Bestandsmanagement scheitert selten an fehlenden Werkzeugen. Es scheitert vielmehr dann, wenn der theoretische und der tatsächliche Bestand nicht mehr übereinstimmen und immer neue Diskrepanzen auftreten.
Was Bestandsmanagement umfasst und wofür es tatsächlich verwendet wird
Die Bestandsverwaltung umfasst alle Aktivitäten, die es einem Unternehmen ermöglichen, jederzeit die Menge der vorhandenen Artikel zu kennen, den Warenfluss im Lager zu steuern und zu entscheiden, wann und wie viel bestellt oder produziert werden soll. Sie gilt gleichermaßen für Waren zum Wiederverkauf und für Rohstoffe für die Fertigung, Ersatzteile, Halbfertigprodukte oder fertige Produkte zur Auslieferung. Auch Verpackungen, Werkstattmaterialien und alle Artikel, die in ein Lager gelangen oder es verlassen, fallen darunter – auch wenn sie in kurzen Definitionen oft übersehen werden – selbst wenn sie nie als solche verkauft werden.
Für den Geschäftsführer eines Kleinstunternehmens oder eines kleinen bis mittelständischen Unternehmens (KMU) erfüllt das Bestandsmanagement vier konkrete Bedürfnisse. Das erste besteht darin, Fehlbestände zu vermeiden: Die Nichterfüllung einer Bestellung, der Stillstand einer Produktionslinie oder die Enttäuschung eines Kunden aufgrund fehlender Artikel verursachen unmittelbare Kosten. Umsatz Verpasste Chancen und verlorenes Vertrauen. Eine Störung ist nie nur ein technischer Rückschlag; sie äußert sich ganz konkret darin, dass ein Kunde zur Konkurrenz wechselt, eine Produktionslinie stillsteht, weil ein Teil fehlt, oder eine Baustelle in Verzug gerät, weil ein Material fehlt, das zum Zeitpunkt der Installation benötigt wird. Zweitens gilt es, Überbestände zu vermeiden: Jede Einheit, die über den tatsächlichen Bedarf hinaus gelagert wird, bindet Kapital, belegt Lagerplatz und führt bei manchen Produkten zu Veralterung oder gar zur Obsoleszenz. Drittens benötigt man verlässliche Zahlen, um im richtigen Tempo einzukaufen, zu produzieren und zu verkaufen, ohne sich auf Intuition oder eine spontane Zählung am Tag vor einem Großauftrag verlassen zu müssen. Viertens schafft man eine solide Grundlage für den Jahresabschluss, da der Wert des Lagerbestands in der Bilanz erscheint und den Jahresgewinn direkt beeinflusst, da die Bestandsveränderung in die Berechnung des buchhalterischen Gewinns einfließt.
Es ist wichtig, die Bestandsverwaltung von zwei verwandten Konzepten zu unterscheiden, mit denen sie oft verwechselt wird. Supply-Chain-Management befasst sich mit der Beziehung zu Lieferanten: Lieferantenauswahl, Verhandlung von Lieferzeiten, Auftragserteilung und Überwachung der Preisbedingungen. Lagerverwaltung, auch Logistikmanagement oder computergestützte Lagerverwaltung genannt, befasst sich mit der physischen Organisation von Lagerplätzen, der Auftragsabwicklung und dem Warenfluss innerhalb eines Standorts: Wo wird was gelagert, in welcher Reihenfolge wird ein Auftrag bearbeitet und wie werden die Warenbewegungen im Lager optimiert? Die Bestandsverwaltung liegt jedoch zwischen diesen beiden Bereichen: Sie liefert die Zahlen, die angeben, wie viel man hat, wo es sich befindet und welchen Wert diese Menge hat, unabhängig davon, wie das Lager organisiert ist oder wie Lieferantenaufträge verhandelt werden. Diese drei Disziplinen sind in der Praxis miteinander verbunden, behandeln aber unterschiedliche Fragestellungen. Eine Verwechslung ihrer Ziele führt oft dazu, dass man nach einer Lösung für ein Problem der physischen Organisation sucht, obwohl das eigentliche Problem in der Zuverlässigkeit der Zahlen liegt – oder umgekehrt. Djaboo bietet ein spezielles Modul an: Lieferkettenmanagement.
In vielen kleinen Unternehmen beginnt die Bestandsverwaltung mit einer Tabellenkalkulation: ein paar Spalten für eingehende und ausgehende Ware sowie eine Formel, die den entscheidenden Unterschied macht. Dieses System funktioniert, solange die Anzahl der Artikelnummern (SKUs) begrenzt ist, die Anzahl der Transaktionen gering und nur eine Person die Daten erfasst. Sobald das Unternehmen wächst, wird es unzuverlässig: Mehrere Mitarbeiter verwalten den Bestand, es gibt mehrere Lagerorte, das Transaktionsvolumen steigt, und selbst der geringste Bruch oder eine nicht erfasste Retoure führt zu einer Diskrepanz zwischen den Tabellenwerten und dem tatsächlichen Lagerbestand. Diese Verschiebung vollzieht sich oft schleichend: Die Tabellenkalkulation funktioniert technisch weiterhin, die Formeln werden berechnet, aber die angezeigten Zahlen spiegeln nicht mehr die Realität wider. Genau dieser Mechanismus – die allmähliche Diskrepanz zwischen angezeigten Zahlen und der tatsächlichen Menge – ist der Kern jeder wirklich effektiven Bestandsverwaltung, lange vor der Wahl einer Software oder einer Nachschubmethode.
Die bloße Kenntnis von Methoden wie Just-in-Time oder ABC-Analyse und Kennzahlen wie der Lagerumschlagsrate ist zwar notwendig, aber nicht ausreichend. Eine Nachschubmethode berechnet einen Schwellenwert auf Basis eines Lagerbestands. Ist dieser Wert falsch, liefert selbst die ausgefeilteste Methode mit der gleichen Sicherheit ein falsches wie ein korrektes Ergebnis, da keine Formel zwischen einem zuverlässigen und einem fehlerhaften Wert unterscheiden kann; sie wendet auf beide die gleiche Logik an. Der Rest dieses Artikels erläutert die Definitionen, Methoden und erwarteten Kennzahlen zu diesem Thema, kehrt aber systematisch zur zentralen Frage zurück: Entspricht der angezeigte Wert dem tatsächlichen Bestand im Regal, im Lager oder auf der Baustelle? Dieser Aspekt darf unabhängig von der Komplexität der verwendeten Instrumente niemals aus den Augen verloren werden.
Die Arten von Aktien und das Vokabular, die zu Verwirrung führen können
Der Begriff „Lagerbestand“ umfasst tatsächlich mehrere unterschiedliche Konzepte, und deren Verwechslung ist eine häufige Ursache für Managementfehler. Ein Verkäufer, der die Verfügbarkeit auf Basis theoretischer Lagerbestände angibt, obwohl die Einheiten bereits für eine andere Bestellung reserviert sind, verspricht etwas, das das Unternehmen nicht liefern kann. Ein Betriebsleiter, der den tatsächlichen Lagerbestand mit dem verfügbaren Bestand verwechselt, unterschätzt möglicherweise seine Kapazität zur Deckung neuer Nachfrage oder verspricht umgekehrt eine Verfügbarkeit, die nicht mehr besteht. Die Klärung dieser Terminologie ist daher Voraussetzung für jede Diskussion über Methoden und Kennzahlen, denn zwei Personen, die den Begriff „Lagerbestand“ für zwei unterschiedliche Sachverhalte verwenden, treffen zwangsläufig widersprüchliche Entscheidungen.
| Thermen und Spa | Bestimmung | Beispiel |
|---|---|---|
| Theoretischer Bestand | Die vom Informationssystem angezeigte Menge wird aus den dort erfassten Bewegungen berechnet: Anfangsbestand plus Zugänge, minus Abgänge. | Die Software zeigt 960 Einheiten einer Referenz an, da im Laufe des Jahres 6.000 Einheiten eingegangen und 5.280 Einheiten aus einem Anfangsbestand von 240 Einheiten wieder ausgegangen sind. |
| Tatsächlicher Lagerbestand | Die physisch an den Lagerorten vorhandene Menge wurde durch Zählen überprüft. Dies ist die einzige Messung, die nicht von erfassten oder ausgelassenen Bewegungen abhängt. | Eine Inventur ergibt 946 Einheiten für denselben Artikel; Bruchstücke und nicht erfasste Rücksendungen sind in dieser Diskrepanz enthalten. |
| Lagerbestand | Der tatsächliche Lagerbestand abzüglich der bereits für Bestellungen reservierten Mengen, die sich in Bearbeitung oder im Versand befinden. Dies ist die Menge, die einem Neukunden realistisch zugesagt werden kann. | Von den 946 tatsächlich verfügbaren Einheiten sind 60 für eine aktuell in Vorbereitung befindliche Bestellung reserviert; der verfügbare Bestand beträgt 886 Einheiten. |
| Reservierter Bestand | Menge, die einem Auftrag, einer Baustelle oder einer Produktion zugeordnet ist, aber das Lager noch nicht physisch verlassen hat. | Eine Kundenbestellung über 60 Einheiten wird im System validiert und zugeordnet, ohne dass die Verpackung bereits vorbereitet oder versandt wurde. |
| Ware im Transit | Waren, die bereits von einem Lieferanten versandt oder von einem Lager in ein anderes umgelagert wurden, aber noch nicht physisch am Bestimmungsort eingegangen sind. Sie sind zum Zeitpunkt des Transports weder im Ausgangsbestand noch im Endbestand enthalten. | Eine Lieferung von 500 Einheiten verließ vor drei Tagen das Lager des Lieferanten und ist noch nicht im Lager des Unternehmens eingegangen: Sie wird als im Transit befindlich gezählt. |
Diese fünf Konzepte sind nicht bloße sprachliche Nuancen; sie beeinflussen verschiedene Entscheidungen. Der theoretische Bestand dient als Grundlage für die Berechnung von Kennzahlen und Bestellpunkten. Der tatsächliche Bestand ist die einzige physische Realität, die für die Auftragsabwicklung oder den Abschluss einer Abrechnungsperiode relevant ist. Der verfügbare Bestand wird intern oder gegenüber Kunden kommuniziert, um zu vermeiden, dass eine bereits anderweitig zugesagte Menge zugesagt wird. Der reservierte Bestand verhindert den doppelten Verkauf derselben Einheit. Der Transitbestand verhindert eine Doppelbestellung, wenn eine Lieferung bereits unterwegs ist.
Ein Punkt verdient besondere Beachtung, da er häufig zu Missverständnissen in Gesprächen zwischen Vertriebsmitarbeitern, Lagerleitern und der Geschäftsleitung führt: Der verfügbare Lagerbestand ist keine dem Artikel inhärente Eigenschaft, sondern eine Berechnung, die sich aus dem tatsächlichen Lagerbestand und den aktuellen Reservierungen zu einem bestimmten Zeitpunkt ergibt. In einem geschäftigen Unternehmen ändert er sich daher mehrmals täglich. Das bedeutet, dass eine morgens geprüfte Verfügbarkeitsangabe nachmittags bereits veraltet sein kann, wenn zwischenzeitlich ein Großauftrag einen erheblichen Teil des Bestands reserviert hat. Aus diesem Grund ist es in Unternehmen mit mehr als wenigen Artikeln ratsam, sich auf ein System zu verlassen, das die Verfügbarkeit kontinuierlich neu berechnet, anstatt auf eine einmalige manuelle Prüfung, die eine bereits veraltete Momentaufnahme liefert. Djaboo bietet hierfür ein spezielles Modul an: Lagerverwaltung.
Auch Transitware verdient besondere Aufmerksamkeit, da sie einen oft übersehenen Graubereich darstellt. Zwischen der Versandbestätigung durch den Lieferanten und dem tatsächlichen Wareneingang und der Warenprüfung existieren die Waren, haben einen Wert und erscheinen mitunter auf einem Versanddokument, gehören aber weder zum tatsächlichen Bestand des Lieferanten, der sie physisch versendet hat, noch zum Bestand des Empfängers, der sie noch nicht erhalten hat. Ein Unternehmen, das dieses Konzept ignoriert, riskiert zwei symmetrische Fehler: Entweder bestellt es Waren, die sich bereits im Transit befinden, doppelt und geht von einem Engpass aus, oder es verspricht im Umkehrschluss sofortige Verfügbarkeit, indem es Transitware mit dem tatsächlichen Bestand vor Ort verwechselt. Der Rest dieses Artikels kehrt immer wieder zur Beziehung zwischen theoretischem und tatsächlichem Bestand zurück, da die hier diskutierten Managementschwierigkeiten aus dieser Diskrepanz resultieren. Alle fünf genannten Konzepte müssen jedoch beherrscht werden, um die Lagerhaltung im täglichen Betrieb korrekt zu verwalten.
Warum weichen die theoretischen und tatsächlichen Lagerbestände voneinander ab?
Der theoretische Bestand ist lediglich ein berechnetes Ergebnis: Er addiert die erfassten Zugänge und subtrahiert die erfassten Abgänge, ausgehend von einem bestimmten Punkt. Systembedingt kann er nur die erfassten Daten widerspiegeln. Jede physische Bewegung, die keine Spuren im System hinterlässt, erzeugt eine Abweichung zwischen diesem Wert und der Realität, ohne einen Alarm auszulösen, da das System nicht erkennt, dass Informationen fehlen. Dieser Punkt wird oft unterschätzt: Bestandsverwaltungssoftware korrigiert, unabhängig von ihrer Qualität, niemals eine nicht gemeldete Bewegung; sie zeigt lediglich die Auswirkungen der korrekt übermittelten Bewegungen an. Ein hochentwickeltes Softwareprogramm, das mit unvollständigen Datensätzen gefüttert wird, liefert ein ebenso ungenaues Ergebnis wie eine einfache Tabellenkalkulation mit denselben Daten; die Komplexität des Tools ist keine Garantie für die Genauigkeit des angezeigten Ergebnisses.
Vier Arten von Ereignissen, die im Geschäftsalltag häufig vorkommen, führen zu solchen unbemerkten Abweichungen: Bruch oder Verlust, der nicht erfasst wird; ein Dateneingabefehler, der die Eingangs- oder Ausgangsmenge verfälscht; eine Kundenretoure, die ohne entsprechende Buchung wieder eingelagert wird; und eine interne Entnahme ohne zugehörige Dokumentation oder Transaktion. Keines dieser Ereignisse ist außergewöhnlich. Gerade ihre Häufigkeit – mehrmals im Monat oder sogar wöchentlich, je nach Branche – führt dazu, dass sich eine kleine, isolierte Abweichung innerhalb eines Jahres zu einer signifikanten kumulativen Abweichung summiert. Ein einzelnes dieser Ereignisse hätte isoliert betrachtet praktisch keinen Einfluss auf den Gesamtbestand. Erst die stille Wiederholung Woche für Woche erzeugt eine Abweichung, die oft erst bei der Inventur bemerkt wird, wenn es bereits zu spät ist, ihre Ursache genau zu ermitteln. Djaboo bietet hierfür ein spezielles Modul an: Barcodes.
