Chargenrückverfolgbarkeit: Methode und Register 2026

Eine Charge gelangt in das akribisch erfasste Inventar und wird anschließend an einen Kunden versandt, ohne dass angegeben wird, welche Charge versendet wurde. Die Informationen im Wareneingangsbuch sind nutzlos, wenn das Warenausgangsbuch leer bleibt.

Wozu dient die Chargenrückverfolgbarkeit und wozu nicht?

Die Chargenrückverfolgbarkeit beantwortet eine zentrale Frage: Wen kontaktiert man, wenn eine Charge heute ein Problem aufweist? Diese Frage wirft jedoch zwei weitere Fragen auf. Erstens: An welche Kunden wurde diese Charge ausgeliefert, um diese zu kontaktieren oder eine möglicherweise noch unterwegs befindliche Lieferung zurückzuhalten? Zweitens: Woher stammt diese Charge: von welchem ​​Lieferanten, aus welcher Bestellung? So lässt sich die Lieferkette zurückverfolgen, falls der Fehler dort seinen Ursprung hat.

Was Rückverfolgbarkeit jedoch nicht leistet, ist die Garantie von Produktqualität. Sie deckt keine Anomalien auf, kontrolliert keine Temperaturen und ersetzt nicht die Produktionskontrolle. Sie dient dazu, ein Problem nach dessen Identifizierung schnell zu lokalisieren und zu kommunizieren. Perfekte Rückverfolgbarkeit verhindert nicht das Auftreten fehlerhafter Chargen. Sie ermöglicht es lediglich, innerhalb weniger Minuten statt mehrerer Tage zu erfahren, wer die Charge wann erhalten hat.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da manche Unternehmen Rückverfolgbarkeit mit Qualitätskontrolle verwechseln. Selbst mit vorbildlichen Wareneingangsscheinen und akribisch geführten Chargenprotokollen kann die Frage „Wohin ist diese Charge gegangen?“ innerhalb einer Stunde nicht beantwortet werden. Rückverfolgbarkeit bemisst sich an der Reaktionszeit, nicht an der Anzahl der Dokumente. Ein Ordner voller sorgfältig ausgefüllter Lieferscheine ist wertlos, wenn die Durchsicht einen ganzen Tag dauert.

In verschiedenen Branchen, wie der Lebensmittelverarbeitung, dem Gesundheitswesen und der Kosmetikindustrie, unterliegt die Rückverfolgbarkeit spezifischen Anforderungen, die die jeweiligen Praktiken regeln. Diese Anforderungen variieren stark von Branche zu Branche und sollten mit Ihrer Berufsvereinigung oder der zuständigen Behörde für Ihre Tätigkeit abgeklärt werden. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie unabhängig von Ihrer Geschäftstätigkeit eine konkrete und praktikable Rückverfolgbarkeit implementieren können.

Die Rückverfolgbarkeit bietet einen letzten, oft übersehenen Vorteil: Sie ermöglicht es Ihnen, betroffene Kunden gezielt zu kontaktieren, anstatt standardmäßig alle zu benachrichtigen. Bei Problemen mit einer Charge liefert Ihnen die funktionierende Rückverfolgbarkeit eine präzise Liste der zu kontaktierenden Kunden. Ohne sie senden Sie eine Nachricht an alle Kunden, die das Produkt in den letzten Monaten bestellt haben – auch an diejenigen, die andere Chargen erhalten haben und nicht betroffen sind. Der Unterschied zwischen diesen beiden Vorgehensweisen betrifft nicht nur die Kosten, sondern auch die Glaubwürdigkeit.

Was genau ist eine Charge, und ab welchem ​​Zeitpunkt beginnt die Rückverfolgbarkeit?

Eine Charge ist eine Gruppe von Produkten, die unter gleichen Bedingungen, zur gleichen Zeit und vom selben Lieferanten hergestellt oder verpackt wurden. Wenn Sie eine Palette mit einhundert Kartons desselben Artikels erhalten, bilden diese einhundert Kartons eine Charge, sofern sie alle die gleiche Chargennummer Ihres Lieferanten tragen. Erhalten Sie am selben Tag zwei Paletten mit zwei verschiedenen Chargennummern, handelt es sich um zwei separate Chargen, selbst wenn das Produkt identisch ist und die Lieferung in derselben Sendung erfolgte.

