Die Nutzung Ihres Privatfahrzeugs für Geschäftsreisen verursacht Kosten, die Sie über die Kilometerpauschale steuerlich geltend machen können. Hier finden Sie alle Regeln zur Berechnung, Begründung und Deklaration dieser Ausgaben im Jahr 2026.
Kilometergeld: Definition und wer unter die Pauschale fällt
Kilometergeld bezeichnet die Kosten, die einem Fahrer entstehen, der sein privates Fahrzeug für Dienstreisen nutzt. Anstatt jede einzelne Rechnung für die Fahrzeugnutzung anzufordern, veröffentlichen die Finanzbehörden eine jährliche Pauschale, anhand derer diese Kosten pauschal berechnet werden. Diese Pauschale berücksichtigt den Fahrzeugtyp, die Motorleistung (ausgedrückt in PS) und die im Kalenderjahr insgesamt für geschäftliche Zwecke zurückgelegte Strecke. Der sich daraus ergebende Betrag ist entweder der Betrag, den der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer beitragsfrei erstatten kann, oder der Betrag, den der Steuerzahler von seinem zu versteuernden Einkommen abziehen kann, wenn er die tatsächlichen Kosten anstelle der üblichen 10%-Pauschale wählt.
Die Kilometerpauschalen für 2026 bleiben gegenüber 2025 unverändert. Es gab keine Erhöhung. Die letzte Anpassung der Pauschalbeträge erfolgte 2023 und betrug laut der offiziellen Veröffentlichung auf service-public.gouv.fr im April 2026 5,4 %.
Der Mitarbeiter, der sein privates Fahrzeug benutzt
Wenn ein Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug für dienstliche Fahrten nutzt, hat er bei der Abgabe seiner Einkommensteuererklärung zwei Möglichkeiten. Die erste ist die standardmäßige Pauschale von 10 %, die die Finanzbehörden automatisch auf sein Gehalt anrechnen, bis zu einer jährlichen Höchstgrenze. Die zweite Möglichkeit ist die Geltendmachung der tatsächlichen Kosten: Er verzichtet auf diese Pauschale und gibt eine detaillierte Aufstellung seiner tatsächlichen Geschäftsausgaben an, einschließlich der Kilometerpauschale, berechnet nach den offiziellen Sätzen. Diese Option gilt jährlich, ist umfassend und für das jeweilige Steuerjahr unwiderruflich. Sie deckt alle Geschäftsausgaben ab, nicht nur die Kilometerpauschale.
Damit die Kfz-Steuerermäßigung Anwendung findet, muss der Arbeitnehmer Eigentümer oder Miteigentümer des Fahrzeugs sein. Fahrzeuge, die dem Ehepartner oder einem anderen Mitglied des Steuerhaushalts gehören, sind ebenfalls anrechenbar. Bei Zweirädern wurde die Eigentumsvoraussetzung gelockert: Die für Motorräder geltende Steuerermäßigung kann nun unabhängig davon angewendet werden, ob der Arbeitnehmer Eigentümer des Fahrzeugs ist oder nicht. Bei geleasten Fahrzeugen gelten die Leasingraten als durch die Steuerermäßigung abgedeckt und können daher nicht als zusätzliche Betriebsausgabe abgesetzt werden.
Wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer Reisekosten nach diesem Tarif erstattet, sind die gezahlten Beträge von der Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge von Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausgenommen, sofern die Reise beruflich bedingt ist, der Betrag dem offiziellen Tarif entspricht und entsprechende Belege vorliegen. Übersteigt der Betrag den Tarif, wird er Teil des Arbeitsentgelts und unterliegt den Sozialversicherungsbeiträgen und der Einkommensteuer.
Der Manager behandelte ihn wie einen Angestellten
Der Präsident einer vereinfachten Aktiengesellschaft (SAS) oder einer vereinfachten Ein-Personen-Aktiengesellschaft (SASU), der Geschäftsführer einer Aktiengesellschaft (SA) und allgemein Unternehmensleiter, die der allgemeinen Sozialversicherung angehören, profitieren von denselben Regelungen wie Arbeitnehmer. Nutzen sie ihr privates Fahrzeug für geschäftliche Fahrten, kann das Unternehmen die Kosten mit der Kilometerpauschale erstatten. Diese Erstattung ist für das Unternehmen als Betriebsausgabe abzugsfähig. Sie wird nicht in die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge oder in das zu versteuernde Einkommen des Unternehmensleiters einbezogen, sofern die materiellen und formalen Voraussetzungen erfüllt sind.
Der Hauptunterschied zu einem normalen Angestellten liegt im Umfang der Prüfungen, die die Verwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung durchführt. Die Grenze zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben wird von Führungskräften systematisch hinterfragt. Daher sind die Nachvollziehbarkeit jeder Reise, die Dokumentation ihres Zwecks und ihr Bezug zur Geschäftstätigkeit von besonderer Bedeutung. Eine formalisierte Erstattungsrichtlinie mit Kosten Regelmäßige und validierte Tests stellen einen unerlässlichen Schutz dar.
Der selbständige Arbeiter
Selbstständige haben keinen Anspruch auf den üblichen 10%-igen Pauschalbetrag. Sie können ihre berufsbedingten Ausgaben in voller Höhe absetzen. Bei Fahrzeugkosten gibt es je nach Sachlage zwei Vorgehensweisen.
Die erste Methode besteht darin, die tatsächlich angefallenen Kosten – Kraftstoff, Wartung, Versicherung, Fahrzeugabschreibung und sonstige Kosten – anteilig nach geschäftlicher Nutzung abzuziehen. Diese Methode bietet höchste Genauigkeit, erfordert jedoch die Aufbewahrung aller Rechnungen und die sorgfältige Berechnung des Anteils der geschäftlichen Nutzung.
Die zweite Methode, die insbesondere für Personen mit nicht-kommerziellen Einkünften (z. B. Selbstständige) zulässig ist, sieht die Anwendung der offiziellen Kilometerpauschale vor, genau wie bei Angestellten. Der so berechnete Betrag wird direkt vom Betriebseinkommen abgezogen, ohne dass jeder einzelne Kostenposten separat aufgeführt werden muss. Für Personen mit gewerblichen Einkünften (z. B. Gewerbetreibende) unterliegt die Anwendung der Kilometerpauschale besonderen Bedingungen, die mit einem Steuerberater geprüft werden sollten, da hier grundsätzlich die tatsächlichen Kosten berücksichtigt werden. Kleinstunternehmer können keine Kilometerpauschale absetzen: Ihr Pauschalbetrag vom Umsatz deckt alle Betriebsausgaben, einschließlich Reisekosten, ab.
Unabhängig vom Status kann die Kilometerpauschale nur in Anspruch genommen werden, wenn das Fahrzeug zum Privatvermögen des Freiberuflers gehört und nicht als Firmenvermögen geführt wird. Wird ein Fahrzeug als Vermögenswert geführt, gilt die Methode der tatsächlichen Aufwendungen mit ihren eigenen Regeln für die buchhalterische Abschreibung und die anteilige Nutzung.
Was die Kilometerpauschale bereits abdeckt: verbotene Zusatzausgaben
Die Kilometerpauschale ist ein fester Pauschalbetrag. Die von den Finanzbehörden veröffentlichten Sätze umfassen verschiedene Kostenkategorien, die in direktem Zusammenhang mit der Fahrzeugnutzung stehen. Der separate Abzug oder die Geltendmachung einer Erstattung für eine dieser Kategorien zusätzlich zur Kilometerpauschale stellt eine Doppelbesteuerung dar, die gegen Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften verstößt. Dieser Fehler ist einer der häufigsten Gründe für Steuernachzahlungen bei Betriebsprüfungen.