Betrachten wir ein Beispiel, das von Anfang bis Ende aufgebaut ist und sich auf einen einzelnen Artikel konzentriert, dessen Bestand über ein ganzes Jahr verfolgt wird. Am 1. Januar beträgt der theoretische Lagerbestand dieses Artikels 240 Einheiten. Im Laufe des Jahres verbucht das Unternehmen 12 Wareneingänge à 500 Einheiten und 11 Warenausgänge à 480 Einheiten, die alle korrekt im System erfasst wurden. Gleichzeitig kommt es, ohne dass eine entsprechende Transaktion erfasst wurde, zu drei Bruchfällen à 6 Einheiten, zwei Kundenretouren à 12 Einheiten werden wieder eingelagert, und vier Dateneingabefehler à 5 Einheiten führen dazu, dass ein erfasster Warenausgang nicht mit dem tatsächlichen übereinstimmt.
Die Berechnung des theoretischen Lagerbestands zum Jahresende berücksichtigt ausschließlich die erfassten Daten. Sie erfolgt wie folgt: 240 Einheiten Anfangsbestand plus 12 x 500 Einheiten Input, insgesamt 6.000 Einheiten, minus 11 x 480 Einheiten Output, insgesamt 5.280 Einheiten. Das System zeigt daher zum 31. Dezember einen theoretischen Lagerbestand von 960 Einheiten an. Dieser Wert ist auf Basis der erfassten Daten korrekt, lässt jedoch die vier Kategorien nicht erfasster Ereignisse außer Acht, die gleichzeitig vor Ort stattfanden.
Der tatsächliche Lagerbestand, ermittelt durch eine physische Zählung, berücksichtigt alle Bewegungen, unabhängig davon, ob sie erfasst wurden oder nicht. Drei Bruchware mit je sechs Einheiten verließ den Lagerbestand, insgesamt also 18 Einheiten, ohne dass dies im theoretischen Lagerbestand verbucht wurde. Die vier Dateneingabefehler mit je fünf Einheiten entsprechen tatsächlichen Entnahmen, die höher sind als die erfassten. Das bedeutet, dass 20 Einheiten den Lagerbestand verließen, ohne vom angezeigten Bestand abgezogen zu werden. Umgekehrt wurden die beiden Kundenretouren mit je zwölf Einheiten ohne Buchung wieder eingeräumt. Dies entspricht 24 physisch vorhandenen Einheiten, die im theoretischen Lagerbestand nicht berücksichtigt sind. Die folgende Tabelle zeigt diese Abstimmung detailliert, Artikel für Artikel.
| Element | Berechnungsdetails | Auswirkung auf den theoretischen Bestand | Auswirkungen auf den tatsächlichen physischen Bestand |
|---|---|---|---|
| Lagerbestand zum 1. Januar | Ausgangspunkt, für beide Konzepte zu diesem Zeitpunkt identisch. | 240-Einheiten | 240-Einheiten |
| Beiträge des Jahres | 12 Lieferungen à 500 Einheiten, d.h. 12 x 500 | +6.000 Einheiten | +6.000 Einheiten |
| Aufgezeichnete Ausgänge | 11 Auflagen à 480 Einheiten, d.h. 11 x 480 | -5.280 Einheiten | -5.280 Einheiten |
| Zwischensumme vor nicht erfassten Abweichungen | 240 + 6.000 minus 5.280 | 960-Einheiten | 960-Einheiten |
| Einbrüche wurden nie gestoppt | 3 Portionen à 6 Einheiten, d.h. 3 x 6 | 0 (keine Einträge in der Vergangenheit) | -18 Einheiten (physisch zerstört) |
| Eingabefehler bei Ausgängen | 4 Fehler von jeweils 5 Einheiten, d.h. 4 x 5 | 0 (Das System erkennt den Unterschied nicht) | -20 Einheiten (tatsächlich ausgegeben, nicht abgezogen) |
| Kundenretouren werden ohne Registrierung wieder ins Regal gestellt. | 2 Rücksendungen von jeweils 12 Einheiten, d.h. 2 x 12 | 0 (kein Eintrag) | +24 Einheiten (wieder physisch auf Lager) |
| Theoretischer Bestand zum 31. Dezember | Vom System angezeigte Zahl | 960-Einheiten | |
| Tatsächlicher Lagerbestand zum 31. Dezember | 240 + 6.000 minus 5.280 minus 18 minus 20 plus 24, oder im Inventar gezählt | 946-Einheiten | |
| Lücke | 960 minus 946 | 14-Einheiten | |
| Prozentuale Abweichung vom theoretischen Bestand | 14 geteilt durch 960, multipliziert mit 100 | 1,46% | |
Eine Abweichung von 14 Einheiten bei einem einzelnen Artikel, was 1,46 % des theoretischen Bestands entspricht, mag isoliert betrachtet geringfügig erscheinen. Dieses Beispiel betrifft jedoch nur einen einzigen Artikel, ein einzelnes Jahr und eine begrenzte Anzahl nicht erfasster Ereignisse. Ein Unternehmen, das mehrere hundert Artikel über mehrere Jahre hinweg verfolgt, ohne die Abweichung jemals zu korrigieren, häuft ähnliche Abweichungen für jeden einzelnen Artikel an, mitunter sogar mit gegenläufigen Trends. Das Ergebnis ist kein nur geringfügig ungenauer Bestand; es ist ein Bestand, bei dem intern niemand mehr mit Sicherheit sagen kann, ob er noch die Realität widerspiegelt. Genau in diesem Moment – wenn die angezeigte Zahl keine verlässliche Grundlage mehr für Kauf-, Produktions- oder Verkaufsentscheidungen bietet – liegt das wahre Versagen einer Bestandsmanagementstrategie, weit vor jeglicher Diskussion über Methodik oder Tools.
Es ist wichtig zu beachten, dass sich die Fehler in diesem Beispiel nicht zufällig aufheben: Bruch und Dateneingabefehler verringern den tatsächlichen Lagerbestand im Vergleich zum Sollbestand, während nicht erfasste Retouren ihn erhöhen. Bei einem bestimmten Artikel können sich diese Effekte teilweise gegenseitig aufheben, wodurch die endgültige Differenz irreführend ist: Eine geringe Nettodifferenz kann deutlich größere Abweichungen in beide Richtungen verschleiern und somit ein weitaus fehlerhafteres Erfassungssystem offenbaren, als die Endzahl allein vermuten lässt. Dies ist ein weiterer Grund, sich niemals mit einer kleinen Abweichung zufriedenzugeben, ohne deren Ursache genau zu ermitteln. Wären bei demselben Artikel nur Bruch und Dateneingabefehler ohne ausgleichende Retouren aufgetreten, hätte die Abweichung bei nahezu identischer Anzahl physischer Ereignisse 38 Einheiten oder fast 4 % des Sollbestands erreicht. Dies verdeutlicht, wie eine geringe Nettodifferenz ein weitaus umfangreicheres Erfassungsproblem verschleiern kann, als es zunächst scheint.
Es ist wichtig zu beachten, dass dieses Beispiel nur vier Kategorien nicht erfasster Abweichungen abdeckt. Im Folgenden werden zehn Kategorien einzeln erläutert, da jede Bewegungsart ihre eigenen Auslassungsgründe und Auswirkungen auf die dargestellte Figur hat. Das Verständnis dieses Mechanismus – Referenz für Referenz, Bewegung für Bewegung – ist unerlässlich, um Korrekturmaßnahmen gezielt einsetzen zu können, anstatt das Problem global und nur annähernd anzugehen.
Die Bewegungen, die man ausnahmslos nachverfolgen muss, und was passiert, wenn man eine vergisst?
Das vorherige Beispiel zeigt, dass die Zuverlässigkeit des theoretischen Inventars vollständig von der Vollständigkeit der erfassten Bewegungen abhängt. In nahezu allen Tätigkeiten gibt es zehn Bewegungskategorien, die unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche im System erfasst werden müssen. Das Auslassen einer dieser Kategorien, selbst nur gelegentlich, bedeutet, dass man stillschweigend eine Diskrepanz zwischen den angezeigten Zahlen und der Realität in Kauf nimmt. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick, bevor jede Bewegung in den folgenden Abschnitten einzeln detailliert beschrieben wird. Grundlage dieser detaillierten Erfassung ist die AktienkarteDie einzelnen Spalten werden in unserem Leitfaden detailliert beschrieben und durch ein ausgefülltes Beispiel ergänzt.
| Mouvement | Dokument, das es konkretisiert | Wer sollte es ergreifen? | Konkrete Konsequenzen bei Nichtregistrierung |
|---|---|---|---|
| Lieferantenempfang | Quittung | Die Person, die die Lieferung bei Ankunft physisch überprüft. | Das Theoretische bleibt dem Realen unterlegen; die physisch vorhandene Ware scheint nicht verfügbar zu sein. |
| Ausgang zu verkaufen | Lieferschein oder Kassenbon | Die Person, die die Sendung vorbereitet oder die Zahlung entgegennimmt | Das Theoretische bleibt dem Realen überlegen; wir glauben, wir besitzen eine Einheit, die bereits geschaffen wurde. |
| Produktionsfreigabe | Fertigungsauftrag und zugehörige Stückliste | Die Person, die den Fertigungsauftrag startet oder abschließt | Der tatsächliche Komponentenverbrauch wird nie mit der theoretischen Stückliste verglichen. |
| Kundenrückgabe | Rückgabegutschein oder Gutschrift | Die Person, die die Rücksendung physisch entgegennimmt | Das Theoretische bleibt dem Realen unterlegen; eine physisch präsente Einheit existiert im System nicht. |
| Lieferantenrückgabe | Lieferantenrücksendeschein | Die Person, die das zurückgesendete Paket vorbereitet | Der theoretische Wert bleibt höher als der tatsächliche Wert; eine Einheit, die das Lager verlassen hat, wird weiterhin als vorhanden gezählt. |
| Transfer zwischen Lagern | Interner Überweisungsbeleg | Die Person, die sendet, und die Bestätigung durch die Person, die die Nachricht empfängt, bei Ankunft. | Der Gesamtbestand bleibt korrekt, aber seine Verteilung nach Standorten ist nicht mehr korrekt. |
| Casse | Verlust- oder Schadensregulierungsbescheid | Die Person, die den Schaden zum Zeitpunkt seines Auftretens bemerkt. | Die Theorie überschätzt die Realität, ohne dass es eine Möglichkeit gibt, den Ursprung zu lokalisieren. |
| Vol | Verlustbeleg oder interne Abweichungsaufstellung | Die Person, die das Verschwinden bemerkt, üblicherweise im Rahmen einer Inspektion oder Inventur. | Die Theorie neigt dazu, die Realität über einen langen Zeitraum zu überschätzen, ohne dass die genaue Ursache anschließend identifizierbar ist. |
| Muster für den internen Gebrauch | Interner Ausgangsschlitz | Die Person, die den Gegenstand für nichtkommerzielle Zwecke mitnimmt | Die Theorie überschätzt die Realität, manchmal basierend auf strategischen Bezugspunkten. |
| Handelsmuster | Musterfreigabeschein | Der Verkäufer oder die Person, die das Muster aushändigt | Theoretiker überschätzen die Realität, oft basierend auf neuen oder wirtschaftlich bedeutsamen Benchmarks. |
Lieferantenempfang
Der Wareneingang beim Lieferanten ist der Zeitpunkt, an dem die bestellten Waren physisch im Lager oder Depot eintreffen. Das Dokument, das dies dokumentiert, ist der Wareneingangsschein. Dieser muss die tatsächlich erhaltene Menge, Artikel für Artikel, ausweisen und nicht die bestellte Menge. Diese beiden Mengen stimmen nicht immer überein: Ein Lieferant kann eine Teilmenge liefern, ein Artikel kann durch einen anderen ersetzt werden, oder es kann während des Transports zu Beschädigungen kommen, die erst beim Öffnen des Wareneingangsscheins entdeckt werden. PaketEs ist die Person, die die Lieferung bei Ankunft physisch überprüft, in der Regel ein Lagerarbeiter oder ein Empfangsleiter, die diesen Beleg genau in dem Moment der Überprüfung eingeben muss und nicht später aus dem Gedächtnis, nachdem die Pakete eingelagert wurden.
Wird eine Lieferung nicht oder nur teilweise erfasst, bleibt der theoretische Lagerbestand niedriger als der tatsächliche Bestand. Dies mag harmlos erscheinen, da kein unmittelbares Risiko von Fehlbeständen besteht, hat aber einen konkreten negativen Effekt: Es kann zu einer neuen Bestellung führen, obwohl die Ware bereits eingetroffen ist, einfach weil das System sie noch nicht erkennt. Auch die Rechnungsprüfung kann dadurch erschwert werden, wenn niemand bestätigen kann, dass die Rechnungsmenge mit der gelieferten Menge übereinstimmt.
Die Ausfahrt steht zum Verkauf
Die „Ausgabe zum Verkauf“ bezeichnet die Auslieferung eines Artikels an einen Kunden, sei es per Lieferschein bei Fernabsatz oder Geschäftsversand oder per Kassenbon bei Direktverkauf im Ladengeschäft. Dieser Vorgang muss von der Person, die den Versand vorbereitet, oder dem Kassierer an der Kasse unmittelbar nach der physischen Auslieferung des Artikels eingeleitet werden, niemals erst am Ende des Tages auf Basis einer Umsatzprognose.
Wird ein Verkauf nicht sofort oder später und fehlerhaft erfasst, bleibt der theoretische Lagerbestand höher als der tatsächliche. Das eigentliche Risiko besteht darin, anzunehmen, ein Produkt sei verkauft, obwohl es das Lager bereits verlassen hat, und es daher einem zweiten Kunden zuzusagen, obwohl es nicht mehr vorrätig ist. Diese Diskrepanz tritt besonders häufig in Unternehmen auf, in denen Verkauf und Warenausgang zeitlich getrennt sind, beispielsweise wenn eine Bestellung vor der Rechnungsstellung vorbereitet wird oder ein Vertriebsmitarbeiter einen Warenausgang freigibt, ohne diesen sofort im zentralen System zu prüfen.
