mitarbeiter soll seinen genauen Kontostand in Echtzeit einsehen können, ohne nachfragen zu müssen. Dieses Ziel wird innerhalb eines Monats erreicht und beseitigt eine ständige Quelle von Konflikten zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung.
Zweites Ziel: die monatliche Dateneingabe zu eliminieren
Das nächste Ziel ist die Verbesserung der Verbindung zum Lohnbuchhalter. Variable Elemente werden im korrekten Format übermittelt, was die Qualität der Gehaltsabrechnungen verbessert und Korrekturen reduziert.
Drittes Ziel: die Zentralisierung der Dokumente
Jeder Mitarbeiter muss ohne fremde Hilfe auf seine persönlichen Dateien zugreifen können. Dies fördert die Eigenverantwortung und entlastet die Personalabteilung.
Viertes Ziel: die Interviews strukturieren
Ein gemeinsamer Rahmen ermöglicht den Vergleich des Austauschs von Jahr zu Jahr. Ziel ist es, die Qualität des Dialogs zu verbessern, nicht zusätzliche Verfahren einzuführen.
Fünftes Ziel: Pilotierung
Das oberste Ziel ist es, jederzeit und in Echtzeit die relevanten Leistungskennzahlen zu erfassen: Mitarbeiterzahl, Fehlzeiten, Fluktuation und verfügbare Qualifikationen. Dadurch wandelt sich das Personalmanagement von einer rein administrativen zu einer strategischen Funktion.
Ein Managementsystem, das für das gesamte Unternehmen konzipiert wurde.
Ein isoliert konzipiertes Personalmanagementsystem stößt schnell an seine Grenzen. Mitarbeiterinformationen sind auch für andere Abteilungen innerhalb des Unternehmens von Interesse.
Die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters werden für die Personalverwaltung und die Projektrentabilitätsanalyse genutzt. Seine Nichtverfügbarkeit beeinträchtigt die Produktionskapazität. Seine Qualifikationen bestimmen, wer welche Aufgabe übernehmen kann.
Ein integriertes Managementsystem stellt diese Informationen überall dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, ohne sie exportieren zu müssen. Dies ist der Hauptunterschied zwischen einem als eigenständiges HR-Modul konzipierten Tool und einer Plattform für das gesamte Unternehmen.
Was ändert sich dadurch für das Pilotieren zu einem bestimmten Zeitpunkt?
Ein Projektmanager, der in Echtzeit sehen kann, welche Mitarbeiter in der folgenden Woche verfügbar sind, kann effektiver planen. Eine Führungskraft, die die Auslastung ihrer Teams in Echtzeit einsehen kann, kann den Personalbedarf antizipieren, anstatt nur darauf zu reagieren.
Diese Echtzeitüberwachung ist nur möglich, wenn Mitarbeiterinformationen und Aktivitätsdaten in derselben Datenbank gespeichert werden. Zwei Systeme, die nur einmal pro Nacht synchronisiert werden, können diese Reaktionsfähigkeit niemals gewährleisten.
HR-Compliance in Frankreich
Die Einhaltung der HR-Vorschriften in Frankreich basiert auf einer Reihe von Verpflichtungen, die jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe erfüllen muss.
Das Personalregister ist ab dem ersten Mitarbeiter verpflichtend. Aufbewahrungsfristen für Daten. Alle zwei Jahre finden Gespräche zur beruflichen Weiterentwicklung statt. Es besteht die Pflicht zur Anpassung an die jeweilige Tätigkeit. Gesundheitsvorsorge richtet sich nach der ausgeübten Position.
Keine dieser Verpflichtungen ist für sich genommen schwierig. Erst ihre Anhäufung bei Dutzenden von Mitarbeitern macht die manuelle Überwachung riskant.
Eine Lösung, die Nutzer an Fristen erinnert und die benötigten Dokumente generiert, macht die Einhaltung von Vorschriften zur Routine. Dies ist zwar ein weniger überzeugendes Argument als die Zeitersparnis, aber oft ein entscheidender Faktor bei der Entscheidungsfindung.
Personalstrategie: Mehr als nur Verwaltung
Eine Personalstrategie in einem mittelständischen Unternehmen ist nicht einfach nur ein Dokument. Sie lässt sich in drei konkrete Entscheidungen übersetzen.