Folgende Leistungen sind durch die Kilometerpauschale vollständig abgedeckt:
- Fahrzeugwertverlust Jeder gefahrene Kilometer führt zu mechanischem Verschleiß des Fahrzeugs und mindert seinen Marktwert. Dieser Wertverlust wird bei der Berechnung des Schätzwertes berücksichtigt. Zusätzliche buchhalterische Abschreibungen oder Abschreibungsaufwendungen können diesem Festbetrag nicht hinzugerechnet werden.
- Reparatur- und Wartungskosten Ölwechsel, regelmäßige Wartung, Austausch von Verschleißteilen, Fahrzeuginspektionen und kleinere Routine-Reparaturen gelten als durch den anhand der Kilometerpauschale berechneten Betrag abgedeckt. Die Einreichung von Werkstattrechnungen zusätzlich zur Kilometerpauschale käme einer doppelten Absetzung derselben Kosten gleich.
- Die Reifen Die Kosten für Kauf und Montage von Reifen sind in den Skalenkoeffizienten enthalten. Eine weitere Erstattung oder ein Abzug hierfür ist nicht zulässig, unabhängig davon, ob es sich um Sommer-, Winter- oder Ganzjahresreifen handelt.
- Kraftstoff Ob Benzin, Diesel, Erdgas oder Strom – bei rein elektrischen Fahrzeugen sind die Energiekosten in der Erstattungstabelle enthalten. Auch Ladekosten und gegebenenfalls Kosten für die Batteriemiete sind abgedeckt. Zusätzliche Kraftstoff- oder Ladekosten werden nicht erstattet.
- Die Versicherungsprämie Die Kfz-Versicherung, ob Haftpflicht- oder Vollkaskoversicherung, ist in der Kilometerpauschale enthalten. Die Erstattung einer zusätzlichen Versicherungsprämie ist nicht zulässig.
Bei Fahrzeugen, die auf Langzeitbasis (LLD) oder im Rahmen eines Leasingvertrags mit Kaufoption (LOA) für den persönlichen Gebrauch geleast werden, gilt die monatliche Leasingrate ebenfalls als durch die Skala abgedeckt und kann nicht gesondert erstattet werden.
Was zusätzlich zum Skalensatz noch abzugsfähig bleibt
Bestimmte Ausgaben, die während Geschäftsreisen anfallen, sind nicht in der Kilometerpauschale enthalten. Sie bleiben jedoch separat abzugsfähig, sofern sie tatsächlich mit der Geschäftsreise zusammenhängen und durch gültige Belege nachgewiesen werden können. Diese zusätzlichen Ausgaben werden zur Kilometerpauschale hinzugerechnet, um den gesamten abzugsfähigen oder erstattungsfähigen Betrag zu ermitteln.
Mautgebühren
Mautgebühren, die während Geschäftsreisen anfallen, sind zusätzlich zur Kilometerpauschale absetzbar. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise 300 Kilometer zu einem Kundenbesuch zurückgelegt und 18 € Maut bezahlt, werden diese 18 € der Kilometerpauschale hinzugerechnet. Als Belege sind Quittungen von manuellen oder automatischen Mautstellen oder, praktischer und zuverlässiger, elektronische Mautabrechnungen erforderlich, die alle Mautfahrten monatlich mit Datum, Ort und Betrag zusammenfassen. Diese Dokumente ermöglichen einen einfachen Abgleich der Mautvorgänge mit den erfassten Kilometern.
Parkgebühren
Parkgebühren, die während Geschäftsreisen anfallen, sind ebenfalls in der Kilometerpauschale enthalten. Ein Parkticket von einem Kundentermin in der Innenstadt, Gebühren für ein Parkhaus bei einer Messe oder Belege von Park-Apps gelten als akzeptabler Kaufnachweis, sofern die Fahrt selbst im Fahrtenbuch dokumentiert ist. Diese Gebühren sind als separate Nebenkosten zu behandeln und dürfen niemals in zusätzliche Kilometer umgerechnet werden, was bei Prüfungen häufig zu Fehlern führt.
Darlehenszinsen anteilig für berufliche Nutzung
Wurde ein Fahrzeug auf Kredit gekauft, können die Kreditzinsen zusätzlich zur Kilometerpauschale, anteilig entsprechend der geschäftlichen Nutzung, abgesetzt werden. Wird das Fahrzeug beispielsweise zu 60 % geschäftlich und zu 40 % privat genutzt, sind 60 % der im Laufe des Jahres gezahlten Zinsen zusätzlich zum Betrag, der sich nach der Kilometerpauschale berechnet, absetzbar. Diese anteilige Berechnung muss genau erfolgen, beispielsweise durch Division der jährlich geschäftlich gefahrenen Kilometer durch die insgesamt im selben Zeitraum zurückgelegten Kilometer. Kontoauszüge, aus denen die jährlich gezahlten Zinsen sowie die anteilige Berechnung hervorgehen, sind als Nachweis aufzubewahren.
Kilometerpauschalen 2026: vollständige Tabellen nach Fahrzeugtyp
In den folgenden Formeln ist die Variable d Dies bezieht sich auf die jährlich für berufliche Zwecke zurückgelegte Strecke, angegeben in Kilometern. Die Sätze für 2026 sind identisch mit denen von 2025. Sie gelten sowohl für Geschäftsreisen, die im Jahr 2025 unternommen wurden und für die im Jahr 2026 einzureichende Einkommensteuererklärung relevant sind, als auch für Kilometergeld, das Mitarbeitern im Jahr 2026 gezahlt wird.
Preisliste für Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor, Hybrid- und Wasserstoffantrieb
| Verwaltungsmacht (CV) | Entfernung bis zu 5.000 km | Entfernung von 5.001 bis 20.000 km | Entfernungen über 20.000 km |
|---|---|---|---|
| 3 PS und weniger | dx 0,529 | (dx 0,316) + 1 065 | dx 0,370 |
| 4 CV | dx 0,606 | (dx 0,340) + 1 330 | dx 0,407 |
| 5 CV | dx 0,636 | (dx 0,357) + 1 395 | dx 0,427 |
| 6 CV | dx 0,665 | (dx 0,374) + 1 457 | dx 0,447 |
| 7 PS und mehr | dx 0,697 | (dx 0,394) + 1 515 | dx 0,470 |
Preisliste für Motorräder
| Verwaltungsmacht (CV) | Entfernung bis zu 5.000 km | Entfernung von 5.001 bis 20.000 km | Entfernungen über 20.000 km |
|---|---|---|---|
| 1 oder 2 Lebensläufe | dx 0,395 | (dx 0,099) + 891 | dx 0,248 |
| 3 bis 5 PS | dx 0,468 | (dx 0,082) + 1 158 | dx 0,275 |
| Mehr als 5 PS | dx 0,606 | (dx 0,079) + 1 583 | dx 0,343 |
Preisliste für Mopeds
| Entfernung bis zu 5.000 km | Entfernung von 5.001 bis 20.000 km | Entfernungen über 20.000 km |
|---|---|---|
| dx 0,315 | (dx 0,079) + 711 | dx 0,198 |
Preisliste für 100% Elektroautos mit einem Aufschlag von 20%
Vollelektrische Fahrzeuge profitieren von einem Zuschlag von 20 % auf die Standardemissionsskala für Pkw. Die Koeffizienten in der folgenden Tabelle wurden berechnet, indem dieser Zuschlag von 20 % auf jeden Wert der Emissionsskala für Verbrennungsmotoren angewendet und anschließend auf drei Dezimalstellen gerundet wurde. Feste Beträge wurden auf den nächsten Euro gerundet. Dieser Zuschlag deckt die spezifischen Kosten für die Ladeinfrastruktur und etwaige Batteriemietgebühren ab, die bereits in der Gesamtskala enthalten sind. Er gilt nicht für konventionelle Hybridfahrzeuge, Plug-in-Hybridfahrzeuge (PHEVs) oder Wasserstofffahrzeuge, für die weiterhin die Standardemissionsskala für Verbrennungsmotoren gilt.