Die Produktionsfreigabe
Die Produktionsmenge bezeichnet die Rohstoffe und Komponenten, die bei der Herstellung eines Endprodukts verbraucht werden. Referenzdokument ist der Produktionsauftrag mit seiner Stückliste, die die genauen Mengen jeder Komponente für die Herstellung einer Einheit des Endprodukts auflistet. Idealerweise sollte die Komponentenmenge beim Start oder Abschluss des Produktionsauftrags automatisch generiert werden, anstatt dass der Produktionsmitarbeiter sie manuell eingeben muss. Dieser hat während des Fertigungszyklus natürlich neben der Dateneingabe noch andere Prioritäten. Djaboo bietet hierfür ein spezielles Modul an. Nomenklaturen.
Wenn die Produktionsmenge nicht mit dem Fertigungsauftrag verknüpft oder gar nicht erfasst wird, entstehen zwei Probleme gleichzeitig. Erstens überschätzt der theoretische Bauteilbestand den tatsächlichen Bestand, da Material verbraucht wurde, ohne dass dies berücksichtigt wurde. Zweitens, und dies ist langfristig gravierender, lässt sich nicht mehr überprüfen, ob der tatsächliche Materialverbrauch dem theoretischen Materialplan entspricht: Eine Diskrepanz kann auf Materialverluste während der Fertigung, Maschinenineffizienzen oder ungewöhnlichen Verbrauch hinweisen, die ohne diesen Abgleich unentdeckt bleiben.
Kundenfeedback
Eine Kundenretoure liegt vor, wenn ein Kunde einen Artikel aus geschäftlichen Gründen, aufgrund eines Defekts oder eines Bestellfehlers zurücksendet. Das Dokument, das dies dokumentiert, ist ein Rücksendeschein, oft begleitet von einer Gutschrift oder einem Umtauschangebot. Die Person, die das zurückgesendete Paket physisch entgegennimmt, in der Regel im Lager oder Geschäft, muss diese Transaktion als Bestandsbuchung erfassen, im Gegensatz zu einer einfachen Wiedereinlagerung ohne Buchungssatz.
Wird eine Kundenretoure direkt ins Regal gestellt, ohne sie vorher zu erfassen, bleibt der theoretische Lagerbestand niedriger als der tatsächliche, wie das zuvor in diesem Artikel vorgestellte Zahlenbeispiel zeigt. Dieses im Einzelhandel weit verbreitete Versäumnis, Artikel einfach wieder ins Regal zu stellen, anstatt sie ins System einzugeben, führt allmählich dazu, dass die tatsächliche Verfügbarkeit bestimmter Artikel unterschätzt wird und manchmal sogar eine größere Menge bestellt wird als benötigt, da das System nicht weiß, dass ein Teil des Bedarfs bereits durch die Retouren gedeckt ist.
Lieferantenrückgabe
Eine Lieferantenretoure ist der umgekehrte Vorgang: Ein Unternehmen sendet einen defekten, nicht konformen oder falsch bestellten Artikel an seinen Lieferanten zurück. Das zugehörige Dokument ist ein Lieferantenretourenschein, der die Menge und die genaue Artikelnummer der zurückgesendeten Ware enthalten muss. Die Person, die das Retourenpaket vorbereitet – in der Regel diejenige, die den Defekt oder die Abweichung bemerkt hat –, muss diesen Prozess zum Zeitpunkt des Versands einleiten, nicht erst nach Erhalt der Bestätigung vom Lieferanten, die mehrere Wochen dauern kann.
Wird eine Lieferantenretoure nicht zum Zeitpunkt des Versands erfasst, bleibt der theoretische Lagerbestand höher als der tatsächliche: Eine Einheit, die das Lager bereits verlassen hat, wird weiterhin als vorhanden gezählt. Diese Diskrepanz ist besonders irreführend, da sie einen tatsächlichen Fehlbestand über mehrere Wochen verschleiern kann, bis eine Inventur oder eine Kundenbestellung aufdeckt, dass der bestellte Artikel nicht mehr verfügbar ist.
Der Transfer zwischen Lagerhäusern
Ein Warentransfer zwischen Lagern bezeichnet die Verlagerung eines Artikels von einem Lagerort zu einem anderen innerhalb desselben Unternehmens. Das Dokument, das diesen Transfer formalisiert, ist ein interner Transferschein, der sowohl von der Person, die den Artikel vom Ursprungsort absendet, als auch von der Person, die ihn am Zielort empfängt, bestätigt werden muss. Diese doppelte Bestätigung ist unerlässlich, da ein Transfer aus inventartechnischer Sicht erst dann wirklich abgeschlossen ist, wenn die Ware am Zielort eingetroffen und geprüft wurde, nicht bereits beim Verlassen des Ursprungsortes.
Wird eine Warenübertragung nur einseitig oder gar nicht erfasst, erscheint der Gesamtbestand des Unternehmens korrekt, da die Ware weder verkauft noch vernichtet wurde. Die Verteilung auf die verschiedenen Standorte ist jedoch ungenau. Ein Standort kann als nicht vorrätig angezeigt werden, obwohl sich die Ware bereits im Transport befindet, während ein anderer Standort weiterhin einen Bestand ausweist, der nicht mehr vorhanden ist. Diese Verwirrung führt häufig zu Doppelbestellungen, da ein Standort Ware bestellt, die das Unternehmen bereits besitzt, nur eben an einem anderen Ort.
Der Bruch
Beschädigung umfasst alle Gegenstände, die beschädigt, zerbrochen oder unverkäuflich geworden sind, sei es durch Handhabung, Lagerung oder versehentliches Fallenlassen. Der Schaden wird auf einem Verlustschein oder als separater Korrekturbuchungseintrag erfasst, unabhängig vom Verkauf. Die Person, die den Schaden entdeckt, muss diesen unverzüglich erfassen, ohne auf die nächste Inventur zur Abstimmung zu warten.
Wird Bruch nicht erfasst, überschätzt der theoretische Lagerbestand den tatsächlichen Bestand dauerhaft, wie das obige Zahlenbeispiel zeigt. Problematisch ist nicht nur die Diskrepanz selbst, sondern auch die Unmöglichkeit, sie nachträglich zu lokalisieren: Ohne eine Aufzeichnung zum Zeitpunkt des Vorfalls kann sechs Monate später niemand mehr sagen, welcher Artikel in welcher Menge und an welcher Stelle im Prozess zerbrochen ist. Dies verhindert jegliche Korrekturmaßnahmen hinsichtlich der Bruchursache, sei es ungeeignete Verpackung, ein verbesserungsbedürftiger Handhabungsprozess oder ein ungeeigneter Lagerort.
Der Flug
Diebstahl stellt eine besondere Kategorie dar, da naturgemäß zum Zeitpunkt des Diebstahls kein Dokument absichtlich erstellt wird. Seine Folgen werden in der Regel im Rahmen einer Prüfung oder Inventur in Form einer unerklärlichen Abweichung entdeckt. Das entsprechende Dokument ist dann ein Verlustbericht oder ein interner Abweichungsbericht, der von der Person, die den Diebstahl entdeckt, ausgefüllt werden muss und so viele Details wie möglich zu den Umständen enthält.
Wird ein Diebstahl nie offiziell als solcher identifiziert, lässt er sich nicht mehr von anderen Kategorien nicht erfasster Unstimmigkeiten unterscheiden. Dies hindert das Unternehmen daran, ein Problem mit der Dateneingabe von einem tatsächlichen Sicherheits- oder Überwachungsproblem abzugrenzen. Eine regelmäßig bei denselben Artikeln, im gleichen Umfang und zu ähnlichen Zeiten festgestellte Unstimmigkeit kann ein Warnsignal sein, das nicht mit einem einfachen, wiederholten Dateneingabefehler verwechselt werden sollte: Die Art der Reaktion hängt davon ab, ob eine Korrektur des Dateneingabeverfahrens oder eine Verstärkung der Überwachung erforderlich ist.
Das Muster ist für den internen Gebrauch bestimmt.
Die Entnahme für den internen Gebrauch bezeichnet die Entnahme eines Artikels aus dem Lagerbestand für den firmeninternen Gebrauch ohne zugehörigen Verkauf: beispielsweise im Rahmen der Garantie, für den Einsatz in einer Werkstatt oder für interne Tests und Vorführungen. Das entsprechende Dokument ist ein Entnahmeschein, der von der Person, die den Artikel entnimmt, zum Zeitpunkt der Entnahme auszufüllen ist und den Grund dafür angibt.
Wird diese Art von Entnahme nicht erfasst, überschätzt der theoretische Lagerbestand den tatsächlichen Bestand, genau wie bei nicht erfasstem Bruch. Besonders heikel ist diese Entwicklung, da es sich häufig um strategische Artikel wie teure Ersatzteile handelt, deren Bestellpunkt zuvor in diesem Artikel sorgfältig berechnet wurde. Eine nicht erfasste Entnahme eines solchen Artikels verfälscht die Berechnung des Bestellpunkts unmittelbar und hat weitaus größere finanzielle oder operative Auswirkungen als eine vergleichbare Entnahme eines Artikels mit geringem Wert.
Das kommerzielle Muster
Ein Muster wird einem potenziellen oder bestehenden Kunden zu kommerziellen Zwecken ohne damit verbundenen Kaufabschluss zur Verfügung gestellt. Das entsprechende Dokument ist ein Musterlieferschein, der separat vom Standardlieferschein vom Vertriebsmitarbeiter oder der Person, die das Muster bei der Übergabe physisch aushändigt, ausgefüllt wird.
Wird keine Stichprobe erfasst, überschätzt der theoretische Lagerbestand den tatsächlichen Lagerbestand. Diese Diskrepanz betrifft oft unverhältnismäßig stark neue oder kürzlich eingeführte Artikel, also genau jene, die das Unternehmen am stärksten vermarkten möchte und bei denen eine genaue Schätzung der tatsächlichen Nachfrage am nützlichsten ist, um zukünftige Bestellungen oder Produktionen zu kalibrieren.
Was diese Liste von zehn Bewegungen offenbart
Aus dieser detaillierten Liste lassen sich zwei wichtige Erkenntnisse ableiten. Erstens: Die am häufigsten übersehenen Transaktionen sind jene, die keine Rechnung oder ein anderes übliches Handelsdokument generieren: Bruchware führt nicht zu einer Rechnung, ebenso wenig wie eine direkt ins Regal zurückgestellte Ware, und interne Entnahmen oder Muster erst recht nicht. Doch gerade diese stillschweigenden Transaktionen verursachen die hartnäckigsten Diskrepanzen, da sie – anders als ein Verkauf, der naturgemäß eine Rechnung und damit einen Eintrag auslöst – weder in der Buchhaltung noch im Geschäftsbetrieb erfasst werden müssen. Zweitens: Eine Inventurkorrektur, die oft als bloße Jahresendformalität angesehen wird, ist tatsächlich die einzige Transaktion, die den Zählerstand zurücksetzen kann, nachdem eine dieser zehn Transaktionen ausgelassen wurde. Eine Inventur, die eine Diskrepanz aufdeckt, deren Ergebnis aber nie in eine Korrektur im System umgesetzt wird, ist sinnlos: Der theoretische Wert bleibt bis zur nächsten Zählung falsch.
Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass diese zehn Transaktionen nicht in allen Geschäftsbereichen gleich häufig vorkommen. Ein Handelsunternehmen verzeichnet hauptsächlich Wareneingänge, Verkaufsprobleme und Retouren. Ein Produktionsunternehmen ist eher mit Produktionsproblemen und Stücklistenabweichungen konfrontiert. Ein Dienstleistungsunternehmen mit Ersatzteillager verzeichnet hauptsächlich interne Entnahmen für technische Reparaturen. Es ist sinnvoll, die zwei oder drei häufigsten und am häufigsten ausgelassenen Transaktionen des eigenen Unternehmens zu identifizieren, da die Dateneingabe zunächst auf diese konzentriert werden sollte, anstatt die Aufmerksamkeit wahllos auf alle zehn Kategorien zu verteilen.
Inventur, ob rollierend oder jährlich, wie sie durchzuführen ist und wie oft, abhängig vom Wert der Gegenstände
Die Inventur ist der Prozess der physischen Zählung der Lagerartikel, um zu überprüfen, ob der tatsächliche Bestand dem theoretischen Bestand entspricht und diesen gegebenenfalls durch eine Anpassung zu korrigieren. Zwei Ansätze existieren nebeneinander und schließen sich nicht gegenseitig aus; sie dienen unterschiedlichen Zwecken.
Die jährliche Inventur besteht aus der Zählung aller Artikel in einem einzigen Arbeitsgang, in der Regel zum Ende des Geschäftsjahres, da der Lagerwert in der Bilanz erfasst wird. Ihr Vorteil liegt in der Bereitstellung einer vollständigen und datierten Momentaufnahme des gesamten Lagerbestands, die für den Jahresabschluss unerlässlich ist. Ihr Nachteil ist der erhebliche Zeitaufwand innerhalb eines kurzen Zeitraums, oft außerhalb des regulären Geschäftsbetriebs. Zudem deckt sie nur einmal jährlich Abweichungen auf, die sich über die vergangenen zwölf Monate hinweg allmählich angesammelt haben können, ohne dass sich der Zeitpunkt oder die konkrete Ursache ermitteln lässt. Eine jährliche Inventur, die eine signifikante Abweichung aufdeckt, ohne dass im Laufe des Jahres Zwischenprüfungen durchgeführt wurden, stellt das Unternehmen vor ein schwieriges Rätsel: Die Abweichung könnte auf ein einzelnes schwerwiegendes Ereignis oder auf Dutzende kleiner, sich summierender Abweichungen zurückzuführen sein, und die Inventurergebnisse geben dem Unternehmen keine Auskunft darüber, welche dieser beiden Möglichkeiten zutrifft. Djaboo bietet hierfür ein spezielles Modul an: Inventar.
