Lieferschein: Wer ohne Prüfung unterschreibt, akzeptiert die Abweichung von 2026.

Ein Fahrer liefert Pakete ab, jemand unterschreibt, ohne hinzusehen, und Wochen später beanstandet ein Kunde eine Menge, die niemand mehr beweisen kann.

Was ein Lieferschein ist und was er nicht ist

Ein Lieferschein ist das Dokument, das die Ware physisch begleitet, sobald sie vom Verkäufer an den Käufer übergeht. Er beschreibt keine Absicht, sondern einen Sachverhalt: was sich tatsächlich im LKW, im Paket oder auf der Palette befindet, wenn die Ware entgegengenommen wird. Diese Präzision beeinflusst maßgeblich, wie der Lieferschein gelesen und ausgefüllt wird.

Dieses Dokument stellt kein Verkaufsversprechen dar; es legt weder einen Preis fest noch verpflichtet es zu einer Zahlung. Es ist auch keine Zahlungsaufforderung: Es erhebt keine Forderung, sondern dokumentiert lediglich die Fakten. Sein einziger Zweck ist es, zu einem bestimmten Zeitpunkt festzuhalten, was physisch an jemanden geliefert wurde, in welcher Menge und in welchem ​​Zustand. Alle weiteren Angaben – Preis, Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum – sind in anderen Dokumenten geregelt.

Viele Geschäftsführer von Kleinst- und Kleinunternehmen betrachten den Lieferschein lediglich als logistische Formalität, ein schnell unterschriebenes Stück Papier, um den Fahrer weiterfahren zu lassen. Genau diese Herangehensweise ist problematisch, denn das Dokument hat einen weitaus größeren rechtlichen und praktischen Wert, als es zunächst scheint. Es ist oft der einzige handfeste Beweis dafür, dass eine Warenübergabe stattgefunden hat und deren genauen Inhalt an diesem bestimmten Tag spezifiziert.

Sie unterscheiden es von der Bestellung und der Rechnung.

Drei Dokumente begleiten einen Warenverkauf, und die Verwechslung ihrer Funktionen führt immer wieder zu Streitigkeiten, die schließlich die Buchhaltung erreichen. Die Bestellung wird erstellt, bevor es zum Kauf kommt: Sie dokumentiert die Kaufabsicht und legt die gewünschten Mengen und vereinbarten Konditionen fest. Der Lieferschein wird erstellt, sobald die Ware den Besitzer wechselt. Die Rechnung hingegen wird im Nachhinein erstellt, um die Zahlung für die gelieferte Ware anzufordern. Der Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung Dies sollte von vornherein klargestellt werden, da die beiden Dokumente häufig sowohl von Vertriebs- als auch von Buchhaltungsteams verwechselt werden.

Die nachfolgende Tabelle fasst die drei Zeitpunkte und die rechtlichen Verpflichtungen jedes Dokuments sowie die Beweismöglichkeiten im Streitfall zusammen.

Diese Unterscheidung ist nicht rein theoretischer Natur. Eine Bestellung über einhundert Einheiten garantiert nicht die Lieferung von einhundert Einheiten, und eine Rechnung über einhundert Einheiten beweist nicht deren Empfang. Nur der Lieferschein kann diesen Punkt endgültig klären, vorausgesetzt, er wurde korrekt ausgefüllt und unterschrieben.

Die drei Phasen eines Verkaufsprozesses: Bestellung, Lieferung, Rechnungsstellung und was jede Phase beinhaltet.

Ein tatsächlicher Verkauf ist niemals ein einzelnes Ereignis; er vollzieht sich in drei separaten Schritten, die an unterschiedlichen Tagen stattfinden, manchmal mit mehreren Wochen Abstand. Jeder dieser Schritte erzeugt ein eigenes Dokument mit eigenen Zahlen, und es ist nicht erforderlich, dass diese drei Zahlen während des gesamten Prozesses identisch sind.

