Die einfachste Steuereinheit scheint die naheliegende Lösung für das Zeiterfassungsproblem zu sein. Doch zwei simple Regeln genügen, um die Hälfte der heute verkauften Installationen auszuschließen.
Was ein Badge-Leser ist und was er produziert
Eine Stechuhr ist ein Gerät, das die Ankunftszeit einer Person erfasst. Sie erzeugt eine Reihe von zeitgestempelten Ereignissen, nicht mehr: einen Eintritt, einen Ausgang, manchmal Zwischendurchgänge.
Alles Weitere – die Berechnung der Arbeitsstunden, der Abzug von Pausen, der Abgleich mit dem Arbeitsplan und die Bearbeitung von Überstunden – übernimmt die Software, die diese Vorgänge verarbeitet. Hier gilt es, ein häufiges Missverständnis auszuräumen: Eine Stechuhr verwaltet keine Zeit; sie erfasst lediglich das Ein- und Ausstempeln. Das Thema wird ausführlicher in unserem Artikel behandelt. Arbeitszeitmanagement.
Der Begriff „Pointeuse“ bezeichnet dasselbe Gerät, nur mit einem kleinen Unterschied in der Verwendung: Er bezieht sich im Allgemeinen auf ältere Modelle mit Lochkarten, während „Badgeuse“ elektronische Modelle meint. Im Geschäftsverkehr werden die beiden Begriffe mittlerweile synonym verwendet.
Ist eine Stechuhr Pflicht?
Nein, und das ist der zweite Irrtum, den es auszuräumen gilt. Kein Text schreibt eine Stechuhr oder eine bestimmte Technologie vor.
Das Arbeitsgesetzbuch schreibt Folgendes vor: zählen Wenn die Mitarbeiter einer Werkstatt, Abteilung oder eines Teams nicht nach dem gemeinsamen, veröffentlichten Arbeitsplan arbeiten, müssen die Arbeitszeiten jedes Einzelnen täglich erfasst werden, entweder durch die Aufzeichnung von Anfangs- und Endzeiten oder durch die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, und anschließend wöchentlich zusammengefasst werden. Die angewandte Formel lautet: „auf jede erdenkliche Weise“.
Mit anderen Worten: Handschriftliche Aufzeichnungen, Akten, Software oder Stechuhren erfüllen die Anforderung, sofern die Aufzeichnungen vorhanden, individuell und aktuell sind. Elektronische Formate sind ausdrücklich zulässig, sofern gleichwertige Kontrollmaßnahmen eingehalten werden. Dokumente zur Arbeitszeiterfassung müssen der Arbeitsaufsichtsbehörde ein Jahr lang zur Einsichtnahme zur Verfügung stehen.
In einem Unternehmen, in dem alle Mitarbeiter dem gleichen, veröffentlichten Zeitplan folgen, ist eine individuelle Zeiterfassung gar nicht erforderlich. Die Anschaffung einer Stempeluhr dient in diesem Fall einem Managementbedarf, nicht einer gesetzlichen Verpflichtung.
Verfügbare Technologien
| Technologie | Prinz | Punkt der Wachsamkeit |
|---|---|---|
| Kontaktloser Ausweis oder Karte | Der Mitarbeiter legt dem Leser ein Dokument vor. | Das Abzeichen wird ausgeliehen und dann vergessen. |
| Persönlicher Code | Tippen auf einer Tastatur | Der Code wird übermittelt |
| Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung | Identifizierung anhand eines physikalischen Merkmals | Für die angegebenen Stunden faktisch verboten, siehe unten |
| QR-Codes | Scannen Sie mit Ihrem Telefon einen vor Ort angezeigten Code. | Der Code muss erneuert werden, um seine Verbreitung zu verhindern. |
| Mobile-App | Zeiterfassung über das Handy des Mitarbeiters | Ohne Überprüfung gibt es keinen Beweis für die Anwesenheit vor Ort. |
| Computer | vom Browser aus zeigen | Geeignet fürs Büro, nicht für den Einsatz im Freien |
Die ersten drei Zeilen beziehen sich auf die Hardware, die nächsten drei auf die Software. Die Wahl basiert nicht auf der Technologie, sondern auf der konkreten Konfiguration des Unternehmens, und genau darum geht es im Folgenden.