Wen soll man rekrutieren und wann? Vorausschauendes Handeln statt reaktives Handeln erfordert Kenntnisse über Rekrutierungszeitpläne und Personalfluktuation.
Welche Fähigkeiten sollten entwickelt werden? Die Schulungen sollten sich darauf konzentrieren, was das Unternehmen in einem Jahr brauchen wird, und nicht darauf, was heute fehlt.
Wie man sich das merkt. Mobilität innerhalb von Teams, Schulung und Anerkennung sind kostengünstiger als ein Ersatz.
Diese drei Optionen erfordern verlässliche Daten. Eine auf subjektiven Eindrücken basierende Personalstrategie führt zu kostspieligen Fehlentscheidungen.
Die Prozesse, die eine HR-Plattform abdecken sollte
Eine Personalmanagement-Plattform wird anhand der tatsächlich abgedeckten Prozesse beurteilt. Hier sind die acht Prozesse, die ein mittelständisches Unternehmen jährlich durchführt, und was jeder einzelne Prozess beinhaltet.
Der Einstellungsprozess. Vom erfolgreichen Bewerber bis zum operativen Mitarbeiter: Dokumente müssen gesammelt, Verpflichtungserklärungen unterzeichnet, Fördermittel beantragt und Ausrüstung bereitgestellt werden. Dieser Prozess involviert mehrere Personen und profitiert von den richtigen Werkzeugen.
Der Ruhemanagementprozess. Anfrage, Validierung, Aktualisierung des Zählers in Echtzeit, Auswirkungen auf den Zeitplan. Dies ist der häufigste Prozess und muss daher prioritär optimiert werden.
Der monatliche Vorbereitungsprozess. Variablenkonsolidierung, Überprüfung, Übertragung. Ein kurzer, aber entscheidender Vorgang, bei dem der Fehler sofort sichtbar wird.
Der Interviewprozess. Vorbereitung, Austausch, Berichterstattung, Nachverfolgung eingegangener Verpflichtungen. Eine jährliche Tagung, die von Jahr zu Jahr vergleichbar sein muss.
Der Ausbildungsprozess. Bedarfsermittlung, Auswahl der Organisation, Registrierung, Nachbetreuung, Aktualisierung der erworbenen Kenntnisse.
Der Mobilitätsprozess. Interne Verteilung, Anwendung, Entscheidung, Änderung. Ein oft informeller Prozess, der von einer Dokumentation profitiert.
Der Abreiseprozess. Endgültige Abrechnung, Rückgabe der Geräte, Schließung der Genehmigungen, Archivierung der Akte. Ein Prozess, bei dem die Dringlichkeit oft zu Eile führt.
Der regulatorische Überwachungsprozess. Fristen, Besuche, regelmäßige Verpflichtungen. Kontinuierliche Überwachung, unsichtbar, solange alles funktioniert.
Analysiere die Daten, um eine Entscheidung zu treffen.
Eine sinnvolle Personalanalyse muss nicht kompliziert sein. Sie muss strategische Fragen beantworten, die die Führungskraft tatsächlich beschäftigt.
Die Analyse der Fehlzeitenquote im Team deckt Spannungen auf, bevor diese zu Abgängen führen. Die Analyse der Fluktuation nach Betriebszugehörigkeit zeigt, ob das Problem während der Einarbeitungsphase oder später entsteht. Die Analyse der verfügbaren Kompetenzen gewährleistet die Kontinuität im Falle der Abwesenheit eines Schlüsselmitarbeiters.
Diese drei Analysen sind im wahrsten Sinne des Wortes strategisch: Sie bilden die Grundlage für verbindliche Entscheidungen. Eine Plattform, die diese Analysen automatisch generiert, ist sinnvoller als ein komplexes Analysemodul, das nie jemand nutzt.
Sicherstellung der Geschäftskontinuität
Die Sicherstellung der Kontinuität ist ein HR-Ziel, das selten explizit formuliert wird, aber stets präsent ist. Es bedeutet, für jede kritische Funktion zu wissen, wer diese übernehmen kann.
Diese Informationen ergeben sich aus der Kombination der beschriebenen Fähigkeiten mit der tatsächlichen Verfügbarkeit. Ohne eine Plattform ist man auf das Gedächtnis des Managers angewiesen, was ab dreißig Mitarbeitern riskant wird.