Der erste Moment ist die Bestellung. Ein Unternehmen, das regelmäßig Waren von seinen Lieferanten erhält, weiß, dass die angeforderte Menge auf einer Bestellung Lieferantenbestellung Der Endpreis kann sich zwischen Bestätigung und Versand je nach Lagerbestand des Lieferanten oder Produktionsvorlaufzeiten ändern. Daher ist dieser erste Wert nur eine Schätzung und keine Garantie.

Der zweite Zeitpunkt ist die Lieferung selbst, die je nach den Umständen mehrere Tage nach der Bestellung erfolgen kann. Lieferzeit Die Zustellung wird vom Lieferanten oder Spediteur bekanntgegeben. Genau in diesem Moment, und zu keinem anderen, erhält der Lieferschein seine volle Bedeutung: Er dokumentiert zu einem bestimmten Datum, was physisch geliefert wurde.

Der dritte Schritt ist die Rechnungsstellung. Hierbei kann der Rechnungsbetrag von den beiden vorherigen abweichen, wenn der Verkäufer die ursprünglich bestellte Leistung anstatt der tatsächlich gelieferten Leistung in Rechnung stellt. Diese Praxis, die häufig vorkommt, wenn der Lieferschein vor der Rechnungsstellung nicht geprüft wird, erklärt einen Großteil der Meinungsverschiedenheiten über den Rechnungsbetrag. Manche Unternehmen formalisieren diesen letzten Schritt sogar mit einem... Versandrechnung deutlich unterscheiden, um den Akt des Versands klar vom Akt der Zahlungsanforderung zu trennen.

Das Problem liegt daher nie in einem einzelnen Dokument, das isoliert betrachtet wird. Eine fehlerhaft ausgefüllte Bestellung führt nicht zu einem Streit, solange sie nicht mit der gelieferten Ware verglichen wird. Eine fehlerhafte Rechnung führt nicht zu Unstimmigkeiten, solange der Kunde sie nicht mit dem von ihm unterzeichneten Lieferschein vergleicht. Es ist die Diskrepanz zwischen diesen drei Dokumenten – und nicht eines davon für sich –, die eine routinemäßige Geschäftstransaktion in eine Auseinandersetzung verwandelt.

Diese Informationen müssen auf dem Lieferschein angegeben werden.

Ein unvollständiger Lieferschein verliert einen Großteil seines Nutzens, da es unmöglich wird, den Liefergegenstand genau zu rekonstruieren, wenn Informationen fehlen. Bestimmte Details sind unerlässlich, damit das Dokument im Falle einer späteren Streitigkeit als Beweismittel dienen kann.

Manche dieser Details mögen im Alltag unbedeutend erscheinen, bis sie eines Tages genau das sind, was auf dem Lieferschein fehlt und einen Streitfall hätte klären können. Die Chargennummer beispielsweise ist nutzlos, solange kein Produkt zurückgerufen wird, wird aber unerlässlich, sobald ein Kunde einen Mangel an einem verderblichen Artikel oder einem Artikel mit eingeschränkter Garantie meldet.

Warum die Unterschrift bei der Lieferung niemals eine bloße Formalität ist

Die Unterzeichnung eines Lieferscheins ist kein einfacher Verwaltungsakt, wie etwa die Empfangsbestätigung eines Briefes. Sie markiert den genauen Zeitpunkt, an dem die rechtliche Verantwortung für die Ware auf den Empfänger übergeht. Vor der Unterzeichnung trägt der Versender oder Spediteur die Verantwortung für jegliche Beschädigung, Verlust oder Fehlmenge. Nach der Unterzeichnung geht diese Verantwortung auf den Unterzeichner über, es sei denn, dieser hat vorab einen Vorbehalt vermerkt.

Dieser stillschweigende Vorgang wird von der Person, die die Ware täglich entgegennimmt – oft einem Lagerarbeiter oder einem Angestellten, der vom Fahrer in Eile abgeholt wird – selten verstanden. Die Unterschrift, ohne die Kartons zu öffnen, die Artikel zu zählen und den Zustand der Ware zu prüfen, kommt einer unwissentlichen Annahme von möglicherweise fehlenden oder beschädigten Artikeln gleich. Der Kunde kann dies dann gegenüber dem Verkäufer nicht mehr beanstanden, da seine Unterschrift den einwandfreien Erhalt der Ware bestätigt.