Die Rückverfolgbarkeit beginnt mit Ihrer Bestellung beim Lieferanten. Dieses Dokument dient als Ausgangspunkt für die Dokumentation. Sobald die Ware eintrifft, verknüpfen Sie die Chargennummer des Lieferanten mit dieser Bestellung. Diese Verknüpfung von Bestellung zu erhaltener Charge ermöglicht es Ihnen, die Lieferkette im Problemfall nachzuverfolgen. Weitere Informationen zum Inhalt dieses Originaldokuments finden Sie in unserem Artikel zur Rückverfolgbarkeit. Lieferantenbestellung beschreibt die Informationen, die erfasst werden sollen, sobald die Bestellung aufgegeben wird.

Es gibt Fälle, in denen die Chargennummer auf den Lieferantendokumenten fehlt. In diesem Fall müssen Sie bei Wareneingang eine eigene interne Chargennummer erstellen. Diese interne Nummer ersetzt die Lieferantennummer in all Ihren Aufzeichnungen. Die Regel ist einfach: Jede Charge muss ab dem Zeitpunkt ihres Eingangs in Ihrem Betrieb eine eindeutige Kennung haben, und diese Kennung muss der Charge bis zum Versand an den Kunden erhalten bleiben.

Manche Produkte werden lose oder ohne sichtbare Chargennummern geliefert. Dies ist beispielsweise bei bestimmten Verbrauchsmaterialien, Werkstoffen oder Produkten der Fall, die von Lieferanten bestellt werden, die keine Rückverfolgbarkeit gewährleisten. Die Lösung ist dieselbe: Man vergibt bei Wareneingang eine interne Chargennummer, notiert das Ankunftsdatum und den Lieferanten und fährt von dort aus fort. Eine unvollständige Rückverfolgbarkeit einer Charge ohne Lieferantennummer ist immer noch besser als eine völlig fehlende Rückverfolgbarkeit.

Auf und ab – die beiden Fragen, deren Beantwortung Sie kennen müssen.

Eine effektive Chargenrückverfolgbarkeit funktioniert in beide Richtungen. Die Rückverfolgung beginnt mit einer problematischen Charge und ermittelt deren Ursprung: Lieferant, Produktionsdatum, Bestellung. Anschließend wird dieselbe Charge rückverfolgt, um herauszufinden, an wen sie geliefert wurde: Kunden, Liefertermine, Mengen.

Diese beiden Prozesse erfordern unterschiedliche Datensätze. Für die Rückverfolgbarkeit in der vorgelagerten Lieferkette muss jede eingehende Charge mit der zugehörigen Lieferantenbestellung und den Wareneingangsdokumenten verknüpft werden. Für die Rückverfolgbarkeit in der nachgelagerten Lieferkette muss jede ausgehende Charge mit Lieferscheinen und Kundennamen verknüpft werden. Wer lediglich Wareneingänge erfasst, hat zwar eine Rückverfolgbarkeit in der vorgelagerten Lieferkette, jedoch keine in der nachgelagerten. Erst die Kombination beider Prozesse macht den Prozess im Bedarfsfall sinnvoll.

Der einfachste Test, um festzustellen, ob Ihr Rückverfolgbarkeitssystem tatsächlich funktioniert, ist die Anwendung unter realen Bedingungen an einem normalen Tag, ohne jeglichen Zeitdruck. Nehmen Sie eine zufällige Chargennummer aus Ihrem aktuellen Lagerbestand und fragen Sie sich: Wenn sich diese Charge in einer Stunde als fehlerhaft erweisen würde, wie lange bräuchte ich, um herauszufinden, an wen ich sie bereits in welcher Menge geliefert habe? Dauert es länger als fünfzehn Minuten, mag die Rückverfolgbarkeit zwar auf dem Papier vorhanden sein, aber nicht in der Praxis. Dauert es länger als eine Stunde, existiert sie nicht.

Dieser Test funktioniert auch umgekehrt. Nehmen Sie eine beliebige Kundenrechnung und versuchen Sie, die Chargennummer der gelieferten Artikel zu finden. Wenn Sie fünf verschiedene Dateien öffnen und mehrere Personen darum bitten müssen, stimmt etwas nicht. Rückverfolgbarkeit bemisst sich nicht daran, was Sie erfassen, sondern daran, was Sie schnell, ohne besonderen Aufwand und an einem normalen Arbeitstag, wenn niemand damit rechnet, abrufen können.

