Die Visitenkarte löst ein konkretes Problem: den Mitarbeiter, der sein eigenes Geld vorschießt, um eine berufliche Ausgabe zu bezahlen, und manchmal mehrere Wochen auf die Erstattung warten muss.
Was ist der eigentliche Zweck einer Visitenkarte und welches Problem löst sie?
Wenn ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise geht, bezahlt er seine Zugfahrkarte, das Hotelzimmer und die Geschäftsessen selbst. Damit stellt er seinem Arbeitgeber quasi einen Vorschuss auf private Mittel zur Verfügung. Das ist keine Metapher: Rechtlich gesehen leistet der Mitarbeiter einen Vorschuss an das Unternehmen, auch wenn dies nicht formell dokumentiert ist. Er erhält dieses Geld erst nach Abschluss einer bestimmten Aufgabe zurück. SpesenabrechnungDie Ausgabe wurde von der Führungsebene genehmigt, buchhalterisch bearbeitet und schließlich überwiesen. Die Zeitspanne zwischen Ausgabeneingang und Erstattung kann drei Wochen überschreiten, manchmal sogar länger.
Diese Diskrepanz belastet die persönlichen Finanzen der Angestellten. Für Berufsanfänger oder Personen ohne finanzielle Rücklagen bedeutet die monatliche Auszahlung mehrerer hundert Euro einen erheblichen finanziellen Druck. Studien von Branchenexperten zeigen, dass Dutzende Prozent der Führungskräfte, die regelmäßig Spesenabrechnungen einreichen, bereits finanzielle Schwierigkeiten im Zusammenhang mit diesen Vorschüssen hatten; einige gingen sogar so weit, ihr Konto zu überziehen. Dies ist kein theoretisches Risiko, sondern eine Frage der Mitarbeitergewinnung, -bindung und des Wohlbefindens am Arbeitsplatz.
Die Visitenkarte, auch Firmenkarte genannt, löst dieses Problem an der Wurzel. Sie wird auf den Namen des Unternehmens ausgestellt, einem bestimmten Mitarbeiter ausgehändigt und die Kosten werden direkt vom Firmenkonto abgebucht. Der Karteninhaber zahlt nichts aus eigener Tasche, stellt keine Ansprüche und erwartet nichts. Die Ausgaben werden dem Firmenbudget sofort nach Entstehung belastet.
Neben dem Komfort für die Mitarbeiter bietet die Firmenkarte dem Unternehmen einen strukturellen Vorteil: Transparenz. Jede Transaktion wird mit einem Zeitstempel versehen und nach Händler, Betrag und Kategorie identifiziert. Finanzabteilungen können nahezu in Echtzeit einsehen, wofür die Teams ihr Geld ausgeben, anstatt die Beträge erst einmal im Monat auf einem Kontoauszug oder bei einem Anstieg der Spesenabrechnungen zu entdecken. Diese Echtzeit-Überwachung ist besonders nützlich für Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig reisen oder hohe Ausgaben haben.
Eine klare Einschränkung muss jedoch von vornherein klargestellt werden: Die Visitenkarte löst das Problem der Finanzierung der Ausgaben, nicht aber das deren Rechtfertigung. Die Zahlung mit einer Visitenkarte entbindet Sie nicht von der Pflicht, entsprechende Belege vorzulegen. Dieser Punkt ist grundlegend und wird im weiteren Verlauf dieses Artikels ausführlich erläutert.
Die vier Formeln im Vergleich
Bevor man eine Visitenkarte einsetzt, ist es wichtig zu verstehen, dass verschiedene Strukturen unter Bezeichnungen existieren, die mitunter verwechselt werden. Hier sind die vier unterschiedlichen Formeln, ihre Funktionsweise und ihre praktischen Auswirkungen.
| Menüangebote | Wer stellt die Mittel bereit? | Wer trägt das finanzielle Risiko? | Sichtbarkeit für das Unternehmen | Administrative Verantwortung |
|---|---|---|---|---|
| Visitenkarte auf Firmenkonto (Firmenkarte) | Das Unternehmen, direkt zum Zeitpunkt der Ausgaben | Das Unternehmen (sofortige oder verzögerte Belastung des eigenen Kontos) | Hoch: Transaktionen sind in Echtzeit im Unternehmensauszug sichtbar. | Mittel: Abgleich erforderlich, Belege müssen gesammelt werden |
| Erstattung über die private Kreditkarte (Standard-Spesenabrechnung) | Der Mitarbeiter, unter Verwendung seiner eigenen persönlichen Mittel | Der Arbeitnehmer während der Rückzahlungsperiode | Niedrig bis zur Einreichung der Notiz; dann Gesamtbetrag nach Validierung | Hohes Niveau: Dateneingabe, Validierung, Verifizierung, Rückerstattungsüberweisung |
| Wiederaufladbare Prepaid-Karte | Das Unternehmen zum Zeitpunkt der Aufladung | Beschränkt auf das Guthaben, kein Dispokredit möglich | Durchschnitt: sichtbar zum Zeitpunkt der Aufladung und für jede Transaktion | Mittel: Mit einer Verwaltung der Nachbelastung ist zu rechnen, entsprechende Belege sind erforderlich. |
| Virtuelle Einwegkarte | Das Unternehmen, auf dem Hedge-Konto | Beschränkt auf die Obergrenze, die bei der Erstellung der Karte festgelegt wurde. | Hohe Stufe: Jede virtuelle Karte wird für einen bestimmten Kauf oder Lieferanten erstellt. | Geringe Nutzung, erfordert jedoch einen organisierten Kartenerstellungsprozess |
Die Visitenkarte eines Firmenkontos (Firmenkarte)
Dies ist die strengste Methode im wahrsten Sinne des Wortes. Die Karte wird auf den Namen des Unternehmens ausgestellt und einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet. Die Abbuchung erfolgt vom Firmenkonto, niemals vom Privatkonto des Mitarbeiters. Der Karteninhaber nutzt die Karte zur Bezahlung von Geschäftsausgaben, ohne einen einzigen Euro im Voraus bezahlen zu müssen. Nach Erhalt der Karte werden alle Transaktionen im Firmenkontoauszug erfasst. Diese Methode erfordert ein hohes Maß an Vertrauen in den Karteninhaber und klare Nutzungsrichtlinien, da die Überprüfung erst nach Entstehung der Ausgabe erfolgt.
Die persönliche Karte wird erstattet.
