L'Verzeichnis elektronische Rechnungsstellung

Das Verzeichnis für elektronische Rechnungen ist eine Online-Datenbank, in der Unternehmen und öffentliche Einrichtungen aufgeführt sind, die elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen müssen. Für jede aufgeführte Einrichtung werden die zugelassene Plattform zur Verwaltung des Rechnungsflusses sowie die zugehörigen E-Mail-Adressen für die Rechnungsstellung angegeben. Ohne dieses Verzeichnis wäre eine automatische Weiterleitung nicht möglich: Jede Rechnung wäre lediglich ein Brief ohne Adresse.

Das praktische Problem, das das Verzeichnis löst: die Adresse, an die die Rechnung geschickt werden soll.

Vor der Reform versandte ein Lieferant seine Rechnung per E-Mail oder Post direkt an den Kunden. Diese Übermittlungsmethode wird für Transaktionen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen nicht mehr verwendet. Die Rechnung muss nun über eine zugelassene Plattform laufen, die sie dann an die Plattform des Empfängers weiterleitet. Doch woher weiß die ausstellende Plattform, an welche Plattform die Rechnung gesendet werden soll?

Genau das ist die Aufgabe des Verzeichnisses. Wenn ein Lieferant eine Rechnung ausstellt, fragt seine Plattform das Verzeichnis automatisch anhand der SIREN-Nummer des Kunden ab. Das Verzeichnis liefert dann die Kennung der Empfangsplattform des Empfängers. Die Rechnung wird anschließend ohne manuelles Eingreifen weitergeleitet. Dieser Mechanismus ist vollautomatisiert und für den Benutzer transparent, sofern die Daten korrekt sind.

Ohne ein Verzeichnis würde jede Plattform isoliert funktionieren. Emittenten müssten die Plattform jedes einzelnen Kunden im Voraus kennen, was das System auf nationaler Ebene unüberschaubar machen würde. Das Verzeichnis ist daher neben akkreditierten Plattformen und strukturierten Formaten der Dreh- und Angelpunkt des Systems.

Welche Informationen veröffentlicht ein Empfänger im Verzeichnis?

Ein Unternehmen füllt im Verzeichnis selbst kein Formular aus. Die Informationen werden von der gewählten, zugelassenen Plattform übermittelt und aktualisiert. Zu diesen Daten gehören:

• Die Firmenkennung (SIREN- oder SIRET-Nummer, abhängig von der gewählten Empfangsstufe)
• Die für den Empfang von Rechnungen ausgewählte Plattform wurde genehmigt.
• Rechnungs-E-Mail-Adressen, also die Empfangsadressen, an die Rechnungen gesendet werden sollen.
• Die gewählte Datenbankebene für den Empfang von Rechnungen: SIREN, SIRET oder interner Routing-Code

Hinweis: Um Geschäftsgeheimnisse zu schützen, sind der Name der Empfangsplattform und die Rechnungsadressen nur für autorisierte Plattformen zugänglich. Ein Wettbewerber kann daher nicht ohne Weiteres auf die Empfangseinstellungen eines Unternehmens zugreifen. Es kann jedoch jeder überprüfen, ob ein Unternehmen mit einer Plattform verbunden ist und ob es über eine aktive Rechnungsadresse verfügt.

Jedes Unternehmen legt bei der Anmeldung seines Anschlusses auch seine Adressierungspräferenzen fest. Drei Ebenen sind möglich: Empfang aller Rechnungen an einer zentralen Stelle auf SIREN-Ebene, Verteilung nach Niederlassung auf SIRET-Ebene oder Weiterleitung an eine Abteilung oder interne Einheit über einen spezifischen Routing-Code.

Die Rolle der SIREN- und SIRET-Nummern und der Fall mehrerer Betriebe

Die SIREN ist die Kennung des Unternehmens als juristische Person. Sie besteht aus neun Ziffern und ist eindeutig. Die SIRET ist die Kennung jeder Niederlassung dieses Unternehmens. Sie besteht aus vierzehn Ziffern: den neun Ziffern der SIREN plus fünf standortspezifischen Ziffern.

Für Unternehmen mit nur einem Standort ist die Wahl einfach: Die SIREN-Nummer zentralisiert alle Rechnungen an einem Ort. Dies ist die gängigste Lösung für Kleinstunternehmen und KMU.

Für Unternehmen mit mehreren Standorten gestaltet sich die Angelegenheit komplexer. Verfügt jeder Standort über eine eigene Buchhaltung, kann die Verwendung der SIRET-Nummer (französische Unternehmensregistrierungsnummer) vorteilhaft sein, sodass jeder Standort nur die für ihn relevanten Rechnungen erhält. Dies setzt voraus, dass der Aussteller im Voraus weiß, welcher Standort die Bestellung aufgegeben hat, und bei der Rechnungsstellung die korrekte SIRET-Nummer angibt.