Der klassische Fehler besteht darin, diesen Test erst nach einem Vorfall durchzuführen. Dann ist es zu spät, um zu erkennen, dass das System defekt ist. Man entdeckt unter Druck, was man in Ruhe über einige Tage hätte beheben können. Der Test sollte als Wartungsmaßnahme zwei- bis viermal jährlich, außerhalb von Notfällen, eingeplant werden.

Was muss bei Wareneingang dokumentiert werden?

Der Wareneingang ist das erste Glied in der Kette. Hier gelangt die Charge in Ihr System und alle grundlegenden Informationen müssen erfasst werden. Der Wareneingangsschein ist Ihr erstes Dokument zur Rückverfolgbarkeit. Um aussagekräftig zu sein, muss er mindestens Folgendes enthalten: das Eingangsdatum, den Namen des Lieferanten, die Artikelnummer, die auf der Verpackung aufgedruckte Chargennummer, die erhaltene Menge und, falls vorhanden, das Verfallsdatum. Unser Artikel zum Thema Quittung beschreibt detailliert, was dieses Dokument enthalten muss, um langfristig verwendbar zu sein.

Wenn Sie mehrere Teillieferungen desselben Artikels in einer einzigen Sendung erhalten, muss jede Teillieferung separat erfasst werden. Zwei verschiedene Teillieferungsnummern bedeuten zwei separate Einträge in Ihrem Wareneingangsbuch, selbst wenn alles in derselben Bestellung am selben Tag eingetroffen ist. Die Versuchung, Sendungen zusammenzufassen, ist bei großen Lieferungen groß. Genau diese Gruppierung führt jedoch dazu, dass das Sendungsverfolgungssystem einige Wochen später nicht mehr nutzbar ist.

Die Qualität der Rückverfolgbarkeit bei Wareneingang hängt von einem Faktor ab: der Sorgfalt des Warenempfängers. Wird die Chargennummer exakt wie auf der Verpackung angegeben erfasst, ohne sie zu interpretieren oder abzukürzen, ist die Rückverfolgbarkeit gegeben. Wird sie hingegen gerundet, nur ein Näherungswert angegeben oder aufgrund der Dringlichkeit der Bestellung vergessen, ist die Rückverfolgbarkeit unterbrochen, noch bevor das Produkt eingelagert wird. Die folgende Tabelle fasst zusammen, welche Informationen in jeder Phase des Lebenszyklus einer Charge erfasst werden müssen.

Die Chargennummer, wie sie formatiert wird und warum das Format nur einmal festgelegt wird.

Die Chargennummer ist der eindeutige Identifikator, der alle Informationen zu einer Charge miteinander verknüpft. Ohne ein einheitliches und stabiles Format sind die Datensätze unbrauchbar. Wird dieselbe Charge im Wareneingangsbuch, im Lagersystem und auf dem Lieferschein unterschiedlich erfasst, liefert die Suche keine Ergebnisse. Sie suchen nach „DF-20250529-045“, und das System findet nichts, weil jemand anderes „DF 20250529 045“ mit Leerzeichen statt Bindestrichen eingegeben hat.

Das Format der Chargennummer muss einmalig festgelegt, in internen Richtlinien dokumentiert und von allen Mitarbeitern, die mit Datensätzen arbeiten, eingehalten werden. Dieses Format muss lesbar, eindeutig und kurz genug sein, um präzise eingegeben werden zu können. Eine gute Chargennummer ermöglicht es den Benutzern, auf den ersten Blick zu erkennen, auf welches Produkt oder welchen Zeitraum sie sich bezieht.

Wenn Sie die Chargennummer des Lieferanten verwenden, notieren Sie diese exakt so, wie sie auf der Verpackung angegeben ist, inklusive Groß- und Kleinschreibung, Bindestrichen und Leerzeichen. Falls Sie eine eigene interne Nummer erstellen, beispielsweise weil Ihr Lieferant keine angibt oder Sie eine eigene Codierung bevorzugen, legen Sie ein eindeutiges Format fest und halten Sie sich strikt daran. Die folgende Tabelle zeigt Beispiele für schlecht gestaltete Formate und deren korrigierte Versionen.