Umgekehrt beraubt sich ein Verkäufer, der keine Lieferscheine unterschreiben lässt, wichtiger Beweismittel. Wenn ein Kunde den Erhalt einer Bestellung bestreitet oder die Zahlung einer Rechnung mit der Begründung verweigert, ein Teil der Ware sei nie angekommen, fehlt dem Verkäufer ohne einen unterschriebenen Lieferschein eine stichhaltige Argumentation. Kein Gericht und kein Schlichter kann allein aufgrund einer Rechnung zu seinen Gunsten entscheiden, da diese lediglich einen Zahlungsanspruch, nicht aber die tatsächliche Lieferung belegt.

Die einzig wirklich vertretbare Vorgehensweise, in beide Richtungen des Warenflusses, besteht darin, den Inhalt vor der Unterzeichnung zu prüfen und diese Prüfung zu dokumentieren. Öffnen Sie die Pakete, zählen Sie die Einheiten, vergleichen Sie sie mit dem Bestellformular, notieren Sie etwaige Abweichungen und unterschreiben Sie erst dann in voller Kenntnis der Sachlage: Dieses einfache Vorgehen vermeidet nahezu alle Unstimmigkeiten, die später bei der Bezahlung auftreten.

Was passiert bei einer Teillieferung?

Teillieferungen sind für Unternehmen, die den Warenfluss steuern, keine Seltenheit. Ein Artikel kann beim Lieferanten nicht vorrätig sein, eine Palette während des Transports beschädigt worden sein oder ein Kommissionierungsfehler dazu geführt haben, dass ein Teil der Bestellung im Ursprungslager verblieben ist. In all diesen Fällen muss der Lieferschein den tatsächlichen Sachverhalt genau wiedergeben, nicht die ursprüngliche Planung.

Der erste sinnvolle Schritt besteht darin, die bestellte Menge Zeile für Zeile von der tatsächlich gelieferten Menge zu unterscheiden. Wurden beispielsweise zehn Einheiten eines bestimmten Artikels bestellt, befinden sich aber nur sieben im LKW, sollte der Lieferschein sieben ausweisen und die Abweichung klar benennen, anstatt einfach die Zahl aus dem Bestellformular zu übernehmen. Dieses sorgfältige Vorgehen verhindert, dass auf einer späteren Rechnung die Zahlung für drei nie gelieferte Einheiten gefordert wird.

Im zweiten Schritt sollte, wenn möglich, die Ursache der Abweichung direkt im Dokument vermerkt werden: Fehlbestand, beschädigter Artikel vor dem Versand aussortiert, Kommissionierungsfehler oder Ersatz durch einen gleichwertigen Artikel. Diese Angabe, die nur wenige Sekunden in Anspruch nimmt, vermeidet viel längere E-Mail-Wechsel und Telefonate einige Wochen später, wenn sich niemand mehr genau an den Vorfall erinnern kann.

Der dritte, oft übersehene Schritt besteht darin, klar anzugeben, ob die restlichen Artikel später geliefert oder storniert werden. Ohne diese Klarstellung weiß der Käufer nicht, ob er auf eine zweite Lieferung warten oder die ursprüngliche Bestellung für den fehlenden Teil als abgeschlossen betrachten soll. Diese Unklarheit führt häufig zu Streitigkeiten bei der Rechnungsstellung.

Abgleich von Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen: Wo verbergen sich die Diskrepanzen?

Der Abgleich der drei Verkaufsbelege ist keine einfache Buchhaltungsaufgabe; er zeigt, ob eine Transaktion planmäßig verlaufen ist oder ob zwischen Bestellung und Zahlung eine Diskrepanz aufgetreten ist. Diese Prüfung besteht darin, die drei Zahlen zu vergleichen, die jeweils einer Artikelnummer zugeordnet sind: die bestellte Menge, die gelieferte Menge und die in Rechnung gestellte Menge.