Was die CNIL bei der Überwachung von Zeitplänen verbietet
Dies ist der am wenigsten verstandene Punkt, und er ist von entscheidender Bedeutung, da er Geräte unbrauchbar macht, die immer noch weit verbreitet vermarktet werden.
Die CNIL unterscheidet zwischen zwei Zwecken, für die nicht dieselben Regeln gelten.
Für den Zugangskontrolle zum GeländeDer Arbeitgeber kann Instrumente zur individuellen Überwachung einsetzen. einschließlich Biometrieum den Zugang zu Gebäuden und Grundstücken zu gewährleisten, die Verkehrsbeschränkungen unterliegen.
Für den Überwachung der ArbeitszeitDie Position ist genau umgekehrt. Die Geräte müssen verhältnismäßig und nicht übermäßig im Verhältnis zum verfolgten Ziel sein, und die CNIL weist darauf hin, dass die Installation von Zeiterfassungsgeräten, die biometrische Verfahren, Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung nutzen oder die systematische Fotoaufzeichnung bei jedem Einstempeln beinhalten, erscheint übertrieben und stünde im Widerspruch zum Minimierungsprinzip..
Die Konsequenz ist unmittelbar. Ein Fingerabdruckleser kann zwar eine sensible Tür öffnen, aber nicht zur Zeiterfassung. Eine Stechuhr, die jeden Eintritt fotografiert, um betrügerisches Einstempeln zu verhindern, sammelt mehr Daten als nötig, und mehrere Arbeitgeber wurden deswegen bereits verwarnt.
Wenn Ihnen ein Lieferant das Gegenteil verkauft
Das Verkaufsargument ist immer dasselbe: Biometrie verhindert das unerlaubte Ein- und Ausstempeln von Kollegen. Das stimmt zwar, reicht aber nicht aus. Das Gesetz fragt nicht nach dem effektivsten System, sondern ob es eine weniger eingreifende Methode gibt, dasselbe Ziel zu erreichen. Um betrügerisches Ein- und Ausstempeln zu verhindern, genügen aktualisierte QR-Codes, Standortverfolgung oder Netzwerkbeschränkungen, ohne biometrische Daten zu verarbeiten. Allein deren Existenz macht Biometrie unverhältnismäßig.
Die Falle des Missbrauchs von Zwecken
Viele Unternehmen haben bereits Zutrittskontrollsysteme zur Gebäudesicherheit installiert. Die Idee, diese Daten abzurufen, um Dienstpläne zu überprüfen, mag zwar kostengünstig erscheinen, ist aber illegal.
Die von einem Gerät erfassten Daten dürfen nur für die Zwecke verwendet werden, für die es installiert wurde. Die französische Datenschutzbehörde CNIL nennt ein konkretes Beispiel: Daten einer Zeiterfassungsanlage, die zur Kontrolle des Ein- und Ausgangs in einem Gebäude aus Sicherheitsgründen eingesetzt wird, dürfen nicht zur Überprüfung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern verwendet werden.
Wenn Sie beides tun möchten, müssen Sie dies von Anfang an offenlegen: zwei unterschiedliche Zwecke, jeweils dokumentiert, mit Informationen für die betroffenen Personen und den entsprechenden Aufbewahrungsfristen. Dies ist keine nachträgliche Formalität.
Weitere Garantien sind zu beachten
Drei Regeln vervollständigen den Rahmen und können vor der Unterzeichnung leicht überprüft werden.