Die Zykluszählung beinhaltet die regelmäßige Zählung einer Teilmenge der Artikel über das Jahr verteilt bei jedem Besuch, wodurch der gesamte Katalog über mehrere Zyklen hinweg erfasst wird. Sie bietet den Vorteil, die Arbeitslast zu verteilen, Abweichungen schnell zu erkennen und regelmäßige Korrekturen anstelle einer einmaligen jährlichen Überprüfung zu ermöglichen. Ihre Umsetzung erfordert jedoch konsequente Disziplin und klare Priorisierung: Nicht alle Artikel müssen gleich häufig gezählt werden, was sich direkt auf die im folgenden Abschnitt vorgestellte Klassifizierungsmethode auswirkt. Ein oft übersehener Vorteil von…rollierender Bestand Seine Stärke liegt in der Fähigkeit, eine beobachtete Abweichung mit einem kürzlich erfolgten und noch identifizierbaren Ereignis zu verknüpfen: Weist ein in dieser Woche erfasster Referenzwert eine Abweichung auf, lassen sich die Bewegungen der letzten zwei Wochen deutlich einfacher untersuchen als die eines ganzen Jahres. Djaboo bietet ein spezielles Modul dafür an. rollierender Bestand.
| Wertkategorie | Typisches Gewicht im Lagerwert | Empfohlene Zählfrequenz | Methode angepasst |
|---|---|---|---|
| Hochwertige Artikel (Kategorie A) | Der größte Anteil am gesamten Lagerwert, basierend auf einer kleinen Anzahl von Artikeln. | Häufige rollierende Zählung, beispielsweise in jedem monatlichen oder vierteljährlichen Zyklus | Rollierender Bestand, ergänzt durch den Jahresbestand |
| Artikel mit mittlerem Wert (Kategorie B) | Mittlerer Wertanteil über eine größere Anzahl von Referenzen | Bei rollierenden Zählungen kommt es zu selteneren Ergebnissen, beispielsweise ein- oder zweimal jährlich außerhalb der jährlichen Zählung. | Teilweise rollierende Bestandsaufnahme, ergänzt durch die jährliche Bestandsaufnahme |
| Artikel mit geringem Wert (Kategorie C) | Ein kleiner Teil des Gesamtwerts, verteilt auf die größte Anzahl von Referenzen. | Die Zählung beschränkt sich auf den Jahresbestand, es sei denn, es wird eine Anomalie gemeldet. | Nur jährliche Inventur, außer in Ausnahmefällen |
Die Durchführung einer Inventur, ob rollierend oder jährlich, erfordert die Beachtung einiger einfacher, aber oft übersehener Regeln. Zunächst ist es unerlässlich, alle Bewegungen der zu zählenden Artikel während der gesamten Zählung zu dokumentieren. Ist dies nicht möglich, muss jede Bewegung zwischen Zählbeginn und -ende präzise erfasst werden. Dadurch wird verhindert, dass ein theoretischer Lagerbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt (T) mit einem tatsächlichen Lagerbestand zu einem späteren Zeitpunkt (T plus eine Stunde) verglichen wird. Selbst ein einzelner Ein- oder Ausgang während der Zählung kann, wenn er nicht isoliert erfasst wird, eine künstliche Diskrepanz erzeugen. Diese Diskrepanz steht zwar nicht im Zusammenhang mit einem tatsächlichen Zuverlässigkeitsproblem, verfälscht aber die Ergebnisse, wenn sie nicht korrekt berücksichtigt wird.
Im nächsten Schritt wird der Zählerstand einzeln mit dem theoretischen Wert verglichen, nicht nur der Gesamtwert. Denn eine positive Differenz bei einem Artikel kann eine negative Differenz bei einem anderen verschleiern, wie das vorherige Zahlenbeispiel gezeigt hat. Ein Unternehmen, das lediglich überprüft, ob der Gesamtwert des gezählten Bestands annähernd dem theoretischen Gesamtwert entspricht, übersieht möglicherweise erhebliche Abweichungen, die sich zufällig gegenseitig aufheben. Dies erweckt einen falschen Eindruck von Zuverlässigkeit, obwohl das Erfassungssystem tatsächlich erhebliche Mängel aufweist.
Schließlich muss jede festgestellte Abweichung im System explizit korrigiert, datiert und, wenn möglich, kommentiert werden, anstatt lediglich die angezeigte Menge zu ändern. Dies ist unerlässlich, um die Korrektur und ihren Umfang zu dokumentieren. Eine Korrektur ohne Kommentar oder Datum verliert einen Großteil ihrer Aussagekraft: In sechs Monaten kann niemand mehr sagen, ob bei diesem Artikel bereits eine ähnliche Abweichung aufgetreten ist oder ob sich die Abweichung zwischen den Inventuren verschlimmert, stabilisiert oder gar beseitigt hat, da keine verwertbaren historischen Daten zu diesen Korrekturen vorliegen.
Ein letzter Punkt verdient Erwähnung: Wer sollte die Zählung durchführen? Es ist generell ratsam, dass die Person, die einen Artikel zählt, nicht immer dieselbe ist, die ihn täglich erfasst. Dadurch wird das Risiko verringert, dass ein gewohnheitsmäßiger Dateneingabefehler bei der Zählung wiederholt wird und die Diskrepanz verschleiert, anstatt sie aufzudecken. Dieses Trennungsprinzip, angewendet entsprechend der Unternehmensgröße, stärkt die Zuverlässigkeit der Kontrolle, ohne dass nennenswerte zusätzliche Ressourcen erforderlich sind.
Die ABC-Methode erklärt und anhand einer Verteilungstabelle angewendet
Die ABC-Methode klassifiziert Artikel anhand ihres Beitrags zum Gesamtwert des Lagerbestands oder zum Jahresverbrauch in drei Kategorien, anstatt alle Artikel gleich zu behandeln. Sie basiert auf einer einfachen Beobachtung, die für jeden Katalog mit einer größeren Anzahl von Artikeln gilt: Wenige Artikel haben einen großen Anteil am Wert, während viele Artikel nur einen geringen Anteil ausmachen. Ohne diese Klassifizierung widmet ein Unternehmen oft einem unwichtigen Artikel genauso viel Aufmerksamkeit wie einem strategisch wichtigen, wodurch die Tracking-Bemühungen dort verwässert werden, wo sie am wenigsten relevant sind.
Die Erstellung einer ABC-Klassifizierung erfolgt nach einem reproduzierbaren Verfahren. Zunächst wird für jeden Artikel der jährliche Verbrauchswert berechnet, in der Regel der Einzelpreis multipliziert mit der im Berichtszeitraum verkauften Menge. Anschließend werden die Artikel nach diesem Wert absteigend sortiert. Danach wird der prozentuale Anteil jedes Artikels am Gesamtverbrauch berechnet, gefolgt von der kumulierten prozentualen Summe. Schließlich werden die Artikel anhand der durch diese kumulierte Summe erreichten Schwellenwerte in drei Gruppen (A, B und C) eingeteilt. Dabei ist zu beachten, dass die genauen Schwellenwerte an die spezifische Struktur jedes Katalogs angepasst und nicht schematisch angewendet werden sollten.
Nehmen wir als Beispiel zehn Artikel mit einem jährlichen Gesamtverbrauchswert von 100.000 Euro für das gesamte untersuchte Sortiment.
| Referenz | Jährlicher Verbrauchswert | Part du total | Kumulierter Anteil | Kategorie |
|---|---|---|---|---|
| 1-Referenz | 45 000 € | 45% | 45% | A |
| 2-Referenz | 30 000 € | 30% | 75% | A |
| 3-Referenz | 15 000 € | 15% | 90% | B |
| 4-Referenz | 5 000 € | 5% | 95% | B |
| 5-Referenz | 2 000 € | 2% | 97% | C |
| 6-Referenz | 1 200 € | 1,2% | 98,2% | C |
| 7-Referenz | 800 € | 0,8% | 99% | C |
| 8-Referenz | 500 € | 0,5% | 99,5% | C |
| 9-Referenz | 300 € | 0,3% | 99,8% | C |
| 10-Referenz | 200 € | 0,2% | 100% | C |
| Gesamt | 100 000 € | 100% |
In diesem Beispiel machen die ersten beiden Artikel allein 75 % des Gesamtwerts aus: Sie bilden Kategorie A, obwohl sie nur 20 % der Gesamtanzahl der Artikel ausmachen. Artikel 3 und 4 tragen weitere 20 Prozentpunkte bei und erreichen damit 95 %: Sie bilden Kategorie B. Die letzten sechs Artikel repräsentieren zusammen nur 5 % des Gesamtwerts, obwohl sie 60 % der Katalogartikel ausmachen: Sie bilden Kategorie C. Diese Verteilung verdeutlicht, warum die Schwellenwerte von 80 %, 95 % und 100 % Richtwerte und nicht feste Werte sind: Hier überschreitet der dritte Artikel den Schwellenwert von 80 % deutlich, was seine Einordnung in Kategorie B anstelle von Kategorie A rechtfertigt, wo er eine zu große Lücke zu Artikel 2 verursachen würde.
Der operative Nutzen dieser Klassifizierung ist unmittelbar. Artikel der Kategorie A erfordern eine genaue Überwachung: häufige Bestandsaufnahmen, präzise Berechnung von Bestellpunkten und Sicherheitsbeständen sowie enge Verhandlungen mit Lieferanten über Lieferzeiten, da Fehlbestände oder Überbestände dieser Artikel sofortige finanzielle Auswirkungen haben. Artikel der Kategorie C hingegen können mit einfacheren Regeln, weniger häufigen Zählungen oder sogar durch Nachbestellung einer festen Menge ohne detaillierte Berechnungen überwacht werden, da die finanziellen Auswirkungen eines Fehlers bei diesen Artikeln begrenzt bleiben. Artikel der Kategorie B liegen dazwischen und erfordern eine mittlere Überwachungsstufe. Diese Hierarchie ermöglicht es, die Managementbemühungen dort zu konzentrieren, wo sie am wertvollsten sind, anstatt sie gleichmäßig über das gesamte Sortiment zu verteilen.
Eine sinnvolle Variante dieser Methode besteht darin, den jährlichen Verbrauchswert mit einem zweiten Kriterium zu kombinieren, beispielsweise der betrieblichen Kritikalität eines Bauteils, unabhängig von dessen Wert. Ein kostengünstiges Ersatzteil, das für den Betrieb kritischer Anlagen unerlässlich ist, kann genauso streng überwacht werden wie ein Bauteil der Kategorie A, das allein aufgrund seines Wertes bewertet wurde, wenn sein Fehlen trotz des niedrigen Stückpreises zu einem kostspieligen Produktionsstillstand führt. Die ABC-Methode bleibt ein Priorisierungsinstrument, keine absolute Regel, die die Notwendigkeit einer weiteren Bewertung der tatsächlichen betrieblichen Bedeutung jedes Bauteils überflüssig machen würde.
Es wird außerdem empfohlen, diese Klassifizierung regelmäßig zu überprüfen, anstatt sie ein für alle Mal festzulegen. Der Verbrauch eines Produkts der Kategorie C kann nach der Markteinführung eines neuen, darauf basierenden Produkts stark ansteigen, was eine Umklassifizierung in Kategorie B oder A erforderlich macht. Umgekehrt kann der Verbrauch eines Produkts, das bisher der Kategorie A zugeordnet war, sinken, wenn das Produkt, zu dessen Herstellung es verwendet wird, das Ende seines Lebenszyklus erreicht. Eine ABC-Klassifizierung, die nie aktualisiert wird, lenkt die Überwachungsbemühungen letztlich auf Produkte, die diese Klassifizierung nicht mehr benötigen, und benachteiligt damit neue Produkte, die sie jetzt brauchen.
Der Bestellpunkt und der Sicherheitsbestand
Der Bestellpunkt ist der verfügbare Lagerbestand, der automatisch eine Nachbestellung auslöst, um sicherzustellen, dass die Ware eintrifft, bevor der Bestand auf null sinkt. Er setzt sich aus zwei Elementen zusammen: dem erwarteten Verbrauch während der Lieferzeit und einem Sicherheitszuschlag, um unvorhergesehene Ereignisse wie einen höheren Verbrauch als erwartet oder Lieferverzögerungen abzufedern.
Die Grundformel für den Bestellpunkt lautet: Bestellpunkt = durchschnittlicher Tagesverbrauch multipliziert mit der Lieferzeit in Tagen, zuzüglich des Sicherheitsbestands. Um diese Formel anzuwenden, muss zunächst der Sicherheitsbestand ermittelt werden. Die Berechnung kann je nach verfügbaren Daten auf zwei verschiedene Arten erfolgen.
Der erste und einfachste Ansatz besteht darin, die gewünschte Anzahl an Tagen für den Sicherheitsbestand festzulegen und diese mit dem durchschnittlichen Tagesverbrauch zu multiplizieren. Nehmen wir als Beispiel einen Artikel mit einem durchschnittlichen Tagesverbrauch von 40 Einheiten, einer Lieferzeit des Lieferanten von 10 Tagen und dem Wunsch, für unvorhergesehene Ereignisse einen Bestand für 5 Tage vorzuhalten.
| Element | Menüangebote | Berechnung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Sicherheitsbestand, einfache Methode | Durchschnittlicher Tagesverbrauch multipliziert mit der gewünschten Anzahl an Sicherheitstagen | 40 Einheiten pro Tag, multipliziert mit 5 Tagen | 200-Einheiten |
| Bestellpunkt | Durchschnittlicher Tagesverbrauch multipliziert mit Lieferzeit, zuzüglich Sicherheitsbestand | 40 Einheiten pro Tag, multipliziert mit 10 Tagen, plus 200 Einheiten | 600-Einheiten |
Der zweite Ansatz, der bei Vorliegen von Verbrauchsdaten genauer ist, besteht in der Berechnung des Sicherheitsbestands anhand der Differenz zwischen dem maximal beobachteten Verbrauch und dem durchschnittlichen Verbrauch, multipliziert mit der Lieferzeit. Betrachten wir erneut denselben Artikel mit einem durchschnittlichen Tagesverbrauch von 40 Einheiten, diesmal jedoch unter Berücksichtigung eines maximalen Tagesverbrauchs von 55 Einheiten im Untersuchungszeitraum und einer unveränderten Lieferzeit von 10 Tagen.
| Element | Menüangebote | Berechnung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Sicherheitsbestand, Verbrauchslückenmethode | Maximaler Tagesverbrauch minus durchschnittlicher Tagesverbrauch, multipliziert mit der Lieferzeit | 55 minus 40, oder 15 Einheiten, multipliziert mit 10 Tagen | 150-Einheiten |
| Bestellpunkt | Durchschnittlicher Tagesverbrauch multipliziert mit Lieferzeit, zuzüglich Sicherheitsbestand | 40 Einheiten pro Tag, multipliziert mit 10 Tagen, plus 150 Einheiten | 550-Einheiten |
Die beiden Methoden liefern hier ähnliche Ergebnisse (600 bzw. 550 Einheiten), basieren aber auf unterschiedlichen Prinzipien: Die erste Methode legt willkürlich einen gewünschten Abdeckungszeitraum fest, während die zweite die tatsächliche Variabilität des beobachteten Verbrauchs berücksichtigt. Diese zweite Methode ist vorzuziehen, sobald dem Unternehmen ausreichend historische Daten vorliegen, da sie den Sicherheitsbestand an das tatsächliche Verhalten jedes einzelnen Artikels anpasst, anstatt eine einheitliche Regel für das gesamte Sortiment anzuwenden.