Bei dieser Vorgehensweise nutzt der Mitarbeiter seine eigene Bankkarte (manchmal auch als Debitkarte bezeichnet, die mit einem Privatkonto verknüpft ist), bezahlt den Betrag im Voraus und reicht anschließend einen Spesenbericht ein. Das Unternehmen prüft, genehmigt und erstattet die Ausgaben. Die endgültige Abbuchung erfolgt auf dem Privatkonto des Mitarbeiters zum im Kartenvertrag festgelegten Datum. Das Unternehmen ist bestrebt, die Erstattung vor diesem Datum vorzunehmen, kann dies jedoch nicht immer garantieren. Diese Variante ist von den vier Optionen mit dem höchsten Verwaltungsaufwand verbunden.
Die wiederaufladbare Prepaid-Karte
Das Unternehmen stattet ein spezielles Konto mit einem festgelegten Budget aus und stellt dem Mitarbeiter eine physische oder digitale Karte zur Verfügung, die er nutzt, bis das Guthaben aufgebraucht ist. Kontoüberziehungen sind nicht möglich: Sobald das Guthaben null erreicht, wird die Karte gesperrt. Dieses System eignet sich gut für Teams mit einem diskreten und planbaren Budget oder für Mitarbeiter, die nur gelegentlich Ausgaben haben. Der größte Nachteil ist die Verwaltung von Aufladungen: Ist das Guthaben zum falschen Zeitpunkt aufgebraucht, hat der Mitarbeiter kein Zahlungsmittel mehr, was zu Umwegen führen kann.
Die virtuelle Einwegkarte
Dies ist eine Kartennummer, die auf Anfrage für einen bestimmten Kauf oder einen bestimmten Lieferanten generiert wird, mit einem festgelegten Limit und einem Gültigkeitsdauer Zeitlich begrenztes Angebot. Nach dem Kauf oder Ablauf des Gültigkeitsdatums wird die Nummer automatisch deaktiviert. Diese Option eignet sich ideal für Online-Käufe, Software-Abonnements und Hosting-Reservierungen auf bestimmten Plattformen. Sie bietet das geringste Risiko für das Unternehmen, da die Haftung auf diesen einen Kauf beschränkt ist. Allerdings ist dafür eine Organisation erforderlich, die diese Karten bei Bedarf erstellen und verwalten kann.
Was die Karte nicht löst
Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die Zahlung mit Visitenkarte den Vorgang so sehr vereinfacht, dass die Begründung der Ausgaben zu einer nebensächlichen oder gar optionalen Formalität wird. Dies ist ein Fehler mit potenziell schwerwiegenden Folgen.
Der Kontoauszug belegt, dass eine Zahlung geleistet wurde, an welchem Datum und in welcher Höhe. Er gibt jedoch keine Auskunft über die genaue Art der Ausgabe, ihren geschäftlichen Zweck, die beteiligten Personen oder den geltenden Mehrwertsteuersatz. Diese Informationen sind aber entscheidend für die Feststellung der Abzugsfähigkeit der Ausgabe und die Rückerstattung der Mehrwertsteuer.
Die Finanzbehörden und die URSSAF (französische Sozialversicherungsanstalt) verlangen grundsätzlich Belege, die den geschäftlichen Charakter der Transaktion nachweisen, unabhängig davon, ob die Zahlung per Karte, Überweisung oder bar erfolgt. Für ein Geschäftsessen reicht die Quittung allein nicht aus: Sie muss die Anwesenden und den beruflichen Zweck des Treffens ausweisen. Bei einem Einkauf bei einem Lieferanten muss die Rechnung auf den Namen des Unternehmens ausgestellt sein und alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten.
Ein Kauf mit der Visitenkarte ohne ordnungsgemäße Belege gilt als unberechtigte Ausgabe. Im Falle einer Betriebsprüfung kann diese Ausgabe dem steuerpflichtigen Einkommen hinzugerechnet werden, wodurch dem Unternehmen der Ausgabenabzug entgeht und die entsprechende Mehrwertsteuer nicht abzugsfähig ist. Handelt es sich um eine private Ausgabe, die nicht innerhalb der vorgegebenen Frist korrigiert wird, kann sie als geldwerter Vorteil umklassifiziert werden und ist somit sozialversicherungspflichtig.
Ein weiterer, oft unterschätzter Aspekt: Die Visitenkarte beseitigt nicht die KilometergeldMitarbeiter, die ihr privates Fahrzeug für Dienstreisen nutzen, müssen ihre gefahrenen Kilometer weiterhin gemäß den offiziellen Tarifen angeben. Die Karte kann nicht zur Bezahlung von Kilometern verwendet werden, die mit dem privaten Pkw zurückgelegt wurden. Diese Art von Ausgaben wird weiterhin über die übliche Spesenabrechnung abgewickelt, unabhängig von der Komplexität des eingesetzten Kartensystems.
Letztendlich löst die Karte keine internen Organisationsprobleme. Ein Unternehmen, das seine Ausgabenrichtlinien nicht schriftlich festgelegt hat, keine systematischen Belege anfordert und Kontoauszüge nicht regelmäßig prüft, wird von einer Firmenkarte keinen wirklichen Nutzen haben. Es hat lediglich eine weitere Zahlungsmethode zu einem ohnehin schon unzureichenden Prozess hinzugefügt.
Verantwortung: Wer ist wofür verantwortlich?
Die Visitenkarte begründet eine Dreiecksbeziehung: zwischen dem ausstellenden Institut, dem Unternehmen und dem Karteninhaber. Diese drei Parteien haben nicht dieselben Verantwortlichkeiten und sind nicht auf dieselbe Weise miteinander verbunden.
Die Beziehung zwischen dem Unternehmen und der ausstellenden Institution
Das Unternehmen ist als Vertragsinhaber für alle mit der Karte getätigten Transaktionen verantwortlich, auch für die seiner Mitarbeiter. Überschreitet ein Karteninhaber sein Ausgabenlimit oder tätigt er eine unautorisierte Transaktion, wendet sich das Unternehmen an die ausstellende Bank. Diese kennt die internen Richtlinien des Unternehmens nicht und verarbeitet Transaktionen lediglich innerhalb der vertraglich vereinbarten Grenzen.
Diese Darstellung verdeutlicht, warum es so wichtig ist, die Obergrenzen und Beschränkungen von Anfang an richtig festzulegen: Es ist der einzige Hebel, den das Unternehmen im vorgelagerten Bereich hat, um sein Risiko gegenüber dem Emittenten zu begrenzen.