Keine Erfassung interner Bewegungen. Das System ist nicht zur Zugangskontrolle innerhalb des Gebäudes geeignet. Die Installation mehrerer Lesegeräte auf jeder Etage zur Zeiterfassung fällt nicht in seinen Anwendungsbereich.
Freizügigkeit für Arbeitnehmervertreter. Das System darf weder ihre Bewegungsfreiheit bei der Ausübung ihres Mandats behindern, noch darf es dazu benutzt werden, die Einhaltung ihrer Delegationszeiten zu kontrollieren.
Beschränkter Zugang und eingeschränkte Route. Informationen dürfen nur autorisierten Mitarbeitern der jeweiligen Abteilungen, wie z. B. Personalabteilung und Sicherheitsabteilung, zugänglich sein und dürfen nur im erforderlichen Umfang für deren Aufgaben verwendet werden. Der Arbeitgeber muss IT-Zugriffskontrollen mit Verbindungsprotokollierung implementieren.
Diese letzte Anforderung ist an sich schon ein Kriterium für die Auswahl eines Tools: Ein System, in dem jeder die Ergebnisse aller anderen sehen kann, respektiert das Prinzip nicht.
Was eine Stechuhr nicht löst
Die Ausrüstung eignet sich gut für eine bestimmte Situation: Mitarbeiter kommen und gehen zu festgelegten Zeiten am selben Ort. Sobald man von diesem Rahmen abweicht, entstehen Lücken.
Telearbeit. Niemand darf vor dem Gerät vorbeigehen, und die Pflicht zur Überwachung bleibt bestehen. Ein zweites Gerät ist ohnehin erforderlich.
Baustellen und Baumaßnahmen. Der Standort ändert sich täglich, wodurch ein fest installiertes Gerät wirkungslos wird. Dies ist ein typisches Beispiel für ein Gebäude, wie in unserem Artikel über das [fehlende Information] beschrieben. CRM für die Bauindustrie.
Die Zeiteinteilung. Eine Stechuhr zeigt an, dass jemand acht Stunden anwesend war. Sie gibt weder den Kunden noch das jeweilige Geschäft an und ermöglicht daher keine Margenberechnung. Dieses Thema wird in unserem Artikel über die Stechuhr behandelt. Margenverfolgung pro Fall.
Die Abwesenheiten. Ein Tag ohne Zeiterfassung kann als genehmigter Urlaub, Krankheitsurlaub oder unentschuldigte Abwesenheit gewertet werden. Ohne ein Abwesenheitsmanagement-Modul werden alle drei gleich behandelt, was zu ungenauer Zeiterfassung führt und das in unserem Artikel beschriebene Problem verschärft.Fehlzeiten.
Was eine Zeiterfassungsuhr kostet
Die Preise variieren zwischen den Modellen und Händlern zu stark, als dass eine einzelne Zahl sinnvoll wäre, aber die Kostenstruktur ist stabil und darauf muss man sich einstellen.
Da ist zunächst die matériel Der Leser, die Abzeichen und deren Ersatz, da die Abzeichen regelmäßig verloren gehen. Als Nächstes kommt... Stromversorgung, Netzwerkanschluss, Reparatur, manchmal auch der Einsatz eines Elektrikers.
Zusätzlich, logicielDie Abrechnung erfolgt fast immer pro Nutzer und Monat, ohne die die gesammelten Ereignisse unbrauchbar bleiben. Wartung Ausrüstung und deren gegebenenfalls fälliger Austausch.
Der Posten, für den niemand budgetiert, ist der Konfiguration und UnterstützungDie Festlegung der Regeln, die Erklärung der Zeitpläne, die Schulung der Validatoren und die Bewältigung der in den ersten Wochen auftretenden Störungen stellen interne Arbeiten dar, die in keinem Angebot enthalten sind, aber dennoch über den Erfolg des Projekts entscheiden.