| Verwaltungsmacht (CV) | Entfernung bis zu 5.000 km | Entfernung von 5.001 bis 20.000 km | Entfernungen über 20.000 km |
|---|---|---|---|
| 3 PS und weniger | dx 0,635 | (dx 0,379) + 1 278 | dx 0,444 |
| 4 CV | dx 0,727 | (dx 0,408) + 1 596 | dx 0,488 |
| 5 CV | dx 0,763 | (dx 0,428) + 1 674 | dx 0,512 |
| 6 CV | dx 0,798 | (dx 0,449) + 1 748 | dx 0,536 |
| 7 PS und mehr | dx 0,836 | (dx 0,473) + 1 818 | dx 0,564 |
Hinweis: Der 20%ige Zuschlag wurde manuell berechnet und auf die Werte der thermischen Skala angewendet. Ergebnis für Feld 6 CV, mittlere Spanne, Festbetrag: 1.457 × 1,20 = 1.748,4, gerundet auf 1.748 €.
Die Begrenzung der Verwaltungsmacht
Unabhängig vom tatsächlich genutzten Fahrzeug ist die für die Steuerberechnung herangezogene Steuerleistung auf 7 PS für Pkw und 5 PS für Motorräder begrenzt. Fahrzeuge mit 9 oder 12 PS werden in der Pkw-Steuerklasse wie Fahrzeuge mit 7 PS behandelt. Motorräder mit einer Steuerleistung über 5 PS werden gemäß der Steuerklasse „über 5 PS“ der Motorrad-Steuerklasse besteuert, die die Obergrenze für diese Kategorie darstellt. Diese Begrenzung gilt auch für Elektroautos: Ein Elektroauto mit 10 PS wird anhand der Steuerklasse für Verbrennungsmotoren mit 7 PS berechnet, anschließend wird ein Zuschlag von 20 % erhoben.
Die zulässige Motorleistung (in PS) eines Fahrzeugs ist in Feld P.6 der Zulassungsbescheinigung angegeben. Nur dieser Wert ist maßgeblich für die Bestimmung der Steuerklasse. Er darf nicht mit der tatsächlichen Motorleistung (in DIN-PS oder Kilowatt) verwechselt werden, die eine separate technische Angabe darstellt. Diese Verwechslung führt häufig zur Anwendung der falschen Steuerklasse.
So wird die Steuerklasse ermittelt: die Regelung zur jährlichen Gesamtkilometerleistung
Die anzuwendende Steuerklasse richtet sich nach der gesamten geschäftlich zurückgelegten Kilometerzahl im gesamten Kalenderjahr und nicht nach einer einzelnen Fahrt. Dieser grundlegende Grundsatz wird oft übersehen, was sich direkt auf die Berechnung des Endbetrags auswirkt.
Nehmen wir ein konkretes Beispiel. Ein Mitarbeiter legte im Laufe des Jahres beruflich insgesamt 6.500 km zurück. Da seine jährliche Fahrstrecke von 6.500 km zwischen 5.001 und 20.000 km liegt, fällt er in die mittlere Steuerklasse. Die Formel für diese Steuerklasse gilt für die gesamten 6.500 km. Es werden nicht die ersten 5.000 Kilometer nach der Formel für die erste Steuerklasse und die darauffolgenden 1.500 Kilometer nach der Formel für die mittlere Steuerklasse berechnet. Es gibt nur eine Berechnung, eine einzige Formel, die auf die gesamte Jahresfahrstrecke angewendet wird.
Diese Regel erklärt, warum die Formel für die mittlere Steuerklasse immer einen festen Wert enthält, beispielsweise 1.330 € für ein Fahrzeug mit vier Nutzfahrzeugen. Dieser feste Wert ist eine mathematische Konstante, die die Kontinuität zwischen den Steuerklassen gewährleistet und abrupte Sprünge beim Übergang von einer Grenze zur nächsten verhindert. Ohne diesen festen Wert würde sich der Betrag für ein Fahrzeug mit vier Nutzfahrzeugen, das genau 5.001 km in der mittleren Steuerklasse liegt, deutlich von dem Betrag unterscheiden, der bei 5.000 km in der ersten Steuerklasse anfällt. Der feste Wert gleicht diesen Schwellenwerteffekt aus und garantiert, dass der berechnete Betrag konsistent und progressiv bleibt.
Die praktische Konsequenz dieser Regel ist für die Organisation der Kilometergeldabrechnung erheblich. Es genügt nicht, jede Fahrt einzeln zu berechnen. Vielmehr muss eine lückenlose und kumulative Aufzeichnung aller geschäftlich gefahrenen Kilometer über das gesamte Jahr geführt werden. Nur die Jahresgesamtsumme bestimmt die anzuwendende Kilometerpauschale und die entsprechende Formel. Eine monatliche Erfassung ist daher zwar für die Verwaltung von Erstattungen hilfreich, die endgültige Berechnung der Kilometerpauschale erfolgt jedoch erst am Ende des Geschäftsjahres auf Basis der kumulierten Gesamtsumme.
Diese Regel gilt in gleicher Weise für Motorräder mit eigenen Schwellenwerten von 3.000 km und 6.000 km sowie für Mopeds, die ebenfalls in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden.
Drei vollständige Rechenbeispiele
Um die Funktionsweise der Skala konkret zu veranschaulichen, folgen hier drei detaillierte Beispiele, die sehr unterschiedliche Profile abdecken: ein Angestellter mit geringer geschäftlicher Kilometerleistung, ein Verkäufer mit mittlerer Nutzung und ein Manager mit starker Nutzung des Privatfahrzeugs.
Beispiel 1: Mitarbeiter mit einem 4-PS-Fahrzeug, 4.000 km pro Jahr
Dieser Mitarbeiter legte im Laufe des Jahres 4.000 Kilometer beruflich zurück. Sein Fahrzeug ist ein Benziner mit 4 PS (4 CV), wie aus Feld P.6 seiner Fahrzeugpapiere hervorgeht. Die Gesamtfahrstrecke von 4.000 km liegt unter der Grenze von 5.000 km; er fällt somit in die niedrigste Steuerklasse. Die anzuwendende Formel lautet wie folgt.
Berechnung: 26.000 x 0,606 = 11.102 Euro.