Die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Inhaber
Der Karteninhaber ist ein Mitarbeiter, dem das Unternehmen ein firmeneigenes Zahlungsmittel anvertraut. Nutzt er dieses privat, haftet er gegenüber dem Arbeitgeber. Dies kann zu einer Rückforderung, disziplinarischen Maßnahmen oder, in schwerwiegendsten oder wiederholten Fällen, sogar zu einem Strafverfahren wegen groben Fehlverhaltens führen. Die Grenze zwischen stillschweigend geduldetem und strafbarem Missbrauch hängt ausschließlich von den Bedingungen der Karteninhabervereinbarung ab.
Mangels einer unterzeichneten Satzung befindet sich das Unternehmen in einer rechtlich heiklen Lage, wenn es um die Ahndung von Missbrauch geht: Der Nutzer kann stets argumentieren, nicht über die genauen Beschränkungen informiert worden zu sein. Die Satzung ist das zentrale Dokument, das die Verantwortung des Nutzers festlegt.
Der Fall von externem Betrug
Wird die Karte kompromittiert, kopiert oder von Dritten missbräuchlich verwendet, richtet sich die Haftung nach dem Vertrag mit dem ausstellenden Institut. Schnelles Handeln ist entscheidend: Je früher die Karte gesperrt wird, desto geringer ist das Risiko für das Unternehmen. Die Richtlinien müssen das Vorgehen des Karteninhabers bei Verlust, Diebstahl oder Betrugsverdacht klar beschreiben.
Warum die unterzeichnete Charta das zentrale Dokument ist
Die Benutzercharta bildet die Grundlage des gesamten Systems. Ohne sie sind die Nutzungsregeln nicht durchsetzbar. Mit der Unterzeichnung bestätigt der Karteninhaber, die Bedingungen, Ausgabenlimits, zulässigen Ausgaben und die Folgen des Missbrauchs gelesen und verstanden zu haben. Sie schützt das Unternehmen bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen und erleichtert die Rechtfertigung des Systems bei Betriebs- oder Steuerprüfungen. Die Unterschrift des Karteninhabers vor Kartenausstellung ist bindend.
Die Nutzungsrichtlinien: eine Vorlage für eine Klausel-für-Klausel-Zusammenfassung
Hier finden Sie eine beispielhafte, detaillierte Zusammenfassung der einzelnen Klauseln, die jedes Unternehmen an seine spezifische Situation, seine Geschäftstätigkeit und seine internen Abläufe anpassen sollte. Diese Vorlage hat keine Rechtskraft: Sie muss von einem qualifizierten Juristen erstellt oder geprüft werden.
1. Zweck und Anwendungsbereich
Diese Klausel definiert den Zweck der Charta (Regelung der Nutzung der bereitgestellten Visitenkarte), nennt das ausstellende Unternehmen und den Karteninhaber. Sie legt fest, dass die Karte Eigentum des Unternehmens ist und nur vorübergehend und ausschließlich für berufliche Zwecke zur Verfügung gestellt wird. Außerdem gibt sie das Datum des Inkrafttretens und den geplanten Überarbeitungstermin des Dokuments an.
2. Umfang der genehmigten Ausgaben
Diese Klausel listet die Ausgabenkategorien auf, die der Karteninhaber mit der Karte bezahlen darf: Transport (Zug, Flugzeug, Taxi, Mietwagen, Parkgebühren, Mautgebühren), Unterkunft, Geschäftsessen, Anschaffung von Verbrauchsmaterialien und Kleingeräten sowie Abonnements für professionelle Dienstleistungen. Die Liste sollte so umfassend wie möglich sein, um Unklarheiten zu vermeiden. Sie kann, sofern die Kartenlösung dies zulässt, auch autorisierte Lieferanten oder Händlerkategorien spezifizieren.
3. Streng verbotene Ausgaben
Diese Klausel listet auf, was unter keinen Umständen mit Karte bezahlt werden darf: private Einkäufe jeglicher Art, alkoholische Getränke (außer bei streng reglementierten Geschäftsessen), Spiele und Wetten sowie Einkäufe im Auftrag Dritter, die nicht mit der Geschäftstätigkeit in Verbindung stehen. Sie legt außerdem fest, ob Bargeldabhebungen zulässig oder unter welchen Bedingungen erlaubt sind. Bargeldabhebungen werden generell nicht empfohlen, da sie schwer zu begründen sind: Ohne Rechnung kann der geschäftliche Zweck der Bargeldnutzung nicht nachgewiesen werden.
4. Limit pro Transaktion und pro Periode
Diese Klausel legt den Höchstbetrag pro Transaktion, das monatliche Gesamtlimit und gegebenenfalls Limits pro Ausgabenkategorie fest. Sie bestimmt, dass jede Überschreitung eines solchen Limits einer vorherigen schriftlichen Genehmigung durch den zuständigen Vorgesetzten bedarf. Außerdem beschreibt sie das Verfahren zur Meldung eines begründeten, einmaligen Bedarfs an einer Überschreitung.
5. Pflicht zur Vorlage von Belegen und Frist
Dies ist eine der wichtigsten Klauseln aus steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Sicht. Sie verpflichtet den Karteninhaber, den Originalbeleg für jede Kartenzahlung aufzubewahren und innerhalb einer bestimmten Frist einzureichen. Diese Frist muss in den Richtlinien ausdrücklich angegeben werden, beispielsweise einige Werktage nach der Transaktion. Die Richtlinien legen das erwartete Format (Rechnung, detaillierte Quittung, Lieferschein) und die Übermittlungsmethode fest. Sie weisen außerdem darauf hin, dass der Kontoauszug nicht als gültiger Zahlungsnachweis gilt.
6. Vorgehen bei Verlust oder Diebstahl
Diese Klausel beschreibt die Schritte, die der Karteninhaber im Falle von Verlust oder Diebstahl unverzüglich unternehmen muss: Er muss sich umgehend mit der Stornierungsabteilung des ausstellenden Instituts in Verbindung setzen, gleichzeitig die Buchhaltung oder den Verwaltungsleiter des Unternehmens informieren und die Stornierung schriftlich bestätigen. Sie enthält die Notfallnummern und die Fristen für die Durchführung der Stornierung.