Bei einer reibungslosen Transaktion sind diese drei Beträge für jede Position identisch. Das Problem entsteht, wenn einer der drei Beträge abweicht, ohne dass dies vor Rechnungsstellung bemerkt wird. Beispielsweise führt eine Bestellung von 50 Einheiten, von denen aufgrund einer Teillieferung nur 45 geliefert werden, aber 50 in Rechnung gestellt werden, weil die Buchhaltung die Bestellung bearbeitet hat, ohne den Lieferschein zu prüfen, zu einer fehlerhaften Rechnung, die der Kunde berechtigterweise beanstanden wird.

Diese Art von Diskrepanz bleibt so lange unsichtbar, wie niemand die Dokumente aktiv vergleicht. Sie ist weder auf der Bestellung allein, die lediglich die ursprüngliche Absicht widerspiegelt, noch auf der Rechnung allein, die nur die tatsächliche Bestellung darstellt, erkennbar. Sie wird erst sichtbar, wenn die drei Dokumente Zeile für Zeile und Bezug für Bezug nebeneinandergelegt werden.

Diese Überprüfungspraxis sollte zur Regel und nicht zur Ausnahme werden. Erst auf eine Kundenbeschwerde zu warten, bevor man prüft, ist, als würde man ein Symptom erst dann behandeln, wenn es bereits Zeit gekostet, zu angespannten Diskussionen geführt und unter Umständen eine Rechnung zur Stornierung und Neuausstellung gezwungen hat. Die Prüfung vor Rechnungsstellung hingegen ermöglicht es, den korrekten Betrag direkt in Rechnung zu stellen, ohne ihn später noch einmal überprüfen zu müssen.

Lieferung ohne unterschriebenen Lieferschein: etwas, das sich im Nachhinein nicht mehr beweisen lässt.

Die Lieferung von Waren ohne unterschriebenen Lieferschein oder dessen anschließenden Verlust bringt den Verkäufer in eine prekäre Lage, die ihm oft erst im Streitfall bewusst wird. Ohne dieses Dokument gibt es keinen handfesten Beweis dafür, dass die Waren tatsächlich geliefert wurden, in welcher Menge und in welchem ​​Zustand.

Wenn ein Kunde behauptet, einen Teil seiner Bestellung nie erhalten zu haben und die Rechnung nicht bezahlt, hat der Verkäufer keine Handhabe. Er kann zwar die Bestellbestätigung vorlegen, diese beweist aber lediglich die Kaufabsicht, nicht die tatsächliche Lieferung. Auch die Rechnung belegt nur die Zahlungsforderung. Nur ein unterschriebener Lieferschein kann den Fall klären, indem er bestätigt, dass der Kunde das Paket persönlich entgegengenommen und den Inhalt geprüft hat.

Diese Situation wird noch komplizierter, wenn die Lieferung einem externen Transportunternehmen anvertraut wurde. Ohne einen vom Endempfänger unterzeichneten Lieferschein kann der Verkäufer im Falle von Verlust oder Beschädigung keine wirksamen Maßnahmen gegen das Transportunternehmen ergreifen, da weder der genaue Zeitpunkt des Warenübergangs noch der Zustand der Ware zu diesem Zeitpunkt dokumentiert sind.

Umgekehrt verändert ein unterschriebener Lieferschein, selbst ein kurzer, die Beweislage grundlegend. Er ermöglicht es, mit Gewissheit festzustellen, dass eine bestimmte Person an einem bestimmten Datum eine exakte Menge an Artikeln ohne jegliche Vorbehalte erhalten hat. Diese einfache Unterschrift genügt, um die Diskussion zu beenden, bevor sie überhaupt eskaliert.

Lieferschein und Packliste: zwei Dokumente, zwei Rollen

Lieferschein und Packliste werden oft derselben Sendung beigefügt, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Eine Verwechslung führt zu Fehlverwendung beider Dokumente. Der Lieferschein beantwortet die geschäftliche Frage: Welche Mengen welcher Artikel wurden an welchen Kunden geliefert? Die Packliste hingegen beantwortet eine andere logistische Frage: Wie wurde die Ware für den Transport verpackt?