Beispiel 2: Verkäufer mit einem 6-PS-Fahrzeug, 18.000 km pro Jahr
Dieser Verkäufer legte im Laufe des Jahres 18.000 Kilometer geschäftlich zurück. Sein Fahrzeug ist ein Pkw mit 6 PS (französische Steuer-PS). Die Gesamtfahrleistung von 18.000 km liegt zwischen 5.001 und 20.000 km; er befindet sich somit in der mittleren Steuerklasse. Die für ein Fahrzeug mit 6 PS in dieser Klasse geltende Formel lautet wie folgt.
Berechnung: (18.000 x 0,374) + 1.457 = 6.732 + 1.457 = 8.189 Euro.
Beispiel 3: Manager mit einem 5-PS-Fahrzeug, 26.000 km pro Jahr
Dieser Manager legte im Laufe des Jahres 26.000 Kilometer geschäftlich zurück. Sein Fahrzeug ist ein Pkw mit 5 PS (5 kW). Die Gesamtfahrleistung von 26.000 km übersteigt die Grenze von 20.000 km; er fällt somit in die dritte Steuerklasse. Die für einen Pkw mit 5 PS in dieser Steuerklasse geltende Formel lautet wie folgt.
Berechnung: 26.000 x 0,427 = 11.102 Euro.
Zusammenfassungstabelle der drei Beispiele
| Profil | Kraft (Lebenslauf) | Jährliche Fahrleistung | anwendbare Scheibe | Verwendete Formel | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Gehalt | 4 CV | 4 000 km | Bis zu 5.000 km | 4 000 x 0,606 | 2 424 Euro |
| Gewerbliche Anwendungen | 6 CV | 18 000 km | 5 bis 001 km | (18.000 x 0,374) + 1.457 | 8 189 Euro |
| Führer | 5 CV | 26 000 km | Jenseits von 20.000 km | 26 000 x 0,427 | 11 102 Euro |
Diese Beträge entsprechen Kilometergeld, das ohne Sozialversicherungsbeiträge erstattet oder als tatsächliche Ausgaben vom zu versteuernden Einkommen abgezogen werden kann. Etwaige berufsbedingte Maut- und Parkgebühren werden diesen Beträgen gegen Vorlage separater Belege hinzugerechnet.
Der Arbeitsweg und die 40-Kilometer-Regel
Die Fahrt zwischen Wohnort und Arbeitsplatz ist einer der häufigsten Verwendungszwecke der Kilometerpauschale und gleichzeitig einer der am strengsten von den Steuerbehörden geregelten. Der Grund ist einfach: Die Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz kann von Steuerzahler zu Steuerzahler erheblich variieren, und das Fehlen einer Obergrenze hätte zu Abzügen führen können, die in keinem Verhältnis zur tatsächlichen Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz stehen.
Die Faustregel: 40 Kilometer pro Fahrt
Die für den Arbeitsweg berücksichtigte Entfernung ist auf 40 Kilometer pro Fahrt bzw. 80 Kilometer Hin- und Rückfahrt pro Arbeitstag begrenzt. Beträgt die tatsächliche Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz 40 Kilometer oder weniger, wird die gesamte Strecke in die Berechnung einbezogen. Übersteigt sie 40 Kilometer, werden in der Regel nur die ersten 40 Kilometer berücksichtigt, unabhängig von der tatsächlich zurückgelegten Strecke.
Diese Begrenzung gilt pro Fahrt, nicht pro kumuliertem Jahreskilometer. Um die jährliche Kilometerpauschale für den Arbeitsweg zu berechnen, multipliziert der/die Mitarbeiter/in die tägliche Kilometerpauschale mit der Anzahl der tatsächlich am Arbeitsort geleisteten Arbeitstage. Ein/e Mitarbeiter/in, der/die 25 km von seinem/ihrem Arbeitsplatz entfernt wohnt und 200 Tage im Jahr pendelt, hat für diesen einen Arbeitsweg zusätzlich zu seinen/ihren anderen Dienstreisen 25 km x 2 (Hin- und Rückfahrt) x 200 Tage = 10.000 km zur Verfügung.
Die besonderen Umstände, die eine Überschreitung von 40 Kilometern erlauben
Die Finanzbehörden erkennen an, dass bestimmte Umstände eine Entfernung von mehr als 40 Kilometern zwischen Wohnort und Arbeitsplatz objektiv rechtfertigen. Wenn diese Umstände nachgewiesen und dokumentiert sind, kann die tatsächliche Entfernung in voller Höhe angesetzt werden. Diese Umstände müssen in einem der Steuererklärung beigefügten Vermerk erläutert oder für den Fall einer Steuerprüfung in der Akte aufbewahrt werden.
Die von der Verwaltung üblicherweise akzeptierten Umstände sind folgende:
- Ein kürzlich erfolgter Jobwechsel hat es dem Mitarbeiter noch nicht ermöglicht, näher an seinen Wohnort zu ziehen, da er noch keine Zeit für einen Umzug hatte.
- Arbeitsplatzunsicherheit, insbesondere befristete Verträge oder Zeitarbeit, macht einen Umzug angesichts der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses unzumutbar.
- Zwingende familiäre Gründe, wie zum Beispiel der Besuch einer Schule durch die Kinder in der Nähe des früheren Wohnsitzes, die berufliche Tätigkeit des Ehepartners, die den Familienwohnsitz bestimmt, oder Sorgerechtsverpflichtungen.
- Das Fehlen gleichwertiger Beschäftigungsmöglichkeiten in der Nähe des Wohnorts, was sich durch erfolglose Bemühungen um eine Arbeitsstelle im nahen geografischen Gebiet nachweisen lässt.
- Aus gesundheitlichen Gründen ist ein bestimmter Wohnsitz erforderlich, der durch ein ärztliches Attest belegt wird.
Diese Umstände müssen real, nachweisbar und in einem angemessenen Verhältnis zur geltend gemachten zusätzlichen Entfernung stehen. Eine bloße Präferenz für den Wohnort oder die Entscheidung, aus persönlichen Komfortgründen weit vom Arbeitsplatz entfernt zu wohnen, stellt keinen zulässigen Sonderumstand dar. Die Beweislast liegt beim Steuerpflichtigen: Je deutlicher die Entfernung 40 Kilometer übersteigt, desto fundierter, präziser und durch objektive Beweise gestützt muss die Begründung sein.
Geschäftsreisen im engeren Sinne
Fahrten zwischen dem üblichen Arbeitsort und Kunden, Lieferanten, Baustellen oder anderen Orten, die für die berufliche Tätigkeit erforderlich sind, unterliegen nicht der 40-Kilometer-Grenze. Diese Fahrten werden nach tatsächlicher Entfernung berechnet, sofern sie geschäftlich bedingt sind und im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Dies ist insbesondere für Außendienstmitarbeiter, Berater, Handwerker und Techniker relevant, die regelmäßig ihre Kunden besuchen. Für diese Berufsgruppen können die geschäftlichen Fahrtkosten erheblich sein, weshalb die Nachvollziehbarkeit umso wichtiger ist.
Dokumente, die Sie unbedingt aufbewahren müssen
Der Abzug oder die Erstattung von Kilometergeld ist eine steuerliche Vergünstigung, die jedoch an die Pflicht zur ordnungsgemäßen Dokumentation geknüpft ist. Bei einer Steuerprüfung wird nicht die Kilometerpauschale selbst infrage gestellt, da die Sätze öffentlich und für alle gleich sind. Geprüft werden vielmehr die Belege: ihre Existenz, Konsistenz, Vollständigkeit und Glaubwürdigkeit. Ein unzureichender Nachweis kann zur Nichtanerkennung aller geltend gemachten Kilometergelder führen.