7. Vorgehen bei versehentlichen persönlichen Ausgaben
Diese Klausel regelt den Fall, dass private Ausgaben versehentlich mit der Firmenkarte bezahlt werden. Sie schreibt die sofortige Meldung an die Buchhaltung vor und verlangt die Erstattung durch den Karteninhaber innerhalb kurzer Zeit, in der Regel vor Ende der laufenden Gehaltsabrechnung. Die Klausel legt die Erstattungsmethode und die erforderlichen Belege zur Korrektur des Buchungsvorgangs fest.
8. Abzüge und Rückerstattungen bei Nichteinhaltung
Diese Klausel beschreibt das Verfahren zur Einziehung von Beträgen, die der Inhaber im Falle ungenehmigter und ungeklärter Ausgaben schuldet: Gehaltsabzüge im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen, freiwillige Erstattung oder Einziehungsverfahren. Sie legt außerdem fest, dass nicht erstattete und ungerechtfertigte Beträge als Sachleistungen umgebucht werden können.
9. Rückgabe der Karte bei Ausscheiden des Mitarbeiters
Diese Klausel schreibt die sofortige Rückgabe der Karte bei Beendigung des Arbeitsvertrags vor, unabhängig vom Grund (Kündigung, Entlassung, Ende der Probezeit, Ruhestand oder einvernehmliche Beendigung). Sie legt fest, dass die Karte mit der Mitteilung des Ausscheidens deaktiviert wird und der Karteninhaber sie ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verwenden darf. Außerdem regelt sie die Rückgabebedingungen im Falle einer Vertragsunterbrechung (längere Krankheit, Elternzeit).
10. Sanktionen bei Nichteinhaltung
Diese Klausel bekräftigt, dass ein Verstoß gegen die genannten Regeln ein Fehlverhalten darstellt, das disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen kann. Der Schweregrad dieser Maßnahmen hängt von Art, Häufigkeit und Umfang der Verstöße ab. Sie legt fest, dass die schwerwiegendsten Verstöße, insbesondere wiederholter betrügerischer Gebrauch oder die Veruntreuung erheblicher Summen, als grobes Fehlverhalten eingestuft werden können.
Die zu konfigurierenden Grenzwerte und Kontrollmöglichkeiten
Moderne Visitenkartentechnologie ermöglicht einen Grad an Personalisierung, den herkömmliche Bankkarten nicht boten. Die richtige Nutzung dieser Personalisierungsmöglichkeiten ist ein ebenso wirksames Instrument zur Risikoprävention wie die Versicherungspolice selbst.
Das monatliche Gesamtlimit
Dies ist das bekannteste Ausgabenlimit. Es legt die maximalen Gesamtausgaben fest, die ein Mitarbeiter innerhalb eines Kalendermonats tätigen darf. Es muss auf das individuelle Profil des Mitarbeiters zugeschnitten sein: Ein Außendienstmitarbeiter, der mehrmals wöchentlich unterwegs ist, hat ganz andere Bedürfnisse als ein Marketingmanager, der nur einmal im Quartal reist. Ein einheitliches Limit für alle Mitarbeiter ist oft ungeeignet und führt je nach individuellem Profil entweder zu unnötigen Einschränkungen oder zu einem zu hohen Ausgabenrisiko.
Das Limit pro Transaktion
Diese Einstellung legt den Höchstbetrag für eine einzelne Transaktion fest. Sie ist besonders nützlich, um ungewöhnliche Käufe zu verhindern: Eine Transaktion von mehreren Tausend Euro mit einer Karte, deren Inhaber nicht zu solch hohen Beträgen berechtigt ist, sollte standardmäßig eine Warnung auslösen oder gesperrt werden. Das Transaktionslimit gilt zusätzlich zum monatlichen Limit.
Das Limit pro Händlerkategorie
Manche Lösungen ermöglichen es, Zahlungen auf bestimmte Händlerkategorien zu beschränken, die durch Händlerkategoriecodes (MCCs) definiert sind. Konkret bedeutet das, dass Zahlungen in Hotels, Bahnhöfen und Restaurants autorisiert werden können, während Einkäufe in Bekleidungsgeschäften, Juweliergeschäften oder Tankstellen automatisch gesperrt werden, falls der Mitarbeiter kein Firmenfahrzeug besitzt. Diese detaillierte Steuerung ist einer der strukturellen Vorteile von Firmenkarten gegenüber herkömmlichen Bankkarten.
Die Sperrung von Bargeldabhebungen
Bargeldabhebungen sind steuerlich am schwierigsten zu begründen. Anders als bei Zahlungen im Geschäft gibt es keinen Beleg, der die Verwendung des abgehobenen Bargelds belegt. Es empfiehlt sich daher, diese Funktion standardmäßig zu deaktivieren und sie nur auf ausdrücklichen Wunsch und für klar definierte Zwecke zu aktivieren (z. B. in Regionen ohne Kartenzahlungsinfrastruktur).
Zahlungen ins Ausland blockieren
Wenn der Karteninhaber voraussichtlich nicht außerhalb der Eurozone reist, verringert die Sperrung von Auslandszahlungen das Risiko im Falle eines Kartenmissbrauchs erheblich. Für Mitarbeiter, die regelmäßig international reisen, kann diese Einstellung nur während der jeweiligen Geschäftsreisen aktiviert und anschließend wieder deaktiviert werden.
Echtzeitwarnungen
Viele moderne Lösungen ermöglichen die Konfiguration automatischer Benachrichtigungen: Warnungen bei Transaktionen über einem bestimmten Betrag, im Falle einer Ablehnung und wenn die erforderlichen Belege nicht innerhalb der vorgegebenen Frist eingereicht werden. Diese Benachrichtigungen ermöglichen ein schnelles Eingreifen bei Unregelmäßigkeiten, ohne auf den Monatsabschluss warten zu müssen.
Warum eine zu niedrige Obergrenze zu Behelfslösungen führt
Ein häufiger Fehler ist die Festlegung sehr niedriger Ausgabenlimits zur Risikominimierung, ohne die tatsächlichen Ausgaben des Karteninhabers zu berücksichtigen. Vertriebsmitarbeiter, deren Limit regelmäßig nicht ausreicht, werden Umgehungslösungen entwickeln: Sie bezahlen einen Teil der Rechnung mit der Firmenkarte und den Rest mit ihrer privaten Karte zur Erstattung, teilen eine Rechnung in mehrere Transaktionen auf oder bitten einen Kollegen, mit seiner eigenen Karte zu bezahlen. Diese Umgehungslösungen führen genau zu den Problemen hinsichtlich Nachverfolgbarkeit und Kontrolle, die das Limit eigentlich verhindern sollte. Die korrekte Festlegung von Limits basiert auf einer Analyse der tatsächlichen Ausgaben anhand des individuellen Profils, nicht auf theoretischer Vorsicht, die von der Realität abgekoppelt ist.