Bei der Berechnung des Bestellpunkts muss neben der Verbrauchsschwankung auch die Lieferzeitvariabilität selbst berücksichtigt werden. Ein Lieferant, dessen angegebene Lieferzeit 10 Tage beträgt, der aber je nach Zeitraum auch mal 14 oder 15 Tage benötigt, setzt das Unternehmen dem Risiko von Lieferengpässen aus, selbst wenn der Verbrauch konstant bleibt. In diesem Fall empfiehlt es sich, für die Berechnung des Bestellpunkts eine etwas längere Lieferzeit als die durchschnittliche angegebene Lieferzeit anzusetzen oder den Sicherheitsbestand um einen zusätzlichen Puffer zu erhöhen, um dieses spezifische Risiko abzudecken, das unabhängig von dem durch die Nachfrageschwankungen bedingten Risiko besteht.
Eine Klarstellung ist notwendig, die in direktem Zusammenhang mit dem Rest dieses Artikels steht: Der Bestellpunkt ist nur dann sinnvoll, wenn die Vergleichsmenge – der vom System angezeigte verfügbare Bestand – zuverlässig ist. Ein mit größter Sorgfalt berechneter Bestellpunkt bietet keinen Schutz, wenn der theoretische Bestand vom tatsächlichen Bestand abweicht, wie im Abschnitt zu dieser Diskrepanz erläutert wird. Die Berechnung eines Bestellpunkts ohne Berücksichtigung der Zuverlässigkeit der Bestandsanzeige ist gleichbedeutend mit der Aufstellung einer präzisen Entscheidungsregel auf Basis von Näherungsdaten. Kehren wir zum zuvor entwickelten Zahlenbeispiel zurück: Ist der Bestellpunkt für ein Produkt auf 600 Einheiten festgelegt, der theoretische Bestand jedoch aufgrund unberücksichtigter Abweichungen um 14 Einheiten höher als der tatsächliche Bestand, wird die Bestellung 14 Einheiten zu spät ausgelöst. Dies kann bei einem Produkt mit hohem Tagesverbrauch zu einem Lieferengpass führen.
Die Indikatoren, die zählen
Vier Indikatoren ermöglichen es Ihnen, den Zustand Ihres Bestandsmanagements über einen längeren Zeitraum hinweg zu überwachen, und zwar weit über eine einmalige Inventur hinaus. Jeder Indikator beantwortet eine andere Frage, und ihre Kombination liefert ein umfassenderes Bild als jeder einzelne Indikator für sich.
Die Lagerumschlagsrate gibt an, wie oft der Lagerbestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums aufgefüllt wird. Sie wird berechnet, indem die Kosten der verkauften oder verbrauchten Waren im Berichtszeitraum durch den durchschnittlichen Lagerwert desselben Zeitraums dividiert werden. Betrachten wir ein Unternehmen, dessen Kosten der verkauften Waren im laufenden Jahr 480.000 € betragen und dessen durchschnittlicher Lagerwert im selben Zeitraum 80.000 € beträgt.
| Indicateur | Menüangebote | Berechnung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Fluktuationsrate | Kosten der verkauften oder verbrauchten Waren, dividiert durch den durchschnittlichen Lagerwert | 480.000 Euro, geteilt durch 80.000 Euro | 6. Der Bestand wird 6 Mal im Jahr erneuert. |
Diese Umschlagshäufigkeit sollte stets im Kontext der Art des Geschäfts und des jeweiligen Artikels interpretiert werden: Eine niedrige Umschlagshäufigkeit ist nicht zwangsläufig problematisch; sie kann bei hochwertigen, selten konsumierten Artikeln normal sein. Umgekehrt ist eine hohe Umschlagshäufigkeit nicht immer ein Zeichen für Erfolg; sie kann auch auf unzureichende Sicherheitsbestände und damit auf häufige Lieferengpässe hindeuten. Es handelt sich um einen Indikator, der im Zeitverlauf für denselben Artikel oder dieselbe Artikelkategorie überwacht werden sollte, anstatt ihn wahllos zwischen verschiedenen Geschäftsarten zu vergleichen.
Die Lagerreichweite, angegeben in Tagen, zeigt an, wie viele Tage der aktuelle Lagerbestand ohne Nachbestellungen ausreicht. Sie wird berechnet, indem 365 Tage durch die Lagerumschlagsrate geteilt werden, oder alternativ, indem der durchschnittliche Lagerwert durch die jährlichen Kosten der verkauften Waren geteilt und das Ergebnis mit 365 multipliziert wird. Bei Verwendung der oben berechneten Lagerumschlagsrate von 6:
| Indicateur | Menüangebote | Berechnung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Aktienabdeckung in Tagen | 365 Tage, geteilt durch die Fluktuationsrate | 365 geteilt durch 6 | 60,83 Tage bzw. reicht für ca. 61 Tage Verbrauch im Lager. |
Die Bestandsabdeckung ist besonders nützlich für die Kommunikation mit der Finanzabteilung eines Unternehmens, da sie die Lagerbestände in die Sprache der Finanzabteilung übersetzt. Fiskus Ein über einen bestimmten Zeitraum festgelegter Wert ist intuitiver als eine einfache Angabe in Euro oder Einheiten. Die Aussage, dass ein Lagerbestand 61 Verbrauchstage repräsentiert, verdeutlicht konkret, wie lange dieses Kapital gebunden bleibt, bevor es in einen Verkauf umgewandelt wird. Dies steht in direktem Zusammenhang mit der Frage der Lagerhaltungskosten, die später in diesem Artikel behandelt wird.
Le Servicegebühr Diese Kennzahl misst die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Aufträge vollständig und termingerecht zu erfüllen. Sie wird berechnet, indem die Anzahl der vollständig und termingerecht gelieferten Aufträge durch die Gesamtzahl der im jeweiligen Zeitraum eingegangenen Aufträge geteilt wird. Das Ergebnis wird als Prozentsatz angegeben. Beispiel: Ein Unternehmen hat in einem bestimmten Zeitraum 1.000 Aufträge bearbeitet, von denen 950 vollständig und termingerecht geliefert wurden.
| Indicateur | Menüangebote | Berechnung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Servicegebühr | Anzahl der vollständig und pünktlich gelieferten Bestellungen, geteilt durch die Gesamtzahl der Bestellungen, multipliziert mit 100 | 950, geteilt durch 1000, multipliziert mit 100 | 95% |
Die Servicequote lässt sich auch artikelbezogen anstatt gesamt berechnen, was oft aufschlussreicher ist, insbesondere für Unternehmen mit einem sehr heterogenen Produktkatalog. Eine Gesamt-Servicequote von 95 % kann beispielsweise eine Servicequote von 99 % für weniger kritische C-Artikel und eine Servicequote von 80 % für einen strategischen A-Artikel verschleiern. Dies deutet auf ein deutlich gravierenderes Problem hin, als die Gesamtquote vermuten lässt.
Die Fehlbestandsquote misst den Anteil der erfassten Artikelnummern (SKUs), die zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht vorrätig sind. Sie wird berechnet, indem die Anzahl der nicht vorrätigen Artikelnummern durch die Gesamtzahl der erfassten Artikelnummern geteilt wird. Das Ergebnis wird als Prozentsatz angegeben. Betrachten wir ein Unternehmen, das 300 aktive Artikelnummern erfasst, von denen zum Zeitpunkt der Überprüfung 12 nicht vorrätig sind.
| Indicateur | Menüangebote | Berechnung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Bruchrate | Anzahl der nicht vorrätigen Artikel, geteilt durch die Gesamtzahl der erfassten Artikel, multipliziert mit 100 | 12 geteilt durch 300, multipliziert mit 100 | 4% |
Diese vier Indikatoren sollten im Zusammenhang und nicht isoliert betrachtet werden. Eine hohe Umschlagshäufigkeit in Verbindung mit einer hohen Fehlbestandsquote kann eher auf einen unzureichenden Sicherheitsbestand als auf ein effektives Management hindeuten. Eine von Monat zu Monat steigende Lagerabdeckung ohne entsprechende Verbesserung des Servicelevels kann auf eine unnötige Lagerakkumulation hinweisen, möglicherweise weil sie auch nicht mehr existierende Einheiten umfasst. Dies wirft erneut die Frage nach der Zuverlässigkeit der theoretischen Kennzahl auf, auf der diese Indikatoren basieren. Ein Punkt verdient besondere Beachtung: Alle vier Indikatoren werden aus dem theoretischen Bestand oder aus im System erfassten Bewegungen berechnet. Weicht diese Basiskennzahl, wie oben dargestellt, vom tatsächlichen Bestand ab, werden die Indikatoren selbst irreführend, ohne dass dies in ihrer Berechnung erkannt werden kann. Die Überwachung von Indikatoren ohne Vergleich des theoretischen mit dem tatsächlichen Bestand ist vergleichbar mit dem Umgang mit Instrumenten, die einen korrekten oder falschen Wert anzeigen können, ohne dass man die beiden Werte allein durch Betrachten des Indikators unterscheiden kann.
Vergleichende Angebotsmethoden
Drei Hauptmethoden der Warenauffüllung bestimmen, wie ein Unternehmen Bestellungen aufgibt oder produziert. Diese Methoden schließen sich nicht zwangsläufig gegenseitig aus: Ein Unternehmen kann je nach ABC-Kategorie der einzelnen Artikel eine andere Methode anwenden.
| Verfahren | Prinz | Fälle, in denen es angemessen ist | Risiko, das sie darstellt |
|---|---|---|---|
| Gerade noch rechtzeitig | Die Artikel treffen genau dann ein, wenn sie benötigt werden, ohne dass vorher ein gezielter Pufferbestand aufgebaut wird. | Serienproduktion mit zuverlässigen und lokalen Lieferanten sowie guter Planbarkeit der kurzfristigen Nachfrage | Die geringste Verzögerung bei den Zulieferern oder ein logistischer Zwischenfall führen aufgrund fehlender Puffer zur Abfederung des Risikos sofort zum Produktions- oder Verkaufsstopp. |
| Regelmäßige Wiederauffüllung | Es wird in festgelegten Abständen eine Bestellung aufgegeben, und zwar in einer Menge, die den Lagerbestand wieder auf ein vorher definiertes Zielniveau bringt. | Artikel mit regelmäßigem und vorhersehbarem Verbrauch, Lieferanten, die über feste Lieferrouten oder -zyklen organisiert sind. | Wenn die Nachfrage zwischen zwei Bestellfristen stark ansteigt, kommt es zum Warenengpass, bevor die nächste Bestellung aufgegeben wird. |
| Bestellpunkt | Eine Bestellung über eine definierte Menge wird ausgelöst, sobald der verfügbare Lagerbestand einen vorher berechneten Schwellenwert erreicht. | Güter mit unregelmäßigem Verbrauch, bei denen es notwendig ist, auf die tatsächliche Nachfrage und nicht auf einen festen Zeitplan zu reagieren. | Wenn der zur Überwachung des Schwellenwerts verwendete Lagerbestand falsch ist, kommt die Warnung zu spät oder zu früh an, wodurch diese Methode direkt mit der Zuverlässigkeit der Lagerbestandsangabe verknüpft ist. |
Die Wahl zwischen diesen Methoden hängt weniger von einer allgemeinen Präferenz ab als von der Art des jeweiligen Artikels und der Beziehung zum jeweiligen Lieferanten. Ein Unternehmen könnte beispielsweise Just-in-Time (JIT) für Komponenten anwenden, die von einem nahegelegenen und zuverlässigen Lieferanten bezogen werden, periodische Nachbestellungen für Verbrauchsmaterialien, die in großen Mengen von einem Großhändler mit wöchentlicher Lieferung bezogen werden, und ein Bestellpunktsystem für Artikel mit unregelmäßiger Nachfrage. Unabhängig von der gewählten Methode bleibt jedoch der Bedarf an verlässlichen Lagerbeständen konstant: Eine Nachbestellungsmethode ist im Grunde eine Berechnungsregel, die auf einen Eingangswert angewendet wird, und dieser Eingangswert muss korrekt sein, damit die Regel ein sinnvolles Ergebnis liefert.
Just-in-Time (JIT) verdient besondere Aufmerksamkeit, da es in Diskussionen über Logistikleistung oft als die am höchsten bewertete Methode gilt, gleichzeitig aber auch die anspruchsvollsten Anforderungen an die Zuverlässigkeit stellt – sowohl für den Lieferanten als auch für die interne Dokumentation. Ein Unternehmen, das JIT einführt, ohne zuvor die Zuverlässigkeit seiner Bewegungsdaten sichergestellt zu haben, geht ein doppeltes Risiko ein: das klassische Risiko einer Lieferantenverzögerung, die den Betrieb zum Erliegen bringt, und das weniger offensichtliche Risiko, festzustellen, dass der vermeintlich nicht angelegte Pufferbestand tatsächlich teilweise existiert – in Form von nicht erfassten Abweichungen, die die Wahrnehmung des tatsächlichen Spannungsniveaus in der Lieferkette verzerren.
Die regelmäßige Nachbestellung bietet kleinen Unternehmen hingegen einen echten organisatorischen Vorteil: Sie vereinfacht die Beziehung zum Lieferanten, der im Voraus weiß, wann eine Bestellung eintrifft, und reduziert die Anzahl der täglich zu treffenden Entscheidungen, da die Bestellhäufigkeit einmalig festgelegt ist. Im Mittelpunkt steht dabei die Definition des Zielbestands, der regelmäßig anhand von Verbrauchsänderungen neu berechnet werden muss. Andernfalls reicht er bei sich ändernder Nachfrage nicht mehr aus.