Sinnvoller Vergleichspunkt ist nicht der Preis des Geräts, sondern die Kosten dessen, was es ersetzt: die Stunden, die für die Rekonstruktion von Messwerten aufgewendet werden, die am Jahresende ausgehandelten Abweichungen bei den Zählerständen und die Stunden, die aufgrund mangelnder Rückverfolgbarkeit nicht abgerechnet werden.
Physische Zeiterfassung oder Software-Zeiterfassung?
Die Frage wird anhand von drei Kriterien entschieden, nicht anhand des Preises.
Wo arbeiten Ihre Teams?
Ein zentraler Standort, an dem alle morgens vorbeikommen, ist hardwaretechnisch sinnvoll. Bei verteilten, mobilen oder Remote-Teams ist dies jedoch nicht der Fall: Sie bezahlen für ein System, das nur einen Teil der Belegschaft abdeckt, und benötigen ein zweites System für den Rest.
Möchten Sie wissen, wofür die Zeit aufgewendet wurde?
In diesem Fall reicht ein Ausweislesegerät allein nicht aus. Sie benötigen ein Aufgabeneintrag nach Projekt oder nach Kunde, und es ist besser, wenn beides im selben Tool gespeichert ist, da die Mitarbeiter sonst doppelt Daten eingeben müssen.
Welchen Nachweisstandard benötigen Sie?
Zur Erfüllung der Zeiterfassungspflicht genügt eine vom Vorgesetzten bestätigte Erklärung. Um wiederkehrende Streitigkeiten über die geleisteten Arbeitsstunden beizulegen, ist ein Nachweis der physischen Anwesenheit hilfreich. Hierbei stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: eine Stempeluhr, ein vor Ort angebrachter QR-Code und eine Standortverifizierung.
Die drei Softwarealternativen
Der vor Ort angezeigte QR-Code
Am Eingang wird ein Code angezeigt, den Mitarbeiter mit ihren Smartphones scannen. Das System kombiniert die Einfachheit mobiler Technologie mit einem Anwesenheitsnachweis: Man muss vor dem Schild stehen, um es zu scannen. Der Code muss wiederverwendbar sein; andernfalls könnte ein an den Nutzer gesendetes Foto schnell die Runde machen.
Sein entscheidender Vorteil liegt in den Kosten: Es muss keine Ausrüstung installiert werden, pro Standort wird ein Blatt gedruckt, was es dort praktisch macht, wo ein Ausweislesegerät niemals rentabel wäre, insbesondere an temporären Standorten.
Positionssteuerung
Die Ortung wird nur akzeptiert, wenn sich das Telefon innerhalb eines definierten Radius um den angegebenen Standort befindet. Dies ist die optimale Lösung für mobile Teams und die einzige, die einen Anwesenheitsnachweis an einem sich täglich ändernden Ort liefert.
Es folgt dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Für ein Unternehmen mit nur einem Standort ist es schwer zu rechtfertigen, da eine andere Methode ausreichen würde. Bei Betrieben mit mehreren Standorten ist es jedoch die verhältnismäßigste Methode. Drei Vorsichtsmaßnahmen sind erforderlich: Der Standort darf nur zum Zeitpunkt des Ein- und Ausstempelns und niemals kontinuierlich erfasst werden; die Mitarbeiter müssen über den Zweck und die Aufbewahrungsfristen informiert werden; außerdem ist Rücksprache mit den Arbeitnehmervertretern zu halten.
Beschränkung der Netzwerkadresse
Die Zeiterfassung ist nur innerhalb des Firmennetzwerks möglich. Dies ist die diskreteste Lösung: keine Geräte, keine Standortdaten, keine Fotos. Sie eignet sich ideal für Unternehmen mit nur einem Standort und ist unwirksam, sobald Mobilität ins Spiel kommt.
Dies ist oft die beste Antwort auf das ursprüngliche Problem und wird am seltensten vorgeschlagen, weil sie sich nicht durchsetzt.
Installation einer Zeiterfassungsuhr: Schritte, die Sie nicht überspringen sollten
- Den Zweck schriftlich festlegen. Zeiterfassung, Zugriffssicherheit oder beides. Dieses Dokument legt dann fest, was Sie mit den Daten tun dürfen.