Entdecken Sie die Lösung für Ihre eigene Organisation
Die beste Methode, eine HR-Plattform zu beurteilen, ist, sie mit den eigenen Daten zu testen. Eine Demo zeigt, was der Anbieter präsentieren möchte; eine Testphase zeigt, was das Tool in der Praxis leistet.
Importieren Sie Ihre Mitarbeiter, konfigurieren Sie Ihre Ruhezeitregeln, lassen Sie einen Kollegen eine Anfrage stellen und exportieren Sie die monatlichen Variablen. Dieser gesamte Prozess dauert einen Tag und vermittelt Ihnen mehr Erkenntnisse als drei Vergleiche.
Einführung von HR-Software in einem Unternehmen
Die Einführung einer HR-Lösung erfordert nur wenige kurze Schritte, vorausgesetzt, man versucht nicht, alles auf einmal einzuführen.
Import-Mitarbeiter aus einer Datei mit grundlegenden administrativen Informationen.
Abwesenheitsregeln definieren : Urlaubsarten, Zähler, Validierungsverfahren.
Offener Zugang Zunächst an die Manager, dann an die Mitarbeiter, beginnend mit einem Pilotprojekt.
Reichen Sie die Verträge ein. und vorhandene Dokumente in den entsprechenden Dateien.
Start eines essentiellen Zyklus über einen Monat, einschließlich des Exports von Gehaltsabrechnungsvariablen, vor der Generalisierung.
Der Pilotbereich ist der wichtigste Punkt. Er ermöglicht es, die Regeln anzupassen, bevor sich ein Konfigurationsfehler im gesamten Unternehmen ausbreitet.
Die Übernahme bestehender Vermögenswerte organisieren
Die Datenmigration ist ein Schritt, den Unternehmen oft unterschätzen. Drei Elemente erfordern besondere Aufmerksamkeit: der aktuelle Urlaubsanspruch, die aktuellen Verträge und die Dienstaltersdaten.
Der Rest kann nach und nach hinzugefügt werden. Der Versuch, zehn Jahre an Archivmaterial zu digitalisieren, bevor man überhaupt anfängt, ist der beste Weg, gar nicht erst anzufangen.
Unterstützung der Mitarbeiter
HR-Software verändert die Gewohnheiten aller Beteiligten, nicht nur die der Personalabteilung. Die interne Kommunikation ist genauso wichtig wie die Systemkonfiguration.
Zwei Nachrichten genügen. Die Vorteile für den Mitarbeiter: Kontostand einsehen, Urlaub ohne Erinnerung beantragen und auf seine Dokumente zugreifen. Und was bleibt gleich: Die Entscheidung wird weiterhin von einem Menschen getroffen und vom Vorgesetzten genehmigt.
Sicherheit, Einhaltung der Vorschriften und Vertraulichkeit von Mitarbeiterinformationen
Der Zugriff ist rollenbasiert geregelt: Führungskräfte sehen ihre Teamdaten, Mitarbeitende ihre eigenen Daten und Administratoren haben uneingeschränkten Zugriff. Diese detaillierte Zugriffssteuerung entspricht dem Datenminimierungsprinzip der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das die französische Datenschutzbehörde CNIL in ihren Empfehlungen zum Personalmanagement bekräftigt.
Vertrauliche Dokumente verbleiben auf der Plattform, anstatt als Anhänge geteilt zu werden. Dies dient der Einhaltung von Richtlinien, aber vor allem der Sicherheit: Eine Zusage, die nicht über ein privates E-Mail-Konto läuft, landet nicht im Posteingang einer Person, nachdem diese das Unternehmen verlassen hat.
Haltbarkeit
Jeder HR-Datenpunkt hat eine Aufbewahrungsfrist. Gehaltsabrechnungen werden vom Arbeitgeber 50 Jahre lang aufbewahrt, Bewerbungsunterlagen zwei Jahre und Zeiterfassungsdaten drei Jahre. HR-Software sollte es ermöglichen, diese Aufbewahrungsfristen zu konfigurieren, anstatt alle Daten unbegrenzt zu speichern.
Zugriff der Mitarbeiter auf ihre Daten
Europäische Vorschriften gewähren jedem Arbeitnehmer das Recht auf Auskunft über seine personenbezogenen Daten. HR-Software, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre eigenen Akten einzusehen, erfüllt diese Verpflichtung automatisch, während die papierbasierte Aktenverwaltung eine manuelle Suche erfordert.