Bestandsmanagement gemäß der Aktivität
Die bisher beschriebenen Grundsätze gelten für jedes Unternehmen mit Lagerbeständen, doch die häufigsten Probleme variieren je nach Branche. Die folgende Tabelle stellt fünf typische Aktivitäten in Kleinst- und Kleinunternehmen vor und hebt die spezifischen Merkmale ihrer Lagerbestände, die damit verbundenen Herausforderungen sowie eine bewährte Vorgehensweise hervor.
| Sektor | Besonderheit der Aktie | Hauptproblem | Gute Übung |
|---|---|---|---|
| Handel, Kauf und Weiterverkauf | Eine große Anzahl von Artikeln wird unverändert gekauft und weiterverkauft, wobei die Umschlagshäufigkeit von Artikel zu Artikel sehr unterschiedlich ist. | Um Engpässe bei schnell drehenden Artikeln zu vermeiden, sollte gleichzeitig eine Überbevorratung bei langsam drehenden Artikeln begrenzt werden. | Wenden Sie eine ABC-Klassifizierung an und passen Sie die Inspektionshäufigkeit und die Nachschubmethode entsprechend der Kategorie jedes Artikels an. |
| Produktion, Industrie | Der Warenbestand umfasst Rohmaterialien, Halbfertigprodukte und Fertigprodukte, wobei die Verarbeitungsschritte die Beschaffenheit der Artikel verändern. | Materialeingänge den Fertigungsaufträgen zuordnen und den tatsächlichen Verbrauch jeder Komponente anhand der Stückliste verfolgen. | Verknüpfen Sie jeden Fertigungsauftrag mit seiner Komponentenliste, damit die Materialausgabe automatisch erfolgt, sobald die Produktion beginnt, anstatt separat erfasst und manchmal vergessen zu werden. |
| Hochbau, öffentliche Arbeiten | Der Bestand ist auf ein Zentrallager und mehrere Baustellen verteilt, wobei die Proben oft direkt vor Ort entnommen werden. | Fahrten, die direkt zur Baustelle erfolgen, ohne zum Depot zurückzukehren, entgehen am leichtesten der Aufzeichnung. | Systematisieren Sie die Erstellung eines Freigabescheins oder Übertragungsprotokolls für jede Probe, die für eine Baustelle bestimmt ist, auch wenn die Probenahme schnell und unter Zeitdruck erfolgt. |
| Restauration | Der Warenbestand umfasst verderbliche Waren, wobei neben zufälligen Verlusten auch ein normaler Verlust durch die Vorbereitung anfällt. | Man muss unterscheiden zwischen einem vorhersehbaren Bereitschaftsverlust, der in den Prozess integriert ist, und einem anormalen Verlust, der als echte Abweichung erkannt und korrigiert werden muss. | Küchenabfälle sollten als separate Position vom Absatzvolumen erfasst werden, anstatt sie im Gesamtabsatzvolumen zu vermischen. |
| Einzelhandelsgeschäft | Die Waren werden in den Regalen präsentiert und sind sowohl für Kunden als auch für das Verkaufspersonal sichtbar und leicht zugänglich. | Ein Artikel, der nicht mit einem Verkauf an der Kasse in Zusammenhang steht, sei es aufgrund von Bruch, Diebstahl oder eines Kassenfehlers, kann leicht mit dem Verkaufsvolumen verwechselt werden, wenn er nicht separat erfasst wird. | In den erfassten Transaktionen sind die Verkäufe, die tatsächlich kassiert wurden, klar von allen anderen Entnahmen aus dem Regal, wie Bruchware, Spenden oder Eigenverbrauch, zu trennen. |
Was diese fünf Aktivitäten trotz ihrer scheinbaren Unterschiede verbindet, ist ihr jeweils eigener kritischer Schwachpunkt – der Punkt, an dem eine Warenbewegung am ehesten unentdeckt bleibt: Kommissionierung vor Ort im Bauwesen, fehlende Vorbereitungen in der Gastronomie, Preisreduzierungen im Einzelhandel, vergessene Materialentnahmen in der Fertigung und nicht erfasste Retouren im Großhandel. Die Identifizierung dieses spezifischen Schwachpunkts der eigenen Aktivität ist oft hilfreicher, um die Kontrolle über einen fehlerhaften Lagerbestand zurückzugewinnen, als eine allgemeine Methode anzuwenden, ohne die spezifische Schwäche erkannt zu haben.
Insbesondere im Baugewerbe liegt die Schwierigkeit in der räumlichen Distanz zwischen dem Ort der Materialbewegung – der Baustelle – und dem Ort der Datenerfassung – Büro oder Lager. Einem Teamleiter, der Material direkt von der Baustelle abholt, um einen dringenden Bedarf zu decken, fehlt oft die Zeit oder die notwendige Ausrüstung, um die Abholung unmittelbar zu dokumentieren. Diese logistische Einschränkung, mehr als mangelnde Sorgfalt, erklärt die Häufigkeit nicht erfasster Materialentnahmen in diesem Bereich und deutet auf Lösungen hin, die eine mobile Dateneingabe direkt von der Baustelle ermöglichen, anstatt einfach einem Verfahren zu folgen, das auf dieselben praktischen Grenzen stößt.
In der Gastronomie bedarf die Unterscheidung zwischen normalen und ungewöhnlichen Verlusten einer genaueren Betrachtung. Verluste während der Zubereitung, wie beispielsweise Verschnitt oder Kochverluste, sind ein fester Bestandteil des Geschäfts und müssen bei der Bedarfsplanung berücksichtigt werden, ohne fälschlicherweise als Fehlfunktion interpretiert zu werden. Ungewöhnliche Verluste hingegen, wie etwa Produkte, die aufgrund des abgelaufenen Verfallsdatums entsorgt werden müssen, deuten auf Probleme mit dem Lagerumschlag oder Überbestellungen hin. Dies sollte als Warnsignal und nicht als unvermeidliche Folge der Branche betrachtet werden. Ohne diese klare Unterscheidung riskiert ein Restaurant, alle Verluste als normal einzustufen und so ein tatsächliches Managementproblem zu verschleiern, oder umgekehrt, alle Verluste als ungewöhnlich zu betrachten, was zu unrealistischen Erwartungen vor Ort führt.
Teure Fehler
Bestimmte Praktiken, die in Kleinstunternehmen und KMUs üblich sind, die ihre Lagerbestände ohne formalisierten Prozess verwalten, verursachen reale Kosten, selbst wenn sie einzeln betrachtet harmlos erscheinen. Die folgende Tabelle listet die wichtigsten dieser Praktiken zusammen mit ihren konkreten Folgen auf.
| Fehler | Was es tatsächlich verursacht |
|---|---|
| Beschädigungen werden nicht erfasst, da man davon ausgeht, dass die jährliche Inventur den Wert letztendlich ausgleichen wird. | Theoretische Daten überschätzen die Realität das ganze Jahr über, ohne dass irgendjemand sagen kann, wann oder auf welchen Bezugspunkt diese Diskrepanz entstanden ist. |
| Ermöglichen, dass ein zurückgegebener Artikel ohne separaten Eingabeprozess wieder ins Regal gestellt werden kann. | Theoretiker unterschätzen die Realität, was dazu führen kann, dass eine größere Menge bestellt wird als tatsächlich benötigt wird. |
| Entnahme von Lagerbeständen für den internen Gebrauch, als Muster oder im Rahmen eines Garantieaustauschs ohne Freigabemitteilung | Das theoretische Modell überschätzt die Realität, manchmal basierend auf strategischen Bezugspunkten, was den zuvor berechneten Kontrollpunkt verfälscht. |
| Sich auf die auf dem Bildschirm angezeigte Zahl zu verlassen, ohne sie jemals mit einer physischen Zählung zu vergleichen. | Die Kluft, gleich welcher Art, kann niemals entdeckt oder behoben werden; sie wächst nur. |
| Die gleiche Prüfhäufigkeit ist auf alle Referenzen anzuwenden, ohne Wertunterschiede. | Die zur Verfügung stehende Überwachungszeit wird auf unbedeutende Punkte verteilt, was zu Lasten strategischer Punkte geht, die sie am dringendsten benötigen. |
| Es sollten keine Kontrollpunkte berechnet und erst reagiert werden, wenn der Fehler erkannt wird. | Jede Bestellung wird so zu einer verspäteten Reaktion auf einen bereits eingetretenen Mangel, anstatt einer Vorwegnahme. |
| Verwendung mehrerer Dateien und Tabellenkalkulationen zur Verfolgung desselben Inventars in verschiedenen Formaten | Jede Kopie der Informationen birgt eine zusätzliche Möglichkeit zur manuellen Eingabe und damit auch zur Fehlerbildung, sodass die Versionen am Ende voneinander abweichen. |
| Verknüpfen Sie keine Materialausgangsbewegungen mit Produktionsaufträgen. | Der tatsächliche Komponentenverbrauch wird nie mit der theoretischen Stückliste abgeglichen, wodurch Materialverluste oder Diebstähle verschleiert werden. |
| Ändern Sie eine Lagermenge direkt auf dem Bildschirm, ohne eine nachverfolgte Anpassungsbewegung zu verwenden. | Durch die Korrektur wird die Spur der ursprünglichen Diskrepanz verwischt, sodass es unmöglich wird, deren Ursprung zu verstehen und sie im Folgejahr an der Quelle zu korrigieren. |
Diese Fehler haben eines gemeinsam: Keiner von ihnen erfordert ein fehlerhaftes Messgerät; alle resultieren aus mangelnder Disziplin bei der Bewegungserfassung. Deshalb bietet ein Softwarewechsel ohne Überprüfung der täglichen Bewegungserfassung in der Regel keine dauerhafte Lösung: Das neue Messgerät liefert einen theoretischen Wert, der genauso ungenau ist wie der alte, nur mit einer benutzerfreundlicheren Oberfläche.
Ein weiterer, weniger offensichtlicher, aber ebenso kostspieliger Fehler besteht darin, alle Bemühungen um Zuverlässigkeit auf den Verkaufszeitpunkt zu konzentrieren und dabei insbesondere die Kasse oder die Rechnungsstellung zu überprüfen, während Transaktionen ohne unmittelbare finanzielle Entsprechung, wie Bruch, interne Abhebungen oder Überweisungen, vernachlässigt werden. Diese Fokussierung ist zwar verständlich, da der Verkauf die Transaktion ist, die am direktesten mit dem Umsatz verknüpft ist, doch bleiben genau jene Transaktionen unberücksichtigt, die am ehesten zu dauerhaften Diskrepanzen führen können, wie im Abschnitt über die zehn zu verfolgenden Transaktionen erläutert wird.
Ein häufiger Fehler ist es, die Bestandsgenauigkeit als einmaliges Projekt zu betrachten, das ein für alle Mal abgeschlossen wird, anstatt als kontinuierliche Aufgabe. Ein Unternehmen könnte beispielsweise eine umfassende Bestandsprüfung durchführen, alle festgestellten Unstimmigkeiten korrigieren und dann, sobald die Zahlen wieder stimmen, die Kontrollen lockern, in der Annahme, das Problem sei endgültig gelöst. Ohne regelmäßige Überwachung werden dieselben Ursachen – nicht erfasste Beschädigungen, falsch verbuchte Retouren, nicht nachverfolgte Entnahmen – erneut die gleichen Auswirkungen haben, und die Unstimmigkeit wird bis zur nächsten umfassenden Bestandsprüfung immer wieder auftreten – ein Teufelskreis, der nie wirklich endet.
Wie man die Kontrolle über eine Aktie zurückgewinnt, deren Kurs ungenau geworden ist – Schritt für Schritt
Wenn ein Manager oder Betriebsleiter feststellt, dass die angezeigten Lagerbestände nicht mehr mit den tatsächlichen Beständen in der Produktion übereinstimmen, besteht oft die Versuchung, auf ein anderes System umzusteigen, in der Hoffnung, das Problem würde sich mit dem alten System lösen. Dieser Ansatz behebt jedoch nicht die eigentliche Ursache. Der folgende achtstufige Prozess zielt darauf ab, die Genauigkeit der Bestandsdaten wiederherzustellen, bevor gegebenenfalls das System gewechselt wird.
- Messen Sie sofort den tatsächlichen Unterschied. Die Durchführung einer vollständigen Inventur ohne Abwarten des üblichen Stichtags ist entscheidend, um die aktuellen Lagerbestände präzise zu ermitteln und nicht länger auf Basis einer bekanntermaßen ungenauen Zahl weiterzuarbeiten. Dieser Schritt muss sorgfältig und unter Einhaltung der zuvor genannten Regeln zur Bestandssicherung durchgeführt werden, um ein verwertbares Ergebnis zu erhalten und nicht ein durch Bewegungen während des Zählvorgangs verfälschtes Resultat.
- Bringen Sie die Zählung Referenz für Referenz näher an den theoretischen Referenzwert heran. Vergleichen Sie die tatsächlichen und theoretischen Lagerbestände jedes einzelnen Artikels, anstatt nur den Gesamtwert zu betrachten. So können Sie die Bereiche mit den größten Abweichungen identifizieren, anstatt sie pauschal zu korrigieren, ohne deren Ursprung zu verstehen. Dieser Vergleich deckt oft wiederkehrende Muster auf: Bestimmte Artikel weisen konstant die größten Abweichungen auf, was direkt zum nächsten Schritt führt.
- Die theoretische Anpassung erfolgt durch eine nachgezeichnete Bewegung. Korrigieren Sie das System durch eine explizite, datierte und dokumentierte Anpassung, niemals durch eine stillschweigende Änderung der angezeigten Menge, um den Umfang der vorgenommenen Korrektur nachzuweisen. Dieser Nachweis dient bei der nächsten Inventur als Vergleichspunkt, um zu überprüfen, ob die zwischenzeitlich ergriffenen Maßnahmen die Abweichungen tatsächlich verringert haben.
- Listen Sie alle tatsächlichen körperlichen Bewegungen der Aktivität auf. Erfassen Sie alle tatsächlich vorkommenden Warenbewegungen: Wareneingang, Warenausgang für den Verkauf, Warenausgang für die Produktion, Kundenretouren, Lieferantenretouren, Umlagerungen, Bruch, Diebstahl, interne Entnahmen und Muster. Stellen Sie sicher, dass für jede Bewegungsart ein separates System oder Dokument existiert. Diese Liste, die bereits weiter oben in diesem Artikel detailliert beschrieben wurde, muss mit den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen abgeglichen werden, um insbesondere festzustellen, welche Bewegungen derzeit am schlechtesten erfasst werden.
- Legen Sie fest, wer was aufzeichnet. Die Zuordnung jeder Transaktion zu einer verantwortlichen Person und einem Buchungsdatum ermöglicht es, etwaige Unstimmigkeiten bis zu ihrem Ursprung zurückzuverfolgen, anstatt anonym zu bleiben. Diese Verantwortlichkeit dient nicht der Bestrafung, sondern der Schaffung einer transparenten Nachverfolgbarkeit, in der jeder genau weiß, welche Transaktion er wann erfassen muss – ohne Grauzonen oder Unklarheiten darüber, wer was tut.
- Führen Sie ein differenziertes, rollierendes Bestandsmanagement ein. Die Klassifizierung von Artikeln mithilfe der ABC-Methode und die Anpassung der Zählhäufigkeit an jede Kategorie, anstatt auf die jährliche Inventur zu warten, um das Ausmaß eines sich allmählich entwickelnden Problems zu ermitteln, ermöglicht die Erkennung einer neuen Diskrepanz kurz nach ihrem Auftreten und nicht erst zwölf Monate später.