Eine Packliste enthält Angaben zur Anzahl der Pakete, deren Abmessungen, Gewicht und manchmal auch deren Volumen – Informationen, die auf einem Lieferschein überflüssig sind, aber für die Organisation des Transports, die Berechnung der Versandkosten oder die Überprüfung, ob Pakete an der Laderampe zurückgelassen wurden, unerlässlich sind. Sie kann auch eine von der Rechnungsadresse abweichende Lieferadresse enthalten, was üblich ist, wenn ein Kunde Lieferungen an einen anderen Ort als seinen Firmensitz erhält.

Für ein Unternehmen, das mehrere Lager oder Lagerstandorte verwaltet, ist die Konsistenz zwischen diesen Dokumenten und den Bestandsverwaltung Dies wird besonders wichtig. Ein Lieferschein, der die aus einem Lager entnommenen Mengen ausweist, muss exakt mit den aus dem verfügbaren Bestand entnommenen Mengen übereinstimmen, da sonst die in den Tracking-Tools angezeigten Bestände von der tatsächlichen Lagerhaltung abweichen.

Die Verwendung beider Dokumente zusammen, anstatt sich für eines oder das andere zu entscheiden, ermöglicht es Ihnen, sowohl die kommerziellen als auch die logistischen Aspekte einer Sendung abzudecken, ohne Informationen, die nicht dazu gehören, auf dem Lieferschein angeben zu müssen.

Lieferschein in Papierform oder elektronisch

Die Wahl zwischen einem papierbasierten und einem elektronischen Lieferschein ist nicht nur eine Frage der praktischen Präferenz; sie hat direkte Auswirkungen auf die Möglichkeit, das Dokument mehrere Monate nach dem Versand wiederzufinden und als Beweismittel zu verwenden.

Papier behält seinen Vorteil in Situationen, in denen der Zugang zu digitalen Werkzeugen schwierig ist, beispielsweise an abgelegenen Laderampen oder bei Spediteuren, die noch keine elektronischen Signatursysteme eingeführt haben. Allerdings erfordert es eine strikte Ablage, da ein verloren gegangener Papierlieferschein im Streitfall einem nie existierenden Lieferschein gleichkommt.

Das elektronische Format reduziert dieses Risiko erheblich, vorausgesetzt, die Unterschrift des Empfängers wird korrekt erfasst und einem nachprüfbaren Datum zugeordnet. Ein nicht unterschriebenes elektronisches Dokument ist nicht wertvoller als ein nicht unterschriebenes Papierdokument: Das Format kann die Prüfung und Bestätigung durch den Empfänger nach Erhalt niemals ersetzen.

Wie viele Exemplare und für wen?

Ein Lieferschein ist nur dann nützlich, wenn er ordnungsgemäß zwischen den an der Transaktion beteiligten Parteien zirkuliert. Wird lediglich ein Exemplar ausgestellt, das entweder nur vom Verkäufer oder nur vom Kunden aufbewahrt wird, entzieht dies der anderen Partei im Falle einer späteren Streitigkeit jeglichen Beweis.

Am sichersten ist es, bei der Lieferung mindestens zwei identische Exemplare anzufertigen. Das erste Exemplar verbleibt beim Empfänger, der es zur Überprüfung der später zugestellten Rechnung verwenden kann. Das zweite Exemplar geht, vom Empfänger unterschrieben, an den Verkäufer zurück, damit dieser die Lieferung nachweisen kann, falls der Kunde den Warenerhalt später beanstandet.

Wenn ein Transportunternehmen zwischen Verkäufer und Endkunde involviert ist, kann eine dritte Ausfertigung des Lieferscheins hilfreich sein. Diese Ausfertigung dient dem Transportunternehmen als Nachweis dafür, dass die Ware dem Empfänger unter den vereinbarten Bedingungen zugestellt wurde. Diese Vorsichtsmaßnahme schützt das Transportunternehmen vor möglichen Ansprüchen wegen Verlusten nach der Zustellung, die außerhalb seines Verantwortungsbereichs liegen würden.