Bilanzielle Behandlung
Zahlungen mit Firmenkarten erzeugen spezifische Buchungsprozesse, die genau verstanden werden müssen, um Erfassungsfehler und Näherungen zu vermeiden, die die Buchhaltung schwächen.
Erfassung der Ausgaben
Jede Zahlung mit der Firmenkarte erzeugt einen Buchungssatz: Das dem Ausgabentyp entsprechende Aufwandskonto (z. B. Transport, Unterkunft, Verpflegung, Material) wird belastet und das Firmenbankkonto gutgeschrieben. Dieser Buchungssatz muss am Zahlungstag und nicht am Abrechnungsdatum erstellt werden. Bei Kartenzahlungen mit verzögerter Abbuchung erfolgt die tatsächliche Gutschrift auf das Bankkonto erst später, die Ausgabe wird jedoch sofort nach Transaktionsabschluss als Buchungssatz erfasst.
Die Rolle des Spannungsberichts
Bei häufigen Kartenzahlungen und wenn die Belege nicht immer sofort eintreffen, nutzen Unternehmen oft ein Zwischenkonto. Transaktionen werden auf diesem Konto erfasst, sobald sie auf dem Kontoauszug erscheinen, und anschließend dem korrekten Aufwandskonto zugeordnet, sobald die erforderlichen Belege vorliegen. Dieses System verhindert Verzögerungen in der Buchhaltung durch das Warten auf Dokumente und ermöglicht die einfache Nachverfolgung fehlender Belege: Alle Beträge, die sich am Ende der Abrechnungsperiode noch auf dem Zwischenkonto befinden, müssen beglichen werden.
Abstimmung von Kontoauszügen und Ausgaben
Die Abstimmung umfasst die Überprüfung, ob jeder Posten auf dem Kontoauszug einer erfassten Ausgabe, den dazugehörigen Belegen und der Buchungskategorie entspricht. Dieser Prozess ähnelt der herkömmlichen Bankabstimmung, wird jedoch auf Geschäftskarten angewendet. Er ermöglicht die Erkennung von Unregelmäßigkeiten: unberechtigte Transaktionen, nicht deklarierte private Ausgaben, doppelte Einträge und abweichende Beträge. Je häufiger diese Abstimmung durchgeführt wird (idealerweise kontinuierlich oder mindestens wöchentlich), desto einfacher und schneller lassen sich Korrekturen vornehmen.
Die Bearbeitung einer irrtümlich bezahlten persönlichen Ausgabe
Hat ein Karteninhaber eine private Ausgabe mit seiner Firmenkarte bezahlt, muss die Transaktion in der Buchhaltung des Unternehmens erfasst werden. Die Transaktion erscheint auf dem Kontoauszug und muss verbucht werden. Sie wird einem Drittkonto im Namen des Karteninhabers belastet (z. B. einem Gesellschafterkonto für Führungskräfte oder einem Debitorenkonto für Angestellte). Anschließend erstattet der Karteninhaber dem Unternehmen den Betrag, wodurch die Buchung ausgeglichen wird. Erfolgt die Erstattung nicht innerhalb einer angemessenen Frist, kann die Ausgabe als geldwerter Vorteil umklassifiziert werden, was entsprechende Sozialversicherungs- und Steuerpflichten nach sich zieht.
MwSt
Die Zahlungsmethode ist steuerneutral: Die Zahlung mit der Firmenkarte begründet keine zusätzlichen Vorsteuerabzugsrechte und befreit nicht von der Pflicht zur Begründung.
Um die Mehrwertsteuer für betriebliche Ausgaben zurückzufordern, benötigt das Unternehmen eine Rechnung, die den im französischen Steuergesetzbuch vorgeschriebenen Pflichtangaben entspricht. Diese Angaben umfassen insbesondere die vollständige Identität des Lieferanten (Name oder Firmenname, Adresse, SIREN-Nummer), die Identität des Kunden mit seiner SIREN-Nummer, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, eine genaue Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, die Mengen, den Einzelpreis ohne Mehrwertsteuer, den geltenden Mehrwertsteuersatz und -betrag sowie die Gesamtsummen inklusive und ohne Mehrwertsteuer.
Ein Bankkartenbeleg enthält keine dieser Angaben. Er belegt lediglich die erfolgte Zahlung, nicht mehr. Ein Kontoauszug ist ebenso wenig gültig. Nur eine vom Lieferanten ausgestellte Rechnung auf den Namen des Unternehmens berechtigt dieses zum Steuerabzug.
Bei Einkäufen mit geringem Betrag (die Grenze ist in den geltenden Steuervorschriften festgelegt; den aktuellen Wert entnehmen Sie bitte dem BOFiP) kann eine Quittung mit den wichtigsten Angaben als vereinfachter Kaufnachweis akzeptiert werden. Oberhalb dieser Grenze ist ausnahmslos eine Rechnung mit Firmennamen erforderlich.
Diese Regel gilt auch für Käufe mit einer virtuellen Karte. Die Tatsache, dass es sich um eine digitale Karte handelt, spielt dabei keine Rolle: Als Kaufnachweis für Steuerzwecke dient die aus dem Kundenbereich des Anbieters heruntergeladene PDF-Rechnung, nicht die per E-Mail erhaltene Zahlungsbestätigung.
Beachten Sie einen häufigen Sonderfall: Online-Abonnements mit Abrechnung aus dem Ausland. Je nach Sitz des Anbieters und Art der Dienstleistung kann die geltende Mehrwertsteuerregelung variieren. Für Käufe im Ausland, ob innerhalb oder außerhalb der EU, gelten spezielle Verfahren zur Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer. Die Zahlung mit Firmenkarte ändert nichts an diesen Verfahren; sie dokumentiert sie lediglich, vereinfacht sie aber nicht.
Die wahren Kosten einer Visitenkarte
Die Kosten einer Visitenkarte beschränken sich nicht auf die jährliche Kartengebühr. Eine ehrliche Kostenanalyse muss alle Kostenfaktoren berücksichtigen, sowohl die sichtbaren als auch die unsichtbaren.