- Beobachten Sie die Indikatoren im Zeitverlauf. Um Abweichungen frühzeitig zu erkennen, sollten Sie regelmäßig die Umsatzrate, die Abdeckung, den Servicegrad und die Fehlbestandsquote berechnen, anstatt erst dann zu reagieren, wenn sie sich bereits weit verbreitet haben. Selbst geringfügige, schleichende Veränderungen dieser Kennzahlen von einer Periode zur nächsten erfordern eine Untersuchung, bevor sie sich verschlimmern, anstatt abzuwarten, bis sie ohne vorherige Analyse offensichtlich werden.
- Neuberechnung des Bestellpunkts und des Sicherheitsbestands für strategische Artikel. Sobald die theoretischen Lagerbestände wieder verlässlich sind, aktualisieren Sie die Bestellpunkte für die Artikel der A-Serie unter Berücksichtigung des tatsächlichen Verbrauchs, da ein auf falschen Daten basierender Bestellpunkt keinerlei Sicherheit bietet. Dieser letzte Schritt schließt den Kreislauf: Er wandelt einen nun verlässlichen Lagerbestand in ein wirklich nutzbares Entscheidungsinstrument für Einkauf und Produktion um.
Dieser Ansatz erfordert mehr Konsequenz als umfangreiche Ressourcen. Er ist nicht von einer bestimmten Software abhängig, sondern basiert auf der konsequenten Erfassung jeder einzelnen Bewegung ohne Ausnahme und der Nutzung des Inventars als Instrument zur regelmäßigen Korrektur, anstatt es als einmalige jährliche Formalität zu betrachten. Ein Bestandsverwaltungssystem kann diese Vorgehensweise unterstützen, indem es für jede Bewegungsart eine eigene Ansicht und ein Protokoll mit allen Einträgen bietet. Es kann jedoch niemals die Entscheidung ersetzen, die Vorgänge in der Produktion tatsächlich zu dokumentieren.
Es ist wichtig zu beachten, dass dieser Prozess nie wirklich abgeschlossen ist. Sobald der Lagerbestand wieder zuverlässig ist, ist das Risiko nicht beseitigt, sondern wird lediglich durch kontinuierliche Überwachung minimiert. Lässt man diese Überwachung auch nur allmählich nach, besteht die Gefahr, dass sich der gleiche Prozess einige Jahre später mit demselben Ausgangspunkt wiederholt: einer angezeigten Zahl, der niemand mehr vertraut. Deshalb sind die Schritte 6, 7 und 8 dieses Prozesses – die Zykluszählung, die Überwachung von Indikatoren und die regelmäßige Aktualisierung von Schwellenwerten – keine abschließenden Schritte, sondern Routinen, die dauerhaft in die Betriebsabläufe des Unternehmens integriert werden müssen.
Die wahren Kosten der Lagerhaltung
Die Lagerhaltung ist nie kostenlos, selbst wenn der Bestand absolut zuverlässig und stets aktuell ist. Jede eingelagerte Einheit verursacht vom Wareneingang bis zum Warenausgang Kosten, die in gängigen Abrechnungen oft unsichtbar bleiben, da sie – anders als Warenkäufe oder Gehälter – nicht in einer einzelnen Rechnungsposition erscheinen. Genau diese Unsichtbarkeit macht diese Kosten so problematisch: Sie erfordern kein aktives Eingreifen und summieren sich unbemerkt, solange der Bestand im Lager verbleibt.
Der erste und oft wichtigste Faktor ist das im Lagerbestand gebundene Kapital, das in dieser Form keinem anderen Zweck dient. Ein in Lagerwaren investierter Betrag kann nicht gleichzeitig zur Tilgung eines Kredits, zur Finanzierung einer produktiven Investition oder einfach als Liquidität für unvorhergesehene Ereignisse verwendet werden. Dieses gebundene Kapital verursacht daher Opportunitätskosten: Es hätte anderweitig Erträge generieren können, wenn es nicht als Ware auf Verkauf oder Weiterverarbeitung gewartet hätte. Je höher die Lagerreichweite in Tagen ist (wie bereits in diesem Artikel berechnet), desto länger dauert diese Kapitalbindung und desto größer sind die Auswirkungen dieser Opportunitätskosten im relevanten Zeitraum.
Der zweite Faktor ist der Platzbedarf des Warenbestands. Ein Lager, ein Depot oder ein Ladenlager stellt eine Fläche dar, die Kosten verursacht – sei es durch Miete, Finanzierung oder einfach durch Platzbedarf, der anderweitig genutzt werden könnte, beispielsweise als zusätzliche Verkaufsfläche im Einzelhandel. Wächst der Warenbestand ohne entsprechende Erweiterung der Lagerfläche, ist der verfügbare Platz irgendwann erschöpft. Dies erschwert die Abwicklung, verlangsamt die Auftragsbearbeitung und kann das Unternehmen zwingen, zusätzliche Lagerfläche anzumieten oder einen Teil der Lagerung auszulagern – was wiederum unmittelbare Kosten verursacht.
Der dritte Kostenfaktor ist die Versicherung. Warenbestände haben einen Wert, der in der Regel gegen Verlust, Diebstahl, Feuer oder Wasserschäden versichert werden muss. Die Höhe der Versicherungsprämie hängt direkt vom Wert der zu versichernden Waren ab: Je höher der durchschnittliche Lagerbestand, desto höher die Prämie, unabhängig von tatsächlichen Warenbewegungen. Diese Kosten steigen automatisch mit dem Lagerbestand und stehen in keinem Zusammenhang mit der tatsächlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens im Berichtszeitraum.
Der vierte Faktor ist die Handhabung. Jede Lagereinheit muss angenommen, eingelagert, gegebenenfalls zwischen verschiedenen Lagerorten transportiert, vorbereitet und vor dem Verlassen des Lagers geprüft werden. Jeder dieser Vorgänge beansprucht Arbeitszeit und damit Lohnkosten sowie gegebenenfalls den Einsatz von Fördertechnik. Ein größerer oder weniger gut organisierter Lagerbestand verlängert die für diese Vorgänge benötigte Zeit, ohne dass sich diese zusätzliche Zeit direkt in Umsatzsteigerungen oder einer höheren Produktion niederschlägt.
Der fünfte Faktor ist die Veralterung. Manche Artikel verlieren mit der Zeit an Wert, nicht weil sie beschädigt sind, sondern weil sie allmählich weniger begehrt oder marktgängig werden: ein Modell wird durch eine neue Version ersetzt, eine Kollektion wechselt saisonal, ein Ersatzteil wird nicht mehr hergestellt. Wer zu lange Lagerbestände hält, setzt sich diesem Risiko aus. Das führt in der Regel zu einem Verkauf zu drastisch reduziertem Preis, zur Vernichtung oder dazu, dass ein Artikel, der sich wahrscheinlich nie verkaufen lässt, im Lager verbleibt und somit weiteren Wert bindet, ohne dass eine realistische Chance besteht, diesen wiederzuerlangen.
Der sechste Punkt, der in direktem Zusammenhang mit dem Rest dieses Artikels steht, ist der Schwund. Dieser bezeichnet die Differenz zwischen dem theoretischen und dem bei einer Inventur erfassten tatsächlichen Bestand, unabhängig von der Ursache: Bruch, Diebstahl, Dateneingabefehler oder nicht erfasste Retouren. Dieser Schwund verursacht direkte Kosten, da er einen Wert darstellt, der im theoretischen Bestand enthalten war, in Wirklichkeit aber nicht mehr existiert oder in der erfassten Form nie existiert hat. Daher stellt er einen separaten Kostenposten dar, der sich von den fünf vorherigen unterscheidet, da er nicht auf einer intrinsischen Eigenschaft des Bestands beruht, sondern auf der Nichterfassung der ihn beeinflussenden Bewegungen, wie im vorangegangenen Zahlenbeispiel dieses Artikels veranschaulicht.
| Kostenposition | Art der Kosten | Das macht es nur noch schlimmer. |
|---|---|---|
| gebundenes Geld | Opportunitätskosten des im Lagerbestand gebundenen Kapitals, das für andere Zwecke nicht zur Verfügung steht | Hohe Aktienabdeckung innerhalb weniger Tage, langsam handelnde Aktie |
| Belegter Raum | Kosten für Lagerraum, unabhängig davon, ob dieser gemietet, finanziert oder einfach nicht anderweitig nutzbar ist | Ein wachsendes Lagervolumen ohne entsprechende Anpassung des verfügbaren Platzes |
| Sicherheit: | Die Prämie wird auf Grundlage des Wertes der gegen Verlust- oder Zerstörungsrisiken zu versichernden Waren berechnet. | Ein hoher durchschnittlicher Lagerwert, unabhängig von der Umschlagshäufigkeit |
| Handhabung | Arbeitszeit und Geräteaufwand für die Annahme, Lagerung, den Transport und die Vorbereitung jeder eingelagerten Einheit | Ein hohes Maß an physischen Bewegungen, eine ineffiziente Lagerorganisation |
| Veralten | Wertverlust eines Gegenstands, der im Laufe der Zeit weniger marktgängig wird, ohne dass es zu einer physischen Verschlechterung kommt. | Eine lange Lagerdauer für Artikel, die empfindlich auf Nachfrage- oder Modeänderungen reagieren. |
| Preisnachlass | Differenz zwischen theoretischem und tatsächlichem Lagerbestand, die sich aus nicht erfassten physischen Bewegungen ergibt | Unzureichende Disziplin bei der Erfassung von Transaktionen ohne direkten kaufmännischen Gegenpart. |
Diese sechs Faktoren erklären, warum übermäßige Lagerbestände unbemerkt Kosten verursachen. Auf keiner Rechnung wird die „Lagerhaltungskosten“ ausgewiesen, kein Buchhaltungsdokument weist sie so klar aus wie Personalkosten oder Miete. Genau diese fehlende Transparenz ermöglicht es diesen Kosten, sich unbemerkt anzuhäufen. Ein Unternehmen kann so jahrelang einen höheren Lagerbestand als seinen tatsächlichen Bedarf halten und sich in dem Glauben wiegen, dieser Bestand „koste nichts, da er ja bereits bezahlt sei“. In Wirklichkeit verursacht er jedoch Monat für Monat gebundenes Kapital, belegte Fläche, Versicherungen, Umschlagkosten, das Risiko der Veralterung und das Risiko von Schwund – all diese Kosten summieren sich unbemerkt, ohne jemals als identifizierbarer Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung aufzutauchen.
Das gegenteilige Risiko besteht jedoch genauso häufig und ist oft sichtbarer, weshalb es paradoxerweise intern besser verstanden wird, auch wenn es nicht unbedingt besser vorhergesehen werden kann. Unzureichende Lagerbestände setzen das Unternehmen Lieferengpässen aus, deren direkte Folgen bereits zu Beginn dieses Artikels erläutert wurden: unzufriedene Kunden, Produktionsunterbrechungen, Projektverzögerungen. Unzureichende Lagerbestände verursachen aber auch spezifische Kosten, die seltener als solche identifiziert werden: die Kosten für Eilbestellungen, die eilig aufgegeben werden, um einen unvorhergesehenen Engpass zu beheben. Eine Eilbestellung ist in der Regel teurer als eine geplante Bestellung: Sie erfordert möglicherweise einen schnelleren und damit teureren Transport, lässt dem Unternehmen keinen Verhandlungsspielraum beim Preis, da der Bedarf sofort besteht und nicht aufgeschoben werden kann, und erfordert zusätzliche Managementzeit für die prioritäre Bearbeitung, was andere geplante Aufgaben beeinträchtigt.
Die folgende Tabelle fasst diese beiden gegensätzlichen Risiken zusammen, um zu zeigen, dass weder Überbestände noch Unterbestände eine kostenlose Position darstellen.
| Situation | entstandene Kosten | Signal, auf das man achten sollte |
|---|---|---|
| Überbestand | Gebundenes Kapital ohne Nutzung, belegter Platz, höhere Versicherungskosten, erhöhter Aufwand, Veralterungsrisiko, erhöhtes Schwundrisiko bei einer größeren Anzahl zu überwachender Artikel. | Die Lagerreichweite in Tagen nimmt zu, ohne dass sich der Service verbessert, und die Fluktuationsrate verschlechtert sich. |
| Unzureichender Lagerbestand | Häufige Lagerengpässe, Umsatzeinbußen oder Produktionsausfälle, dringende Aufträge mit höheren Kosten als geplant, Vertrauensverlust bei Kunden oder Produktionsteams | Eine zunehmende Häufigkeit von Warenengpässen, ein sinkendes Serviceniveau und die wiederholte Inanspruchnahme von Notfallbestellungen. |
Diese Tabelle zeigt, dass es bei der Bestandsverwaltung nicht darum geht, den Lagerbestand auf ein absolutes Minimum zu reduzieren oder ihn vorsorglich zu maximieren. Ziel ist es vielmehr, für jeden Artikel den optimalen Bestand zu finden, der die beiden gegenläufigen Kostenkategorien ausgleicht. Dies erklärt den Wert der zuvor vorgestellten Methoden, insbesondere des Bestellpunkts und des Sicherheitsbestands, deren Funktion darin besteht, dieses Gleichgewicht präzise und nicht intuitiv zu ermitteln. Die Suche nach diesem Gleichgewicht verliert jedoch jegliche Bedeutung, wenn die zugrunde liegende Bestandsgröße unzuverlässig ist: Die Zuverlässigkeit der theoretischen Größe bestimmt wiederum die Aussagekraft jeder Lagerkostenberechnung. Ein theoretischer Bestand, der den tatsächlichen Bestand überschätzt, führt zu höheren Lagerkosten als in der Realität, während ein theoretischer Bestand, der ihn unterschätzt, einen Teil der tatsächlich entstandenen Kosten verschleiert.
Wie Djaboo Ihren Lagerbestand aktuell hält
Djaboo ist eine Komplettlösung für das Warenmanagement von Kleinstunternehmen und KMU. Sie verwaltet mehrere Lager mit individuell anpassbaren Feldern und ermöglicht den Export in Tabellenkalkulations- oder PDF-Format. Jeder Artikel verfügt über ein eigenes Losnummer, das Verfallsdatum und den Barcode, und Artikel können in großen Mengen importiert werden, anstatt einzeln eingegeben zu werden.
Alle Transaktionen haben eine eigene Ansicht: Wareneingangsscheine, Lieferscheine für Warenausgang, Packlisten, interne Umlagerungen zwischen Lagern sowie Verluste und Korrekturen, um Bruch oder Abweichungen zu erfassen und nicht unberücksichtigt zu lassen. Die physische Bestandsverwaltung erfolgt über eine separate Bestandsansicht, und ein Genehmigungsworkflow ermöglicht die Validierung einer Transaktion vor der endgültigen Bestätigung.