Ermitteln Sie, was das Personalmanagement Sie wirklich kostet.
Vor dem Vergleich von Lösungsansätzen ist es sinnvoll, die Ausgangssituation zu analysieren. Vier einfache Indikatoren genügen, und diese lassen sich über einen Zeitraum von einem Monat berechnen.
Die für die Bearbeitung von Urlaubsanträgen aufgewendete Zeit, einschließlich Prüfung und Verschiebung. Die Anzahl der Korrekturen nach Übermittlung der Gehaltsabrechnungsdaten, wobei jede Korrektur auf einen fehlerhaften Dateneintrag hinweist. Die durchschnittliche Zeit für die Suche nach einem Vertragsdokument. Und die monatliche Zeit für die Aufbereitung der notwendigen Informationen für den Gehaltsabrechnungsleiter.
Diese vier Kennzahlen bieten eine faire Vergleichsgrundlage. Sie vermeiden zudem die klassische Falle bei der Werkzeugauswahl: den Kauf einer beeindruckenden Funktion, die kein erkennbares Problem löst.
Automatisierung von HR-Aufgaben ohne Entmenschlichung
Die Automatisierung im Personalwesen hat einen schlechten Ruf, oft zu Recht. Dennoch ist die Grenze leicht zu ziehen.
Administrative Aufgaben automatisieren. Ruhezeiten berechnen, einen Vertrag anhand einer Vorlage erstellen, Erinnerungen für anstehende Wartungsarbeiten versenden, Gehaltsabrechnungsvariablen exportieren. Diese Aufgaben sind sinnlos, wenn sie manuell ausgeführt werden.
Automatisieren Sie niemals etwas, das Urteilsvermögen erfordert. Abwesenheiten bestätigen, Leistungen beurteilen, über Beförderungen entscheiden. HR-Software bereitet die Entscheidung vor, sie trifft sie nicht.
Diese Unterscheidung schafft Sicherheit für die Teams. Eine Lösung, die den Papierkram automatisiert, schafft Zeit für Diskussionen, während ein Tool, das Entscheidungen automatisiert, Misstrauen erzeugt.
Was ist in einem Unternehmen tatsächlich automatisiert?
HR-Aufgabe | Tatsächlicher Gewinn | Priorität |
|---|
Berechnung der Ruhezähler | Hoch, beseitigt Gleichgewichtsfehler | sofortig |
Export von Gehaltsabrechnungsvariablen | Durch die Erhöhung entfällt die Notwendigkeit einer Wiedereintrittspflicht. | sofortig |
Vertragserstellung | Der Durchschnitt hängt vom Einstellungsvolumen ab. | Zweite Phase |
Abseilvorgänge | Durchschnittlich, vermeidet Versäumnisse | Zweite Phase |
Prognoseanalyse von Abgängen | Niedrig, weniger als einhundert Mitarbeiter | Nicht prioritär |
HR-Performance mit einfachen Indikatoren steuern
Für ein effizientes Personalmanagement im Unternehmen sind keine komplexen Dashboards erforderlich. Fünf Kennzahlen genügen, und HR-Software generiert diese mühelos.
Die Fehlzeitenrate, was auf ein organisatorisches Problem oder ein Problem der Arbeitsbedingungen hinweist, bevor es auf andere Weise sichtbar wird.
Der Restbetrag ist zu beschaffen.Finanzinformationen, die viele Führungskräfte erst am Ende des Geschäftsjahres entdecken.
Die durchschnittliche Zeit, die für die Rekrutierung und Kandidatenauswahl benötigt wirdwodurch man einen Abschied vorhersehen kann, anstatt ihm unterworfen zu sein.
Die Fluktuationsrate, der aussagekräftigste Indikator für die soziale Gesundheit eines Unternehmens.
Die Anzahl der Schulungsstunden pro Mitarbeitersowohl eine rechtliche Verpflichtung als auch ein Zeichen des Engagements.
Diese fünf Kennzahlen lassen sich auf einer Seite zusammenfassen. Sie sind wertvoller als ein vollständiger Sozialbericht, den ohnehin niemand öffnet.
Häufige Fehler bei der Auswahl von HR-Software
Wählen Sie aus der Liste der Funktionen. Eine Funktion, die niemand nutzt, ist wertlos. Das richtige Kriterium ist die Anzahl der dadurch eingesparten täglichen Arbeitsschritte.