Zu vergleichende Kostenpositionen
- Die von der ausstellenden Institution erhobene jährliche oder monatliche Gebühr.
- Gebühren für den Währungsumtausch bei Transaktionen in Fremdwährung, oft als Prozentsatz des umgerechneten Betrags angegeben.
- Gebühren für Bargeldabhebungen, falls diese Funktion aktiviert ist
- Die Kosten für die Ausstellung und Verwaltung virtueller Karten können je nach Angebot kostenlos oder kostenpflichtig sein.
- Gebühren im Zusammenhang mit Transaktionen außerhalb der Eurozone (Wechselkursgebühren und gegebenenfalls eine feste Gebühr pro Transaktion)
- Die Kosten für den administrativen Bearbeitungsaufwand – Abgleich, Beschaffung von Belegen, Nachverfolgung, Buchungssätze – werden oft unterschätzt, da sie in den Gehältern der ausführenden Mitarbeiter enthalten sind.
- Die Kosten für Stornierung oder Ersatz im Falle von Verlust oder Diebstahl
- Die potenziellen Kosten einer mit der Karte verbundenen Ausgabenmanagement-Softwarelösung
Vergleichstabelle auszufüllen
| Kostenposition | Angebot A | Angebot B | Angebot C |
|---|---|---|---|
| Jährliche Mitgliedsgebühr per Karte | |||
| Wechselgebühren (% pro Transaktion) | |||
| Gebühren für Bargeldabhebungen | |||
| Gebühren für die Ausstellung virtueller Karten | |||
| Gebühren außerhalb der Eurozone pro Transaktion | |||
| Monatliche Kosten der zugehörigen Softwarelösung | |||
| Geschätzter Verwaltungsaufwand pro Monat (in Stunden) | |||
| Geschätzte monatliche Gesamtkosten |
Die richtige Wahl besteht nicht darin, die günstigste Karte auszuwählen, sondern diejenige mit den überschaubarsten Gesamtkosten, einschließlich des Verwaltungsaufwands. Eine Karte mit niedriger Jahresgebühr, die jedoch monatlich stundenlange manuelle Abstimmung erfordert, kann letztendlich teurer sein als eine umfassendere Lösung, die einen Teil der Verarbeitung automatisiert.
Wenn eine Visitenkarte nicht die richtige Antwort ist
Die Firmenkarte wird oft als Universallösung dargestellt. Das ist sie nicht. Es gibt verschiedene Gründe, sie nicht oder nicht für alle Mitarbeiter einzusetzen.
Sehr wenig Reise
Wenn ein Mitarbeiter nur zwei- oder dreimal im Jahr reist, ist der Verwaltungsaufwand für die Verwaltung einer Kreditkarte (Einrichtung, Richtlinien, Nachverfolgung, Abrechnung) unverhältnismäßig hoch. Die herkömmliche Spesenabrechnung ist für eine so geringe Reisefrequenz völlig ausreichend, sofern die Abrechnung schnell erfolgt. Allen Mitarbeitern wahllos eine Kreditkarte auszustellen, ist ein häufiger Fehler in Unternehmen.
Die Ausgaben konzentrierten sich auf einen einzigen Lieferanten
Wenn die meisten Ausgaben einer Abteilung oder eines Teams bei ein oder zwei Lieferanten anfallen, mit denen das Unternehmen regelmäßig zusammenarbeitet, kann ein offenes Konto oder eine direkte periodische Rechnungsstellung eine einfachere und kostengünstigere Lösung sein. Eine Visitenkarte ist besonders dann sinnvoll, wenn die Ausgaben vielfältig sind, es viele Lieferanten gibt und der Bedarf unvorhersehbar ist. Sie ist weniger nützlich, wenn der Lieferant eine monatliche Rechnung ausstellt, die das Unternehmen per Banküberweisung begleicht.
Team ohne Autonomie der Verpflichtung
Eine Firmenkreditkarte basiert auf dem Vertrauen, dass der Karteninhaber Ausgaben innerhalb vorgegebener Richtlinien autorisiert. Wenn der interne Prozess für jede Ausgabe, unabhängig von deren Art, eine vorherige Genehmigung erfordert, verliert die Karte einen Großteil ihres Nutzens. Sie ist nur dann wirklich sinnvoll, wenn der Karteninhaber innerhalb der vertraglichen Bestimmungen und Ausgabenobergrenzen tatsächlich über die Autorisierung von Ausgaben im Zusammenhang mit seinen täglichen Geschäftsaktivitäten entscheiden kann.
Häufige Fehler
Unternehmen, die Visitenkarten ohne strukturierten Prozess einführen, machen regelmäßig dieselben Fehler. Wenn sie diese Fehler erkennen, können sie ihnen vorbeugen.
Die Charta wurde nie verfasst.
Das ist der häufigste Fehler. Das Unternehmen gibt Karten aus und verteilt sie an die Mitarbeiter, ohne jedoch die Nutzungsregeln festzulegen. Alles basiert auf mündlichen Anweisungen, impliziten Gewohnheiten und ungeschriebenem Vertrauen. Solange alles reibungslos läuft, bleibt das Problem unbemerkt. Bei der ersten schwerwiegenden Abweichung macht die fehlende schriftliche Dokumentation jegliche Sanktionen problematisch und jede Rechtfertigung im Falle einer Prüfung extrem schwierig.
Die Belege wurden nie angefordert.
Manche Unternehmen führen Firmenkarten ein, in der Annahme, dadurch den Bedarf an Belegen zu eliminieren. Sie verzichten daher auf Quittungen und betrachten den monatlichen Kontoauszug als ausreichend. Das Problem entsteht jedoch erst bei einer Steuer- oder Sozialversicherungsprüfung, wenn die Behörden die Belege verlangen und niemand diese vorlegen kann. Die Zahlung mit Firmenkarten ohne Belegsammlung führt zu einer versteckten Dokumentationsschuld, die sich Monat für Monat anhäuft.
Die Karte bleibt auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aktiv.
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Seine Karte hätte am Austrittstag gesperrt werden müssen. Allerdings hat niemand daran gedacht, die Kartenabteilung zu informieren, oder die Deaktivierung erfolgt nicht automatisch. Die Karte bleibt wochen- oder sogar monatelang aktiv. Nutzt der Karteninhaber sie nach seinem Ausscheiden, werden die Transaktionen über das Firmenkonto abgewickelt. Dies birgt für das Unternehmen das Risiko direkter Verluste und rechtlicher Komplikationen.