In jedem Fall muss die vom Verkäufer aufbewahrte Kopie so abgelegt werden, dass sie schnell wiedergefunden und eindeutig mit der ursprünglichen Bestellung und der dazugehörigen Rechnung verknüpft werden kann. Ein Lieferschein, der in einem Stapel unabgelegter Dokumente verloren geht, verliert einen Großteil seines praktischen Wertes, selbst wenn er zum Zeitpunkt der Lieferung korrekt ausgefüllt und unterschrieben wurde.

Ein konkretes Beispiel: die Rückverfolgung einer Lieferabweichung zu ihrer Ursache

Betrachten wir eine Bestellung von sieben verschiedenen Artikeln, die ein Kunde bei einem Lieferanten für Fachbedarf aufgegeben hat. Die folgende Tabelle zeigt einen Auszug aus dem zugehörigen Lieferschein, Zeile für Zeile, mit der bestellten Menge, der tatsächlich gelieferten Menge und der Differenz zwischen beiden.

Von den sieben Zeilen stimmen fünf exakt zwischen bestellter und gelieferter Menge überein, was bei einer reibungslos funktionierenden Lieferkette der häufigste Fall ist. Zwei Zeilen weisen eine tatsächliche Abweichung auf, deren Ursache jeweils direkt auf dem Lieferschein vermerkt wurde.

Bei REF-103 lag die Ursache in einem teilweisen Lagerengpass beim Lieferanten: Sechs Einheiten waren zum Versandzeitpunkt schlichtweg nicht verfügbar. Dieser Hinweis wurde vor der Unterzeichnung auf dem Lieferschein vermerkt, sodass der Kunde sofort weiß, dass ihm diese sechs Einheiten nicht berechnet werden und er entweder auf die Nachlieferung warten oder diesen Teil seiner Bestellung stornieren kann.

Bei REF-106 liegt ein anderer Grund vor: Ein Karton wurde bei der Vorversandkontrolle als beschädigt befunden und entsorgt, anstatt ihn in diesem Zustand zu versenden. Diese Entscheidung des Verkäufers, die den Versand eines defekten Produkts vermeiden sollte, muss dennoch auf dem Lieferschein vermerkt werden; andernfalls könnte der Kunde berechtigterweise die fehlende Menge beanstanden.

In beiden Fällen blieb die Abweichung nicht unbemerkt, da sie rechtzeitig und am richtigen Ort vermerkt wurde, bevor das Dokument unterschrieben und abgelegt wurde. Diese sorgfältige Vorgehensweise, die bei jeder Lieferung wiederholt wird, verhindert, dass kleinere Abweichungen bei der Rechnungsstellung zu kostspieligen Streitigkeiten führen.

Häufige Fehler und wie man sie korrigiert

Bestimmte Fehler in Lieferscheinen treten branchenübergreifend in verschiedenen Unternehmen auf. Ihre Identifizierung ermöglicht die Umsetzung einfacher, langfristiger Korrekturmaßnahmen, ohne dass komplexe Tools oder umständliche Verfahren erforderlich sind.

Jeder dieser Fehler lässt sich durch eine bestimmte Gewohnheit und nicht durch hohe Investitionen beheben. Das Einholen einer Unterschrift ohne Überprüfung kann vermieden werden, indem man sich systematisch ein paar Minuten Zeit nimmt, die Pakete zu öffnen und zu zählen, bevor man unterschreibt – selbst wenn der Fahrer in Eile zu sein scheint. Jedes Unternehmen, das schon einmal eine Auseinandersetzung über eine Lieferung ohne ordnungsgemäße Dokumentation erlebt hat, weiß, wie wertvoll diese wenigen Minuten sind.

Die Diskrepanz zwischen der in Rechnung gestellten und der gelieferten Menge kann durch die Einführung einer einfachen Regel im Rechnungsteam behoben werden: Es sollte niemals eine Rechnung ausgestellt werden, ohne vorher den entsprechenden Lieferschein eingesehen zu haben, auch wenn dies die Bearbeitung der Rechnungen etwas verlangsamt. Fehler im Bestellformular die häufigsten, die oft in dieser Phase auftreten.