Vernachlässigung der Zustimmung des Managements. Sie sind es, die Abwesenheiten genehmigen. Ein Manager, der sich nicht einloggt, blockiert die gesamte HR-Kette, unabhängig von der Qualität der Software.
Die Wiederbelebung der Verkäufe wurde unterschätzt. Ein fehlerhafter Urlaubszähler zu Beginn des Zeitraums führt monatelang zu Streitigkeiten.
Verwirrende HR-Software und Lohnabrechnungsverwaltung. Dies ist der kostspieligste Fehler, da er erst nach der Unterzeichnung entdeckt wird.
Vergessen Sie Mitarbeiter ohne feste Stelle. Ob auf einer Baustelle oder auf Reisen, mobiler Zugriff ist kein Komfort, sondern eine Nutzungsbedingung.
Häufig gestellte Fragen zu HR-Software
Ist HR-Software auch für Unternehmen mit weniger als zwanzig Mitarbeitern sinnvoll?
HR-Software wird sinnvoll, sobald mehrere Personen Zugriff auf dieselben Informationen benötigen. In der Praxis liegt diese Schwelle bei etwa zehn Mitarbeitern, oder sogar früher, wenn die Aktivitäten auf mehrere Standorte verteilt sind.
Übernimmt Djaboo die Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Nein. Djaboo bereitet die monatlichen Lohnabrechnungsvariablen auf und exportiert sie, die Bearbeitung der Gehaltsabrechnungen und der Sozialversicherungserklärungen bleibt jedoch die Verantwortung Ihres Buchhalters oder Managers.
Sollten Sie sich für eine HR-Software mit integrierter Gehaltsabrechnung entscheiden?
Für Unternehmen mit weniger als fünfzig Mitarbeitern ist dies selten. Die Konfiguration eines Lohnabrechnungssystems erfordert Fachkenntnisse und verlagert die regulatorische Verantwortung auf das Unternehmen. Die Kombination einer HR-Software mit einem Lohnabrechnungsmanager bleibt die robustere Lösung.
Wie lange dauert die Bereitstellung?
Das Importieren von Mitarbeitern und die Gewährung von Zugriffsrechten erfolgen innerhalb eines Tages. Planen Sie einen vollständigen Monatszyklus auf einer Pilotseite ein, bevor Sie die Funktion flächendeckend einführen.
Haben die Mitarbeiter Zugriff auf ihre Personalinformationen?
Ja. Jeder Mitarbeiter kann seinen Urlaubsanspruch prüfen, Anträge stellen und auf seine persönlichen Dokumente zugreifen, ohne die Dateien anderer einsehen zu müssen.
Was geschieht mit der Mitarbeiterhistorie, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Die Datei wird gemäß den Datenschutzbestimmungen für den von Ihnen festgelegten Zeitraum aufbewahrt und anschließend archiviert oder gelöscht.
Lässt sich Djaboo mit bestehender Lohnabrechnungssoftware verbinden?
Die Lohnabrechnungsvariablen werden in einem Standardformat exportiert und anschließend an Ihren Vorgesetzten oder Ihre Buchhaltungsfirma gesendet.
Worin besteht der Unterschied zwischen HR-Software und einem HRIS?
Ein HRIS bezeichnet das gesamte Personalinformationssystem, das in der Regel größer und komplexer ist. Für ein Unternehmen ist die Unterscheidung primär kommerzieller Natur: Entscheidend ist der tatsächliche Umfang der abgedeckten Personalprozesse.
Funktioniert die Software auf Mobilgeräten?
Die Plattform ist über einen Browser zugänglich, sodass ein Mitarbeiter unterwegs eine Pause einlegen oder ein Dokument konsultieren kann.
Wie verwaltet man mehrere Standorte oder mehrere Einheiten?
Die Mitarbeiter werden einem Standort und einem Team zugeordnet. Zähler und Validierungsprozesse werden pro Einheit konfiguriert, wodurch es möglich ist, ein Unternehmen mit mehreren Standorten zu organisieren, ohne Daten doppelt zu erfassen.
Wo soll ich anfangen?
Am effektivsten ist es, mit dem Prozess zu beginnen, der aktuell den größten Zeitaufwand verursacht, fast immer das Abwesenheitsmanagement. Implementieren Sie diesen zunächst separat, messen Sie die Zeitersparnis über einen Monat und fügen Sie dann Mitarbeiterakten und -verträge hinzu.