Persönliche Ausgaben werden toleriert und dann am Ende des Jahres abgerechnet.
Manche Finanzabteilungen haben die Praxis entwickelt, kleinere private Ausgaben auf Firmenkarten zu tolerieren, in der Annahme, dass diese beim Jahresabschluss beglichen werden. Dieses Vorgehen ist aus mehreren Gründen riskant: Die Beträge summieren sich und werden immer schwieriger zu identifizieren und abzustimmen, die Verzögerung bei der Erstattung kann eine Umklassifizierung als geldwerter Vorteil zur Folge haben, und Mitarbeiter, die sich an diese Toleranz gewöhnt haben, verlieren mit der Zeit den klaren Unterschied zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben aus den Augen.
Eine Decke für ganz unterschiedliche Profile
Die Festlegung eines einheitlichen monatlichen Limits für alle Carrier, ohne deren Missionen und tatsächlichen Bedarf zu berücksichtigen, hat zwei negative Folgen gleichzeitig. Carrier, deren Bedarf das Limit übersteigt, suchen nach Umgehungslösungen, was zu unkontrollierten Datenströmen führt. Carrier, deren Bedarf unter dem Limit liegt, verfügen über einen Puffer, den sie normalerweise nicht nutzen, der aber ein unnötiges Risiko darstellt. Eine profilbasierte Konfiguration ist, auch wenn sie anfänglich einen gewissen Aufwand erfordert, deutlich effektiver als ein einheitliches Limit.
Eine Visitenkarte entbindet Sie nicht von der Pflicht, entsprechende Belege vorzulegen.
Ein Kontoauszug belegt lediglich, dass an einem bestimmten Datum und in einer bestimmten Höhe eine Zahlung vom Firmenkonto abgebucht wurde. Er gibt jedoch keine Auskunft über die Art der Ausgabe, ihren geschäftlichen Zweck, die beteiligten Personen (z. B. bei einer Bewirtung) oder den geltenden Mehrwertsteuersatz. Im Falle einer Steuer- oder Sozialversicherungsprüfung ist der Kontoauszug allein nicht ausreichend. Als Nachweis sind ausschließlich Belege zulässig: eine Rechnung, eine detaillierte Quittung oder sonstige Dokumente, die belegen, dass die Ausgabe tatsächlich geschäftlichen Zwecken diente.
Diese Gegebenheit erfordert ein ebenso sorgfältiges Verfahren zur Erfassung und Archivierung von Belegen wie die Zahlung selbst. Jede mit der Visitenkarte bezahlte Ausgabe muss mit dem entsprechenden Beleg versehen, korrekt kategorisiert, datiert und gegebenenfalls einem Projekt oder Kunden zugeordnet werden. Die Belege müssen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden.
Djaboo verfügt über ein Ausgabenmodul, mit dem Sie diesen Prozess strukturieren können. Für jede mit der Visitenkarte bezahlte Ausgabe können Sie die Ausgabenkategorie, den Betrag, die anfallende Mehrwertsteuer, das Datum, die Zahlungsmethode und eine interne Referenz erfassen. Der Beleg kann direkt angehängt werden. Die Ausgabe kann einem Kunden oder einem bestimmten Projekt zugeordnet, dem Kunden in Rechnung gestellt werden, sofern sie in dessen Zuständigkeitsbereich fällt, und später in eine Rechnung umgewandelt werden. Ein Ausgaben-Umsatz-Bericht ermöglicht die Überwachung der tatsächlichen Rentabilität von Projekten. Djaboo stellt keine Visitenkarten aus und ist nicht mit einem Bankkonto verbunden: Die Plattform dient der Erfassung, Dokumentation und Verknüpfung jeder Ausgabe mit ihrem geschäftlichen Kontext – genau das, was die Karte allein nicht leisten kann.
Häufig gestellte Fragen
Worin besteht der Unterschied zwischen einer Visitenkarte und einer Standard-Geschäftskontokarte?
Eine Standard-Zahlungskarte, die mit einem Geschäftskonto verknüpft ist, ist ein allgemeines Zahlungsmittel, das auf den Namen des Unternehmens oder seines Geschäftsführers ausgestellt wird. Sie unterliegt keinen festgelegten Nutzungsregeln pro Karteninhaber, keinen individuellen Ausgabenlimits pro Mitarbeiter und keiner unterzeichneten Satzung. Eine Firmenkarte hingegen ist namentlich gekennzeichnet: Sie wird einem bestimmten Mitarbeiter ausgestellt, unterliegt spezifischen Ausgabenlimits und -regeln und ist durch eine unterzeichnete Satzung geregelt. Diese Unterscheidung ist grundlegend, da die Struktur pro Karteninhaber und die festgelegten Regeln es dem Unternehmen ermöglichen, die Nutzung zu kontrollieren und jeden Karteninhaber zur Rechenschaft zu ziehen.
Kann ein Mitarbeiter für private Ausgaben haftbar gemacht werden, die irrtümlich mit einer Firmenkarte bezahlt wurden?
Ja. Private Ausgaben, die mit einer Firmenkarte bezahlt werden, machen den Karteninhaber gegenüber dem Arbeitgeber haftbar. Wird der Fehler umgehend gemeldet und innerhalb der in den Richtlinien festgelegten Frist erstattet, hat dies in der Regel keine disziplinarischen Folgen. Wird der Fehler jedoch verschwiegen, wiederholt er sich oder wird er nicht erstattet, kann dies zu disziplinarischen Maßnahmen und einer Erstattungsforderung führen. In schwerwiegendsten Fällen kann dies als grobes Fehlverhalten gewertet werden. Daher muss die Richtlinie das Vorgehen bei versehentlichen privaten Ausgaben klar regeln.
Sollen neben Rechnungen auch Bankkartenbelege aufbewahrt werden?
Nein. Der vom elektronischen Zahlungsterminal ausgestellte Beleg, die sogenannte POS-Quittung, ist kein Steuer- oder Buchhaltungsdokument im Sinne der Steuerbehörden und der URSSAF (französische Sozialversicherungsanstalt). Er enthält nicht die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben einer Rechnung. Die Rechnung des Lieferanten oder, bei geringen Beträgen unterhalb der geltenden Grenze, eine detaillierte Quittung dient als Beleg. Die POS-Quittung kann beigefügt werden, ersetzt aber nicht die Rechnung. Dieser Punkt muss Karteninhabern bei Erhalt ihrer Karte deutlich erklärt werden.