- Informieren und konsultieren Sie die Arbeitnehmervertreter. Dieser Schritt ist zwingend erforderlich und muss vor der Installation, nicht danach, durchgeführt werden.
- Informieren Sie die Mitarbeiter einzeln. des Zwecks, der erhobenen Daten, der Empfänger, der Aufbewahrungsfrist und ihrer Rechte.
- Registrieren Sie die Behandlung Verarbeitungstätigkeiten.
- Zugriff einschränken Der Zugang ist ausschließlich autorisiertem Personal vorbehalten, Konsultationen werden nachvollziehbar durchgeführt.
- Schreibe die Eingaberegeln auf Was tun wir bei einem Versäumnis, einer Verzögerung oder einem Eingriff, der außerhalb des Geländes begonnen wurde?
Der sechste Schritt ist derjenige, der technisch erfolgreiche Projekte zum Scheitern bringt. Ein System ohne Regularisierungsverfahren führt entweder zu stillschweigenden Korrekturen durch die Verantwortlichen, wodurch der Beweiswert verloren geht, oder zu falschen Zählerständen, die niemand mehr beachtet.
Die Praxis der Verwendung von aufsteckbaren Namensschildern und die wahren Gründe für ihren Rückgang.
Dies ist das Problem, das alle Gerätehersteller hervorheben, und es ist dasjenige, das die aufdringlichsten Geräte rechtfertigt. Es verdient, als das betrachtet zu werden, was es ist.
Ein Kollege, der für einen anderen einstempelt, handelt selten aus organisiertem Betrugsgrund. Meistens gleicht er damit ein ungeeignetes System aus: Der Mitarbeiter mit der Zeiterfassungskarte befindet sich am Empfang, während das Team über die Laderampe einfährt, die achtstündige Warteschlange verschwendet fünf Minuten, oder der Mitarbeiter beginnt seinen Arbeitstag beim Kunden, ohne das Büro zu passieren.
Der technische Reflex besteht darin, die Identifizierung zu verschärfen. Der effektive Reflex besteht darin, den Grund für die Umgehung des Systems zu beseitigen: das Zeigegerät näher an den tatsächlichen Eingangspunkt zu bringen, mehrere Geräte zu installieren oder auf eine Methode umzusteigen, die der Person statt der Tür folgt.
Schließlich gibt es ein einfaches Signal, das überwacht werden kann, und es kostet nichts: das Umfang der AnpassungenWenn die Anzahl der Fehlzeiten steigt, liegt das fast nie an disziplinarischen Gründen; es bedeutet vielmehr, dass das Zeiterfassungssystem die tatsächlich geleistete Arbeit nicht mehr korrekt widerspiegelt. Durch die monatliche Überwachung erhalten Sie frühzeitig Warnungen, bevor es zu Beschwerden kommt.
Was Ihnen das Punktesystem ermöglicht zu kontrollieren
Das Sammeln von Arbeitsstunden ist nur dann sinnvoll, wenn diese auch genutzt werden. Sobald die Daten verlässlich sind, ergeben sich vier Verwendungsmöglichkeiten, die jedoch nicht gleichwertig sind.
Das erste ist deklarativ Für jeden Mitarbeiter sind die erforderliche tägliche Zählung und die wöchentliche Zusammenfassung zu erstellen. Dies ist das Minimum und dient lediglich der Einhaltung der Vorschriften.
Das zweite ist das Einzelzähler Geschuldete Stunden, geleistete Stunden, Abweichungen. Wenn diese Daten für den Mitarbeiter sichtbar sind, lassen sich fast alle Streitigkeiten zum Jahresende vermeiden, da Abweichungen sofort erkannt werden. Wenn sie verborgen bleiben, ist die Genauigkeit gewährleistet.