Der Fahrzeugschein
Die Fahrzeugzulassungsbescheinigung (Carte Grise) ist das wichtigste Dokument. Sie erfüllt zwei wesentliche Funktionen: Sie belegt, dass das Fahrzeug dem Fahrer, seinem Ehepartner oder einem Mitglied seines Steuerhaushalts gehört – eine notwendige Voraussetzung für die Anwendung des Steuertarifs. Außerdem gibt sie in Feld P.6 die steuerliche PS-Zahl des Fahrzeugs an, einen entscheidenden Wert für die Bestimmung der anzuwendenden Steuerstufe. Eine hochwertige digitale Kopie der Fahrzeugzulassungsbescheinigung, die leicht zugänglich ist und an mehreren Orten gespeichert wird, ermöglicht es Ihnen, Anfragen der Behörden schnell zu beantworten, ohne nach einem Papierdokument suchen zu müssen.
Eine detaillierte Aufzeichnung der Bewegungen
Dies ist das zentrale Dokument, das Herzstück der Kilometeraufzeichnung, auf dem der gesamte Nachweis der angegebenen Kilometerleistung beruht. Diese Erklärung muss für jede unternommene Geschäftsreise Folgendes enthalten:
- Das Datum der Reise.
- Der Abfahrtsort und der Ankunftsort.
- Der genaue berufliche Grund für die Reise: Name des besuchten Kunden, Zweck des Treffens, Name der Baustelle, Titel des Schulungskurses, Name der Messe.
- Die für diese Reise zurückgelegte Kilometerzahl.
Für diese Aufzeichnungen gibt es keine vorgeschriebene Formatvorgabe. Ob Tabellenkalkulation, regelmäßig geführtes Fahrtenbuch oder spezielle Anwendung – alles ist zulässig, sofern die Informationen vollständig und konsistent sind. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen lückenlos, Fahrt für Fahrt, über das ganze Jahr hinweg geführt und nicht nachträglich rekonstruiert werden.
Ein nachträglich am Jahresende rekonstruiertes Fahrtenbuch schwächt die Beweislage erheblich. Die Behörden erkennen dies oft an verräterischen Merkmalen: gleichbleibende, gerundete Kilometerangaben, sich Woche für Woche wiederholende identische Tage und Entfernungen, die nicht den tatsächlichen Strecken zwischen den angegebenen Orten entsprechen. Ein regelmäßig geführtes Fahrtenbuch mit seinen unvermeidlichen Abweichungen, Stornierungen, ereignislosen Tagen und ungenauen Entfernungsangaben ist weitaus glaubwürdiger und gegenüber einem Prüfer viel leichter zu verteidigen.
Nachweis des professionellen Charakters der Reise
Kilometeraufzeichnungen allein reichen möglicherweise nicht aus, wenn die Behörden die Richtigkeit der gemeldeten Fahrten überprüfen wollen. Die Ergänzung durch konkrete Nachweise, dass die Fahrten tatsächlich stattgefunden haben, stärkt die Beweislage erheblich. Ein monatlicher Export des Geschäftskalenders, E-Mail-Bestätigungen von Terminen, von einem Vorgesetzten unterzeichnete Reiseaufträge, Kundenbesuchsberichte, nach Meetings ausgestellte Rechnungen und sogar Eintrittskarten und Programme von Messen stellen zusätzliche Beweismittel dar, die die Behörden nicht ignorieren können. Die Kombination von Kilometeraufzeichnungen mit Terminbestätigungen ist der sicherste Weg.
Belege für zusätzliche Ausgaben
Zusätzliche Gebühren wie Mautgebühren und Parkgebühren müssen separat dokumentiert werden. Mautgebühren, Parkgebühren, Belege von Park-Apps und monatliche Abrechnungen der Mautplaketten sind getrennt aufzubewahren. Jede zusätzliche Gebühr muss nachweisbar sein und einer bestimmten, im Fahrtenbuch erfassten Fahrt zugeordnet werden können.
Die Aufbewahrungsfrist für Belege
Belege für Fahrtkosten müssen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden – die maximale Aufbewahrungsfrist für Steuerprüfungen im Rahmen der Einkommensteuer. Unterlagen, die die Befreiung des Arbeitgebers von den Sozialversicherungsbeiträgen belegen, unterliegen ebenfalls dieser dreijährigen Aufbewahrungsfrist. Für Freiberufler, die sich gegen verspätete Prüfungen oder komplexe Sachverhalte absichern möchten, ist eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren ratsam. Die sichere digitale Archivierung mit einer Sicherungskopie auf einem separaten Speichermedium ist die praktischste Methode, um diese Fristen ohne Risiko eines physischen Datenverlusts einzuhalten.
Erstattung durch den Arbeitgeber: Befreiung von Beiträgen und Umgang mit Mehrkosten
Wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer die im Rahmen von Geschäftsreisen entstandenen Kilometergelder erstattet, profitiert diese Erstattung von einer günstigen Sozialversicherungs- und Steuerregelung. Diese Regelung basiert auf bestimmten Bedingungen, deren Einhaltung für die Steuerbefreiung erforderlich ist.
Voraussetzungen für die Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen
Die vom Arbeitgeber gezahlte Kilometerpauschale ist bis zur Höhe der offiziellen Tarifgrenze von der Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge von Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausgenommen. Sie unterliegt außerdem nicht der Lohnsteuer, was sie zu einem besonders attraktiven geldwerten Vorteil macht. Um diese Befreiung in Anspruch nehmen zu können, müssen drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein.
Die erste Voraussetzung ist, dass die erstattungsfähige Reise tatsächlich beruflicher Natur sein muss. Eine private Reise, die unter dem Deckmantel einer Geschäftsreise erstattet wird, würde im Rahmen einer Betriebsprüfung vollständig als Gehaltszulage eingestuft, mit allen damit verbundenen Konsequenzen für Sozialversicherungsbeiträge und Steuern.
Die zweite Bedingung ist die Einhaltung der offiziellen Kilometerpauschale. Die gezahlte Pauschale darf den anhand der Pauschale und der angegebenen Kilometerzahl berechneten Betrag nicht übersteigen. Möchte der Arbeitgeber einen höheren Satz erstatten, ändert sich die Art des überschüssigen Betrags, und er muss in die Beitragsbemessungsgrundlage einbezogen werden.
Die dritte Voraussetzung ist die Verfügbarkeit entsprechender Belege. Das Fahrtenbuch mit Angaben zu Datum, Ort, Grund und Kilometerstand sowie die Fahrzeugpapiere müssen aufbewahrt und im Falle einer URSSAF-Prüfung jederzeit vorgelegt werden.
Was geschieht jenseits der Skala?
Erstattet ein Arbeitgeber seinen Angestellten einen höheren Betrag als den gesetzlichen Satz, gilt der überschüssige Betrag nicht mehr als berufsbedingte Aufwandsentschädigung, sondern wird Teil des Gehalts. Er muss in die Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge einbezogen werden und als steuerpflichtiges Einkommen auf der Gehaltsabrechnung des Angestellten ausgewiesen werden. Versäumt ein Arbeitgeber dies, muss er die Beiträge der letzten drei Jahre nachverrechnen lassen und mit Strafen in Höhe von 5 % bis 40 % rechnen, abhängig von der vom Prüfer festgestellten Redlichkeit.