Sobald das Format festgelegt ist, sollte es an den Wareneingangs- und Kommissionierstationen ausgehängt werden. Zwei Zeilen auf einem A4-Blatt, das an die Wand geklebt wird: So wird die Chargennummer formatiert, hier ein gültiges Beispiel, hier ein ungültiges Beispiel. Dieses Blatt stellt sicher, dass das Format auch dann eingehalten wird, wenn eine neue Person den Wareneingang oder die Kommissionierung übernimmt.

Die folgenden Termine und derjenige, der wirklich zählt

Mehrere Daten sind mit einer Warencharge verknüpft. Das Herstellungsdatum gibt an, wann das Produkt hergestellt wurde. Das Eingangsdatum gibt an, wann Sie die Ware in Ihrem Betrieb erhalten haben. Das Verfallsdatum (auch Mindesthaltbarkeitsdatum oder Verfallsdatum genannt, je nach Produktart) gibt an, wann das Produkt nicht mehr verwendet oder verkauft werden darf. Diese drei Daten sind voneinander unabhängig und müssen separat erfasst werden.

Für das operative Management ist das Verfallsdatum von entscheidender Bedeutung. Es bestimmt die Reihenfolge, in der Sie Chargen aus Ihrem Lagerbestand entnehmen müssen. Eine Charge mit Verfallsdatum August muss vor einer Charge mit Verfallsdatum Oktober versendet werden, selbst wenn letztere zuerst in Ihrem Lager eingetroffen ist. Dieses Prinzip – die Priorisierung des Versands von Artikeln mit kürzerem Verfallsdatum – ist grundlegend, um Verluste durch Verderb zu vermeiden. Eine detaillierte Erklärung dieser Managementmethode finden Sie in unserem Artikel zum Thema [hier fehlt der Text]. FIFO und PMP.

Das Eingangsdatum erfüllt noch einen weiteren wichtigen Zweck: Es zeigt an, wie lange eine Charge vor dem Versand im Lager lagert. Bleibt eine Charge mehrere Monate unberührt, ist das ein Warnsignal: Es könnte sich um Ladenhüter, einen Fehler bei der Auftragsbearbeitung oder einen Artikel handeln, der sich nicht mehr verkauft. Die Überwachung der Eingangsdaten hilft auch dabei, Lagerbestände mit geringer Nachfrage zu erkennen.

Ein häufiger Fehler ist, das Verfallsdatum nur auf dem Wareneingangsschein und nicht in den Lager- und Warenausgangsunterlagen zu erfassen. Bei der Auftragserstellung weiß dann niemand, welche Charge zuerst abläuft. Es wird das entnommen, was gerade verfügbar ist, nicht das, was am dringendsten verkauft werden muss. Das Verfallsdatum muss bei der Auftragserstellung sichtbar sein, nicht erst bei Wareneingang.

Verfolgen Sie die Charge während der Lagerung, des Transfers und der Inventur.

Sobald eine Charge eingelagert ist, endet die Rückverfolgbarkeit nicht. Die Charge kann von einem Bereich in einen anderen verbracht, in ein anderes Lager transferiert oder einer regelmäßigen Inventur unterzogen werden. Jeder dieser Vorgänge muss dokumentiert werden, wenn Sie jederzeit wissen möchten, wo sich die jeweilige Charge befindet und in welcher Menge.

Eine nicht erfasste Umlagerung führt zu einer Unterbrechung der Lieferkette. Wird eine Charge von Lager A nach Lager B umgelagert, ohne dass dies vermerkt ist, geht das System davon aus, dass sich die Charge noch in Lager A befindet. Bei der nächsten Inventur stellen Sie eine unerklärliche Differenz fest, die Sie möglicherweise einem Verlust zuschreiben. Tatsächlich befindet sich die Charge jedoch an einem anderen Ort, ohne dass Sie es wissen. Bestandsverwaltung Strenge Vorschriften erfordern die Aufzeichnung jeder Bewegung, nicht nur des Betretens an der Rezeption und des Verlassens durch Kunden.

Die Inventur bietet die Möglichkeit zu überprüfen, ob Ihre Aufzeichnungen mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen. Für jede Charge zählen Sie die Menge und vergleichen sie mit den Systemdaten. Jede Abweichung ist ein Warnsignal: nicht erfasster Verlust, unbemerkter Transfer, Dateneingabefehler beim Wareneingang oder -ausgang. Die Inventur behebt diese Fehler nicht, sie deckt sie auf. Anschließend liegt es an Ihnen, die Ursache zu finden und den Prozess anzupassen. Die Überwachung der Bestände pro Charge ermöglicht es Ihnen außerdem, Nachbestellungen zu planen und Fehlbestände zu vermeiden. Ausverkauft bei einem Artikel, dessen einzige verfügbare Charge sich dem Verfallsdatum nähert.