Das dritte ist dasAbweichung zwischen geplantem und tatsächlichemDies entscheidet darüber, ob die Zeitpläne realistisch sind. Systematische Zeitüberschreitungen im selben Team sind kein Personalproblem, sondern ein Personalmangelproblem, wie in unserem Artikel zu diesem Thema erläutert wird. Teamplanung.
Das vierte ist das echte KostenUnd es ist das einzige System, das Einnahmen generiert. Es setzt voraus, dass die Arbeitsstunden einem Kunden oder einem Fall zugeordnet sind, was keine Zeiterfassungsmethode allein leisten kann. Dies ist die Grundlage der Berechnung, die in unserem Artikel über das System detailliert beschrieben wird. Stundensatzund es speist dann das HR-Dashboard.
Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf ihre Zeiterfassung
Ein Zeiterfassungssystem verarbeitet personenbezogene Daten, wodurch Rechte entstehen, die viele Arbeitgeber erst bei der ersten Auseinandersetzung feststellen.
Jeder Mitarbeiter kann Auskunft über seine eigenen Daten verlangen und eine Kopie erhalten. Konkret kann ein Mitarbeiter seine vollständige Zeiterfassungshistorie anfordern, und das Unternehmen muss diese zur Verfügung stellen können. Mitarbeiter können außerdem die Berichtigung fehlerhafter Daten beantragen, was die Notwendigkeit eines dokumentierten Berichtigungsverfahrens erneut unterstreicht.
Ein Punkt sollte vorab geklärt werden: Wurden die Stundenzettel korrigiert, kann die betroffene Person berechtigterweise Auskunft über den ursprünglichen Wert, den verwendeten Wert und die Person, die die Änderung vorgenommen hat, verlangen. Ein System, das die ursprünglichen Daten überschreibt, kann diese Informationen nicht bereitstellen, und diese Unfähigkeit schadet letztlich dem Arbeitgeber, da die Beweislast bezüglich der Arbeitszeiten bei ihm liegt.
Die praktische Regel lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Was den Mitarbeiter schützt, schützt auch das Unternehmen. Eine vollständige und nachvollziehbare Historie ist für beide Seiten gleichermaßen eine Garantie.
Der spezielle Fall mehrerer Standorte
Dies ist die Situation, in der sich die wirtschaftliche Gleichung am schnellsten verschiebt, und sie tritt häufig auf, sobald ein Unternehmen mehr als zehn Mitarbeiter hat.
Bei der Hardware benötigt jeder Standort ein eigenes Lesegerät, eine eigene Installation, einen eigenen Anschluss und eine eigene Wartung. Die Kosten steigen proportional zur Anzahl der Standorte, während der Personalaufwand pro Standort sinkt. Eine dreiköpfige Behörde wird die Kosten für ein einzelnes Gerät niemals decken können.
Bei temporären Standorten wird die Problematik komplexer: ein viermonatiges Bauprojekt, ein Pop-up-Shop, ein langfristiger Auftrag bei einem Kunden. Die Installation von Ausrüstung ist hier nicht sinnvoll, die buchhalterischen Anforderungen gelten aber dennoch.
Hier spielen deklarierte Lösungen ihre Stärken aus: Innerhalb weniger Minuten wird ein Standort mit Adresse und Radius erstellt, bleibt für die Dauer der Mission aktiv und wird anschließend archiviert. Die Grenzkosten für einen zusätzlichen Standort sind null. Bei Aktivitäten, die mehrere Standorte am selben Tag umfassen, geht die deklarierte Route noch einen Schritt weiter und generiert eine Zeit pro Kunde, die wir im Artikel zum Thema detailliert beschreiben. Arbeitszeitmanagement.
Und was, wenn man gar nichts braucht?
Dies ist eine Hypothese, die vor jeder Ausgabe ernsthaft geprüft werden muss, denn sie trifft häufiger zu, als man denken mag.