Des Weiteren ist es untersagt, eine vom Arbeitgeber gezahlte Kilometerpauschale mit einem persönlichen Abzug der tatsächlich angefallenen Kosten für dieselben Fahrten zu kombinieren. Hat der Arbeitgeber im Laufe des Jahres 3.000 € an Kilometergeld erstattet, muss ein Arbeitnehmer, der die tatsächlich angefallenen Kosten geltend macht, diese 3.000 € Erstattung von seinen nach dem Pauschalsatz berechneten Gesamtkilometerkosten abziehen oder sie seinem Einkommen wieder hinzurechnen, bevor er den Abzugsvorteil berechnet. Jede andere Vorgehensweise stellt einen doppelten Abzug dar und kann eine Steuerprüfung nach sich ziehen.
Die Bedeutung des monatlichen Spesenberichts
In der Praxis basiert die Erstattung von Fahrtkosten durch den Arbeitgeber auf einem regelmäßig vom Arbeitnehmer eingereichten Spesenbericht. Ein monatlicher Spesenbericht, der jeweils zum Monatsende eingereicht wird, ist deutlich aussagekräftiger als ein Jahresbericht, der im Dezember erstellt wird. Er ermöglicht den Abgleich der Daten mit den Kontoauszügen des Unternehmens, den Terminkalendern und den Kilometeraufzeichnungen aus dem Fahrtenbuch. Die Regelmäßigkeit dieses Prozesses gewährleistet eine konsistente, glaubwürdige und im Falle einer Prüfung leicht nachvollziehbare Dokumentation. Für Unternehmen mit mehreren reisenden Mitarbeitern ist die Implementierung eines strukturierten Spesenabrechnungssystems eine bewährte Methode, die sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer Sicherheit bietet.
Der konkrete Fall des Radfahrens und das Paket für nachhaltige Mobilität
Die von den Steuerbehörden festgelegte Kilometerpauschale gilt ausschließlich für zugelassene Kraftfahrzeuge: Pkw, Motorräder und Mopeds. Fahrräder (elektrisch oder mechanisch), Roller, Segways und andere persönliche Mobilitätshilfen sind von dieser Pauschale ausgeschlossen. Ihre Erstattung erfolgt über ein separates System, das speziell zur Förderung aktiver Mobilität geschaffen wurde: die Pauschale für nachhaltige Mobilität.
Der Mechanismus für das Paket für nachhaltige Mobilität
Die Zulage für nachhaltige Mobilität (FMD) wurde mit dem Mobilitätsorientierungsgesetz von 2019 eingeführt. Sie ermöglicht es Arbeitgebern, die Kosten für den Arbeitsweg ihrer Angestellten – sei es mit dem Fahrrad, in Fahrgemeinschaften, mit dem Roller, einem motorisierten Elektrofahrzeug oder über emissionsarme Sharing-Dienste – ganz oder teilweise zu übernehmen. Arbeitnehmer sind bis zu einer gesetzlich festgelegten jährlichen Höchstgrenze von Sozialversicherungsbeiträgen und Einkommensteuer befreit. Diese Höchstgrenze kann je nach Jahr und gewählter Förderkombination variieren.
Der Arbeitgeber ist nicht gesetzlich verpflichtet, die Zulage für nachhaltige Mobilität einzuführen. Entscheidet er sich dafür, muss er dies in einem Tarifvertrag oder, falls kein solcher Vertrag existiert, durch einen einseitigen Beschluss nach Anhörung des Betriebsrats (sofern vorhanden) formalisieren. Ohne diese Formalisierung kann die Befreiung nicht in Anspruch genommen werden.
Der grundlegende Unterschied zu herkömmlichen Kilometerpauschalen
Der wesentliche Unterschied zwischen der Mobilitätspauschale und der Kilometerpauschale liegt in der Art der jeweils abgedeckten Fahrten. Die Kilometerpauschale deckt ausschließlich beruflich bedingte Fahrten ab: Kundenbesuche, Fahrten zwischen Firmenstandorten und Fahrten, die im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit erforderlich sind. Die Mobilitätspauschale hingegen deckt ausschließlich die Fahrt zwischen Wohnort und üblichem Arbeitsort ab. Diese beiden Systeme berücksichtigen somit unterschiedliche Realitäten und können für denselben Mitarbeiter parallel genutzt werden, ohne sich gegenseitig zu ersetzen.
Die Kilometerpauschale wird pro Kilometer unter Berücksichtigung der Motorleistung des Fahrzeugs berechnet. Die Zulage für nachhaltige Mobilität ist ein Jahresbudget, dessen Höhe der Arbeitgeber innerhalb der Freigrenze frei festlegen kann. Diese beiden Mechanismen unterliegen daher völlig unterschiedlichen Berechnungsregeln, erfordern unterschiedliche Nachweise und beinhalten gänzlich unterschiedliche Erklärungen.
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Kilometergeld gehört zu den Geschäftsausgabenkategorien, die bei Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen am häufigsten beanstandet werden. Folgende Fehler treten regelmäßig in den von den Finanzbehörden geprüften Fällen auf.
Die Steuerklasse wird auf Basis einer einzelnen Fahrt anstatt der gesamten jährlichen Fahrleistung berechnet.
Die Anwendung der Formel für die niedrigste Steuerklasse auf jede einzelne Fahrt anstatt auf die gesamte jährliche Fahrleistung führt zu einer durchweg falschen Berechnung. Ein Arbeitnehmer, der im Jahr 12.000 km gefahren ist, muss die Formel für die mittlere Steuerklasse auf alle 12.000 km anwenden. Die Anwendung der Formel für die niedrigste Steuerklasse auf jede einzelne Fahrt ergibt ein anderes Ergebnis, das oft niedriger ist als der theoretisch abzugsfähige Betrag, und spiegelt nicht die tatsächlichen Regeln der Steuertabelle wider.
Anwendung der Kilometerpauschale auf ein Firmenfahrzeug
Die Kilometerpauschale gilt ausschließlich für private Fahrzeuge. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung, kann der Arbeitnehmer die Fahrtkosten für dieses Fahrzeug nicht über die Kilometerpauschale abrechnen. Das Fahrzeug gehört dem Unternehmen, das die Kosten bereits direkt trägt. Nutzt der Arbeitnehmer einen Firmenwagen privat, gilt dies als geldwerter Vorteil, der nach gesonderten Regelungen sozialversicherungspflichtig ist und nicht über die reguläre Kilometerpauschale erstattet wird.
Kombinieren Sie die Kilometerpauschale mit einer Kraftstoffkostenerstattung für dasselbe Fahrzeug.
Die Kraftstoffkosten sind vollständig in der Kilometerpauschale enthalten. Ein Mitarbeiter, der eine Kilometerpauschale nach dem Standardtarif erhält und zusätzlich die Kraftstoffkosten für dieselben Fahrten erstattet bekommt, erhält eine doppelte Erstattung für denselben Aufwand. Bei einer Prüfung wird diese Art der Doppelerstattung sofort festgestellt. Dasselbe Prinzip gilt für Wartungskosten, Reifen und Versicherungsprämien: Keiner dieser Posten darf zusätzlich zum Standardtarif separat erstattet werden.