Der zweite Vorteil, der oft sofort sichtbar ist, ist der Export von Gehaltsabrechnungsvariablen. Dadurch entfällt die monatliche erneute Eingabe und Korrekturen an den Gehaltsabrechnungen werden reduziert, ohne dass Sie Ihre Organisation mit dem Unternehmen ändern müssen.
Sie können ein kostenloses Konto eröffnen und Ihre ersten Mitarbeiter importieren, um die Logik an Ihrer eigenen Organisation zu testen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Was Lucca und vergleichbare Lösungen bieten
Um einen umfassenden Überblick über den französischen Markt zu erhalten, ist es notwendig, spezialisierte Lösungen erneut zu betrachten. Lucca wird von französischen Unternehmen, die ihr Personalmanagement effektiv gestalten möchten, am häufigsten als Referenz genannt.
Lucca hat sich im Bereich Zeit- und Abwesenheitsmanagement einen Namen gemacht und bietet einen Grad an Anpassbarkeit, den nur wenige Softwareanbieter erreichen. Unternehmen mit komplexen Ruhezeitregelungen, spezifischen Vereinbarungen oder mehreren Arbeitszeitmodellen finden in Lucca einen Funktionsumfang, den Standardlösungen schlichtweg nicht bieten.
Lucca bietet außerdem Module für das Interviewmanagement und die Mitarbeiterverfolgung in einem modularen Ansatz an: Sie aktivieren, was Sie benötigen, und Sie bezahlen nur für das, was Sie aktivieren.
Die Wahl zwischen Lucca und einer integrierten Plattform hängt daher nicht von der Qualität, sondern von Ihrem Hauptbedarf ab. Steht die Personalverwaltung für Sie an erster Stelle, ist eine spezialisierte Lösung die richtige strategische Wahl. Konzentrieren Sie sich hingegen auf die Optimierung der Abstimmung zwischen Mitarbeitern, Projekten und Abrechnung, ist die Integration die bessere Option.
Ein Unternehmen, das bereits Lucca nutzt und die Verbindung zu seinem Vertriebsmanagement verbessern möchte, sollte auch die Integrationskosten mit den Kosten eines kompletten Plattformwechsels vergleichen.
Um den Alltag der Mitarbeiter spürbar zu verbessern
Es wird viel über die Verbesserung von HR-Prozessen gesprochen, aber selten darüber, wie sich dies auf die Mitarbeiter selbst auswirkt. Drei Verbesserungen sind sofort erkennbar.
Die Sichtbarkeit der eigenen Rechte verbessern. Ein Mitarbeiter, der seinen genauen Zählerstand sieht, stellt keine Fragen mehr und belästigt niemanden.
Reaktionszeit verbessern. Eine Anfrage, die innerhalb von zwei Stunden statt einer Woche bearbeitet wird, verändert die Wahrnehmung der Personalabteilung.
Den Zugang zu den eigenen Zimmern verbessern. Ein Mitarbeiter, der sich am Freitagabend um 20 Uhr selbstständig ein Zertifikat abholt, muss nicht bis Montag warten.
Diese Verbesserungen mögen bescheiden erscheinen, haben aber einen erheblichen Einfluss auf die Wahrnehmung des Unternehmens durch die Mitarbeiter und sind kostengünstiger als die meisten anderen Motivationsprogramme.
Mehrere Entitäten oder mehrere Standorte verwalten
Viele wachsende Unternehmen verwalten schließlich mehrere juristische Einheiten oder mehrere Standorte. Dies erschwert das Personalmanagement.
Es ist unerlässlich, für jede Einheit unterschiedliche Regeln verwalten zu können, Führungskräfte zu steuern, die nur ihren eigenen Verantwortungsbereich kennen, und der Geschäftsleitung eine konsolidierte Übersicht zu bieten. Ein HR-Modul, das nur für eine einzelne Einheit konzipiert ist, stößt schnell an seine Grenzen.
Am besten prüfen Sie diesen Punkt, bevor Sie eine Entscheidung treffen, selbst wenn Sie aktuell nur einen Standort haben. Die Notwendigkeit, die Lösung aufgrund der Eröffnung eines zweiten Standorts zu wechseln, ist eine vermeidbare Einschränkung.