Wie verwaltet man Visitenkarten, wenn der Mitarbeiter international reist?
Internationale Reisen werfen einige praktische Fragen auf. Bezüglich der Ausgaben sollten im Ausland ausgestellte Rechnungen stets aufbewahrt werden. Sind sie in einer Fremdsprache verfasst, kann im Falle einer Steuerprüfung eine Übersetzung von den Behörden verlangt werden. Für die Mehrwertsteuer gibt es spezielle Verfahren zur Rückerstattung der in anderen EU-Ländern gezahlten Mehrwertsteuer. Zahlungen mit der Firmenkarte vereinfachen diese Verfahren jedoch nicht, sondern dokumentieren sie lediglich. Die bei Fremdwährungstransaktionen anfallenden Gebühren müssen in die Kartenkosten einkalkuliert werden. Vor Reiseantritt ist es unbedingt erforderlich, zu überprüfen, ob die Karte für Zahlungen außerhalb der Eurozone freigeschaltet ist.
Gelten für virtuelle Visitenkarten die gleichen Dokumentationsanforderungen wie für physische Visitenkarten?
Ja, ohne Ausnahme. Eine virtuelle Karte ist eine vollwertige Bankkarte, die von einem autorisierten Institut ausgestellt wird und denselben Steuer-, Sozialversicherungs- und Buchhaltungsvorschriften unterliegt wie eine physische Karte. Die Digitalisierung der physischen Karte ändert nichts an den erforderlichen Nachweisen. Für jeden Kauf mit einer virtuellen Karte muss eine entsprechende Rechnung ausgestellt und aufbewahrt werden. Die PDF-Rechnung, die beispielsweise für ein Software-Abonnement im Kundenbereich des Anbieters abgerufen wird, dient steuerlich als Kaufnachweis, genau wie eine Papierrechnung, sofern sie so gespeichert wird, dass ihre Integrität und Echtheit gewährleistet sind.
Was passiert, wenn ein Belegdokument verloren geht?
Der Verlust eines Belegs führt aus Sicht der Finanzbehörden zu einer nicht belegten Ausgabe. Zwar kann in Ausnahmefällen bei geringen Beträgen eine vom Empfänger verfasste Eigenerklärung akzeptiert werden, sie ersetzt jedoch keine Rechnung und berechtigt nicht zur Mehrwertsteuerrückerstattung. Am besten scannen Sie jeden Beleg unmittelbar nach der Ausgabe, idealerweise mit einer mobilen App, um Papier zu vermeiden. Falls der Lieferant die Rechnung neu ausstellen kann, ist dies die bevorzugte Lösung. Ist dies nicht möglich und handelt es sich um einen größeren Betrag, besteht für das Unternehmen das Risiko, dass die Ausgabe bei einer Betriebsprüfung abgelehnt wird.
Ist es möglich, einem externen Dienstleister oder Freiberufler eine Visitenkarte zu geben?
Diese Vorgehensweise erfordert besondere Sorgfalt. Firmenkarten sind für Angestellte mit festem Gehalt konzipiert und spiegeln die hierarchische Beziehung wider, die die Verantwortung des Karteninhabers festlegt. Die Weitergabe einer Karte an externe Dienstleister schafft eine rechtliche Grauzone: Im Falle eines Missbrauchs sind die rechtlichen Schritte komplexer als bei einem Mitarbeiter. Möchte das Unternehmen, dass ein Dienstleister Ausgaben in seinem Namen begleicht, sind virtuelle Einwegkarten oder Karten mit einem strengen Ausgabenlimit sicherere Alternativen, da das Risiko auf einen bestimmten Kauf oder Betrag beschränkt ist.
Wie verhält sich die Visitenkarte zu den Kilometerabrechnungen?
Die beiden Instrumente sind nicht austauschbar. Die Visitenkarte deckt Ausgaben ab, die an Dritte gezahlt werden: Transport, Unterkunft, Verpflegung und Einkäufe. Kilometergeld hingegen bezieht sich auf die Nutzung des privaten Fahrzeugs eines Mitarbeiters für Geschäftsreisen: Es handelt sich dabei nicht um Einkäufe, sondern um Erstattungen, die nach einer offiziellen Gebührenordnung berechnet werden. Sie müssen über das Standardverfahren zur Spesenabrechnung eingereicht und erstattet werden, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter eine Visitenkarte besitzt oder nicht. Beide Systeme können in einem Unternehmen mit Mitarbeitern, die häufig reisen, problemlos nebeneinander bestehen.
Wie oft sollten die Nutzungsbedingungen aktualisiert werden?
Die Nutzungsrichtlinie ist kein statisches Dokument. Sie muss immer dann überprüft werden, wenn sich wesentliche Elemente ändern: Änderungen der Ausgabenlimits, neue Kategorien zulässiger oder unzulässiger Ausgaben, Änderungen bei Kartenlösungen oder Änderungen der Steuer- oder Sozialversicherungsbestimmungen. Eine jährliche Überprüfung ist empfehlenswert. Jede Änderung muss von den betroffenen Karteninhabern unterzeichnet werden, da eine ihnen nicht mitgeteilte Änderung ihnen gegenüber nicht durchsetzbar ist. Es wird außerdem empfohlen, bei jeder neuen Position, die die Ausstellung einer Karte betrifft, eine Unterschrift einzuholen, selbst wenn im Unternehmen bereits eine allgemeine Richtlinie existiert.
Welche Konsequenzen hat es, wenn eine Visitenkarte nach Beendigung des Arbeitsvertrags weiterverwendet wird?
Nutzt ein ehemaliger Mitarbeiter die Firmenkarte nach Vertragsende, erfolgen die Transaktionen ohne Autorisierung auf Firmenkosten. Das Unternehmen kann dann die entstandenen Kosten wegen ungerechtfertigter Bereicherung zurückfordern und bei erheblichen Beträgen Anzeige wegen Vertrauensbruchs erstatten. Um dieses Risiko zu vermeiden, ist eine automatische Kartendeaktivierung erforderlich, sobald der Austritt gemeldet wird, ohne das tatsächliche Vertragsende abzuwarten. Die Personalabteilung und die Kartenverwaltung müssen diesbezüglich in direktem Kontakt stehen.