Eine dritte Option ist der interne Routing-Code, mit dem eine Rechnung an eine bestimmte Abteilung oder einen bestimmten Bereich innerhalb des Unternehmens weitergeleitet werden kann. Diese Detailtiefe eignet sich für große Organisationen mit dezentralen Abrechnungsprozessen.

Was der Aussteller vor dem Versenden einer Rechnung tun muss

Vor der Ausstellung einer elektronischen Rechnung muss der Lieferant sicherstellen, dass sein Kunde korrekt im Verzeichnis aufgeführt ist. Diese Überprüfung ist für eine erfolgreiche Weiterleitung unerlässlich. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Suchen Sie den Empfänger im Verzeichnis anhand seiner SIREN- oder SIRET-Nummer.
• Prüfen Sie, ob für diesen Empfänger korrekt eine Empfangsplattform angegeben wurde.
• Ermitteln Sie die vom Client gewählte Mesh-Ebene: SIREN, SIRET oder interner Routing-Code.
• Verwenden Sie auf der Rechnung die korrekte Kennung, insbesondere die SIRET-Nummer des bestellenden Betriebs, wenn der Kunde die Lieferung durch den Betrieb gewählt hat.
• Übermitteln Sie die Routing-Informationen an Ihre eigene Plattform, die dann die Zustellung übernimmt.

Ist der Empfänger nicht im Verzeichnis aufgeführt oder ist keine Empfangsplattform registriert, kann die Rechnung nicht automatisch weitergeleitet werden. In diesem Fall muss der Kunde kontaktiert werden, um ihn über die fehlende Registrierung zu informieren und ihn zu bitten, sich vor dem Fälligkeitsdatum bei einer zugelassenen Plattform anzumelden.

Wie man überprüft, ob eine Plattform ordnungsgemäß registriert ist

Nicht alle Rechnungsstellungslösungen sind zertifizierte Plattformen. Software kann Rechnungen im Factur-X-, UBL- oder CII-Format erstellen, ohne bei der französischen Finanzbehörde registriert zu sein. Nur eine zertifizierte Plattform kann jedoch elektronische Rechnungen offiziell übermitteln, Rechnungen von Lieferanten empfangen und die Interoperabilität mit anderen Plattformen gewährleisten.

Um zu überprüfen, ob eine Plattform ordnungsgemäß registriert ist, gehen Sie wie folgt vor:

• Laden Sie die offizielle Liste der von den Steuerbehörden auf der Steuerwebsite veröffentlichten, zugelassenen Plattformen im Bereich „Professionelle“ herunter, der der Einsichtnahme in diese Liste gewidmet ist.
• Suchen Sie nach dem genauen Handelsnamen des Herausgebers, der vom Produkt- oder Markennamen abweichen kann.
• Ermitteln Sie, auf welcher der beiden veröffentlichten Listen die Plattform erscheint: Die erste Liste enthält Betreiber, die alle Bedingungen erfüllen, einschließlich Interoperabilitätstests; die zweite Liste enthält vollständige Anwendungen, die auf diese Tests warten.
• Lesen Sie das Ausstellungsdatum der Zulassungsnummer, das nur in der ersten Liste erscheint.
• Fragen Sie beim Verlag nach, welche Angebote aus seinem Katalog tatsächlich über die registrierte Plattform vertrieben werden.

Die Registrierung ist nicht dauerhaft: Sie gilt für drei Jahre, ist verlängerbar und kann bei wiederholten Verstößen entzogen werden. Eine zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführte Überprüfung muss daher vor jeder verbindlichen Entscheidung erneuert werden. Darüber hinaus ist eine kompatible Lösung keine zugelassene Plattform: Sie muss mit einer registrierten Plattform verbunden sein, um Rechnungen über die offiziellen Kanäle zu übermitteln.

Was geschieht, wenn ein Empfänger nicht gefunden werden kann oder falsch angegeben ist?

Wenn eine ausstellende Plattform das Verzeichnis abfragt und den Empfänger nicht findet oder inkonsistente Daten feststellt, kann die Rechnung nicht zugestellt werden. Die Folgen sind unmittelbar und können sich schnell verschlimmern.

Operativ bleibt die Rechnung stecken. Sie wurde zwar technisch ausgestellt, erreicht aber nicht das Managementsystem des Kunden. Die Zahlung kann nicht veranlasst werden, was zu einem Liquiditätsengpass beim Lieferanten führt. Der Kunde könnte argumentieren, die Rechnung nicht über den korrekten Kanal erhalten zu haben, und die Buchhaltung könnte die Bearbeitung verweigern.

Aus rechtlicher Sicht ist die Situation komplexer. Eine aufgrund eines Verzeichnisfehlers gesperrte Rechnung kann zu einer unbezahlten Rechnung und in der Folge zu einem Handelsstreit führen. Dann muss nachgewiesen werden, dass die Rechnung mit den korrekten Daten ausgestellt wurde und die Sperrung nicht vom Lieferanten ausging. Ohne diesen Nachweis gestaltet sich die Beitreibung der Forderung schwierig.