Ein Verlaufsprotokoll erfasst alle Bewegungen, und Berichte liefern eine Übersicht über den Lagerbestand und dessen Bewertung. Djaboo verwaltet außerdem Fertigungsaufträge inklusive Stücklisten für Unternehmen, die Produkte montieren oder verarbeiten. Der Lagerbestand wird nach Artikel und Lager verfolgt, und Artikel, deren Menge auf null oder darunter gesunken ist, werden identifiziert.
Djaboo erlaubt es Ihnen nicht, einen Bestellpunkt pro Artikel festzulegen und versendet daher keine automatischen Warnmeldungen bei niedrigem Lagerbestand. Die Überwachung des zuvor in diesem Artikel berechneten Bestellpunkts anhand der Lagerübersicht liegt weiterhin in Ihrer Verantwortung. Djaboo ersetzt nicht Ihren Buchhalter für die Bewertung, die in Ihrem Jahresabschluss verwendet wird.
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häufig gestellten Fragen
Worin besteht der Unterschied zwischen theoretischem und tatsächlichem Lagerbestand?
Der theoretische Bestand ist der vom System anhand erfasster Transaktionen berechnete Wert: Anfangsbestand plus erfasste Zugänge minus erfasste Abgänge. Der tatsächliche Bestand ist die physisch in den Lagerplätzen vorhandene Menge, die durch eine Zählung überprüft wird. Beide Werte stimmen nur dann überein, wenn ausnahmslos alle physischen Transaktionen im System erfasst wurden. Diese Anforderung an Vollständigkeit, mehr als die Genauigkeit der Software, entscheidet darüber, ob die beiden Werte im Laufe der Zeit nahe beieinander bleiben oder voneinander abweichen.
Wie oft sollte eine Inventur durchgeführt werden?
Es gibt keine einheitliche Häufigkeit für alle Artikel. Die jährliche Inventur, die das gesamte Sortiment umfasst, ist weiterhin für den Jahresabschluss erforderlich. Die Stichprobeninventur, die sich über das Jahr verteilt auf bestimmte Artikelgruppen bezieht, sollte für Artikel der Kategorie A, die den Großteil des Wertes ausmachen, häufiger und für Artikel der Kategorie C seltener erfolgen. Die genaue Häufigkeit hängt vom jeweiligen Warenbewegungsvolumen der einzelnen Artikel und dem gewünschten Grad an Zuverlässigkeit der Bestandsdaten ab.
Was ist die ABC-Methode und warum sollte man sie anwenden?
Die ABC-Methode teilt Artikel anhand ihres Beitrags zum Gesamtwert des Lagerbestands oder zum Jahresverbrauch in drei Kategorien ein. Dadurch können Überwachung, Kontrolle und Schwellenwertberechnung auf die Artikel mit dem größten finanziellen Einfluss konzentriert werden, anstatt alle Artikel gleich zu behandeln. Im obigen Beispiel machten zwei von zehn Artikeln bereits 75 % des Gesamtwerts des untersuchten Katalogs aus.
Wie berechne ich den Kontrollpunkt?
Der Bestellpunkt wird berechnet, indem der durchschnittliche Tagesverbrauch mit der Lieferzeit in Tagen multipliziert und anschließend der Sicherheitsbestand addiert wird. Im obigen Beispiel mit einem durchschnittlichen Verbrauch von 40 Einheiten pro Tag, einer Lieferzeit von 10 Tagen und einem Sicherheitsbestand von 200 Einheiten beträgt der Bestellpunkt 600 Einheiten: Sobald der verfügbare Bestand diesen Wert erreicht, muss eine neue Bestellung ausgelöst werden.
Wie berechnet man den Sicherheitsbestand?
Es gibt zwei Möglichkeiten. Die erste Methode multipliziert den durchschnittlichen Tagesverbrauch mit einer willkürlich gewählten Anzahl von Tagen, um einen Sicherheitsbestand zu ermitteln. Die zweite, genauere Methode multipliziert die Differenz zwischen dem maximal beobachteten Tagesverbrauch und dem durchschnittlichen Verbrauch mit der Lieferzeit. Im obigen Beispiel ergab diese zweite Methode einen Sicherheitsbestand von 150 Einheiten, verglichen mit 200 Einheiten bei der ersten Methode für denselben Artikel.
Was ist die Lagerumschlagsrate und wie interpretiert man sie?
Die Lagerumschlagshäufigkeit gibt an, wie oft der Lagerbestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums aufgefüllt wird. Sie wird berechnet, indem die Kosten der verkauften oder verbrauchten Waren durch den durchschnittlichen Lagerwert geteilt werden. Im obigen Beispiel ergaben Kosten von 480.000 € geteilt durch einen durchschnittlichen Lagerwert von 80.000 € eine Umschlagshäufigkeit von 6. Eine ohne erkennbare Erklärung im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit sinkende Umschlagshäufigkeit kann auf einen überalterten Lagerbestand oder einen Lagerbestand hindeuten, der nicht mehr den tatsächlichen Bestand widerspiegelt.
Wie berechnet man die Lagerdeckung in Tagen?
Die Lagerreichweite wird berechnet, indem 365 Tage durch die Lagerumschlagsrate geteilt werden. Bei einer Umschlagsrate von 6, wie oben berechnet, beträgt die Reichweite etwa 61 Tage. Das bedeutet, dass der aktuelle Lagerbestand theoretisch den Verbrauch für etwas mehr als zwei Monate ohne neue Bestellungen deckt. Dieser Indikator sollte stets in Verbindung mit dem Servicelevel betrachtet werden, um sicherzustellen, dass eine hohe Reichweite ein sinnvolles Sicherheitsnetz darstellt und nicht lediglich auf Überbestände zurückzuführen ist.
Worin besteht der Unterschied zwischen verfügbarem Bestand und reserviertem Bestand?
Der verfügbare Lagerbestand ist die Menge, die einem Neukunden zugesagt werden kann. Er berechnet sich aus dem tatsächlichen Lagerbestand abzüglich der bereits reservierten Mengen. Der reservierte Lagerbestand ist die Menge, die einer bereits bestätigten, aber noch nicht versandten Bestellung zugeordnet ist. Werden diese beiden Begriffe nicht unterschieden, besteht die Gefahr, einem Neukunden eine bereits anderweitig reservierte Einheit zuzusagen, was zu Verzögerungen oder Stornierungen führen kann.
Ist Just-in-Time für alle Unternehmen geeignet?
Nein. Just-in-Time-Produktion eignet sich am besten für wiederkehrende Fertigungsprozesse mit zuverlässigen, lokalen Lieferanten und guter Planbarkeit der kurzfristigen Nachfrage. Allerdings birgt sie das Risiko eines sofortigen Produktionsstillstands bei selbst geringfügigen Lieferverzögerungen oder logistischen Problemen, da kein Sicherheitsbestand zur Abfederung solcher Risiken vorhanden ist. Für Artikel mit unregelmäßiger Nachfrage oder von weit entfernten Lieferanten sind ein Bestellpunktsystem oder regelmäßige Nachbestellungen weiterhin sinnvoller.
Warum kann ein theoretischer Lagerbestand, der am 1. Januar korrekt ist, im Laufe des Jahres falsch werden?
Da sich der theoretische Lagerbestand nur anhand der im System erfassten Bewegungen ändert, der tatsächliche Lagerbestand jedoch auf Basis aller physischen Bewegungen – unabhängig davon, ob diese erfasst wurden oder nicht – schwankt, führt jeder nicht erfasste Bruch, jeder zurückgestellte Artikel ohne vorherige Erfassung und jeder Dateneingabefehler zu einer Diskrepanz, die sich nicht von selbst behebt. Das detaillierte Zahlenbeispiel weiter oben in diesem Artikel zeigt, wie der theoretische Lagerbestand am 1. Januar am 31. Dezember vom tatsächlichen, bei der Inventur erfassten Lagerbestand abweichen kann, ohne dass im Laufe des Jahres Warnmeldungen ausgelöst wurden.
Sollen interne Entnahmen genauso erfasst werden wie Verkäufe?
Ja. Eine interne Entnahme, sei es ein Muster, ein Garantieaustausch oder der firmeninterne Verbrauch, entfernt eine Einheit physisch aus dem Lagerbestand, genau wie ein Verkauf. Wird dies nicht erfasst, hat es denselben Effekt wie nicht erfasster Bruch: Der theoretische Lagerbestand wird den tatsächlichen Bestand dauerhaft überschätzen, was wiederum die Berechnung des Bestellpunkts für den betreffenden Artikel verfälscht.
Welche Versorgungsmethode sollte ich wählen: Bestellpunkt oder periodische Nachbestellung?
Die Bestellpunktmethode eignet sich besser für Artikel mit unregelmäßiger Nachfrage, da sie Bestellungen auf Basis des tatsächlich beobachteten Verbrauchs auslöst. Die periodische Wiederauffüllung ist besser geeignet für Artikel mit regelmäßigem Verbrauch, die von Lieferanten mit festen Lieferrouten oder -zyklen bezogen werden. Ein Unternehmen kann beide Methoden parallel anwenden, abhängig von der ABC-Kategorie und dem spezifischen Verhalten der einzelnen Artikel.
Ist eine Bestandsverwaltungssoftware ausreichend, um einen zuverlässigen Lagerbestand zu gewährleisten?
Nein. Die Software zeigt zwar die Ergebnisse der empfangenen Transaktionen korrekt an, kann aber eine nicht erfasste Transaktion nicht korrigieren. Wie in diesem Artikel gezeigt, führt ein nicht erfasster Bruch, ein zurückgestellter Artikel ohne vorherige Erfassung oder ein Dateneingabefehler unabhängig davon, ob das Unternehmen eine Tabellenkalkulation oder eine spezielle Software verwendet, zu derselben Diskrepanz. Die Zuverlässigkeit des Lagerbestands hängt primär von der konsequenten Erfassung jeder einzelnen Transaktion ab; das Tool unterstützt diese Disziplin nur, wenn es tatsächlich für jede Transaktion genutzt wird.
Woran kann ich erkennen, ob mein Unternehmen ein Problem mit der Lagerzuverlässigkeit hat?
Das zuverlässigste Signal ist die Abweichung zwischen dem tatsächlichen Bestand und dem angezeigten Sollbestand, ermittelt bei einer physischen Inventur – Artikel für Artikel, nicht als Gesamtwert. Eine wiederkehrende Abweichung, die trotz Korrekturen bei jeder Inventur erneut auftritt, deutet darauf hin, dass Warenbewegungen weiterhin nicht täglich erfasst werden. Weitere indirekte Signale sind beispielsweise ein ohne erkennbare Nachfrageverschlechterung sinkender Servicegrad oder das Fehlen von Artikeln, die das System zuvor als verfügbar angezeigt hatte.
Aus welchen Komponenten setzen sich die wahren Kosten der Lagerhaltung zusammen?
Die Lagerhaltungskosten setzen sich aus sechs Hauptkomponenten zusammen: dem im Warenbestand gebundenen Kapital, das solange im Lager verbleibt, nicht anderweitig genutzt werden kann; dem im Lager oder Geschäft belegten Platz; der auf Basis des Warenwerts berechneten Versicherungsprämie; dem Aufwand für die Annahme, Lagerung und Vorbereitung jeder einzelnen Einheit; der Wertminderung von Artikeln, die mit der Zeit an Wert verlieren; und Abschreibungen, d. h. der Differenz zwischen dem theoretischen und dem bei der Inventur erfassten tatsächlichen Bestand. Diese sechs Komponenten werden in der Standardbuchhaltung selten isoliert betrachtet, weshalb sie trotz ihrer erheblichen Auswirkungen oft unbemerkt bleiben.
Warum kostet zu wenig Lagerbestand Geld, und nicht nur zu viel Lagerbestand?
Unzureichende Lagerbestände führen zunächst zu Lieferengpässen mit ihren direkten Folgen: Umsatzeinbußen, Produktionsunterbrechungen und Projektverzögerungen. Hinzu kommen weniger offensichtliche Kosten: die Kosten für dringende Bestellungen zur Deckung unerwarteter Engpässe. Diese Bestellungen sind in der Regel teurer als geplante, da der Verhandlungsspielraum begrenzt ist und sie mitunter einen schnelleren, aber kostspieligeren Versand erfordern. Unzureichende Lagerbestände sind daher keine kostenlose wirtschaftliche Situation; sie verlagern die Kosten überschüssiger Lagerbestände lediglich auf eine andere, weniger sichtbare, aber ebenso reale Kostenart.
Ist Schwund ausschließlich ein Problem von Diebstahl?
Nein. Unter Inventurdifferenz versteht man jede Abweichung zwischen dem theoretischen und dem tatsächlichen Lagerbestand, unabhängig von deren Ursache. Diebstahl ist eine mögliche Ursache, doch das in diesem Artikel entwickelte Zahlenbeispiel zeigt, dass nicht erfasste Bruchschäden, Dateneingabefehler und Kundenretouren, die ohne Buchung wieder ins Regal gestellt werden, dieselbe Art von Abweichung erzeugen – ganz ohne Diebstahl. Die Annahme, dass Inventurdifferenzen immer auf Diebstahl zurückzuführen sind, führt oft dazu, dass Überwachungslösungen gesucht werden, obwohl das eigentliche Problem in einer unzureichenden Datenerfassung für routinemäßige und legitime Lagerbewegungen liegt.
Sollen die Lagerhaltungskosten in die Berechnung des Bestellpunkts bzw. des Sicherheitsbestands einbezogen werden?
Die Lagerkosten werden in den oben genannten Formeln für Bestellpunkt und Sicherheitsbestand, die sich auf Verbrauch und Lieferzeit konzentrieren, nicht direkt berücksichtigt. Sie spielen jedoch in der vorgelagerten Wertschöpfungskette eine Rolle und beeinflussen die Wahl des optimalen Sicherheitsbestands: Ein höherer Sicherheitsbestand verringert zwar das Risiko von Fehlbeständen, erhöht aber im Gegenzug das gebundene Kapital, den belegten Lagerplatz und das Risiko von Preisnachlässen auf diese zusätzliche Marge. Der optimale Sicherheitsbestand ergibt sich daher stets aus einem Kompromiss zwischen den Kosten der Vermeidung von Fehlbeständen und den Lagerkosten der zur Vermeidung dieser Fehlbestände geschaffenen zusätzlichen Marge.
Jede der folgenden Referenzen basiert auf einer Produktblatt einschließlich Preis, Einheit und Steuersatz.