Bei einer Inventur ist für jeden gezählten Artikel die Chargennummer zu erfassen, nicht nur die Artikelreferenz. Haben Sie drei Chargen desselben Artikels auf Lager, benötigen Sie drei Bestandspositionen – eine für jede Charge. Werden die drei Chargen unter einer einzigen Artikelreferenz zusammengefasst, gehen die Chargeninformationen verloren und die Rückverfolgbarkeit der gesamten Menge ist unterbrochen. Das mag zwar im Moment nicht schneller gehen, ist aber später deutlich schwieriger zu rekonstruieren.

Protokolle beim Beenden speichern – der Link, den jeder vergisst

Dies ist die Schwachstelle aller Rückverfolgbarkeitssysteme: Unternehmen erfassen die Chargen bei Wareneingang sorgfältig, da der Lieferant die Nummer auf den Lieferschein druckt und diese somit leicht kopiert werden kann. Anschließend versenden sie die Ware, ohne zu vermerken, welche Charge an welchen Kunden ging, da der Spediteur diese Information nicht benötigt und die Bestellung dringend ist.

Das Ergebnis: Die Lieferkette ist unterbrochen. Wir wissen, was wir erhalten haben, aber nicht, was wir geliefert haben und an wen. An dem Tag, an dem eine Lieferung Probleme verursacht, wissen wir, dass wir insgesamt 200 Einheiten erhalten haben. Wir wissen aber nicht, welche Kunden diese erhalten haben. Daher sind wir gezwungen, alle Kunden zu benachrichtigen, die diesen Artikel in den letzten Monaten bestellt haben, selbst diejenigen, die andere Lieferungen erhalten haben und gar nicht betroffen sind. Das ist kostspielig, stiftet unnötige Verwirrung bei Ihren Kunden und ist völlig vermeidbar.

Das Erfassen der Charge beim Verlassen bedeutet, bei jedem Lieferform Oder tragen Sie in Ihrem Warenausgangsbuch die Chargennummer jeder versendeten Position ein. Wenn Sie beispielsweise zehn Kartons eines Artikels versenden und diese zehn Kartons zur Chargennummer 20250610-001 gehören, muss diese Nummer in Ihrem internen Warenausgangsbuch erfasst werden. Liste der Colisage ist auch der geeignete Ort, um diese Chargennummer anzuzeigen, insbesondere bei der Lieferung auf mehreren Paletten mit verschiedenen Chargen, die miteinander vermischt sind.

Die folgende Tabelle zeigt, wie ein ordnungsgemäß geführtes Ausgaberegister aussieht. Zwei Zeilen beziehen sich bewusst auf dieselbe Charge, die an zwei verschiedene Kunden geliefert wurde: Genau diese Art von Datensatz ermöglicht es Ihnen, die Frage „An wen ging diese Charge?“ innerhalb weniger Sekunden zu beantworten.

Mit diesem Register können Sie im Falle eines Problems mit der Charge 20250601-F001-A innerhalb von Sekunden drei betroffene Kunden identifizieren: Boulangerie Martin, Pâtisserie Durand und Épicerie Lambert. Traiteur Lecomte erhielt die Charge F001-B und ist nicht betroffen. Cafetéria Renaud erhielt die Charge SUCRE-002 und ist ebenfalls nicht betroffen. Sie kontaktieren nur drei statt sechs Kunden und Ihre Kommunikation ist präzise und vermeidet unnötige Panik.

Das Vermischen von Chargen, der Fall, der die Kette unterbricht

Eine Chargenvermischung entsteht, wenn zwei verschiedene Chargen desselben Artikels im selben Behälter, auf demselben Regal oder am selben Ort gelagert werden, ohne dass eine physische Trennung oder Dokumentation der Vermischung erfolgt. Ab diesem Zeitpunkt ist es beim Versand unmöglich festzustellen, welche Charge genau kommissioniert wurde. Die gesamte Sorgfalt des Wareneingangsprozesses wird durch diese scheinbar harmlose Lagerungsmaßnahme zunichtegemacht.