Die häufigsten Situationen, in denen Verstopfungen auftreten, sind folgende:

• Das Kundenunternehmen hat noch keine zugelassene Plattform ausgewählt und ist daher nicht im Verzeichnis aufgeführt.
• Das Unternehmen ist zwar börsennotiert, verfügt aber über eine Plattform, die entweder nicht mehr aktiv ist oder sich verändert hat.
• Die auf der Rechnung angegebene SIRET-Nummer stimmt nicht mit der im Verzeichnis aufgeführten Einrichtung überein.
• Der Routing-Code fehlt oder ist fehlerhaft, wodurch die Weiterleitung zum richtigen internen Dienst verhindert wird.
• Das Unternehmen wurde abgemeldet oder hat seinen Firmennamen geändert, ohne seine Daten zu aktualisieren.

Kann ein Empfänger nicht gefunden werden, werden zunächst dessen SIREN- und SIRET-Nummern in den offiziellen Datenbanken überprüft. Anschließend wird der Kunde kontaktiert, um ihn über die fehlenden Informationen zu informieren. Liegt der Fehler in einer fehlerhaften Konfiguration der Empfängerplattform, ist der Empfänger selbst dafür verantwortlich, das Problem mit seinem Dienstanbieter zu beheben.

Die teuersten SEO-Fehler

Manche Fehler in Verzeichniseinträgen haben besonders schwerwiegende Folgen, sowohl betrieblich als auch finanziell.

• Verwechslung von SIREN und SIRET: Die Verwendung der SIREN eines Unternehmens mit mehreren Standorten, wenn der Kunde die Annahme auf SIRET-Ebene gewählt hat, führt zu einer Weiterleitung zum falschen Empfangspunkt oder sogar zur vollständigen Abweisung der Anrufe.
• Das Verzeichnis sollte nach einem Plattformwechsel nicht aktualisiert werden: Wenn ein Unternehmen seine zugelassene Plattform wechselt, ohne dass das alte Update angewendet wird, werden Rechnungen weiterhin an die alte Plattform gesendet, die diese nicht mehr akzeptiert.
• Eintragung eines geschlossenen Betriebs: Eine Rechnungsadresse, die mit der SIRET-Nummer eines geschlossenen Unternehmens verknüpft ist, führt automatisch zur Ablehnung. Kundendatenbanken müssen stets aktuell sein.
• Den internen Routing-Code weglassen: Bei Kunden, die sich für die Adressierung nach Abteilung oder interner Einheit entschieden haben, verhindert das Fehlen dieses Codes die Weiterleitung an den richtigen Empfänger, selbst wenn die Plattform korrekt identifiziert ist.
• Wahl einer für die Organisation ungeeigneten Maschenweite: Die Wahl der SIRET-Nummer, ohne sie tatsächlich zu benötigen, verkompliziert den Empfangsprozess unnötigerweise und erhöht das Fehlerrisiko für die Lieferanten.

Diese Fehler sind nicht zu vernachlässigen. Eine korrekt strukturierte Rechnung mit fehlerhaften Identifikationsangaben kann abgelehnt oder falsch weitergeleitet werden. Die Datenqualität ist daher ebenso wichtig wie die technische Konformität der verwendeten Formate.

Was Ihre Software über Ihre Kunden wissen muss

Der Kundendatensatz ist die Grundlage jeder elektronischen Rechnung. Er muss die genauen und aktuellen Identifikationsmerkmale des Empfängers enthalten: SIREN-Nummer, SIRET-Nummer des betreffenden Unternehmens, gewählte Granularitätsstufe und gegebenenfalls interne Routing-Codes. Die Qualität dieses Datensatzes entscheidet darüber, ob eine Rechnung korrekt versendet wird oder nach der Ausstellung blockiert bleibt.

Eine fehlerhafte Kundendatenbank enthält häufig falsche oder fehlende SIREN- oder SIRET-Nummern, noch gelistete, aber abgemeldete Unternehmen, Duplikate oder falsch identifizierte Betriebe. Im Kontext der elektronischen Rechnungsstellung sind diese Anomalien nicht mehr nur administrative Ärgernisse: Sie verhindern die korrekte Identifizierung des Empfängers im Verzeichnis und führen zu manueller Nachbearbeitung, die den gesamten Rechnungsstellungsprozess verlangsamt.

Die Aktualisierung Ihrer Kundendatenbank vor Ablauf gesetzlicher Fristen hat daher höchste Priorität. Dies umfasst die Überprüfung der rechtlichen Existenz jedes gelisteten Unternehmens, die Korrektur fehlerhafter Kennungen, die Beseitigung von Duplikaten und die Festlegung von Governance-Regeln zur Sicherstellung der Datenqualität.

Djaboo ist eine reformkompatible Managementlösung, die in die Super PDP-zertifizierte Plattform integriert ist. Aus dem Kundendatensatz können SIREN- und SIRET-Kennungen eingegeben und aktuell gehalten werden. Dies gewährleistet, dass jede ausgestellte Rechnung zum Zeitpunkt der Weiterleitung auf verlässlichen Daten basiert.