Der fehlende Lieferschein wird durch systematisches Abheften nach Rücksendung des unterschriebenen Exemplars behoben, anstatt durch verzögertes Sortieren, wodurch Dokumente verloren gehen könnten. Die unerklärliche Abweichung lässt sich durch einfache Schulung des Empfangspersonals lösen, stets einen Grund – sei er auch noch so kurz – zu vermerken, wenn eine Zahl von der Bestellung abweicht. Das Problem der zu spät gemeldeten beschädigten Pakete wird behoben, indem alle daran erinnert werden, dass Vorbehalte vor der Unterschrift und niemals danach vermerkt werden müssen. Die Verwechslung der beiden Dokumente wird durch die endgültige Klarstellung beseitigt, dass das eine einen geschäftlichen und das andere einen logistischen Sachverhalt betrifft.

Wie Djaboo Lieferscheine verwaltet

In Djaboo ist ein Lieferschein mit einem Lager und einem Kunden verknüpft. Er enthält Lieferdatum, Adresse, Beschreibung und einen Status, der den Fortschritt verfolgt, und kann mit der resultierenden Rechnung verknüpft werden. Jede Zeile des Lieferscheins enthält Artikelnummer, Menge, Preis und, bei entsprechenden Produkten, Chargennummer und Verfallsdatum. Dem Lieferschein kann eine Packliste beigefügt werden, die Abmessungen, Gewicht und Volumen des Pakets, eine separate Rechnungs- und Lieferadresse sowie den Status „Versandbereit“, „Versendet“ oder „Zugestellt“ angibt.

Es ist wichtig, dies klarzustellen: Djaboo gleicht die bestellte, die gelieferte und die in Rechnung gestellte Menge nicht automatisch ab. Jede dieser drei Angaben wird in einem separaten Dokument erfasst, und der Vergleich muss manuell, Zeile für Zeile, von der für die Auftragsverfolgung zuständigen Person durchgeführt werden.

Konkret bedeutet dies, die Originalbestellung und den zugehörigen Lieferschein nebeneinander zu öffnen, die Mengen Artikel für Artikel zu vergleichen und etwaige Abweichungen direkt in der entsprechenden Zeile zu vermerken, bevor der Lieferschein unterschrieben wird. Diese Prüfung dauert, selbst bei manueller Durchführung, nur wenige Minuten, wenn sie zur Routine wird.

Im letzten Schritt wird nur die tatsächlich gelieferte Ware in Rechnung gestellt, nicht die ursprünglich bestellte. Weist der Lieferschein eine Abweichung von der Bestellung auf, muss diese Abweichung auch in der Rechnung vermerkt werden; andernfalls zahlt der Kunde für eine Menge, die er nie erhalten hat. Dieses einfache Verfahren, das bei jeder Bestellung wiederholt wird, beugt den üblicherweise bei der Bezahlung auftretenden Unstimmigkeiten vor.

Das Problem ist niemals in einem einzelnen Dokument verborgen, das isoliert betrachtet wird; es liegt in der Lücke zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung verborgen, einer Lücke, die unsichtbar bleibt, solange sich niemand die Zeit nimmt, die drei Zahlen Zeile für Zeile zu vergleichen.

Wer einen Lieferschein unterschreibt, ohne dessen Inhalt zu prüfen, akzeptiert stillschweigend alle darin enthaltenen Unstimmigkeiten, sei es eine fehlende Menge, ein beschädigter Artikel oder eine ohne Benachrichtigung ausgetauschte Artikelnummer: Sobald die Unterschrift geleistet ist, ist ein Zurück nicht mehr möglich.

Dieses Dokument ist Teil einer vollständigen Kette, die im Artikel über die Auftragsverfolgung.

Un Vorlage für einen Lieferschein Das ausfüllfertige Formular steht zum Download bereit.