Fehlen eines Reiseberichts oder eines nachträglich rekonstruierten Reiseberichts
Wer Kilometergeld geltend macht, ohne detaillierte Aufzeichnungen über Geschäftsreisen vorlegen zu können, riskiert, dass der gesamte Betrag nicht anerkannt wird. Die Finanzbehörden können den Antrag komplett ablehnen, wenn keine stichhaltigen Belege vorliegen. Eine nachträglich am Jahresende erstellte Aufzeichnung mit perfekt gerundeten Kilometerzahlen, verdächtiger Regelmäßigkeit und vagen Begründungen ist fast genauso unzuverlässig wie ein völliges Fehlen von Belegen. Eine fortlaufend geführte Aufzeichnung enthält zwangsläufig Unregelmäßigkeiten, Abweichungen und Details, die ihre Authentizität belegen.
Verwendung einer falschen Steuer-PS-Bewertung
Die Verwechslung der tatsächlichen Motorleistung in DIN-PS mit der in Feld P.6 der Zulassungsbescheinigung angegebenen Steuerleistung (CV) führt zur Anwendung der falschen Steuerklasse. Ein Fahrzeug mit 150 DIN-PS kann beispielsweise nur 7 Steuer-PS haben. Um diesen grundlegenden Fehler zu vermeiden, muss vor jeder Berechnung stets Feld P.6 der Zulassungsbescheinigung geprüft werden.
Die Obergrenze der Verwaltungsmacht ignorieren
Für Fahrzeuge mit einer Steuerleistung von über 7 PS gilt die Steuerklasse ab 7 PS, unabhängig von der tatsächlichen PS-Zahl. Die Verwendung der exakten Steuerleistung eines Fahrzeugs mit 9 PS ohne Begrenzung auf 7 PS führt entweder zur Anwendung einer nicht existierenden Steuerklasse oder zu einem falschen Ergebnis. Diese Begrenzung muss vor jeder Berechnung explizit überprüft werden, insbesondere bei Limousinen und großen SUVs, deren Steuerleistung diesen Schwellenwert häufig überschreitet.
Berücksichtigen Sie die Mautgebühren bei der Berechnung der Kilometerzahl, anstatt sie separat zu behandeln.
Die Autobahngebühren werden nach Vorlage der entsprechenden Belege gemäß Mauttarif zum Gesamtbetrag hinzugerechnet. Sie dürfen nicht in zusätzliche Kilometer umgerechnet oder in die Kilometerberechnung einbezogen werden. Die tatsächlich zurückgelegte Strecke auf einem mautpflichtigen Straßenabschnitt wird korrekt in die Kilometerberechnung einbezogen, die Mautgebühr ist jedoch eine separate Ausgabe, die zum Endbetrag der Mautgebühr hinzugerechnet wird. Eine Verwechslung mit zusätzlichen Kilometern führt zu einer doppelten Zählung derselben Fahrt.
Ein erstatteter Kilometer wird durch eine schriftliche Bestätigung und nicht durch eine Schätzung nachgewiesen.
Bei einer Fahrtkostenprüfung steht nie die Kilometerpauschale selbst im Fokus: Die Sätze sind öffentlich, für alle gleich und innerhalb von Sekunden überprüfbar. Die Finanzbehörden und die URSSAF (französische Sozialversicherungsanstalt) prüfen vielmehr die Nachvollziehbarkeit jeder Fahrt und deren beruflichen Zweck. Kilometerabrechnungen ohne detaillierte Erklärung, Nachweise über Termine und geografische Übereinstimmung sind fragwürdig, selbst wenn die Berechnung der Pauschale korrekt ist.
Die Frage, die man sich regelmäßig stellen sollte, ist einfach: Wenn ein Kontrolleur morgen nach dem Reisegrund vom 12. März fragen würde, könnten Sie innerhalb von zehn Minuten Datum, Abfahrtsort, Zielort, Grund und die entsprechende Kilometerzahl ermitteln? Lautet die Antwort „Nein“, sind die Unterlagen unzureichend.
Djaboo bietet ein Ausgabenmodul, mit dem Sie jede Kostenerstattung inklusive Kategorie, Betrag, Datum, Referenznummer und Belegen erfassen können. Anschließend können Sie die Erstattung einem Kunden oder Projekt zuordnen, sie als abrechnungsfähig kennzeichnen und in eine Rechnung umwandeln. Dieses zentrale System ermöglicht Ihnen den sofortigen Zugriff auf die vollständige Ausgabenhistorie, die übersichtliche Speicherung von Belegen und die schnelle Erstellung einer vollständigen und übersichtlichen Datei – falls von Behörden oder Kunden angefordert.
Häufig gestellte Fragen
Worin besteht der Unterschied zwischen Kilometergeld und Kilometerpauschale?
Kilometergeld bezeichnet die tatsächlichen wirtschaftlichen Kosten, die einem Fahrer entstehen, wenn er sein Privatfahrzeug geschäftlich nutzt: Kraftstoff, Reifenverschleiß, Wartung, Versicherung und Wertverlust. Kilometergeld ist der Betrag, den der Arbeitgeber zahlt, um diese Kosten ganz oder teilweise zu decken. Es wird in der Regel berechnet, indem der offizielle Kilometersatz auf die vom Arbeitnehmer angegebene geschäftliche Fahrleistung angewendet wird. Die Unterscheidung ist wichtig: Kilometergeld sind die tatsächlichen Kosten, die der Fahrer trägt, während Kilometergeld die Erstattung durch den Arbeitgeber ist. Die beiden Begriffe werden im allgemeinen Sprachgebrauch oft synonym verwendet, haben aber unterschiedliche rechtliche Konsequenzen, insbesondere im Hinblick auf die Sozialversicherungsbeiträge bei einer Prüfung durch die französische Sozialversicherungsanstalt (URSSAF).
Kann ein Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber gezahlte Kilometerpauschale und den Abzug der tatsächlich entstandenen Kosten in seiner Steuererklärung kombinieren?
Nein, nicht für dieselben Fahrten. Hat der Arbeitgeber die Kilometerpauschale für das Jahr erstattet, müssen Arbeitnehmer, die die tatsächlichen Kosten geltend machen, die bereits erstatteten Beträge von ihren nach dem Pauschalsatz berechneten Gesamtkilometerpauschalen abziehen oder sie ihrem zu versteuernden Einkommen hinzurechnen, bevor sie ihre tatsächlichen Kosten angeben. Die Kombination von Erstattung und Abzug für dieselben Kilometer führt zu einer doppelten Inanspruchnahme desselben Vorteils, was einen ausdrücklich verbotenen Doppelabzug darstellt. Hat der Arbeitgeber nur einen Teil der beruflich bedingten Kilometerpauschale erstattet, kann der Arbeitnehmer den verbleibenden, nicht erstatteten Betrag nach der Methode der tatsächlichen Kosten absetzen, was völlig zulässig ist.
Wie erhalte ich die steuerliche PS-Zahl eines Fahrzeugs und wo kann ich diese Information finden?
Die Steuerleistung, angegeben in PS (CV), ist in Feld P.6 der Fahrzeugpapiere vermerkt. Nur dieser Wert ist für die Bestimmung der Steuerklasse maßgeblich. Er entspricht nicht der tatsächlichen Motorleistung in DIN-PS oder Kilowatt, die lediglich eine technische Angabe darstellt. Auch die in den Verkaufsbroschüren des Fahrzeugherstellers angegebene Leistung ist nicht maßgebend. Im Zweifelsfall gilt der Wert in Feld P.6. Bei Elektrofahrzeugen ist die Steuerleistung ebenfalls in den Fahrzeugpapieren vermerkt und unterliegt der gleichen Obergrenze von 7 CV für die Anwendung der Kfz-Steuerklassen.