Wenn alle Ihre Mitarbeiter dem gleichen, veröffentlichten gemeinsamen Dienstplan folgen, ist eine individuelle tägliche Zeiterfassung nicht erforderlich. Ein aktueller Aushang und eine stabile Organisationsstruktur genügen, um die gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen.
Sind Ihre Teams klein und arbeiten sie regelmäßig, genügt auch ein monatlicher, von jedem Teammitglied bestätigter Stundenzettel, sofern dieser fortlaufend geführt und archiviert wird. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern der Zeitpunkt, an dem die Schwankungen der Arbeitszeiten manuelle Stundenzettel ungenau machen. Dieser Punkt tritt schnell ein, ist aber noch nicht für alle Unternehmen erreicht.
Die richtige Reihenfolge ist daher, mit der Buchhaltung zu beginnen, wobei das einfachste mögliche Instrument zum Einsatz kommt, und erst dann einen Nachweis hinzuzufügen, wenn ein tatsächlicher Bedarf entsteht: bei einer Streitigkeit, einer Prüfung oder einer Tätigkeit, bei der die Abrechnung nach dem Zeitaufwand erfolgt.
Wo positioniert sich Djaboo?
Djaboo verkauft keine Stempeluhren oder sonstige Hardware. Das Zeitmanagementmodul bietet die oben beschriebenen Softwarealternativen im selben Bereich wie Projekte, Angebote und Rechnungen.
Die Nachverfolgung erfolgt über die Benutzeroberfläche, entweder durch automatische Nachverfolgung oder durch... Scannen eines QR-Codes wird am Arbeitsplatz angezeigt. Zwei Bedienelemente können unabhängig voneinander aktiviert werden: das Einschränkung durch Netzwerkadresse, wodurch die Nachverfolgung auf die angegebenen Adressen beschränkt wird, und die PositionssteuerungDas System akzeptiert das Ein- und Ausstempeln nur, wenn sich der Mitarbeiter innerhalb des definierten Radius des registrierten Standorts befindet. Arbeitsplätze werden mit Adresse, Kontaktdaten und Radius angegeben und anschließend den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet.
Zusätzlich zur Zeiterfassung verwaltet das Modul Schichttypen mit Pausenzeiten und Verspätungstoleranz, Urlaub und Feiertage mit Validierung und Kalenderfunktion, Anpassungsanfragen, die den ursprünglichen Wert neben dem korrigierten Wert beibehalten, sowie die monatliche Periodensperrung. Erinnerungen zur Zeiterfassung und die automatische Beendigung der Schicht können aktiviert werden.
Was Djaboo nicht tutUnd es sei darauf hingewiesen: Es werden keine biometrischen Daten erfasst, keine Fotos beim Ein- und Ausstempeln gemacht, keine Standorte kontinuierlich verfolgt und keine Lohnabrechnungen durchgeführt. Das Modul generiert Zeit-, Abwesenheits- und Überstundenzähler, die zur Übermittlung an Lohnabrechnungssoftware oder eine Steuerberatungsgesellschaft bestimmt sind.
Für Organisationen, die ohne ein Hilfsmittel beginnen möchten, ein Stundenzettelvorlage verfügbar ist.
Fünf häufige Fehler
Einsatz von Biometrie zur Verbesserung der Zuverlässigkeit der Zeiterfassung. Dies ist die wirksamste Maßnahme gegen den missbräuchlichen Gebrauch von Ausweisen, und genau diese Maßnahme hält die CNIL für übertrieben.
Die bestehende Zugangskontrolle soll wiederverwendet werden. Ein zu Sicherheitszwecken installiertes Gerät darf nicht zur Überprüfung von Zeitplänen verwendet werden, es sei denn, dieser Zweck wurde von Anfang an angegeben.
Kaufen Sie die Materialien, bevor Sie die Regeln schreiben. Das Gerät legt weder die Verzögerungstoleranz noch den Umgang mit fehlenden Eingaben oder das Schicksal von Überläufen fest. Diese Einstellungen werden im Voraus bestimmt.