Kann die Kilometerpauschale auch für ein privat gemietetes Fahrzeug genutzt werden?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen. Wenn das Fahrzeug vom Mitarbeiter oder Freiberufler privat genutzt wird, insbesondere im Rahmen eines Kurz- oder Langzeitleasings, kann die Kilometerpauschale für die beruflich gefahrenen Kilometer angerechnet werden. Die monatliche Leasingrate gilt jedoch als in der Pauschale enthalten und kann daher nicht separat erstattet oder als zusätzliche Betriebsausgabe abgesetzt werden. Diese Regelung ist von den Steuerbehörden für Motorräder eindeutig festgelegt und gilt entsprechend auch für Pkw. Der Leasingvertrag muss zudem vom Mitarbeiter oder Freiberufler persönlich und nicht vom Unternehmen abgeschlossen werden.
Was passiert, wenn sich die Kilometerleistungsklasse im Laufe des Jahres ändert?
Die anzuwendende Kilometerpauschale wird einmalig am Jahresende anhand der im Geschäftsjahr gefahrenen Gesamtkilometer ermittelt. Es gibt keinen stufenweisen Übergang zwischen den Pauschalen im Laufe des Jahres und auch keine separate Berechnung für die einzelnen Kilometerabschnitte der verschiedenen Pauschalen. Übersteigt die jährliche Gesamtkilometerzahl 5.000 km (bzw. 20.000 km für Pkw), wird die Formel für die nächsthöhere Pauschale auf die gesamte Kilometerzahl angewendet. Daher ist die monatliche Kilometererfassung zwar für die laufende Abrechnung hilfreich, die endgültige Berechnung der Pauschale und des Gesamtbetrags erfolgt jedoch erst am Ende des Kalenderjahres.
Wie lassen sich Kilometergeldkosten im Falle einer Steuerprüfung rechtfertigen?
Die Begründung stützt sich auf drei Elemente, deren gegenseitige Übereinstimmung ebenso wichtig ist wie die Existenz jedes einzelnen Dokuments. Erstens die Fahrzeugzulassungsbescheinigung, die die steuerliche Leistung des Fahrzeugs und dessen Zugehörigkeit zum Haushalt des Steuerpflichtigen belegt. Zweitens eine detaillierte Aufzeichnung der Geschäftsreisen mit Angabe von Datum, Abfahrtsort, Zielort, genauem Geschäftszweck und gefahrenen Kilometern. Drittens Dokumente, die die Reisen und ihren Geschäftszweck belegen: exportierte Kalendereinträge, E-Mail-Bestätigungen von Terminen, Reiseaufträge, Besuchsberichte oder nach den Reisen ausgestellte Rechnungen. Ein Prüfer, der Unstimmigkeiten zwischen diesen Elementen feststellt, hat gute Gründe, die geltend gemachten Ausgaben anzufechten.
Kann ein selbstständiger Freiberufler die Kilometerpauschale auch dann in Anspruch nehmen, wenn sein Fahrzeug nicht als Betriebsvermögen registriert ist?
Ja, das ist einer der besonderen Vorteile der Kilometerpauschale für Personen mit nicht-gewerblichen Einkünften. Freiberufler wie Ärzte, Anwälte, Architekten, Steuerberater oder selbstständige Berater können die Kilometerpauschale zur Berechnung ihrer Reisekosten nutzen, selbst wenn ihr Fahrzeug privat genutzt und nicht als Betriebsvermögen eingetragen ist. Der so berechnete Betrag wird direkt vom nicht-gewerblichen Gewinn abgezogen, der in der Steuererklärung (Formular 2035) anzugeben ist. Genau darin liegt der Vorteil dieser Methode: die vereinfachte Berechnung, ohne dass das Fahrzeug als Betriebsvermögen erfasst werden muss.
Welche Regeln gelten für den Arbeitsweg eines Unternehmensleiters?
Für Führungskräfte, die wie Angestellte behandelt werden, beispielsweise der Präsident einer vereinfachten Aktiengesellschaft (SAS) oder der Geschäftsführer einer Aktiengesellschaft (SA), gelten grundsätzlich dieselben Regelungen für den Arbeitsweg wie für reguläre Angestellte. Die 40-Kilometer-Grenze pro Fahrt gilt gleichermaßen, und unter denselben Umständen kann eine größere Entfernung gerechtfertigt sein. Der Hauptunterschied liegt im Umfang der Prüfung durch die Finanzbehörden bei Betriebsprüfungen: Die Grenze zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben wird bei Führungskräften, die aufgrund ihrer Position theoretisch ihre eigene Erstattungsrichtlinie festlegen können, besonders genau geprüft. Die Implementierung einer formalisierten Kilometergeldrichtlinie mit regelmäßigen, von einem Dritten bestätigten Spesenabrechnungen oder deren Integration in interne Verfahren ist eine bewährte Methode, die das System im Falle einer Betriebsprüfung stärkt.
Können Fahrtkosten bei häufiger Telearbeit abgesetzt werden?
Die Arbeit im Homeoffice verändert die Reisehäufigkeit, beseitigt aber nicht die Fahrtkosten. An Tagen, an denen ein Mitarbeiter oder Freiberufler tatsächlich von zu Hause zu einem Kunden, einer Baustelle, einem Meeting, einer Schulung oder einem anderen beruflichen Ort fährt, gelten diese Fahrten weiterhin als beruflich bedingt und können nach den üblichen Kilometerpauschalen erstattet werden. Tage im Homeoffice, an denen keine physische Reise stattfindet, generieren hingegen selbstverständlich keine abzugsfähigen Fahrtkosten. Für den üblichen Arbeitsweg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz werden nur Tage mit tatsächlicher Anwesenheit vor Ort in die Berechnung einbezogen. Die tatsächliche Anzahl der Anwesenheitstage muss den im Homeoffice-Vertrag festgelegten Bedingungen oder der nachweisbaren beruflichen Praxis entsprechen.
Welche Strafen drohen bei schlecht begründeten oder überschätzten Kilometerpauschalen?
Wenn die Finanzbehörden die angegebenen Kilometerpauschalen beanstanden, erlassen sie einen Einkommensteuerbescheid über die unberechtigten oder überhöhten Beträge zuzüglich Verzugszinsen in Höhe des geltenden gesetzlichen Zinssatzes. Zusätzlich können weitere Strafen verhängt werden: 10 % bei zu geringer Angabe der Kilometerpauschale ohne vorherige Meldung. Bekanntmachung Bei vorsätzlicher Nichteinhaltung der Vorschriften, beispielsweise durch die Einreichung ungenauer oder gefälschter Belege, kann eine Strafe von 40 % verhängt werden. Im Falle einer URSSAF-Prüfung der vom Arbeitgeber gezahlten Kilometergelder kann die erforderliche Beitragsnachberechnung die letzten drei Jahre umfassen und je nach Glaubwürdigkeit des Arbeitgebers mit Strafen zwischen 5 % und 40 % einhergehen. Diese finanziellen Folgen überwiegen die ursprünglich angestrebten Vorteile bei Weitem und bestätigen, dass eine sorgfältige Dokumentation von Anfang an langfristig der einzig wirklich lohnende Ansatz ist.