Vergessen Sie etwa die Hälfte der Belegschaft. Verkäufer, reisende Techniker und Telearbeiter werden niemals vor dem Leser vorbeigehen und unterliegen der gleichen Zählweise.
Planen Sie keine Regularisierung ein. Fehler werden vorkommen. Ohne ein dokumentiertes Verfahren werden sie hinter den Kulissen behoben, und damit geht auch der Beweiswert des Systems verloren.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Stechuhr in Frankreich Pflicht?
Nein. Die Verpflichtung bezieht sich auf die tägliche und wöchentliche Erfassung der Arbeitszeit, wenn die Mitarbeiter nicht dem gleichen veröffentlichten kollektiven Arbeitszeitplan folgen, und diese Erfassung kann auf beliebige Weise erfolgen.
Kann ein Fingerabdruck-Ausweisleser installiert werden?
Um den Zugang zu Sperrbereichen zu sichern, bleibt ein biometrisches System eine Möglichkeit. Die französische Datenschutzbehörde CNIL hält ein solches System jedoch für die Überwachung von Arbeitszeiten für übertrieben und dem Grundsatz der Datenminimierung widersprechend.
Kann ein Mitarbeiter das Ein- und Ausstempeln verweigern?
Ist die Maßnahme rechtmäßig und verhältnismäßig und wurden im Vorfeld Informationen und Konsultationen durchgeführt, wird sie zur Standardarbeitsweise. Umgekehrt deutet eine weitverbreitete Ablehnung fast immer auf eine schlecht erklärte oder für die eigentliche Arbeit ungeeignete Maßnahme hin, und die Reaktion ist dann organisatorischer Natur, bevor disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden.
Wie lange werden die Ergebnisse aufbewahrt?
Die zur Erfassung der Arbeitszeit verwendeten Unterlagen müssen der Arbeitsaufsichtsbehörde ein Jahr lang oder, falls die Arbeitszeit gesetzlich geregelt ist, für den entsprechenden Bezugszeitraum zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt werden. entwickelte sich über mehr als ein JahrZugriffskontrolldaten, die einem anderen Zweck dienen, haben eine kürzere Gültigkeitsdauer.
Reicht eine mobile App aus?
Es erfüllt die Pflicht zur Erfassung der Anwesenheit. Um auch einen Anwesenheitsnachweis zu erbringen, muss dieser durch eine Verifizierung ergänzt werden: ein vor Ort angezeigter QR-Code, der Standort zum Zeitpunkt des Eincheckens oder eine Netzwerkbeschränkung.
Benötigen wir für jeden Standort einen Zeiterfassungsbediener?
Mit Hardware ist das zwar möglich, doch ab zwei oder drei Standorten wird die Rechnung schnell ungünstig. Genau hier erweisen sich QR-Codes oder Standortverfolgung als praktischer, da sie standortspezifisch ohne Installation aktiviert werden können.
Was man sich merken sollte
Die Zeiterfassung ist in einem bestimmten Fall ein gutes Werkzeug: ein einzelner Standort, zu überwachende Zeitpläne, Teams, die denselben Ort regelmäßig passieren. Außerhalb dieses Anwendungsfalls weist sie zu viele Lücken auf, um eine umfassende Lösung zu bieten.
Zwei Regeln genügen, um einige Angebote vom Markt auszuschließen. Biometrische Daten und systematische Fotografie, die zur Zugangskontrolle zulässig sind, gelten zur Arbeitszeitüberwachung als übertrieben. Und ein für Sicherheitszwecke installiertes System darf nicht zur Arbeitszeiterfassung umfunktioniert werden.
Bis 2026 wird die eigentliche Frage nicht mehr lauten: „Welche Zeiterfassungsuhr soll ich kaufen?“, sondern: „Welches Nachweismittel ist meiner Situation angemessen?“ Für viele Unternehmen liegt die Antwort nicht in irgendeiner Hardware.