Dieses Problem tritt in Lagern mit begrenztem Platzangebot oder in Teams unter Zeitdruck auf. Um Zeit zu sparen, wird die neue Charge am selben Ort wie die alte eingelagert. Die Chargennummer im System wird zwar aktualisiert, um die neue Charge widerzuspiegeln, doch einige Einheiten der alten Charge befinden sich noch im Lager und sind physisch mit den neuen vermischt. Verursacht die alte Charge einige Wochen später Probleme, ist nicht mehr ersichtlich, ob noch Einheiten dieser Charge auf Lager sind, ob alle versandt wurden oder an welche Kunden sie gingen.

Die Regel ist einfach: Jede Charge muss einen eigenen Lagerplatz haben oder durch ein gut sichtbares Etikett mit Chargennummer klar abgegrenzt sein. Werden zwei Chargen im selben Bereich gelagert, muss jede ohne zusätzliche Handhabung identifizierbar sein. Dies erfordert zwar etwas mehr Sorgfalt bei der Lagerung, schützt aber die gesamte nachfolgende Lieferkette.

Wenn eine Vermischung unvermeidbar ist, beispielsweise weil eine Charge teilweise aufgebraucht ist und Sie diese für eine dringende Bestellung mit einer neuen Charge auffüllen müssen, erstellen Sie einen Datensatz, der auf beide ursprünglichen Chargen verweist. Vermerken Sie explizit, dass diese Lieferung eine bestimmte Menge von Charge A und eine bestimmte Menge von Charge B enthält. Dies ist zwar im Moment etwas aufwendiger, aber die einzige Möglichkeit, den Überblick über die beiden beteiligten Chargen zu behalten.

Verluste, Beschädigungen und Rücksendungen: Warum sie auch viel tragen müssen

Wenn ein Artikel kaputt geht, abläuft, verloren geht oder von einem Kunden zurückgegeben wird, scheidet er aus dem Lager aus. Wird diese Entnahme nicht mit der zugehörigen Chargennummer erfasst, entsteht bei der nächsten Inventur eine unerklärliche Differenz. Schlimmer noch: Sie könnten fälschlicherweise annehmen, noch Artikel einer Charge auf Lager zu haben, die Sie tatsächlich vernichtet oder verloren haben.

Jeder negativen Bestandsanpassung muss eine Chargennummer zugewiesen werden. Der Grund dafür ist einfach: Sollte diese Charge später Probleme verursachen, muss bekannt sein, wie viele Einheiten versendet und wie viele verloren gegangen oder zerstört wurden. Wenn Sie beispielsweise 100 Einheiten erhalten, 80 versendet und 20 beschädigt wurden, ohne dass eine Chargennummer erfasst ist, zeigt Ihr System fälschlicherweise 20 Einheiten als verfügbar an. Solche Diskrepanzen führen bei einem Chargenrückruf zu unnötigen Suchvorgängen und Kommunikationsproblemen.

Bei Kundenretouren muss die Aufzeichnung die Chargennummer, die Menge, das Datum und den Retourengrund enthalten. Dies hilft festzustellen, ob mehrere Kunden Artikel derselben Charge aus demselben Grund zurücksenden. Dies ist oft das erste Anzeichen dafür, dass eine Charge problematisch ist, noch bevor ein formeller Vorfall gemeldet wird.

An dem Tag, an dem ein Batch ein Problem verursacht, soll die Simulation laufen, bevor Sie sie benötigen.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Kunde ruft Sie heute Morgen an, um ein Problem mit einem Produkt zu melden, das er letzte Woche erhalten hat. Er nennt Ihnen die Chargennummer. Sie haben zwei Stunden Zeit, um ihm mitzuteilen, wie viele andere Kunden diese Charge in welchen Mengen und an welchen Daten erhalten haben, damit Sie entscheiden können, ob die aktuellen Lieferungen abgefangen oder andere Kunden vorrangig kontaktiert werden sollen.

Wenn Sie dieses Szenario noch nie getestet haben, wissen Sie nicht, ob Ihr Rückverfolgungssystem dafür geeignet ist. Und es unter Zeitdruck zu testen, während ein Kunde am Telefon wartet und eine dringende Entscheidung getroffen werden muss, ist der denkbar schlechteste Weg, um festzustellen, dass etwas nicht funktioniert.

Die Simulation beinhaltet die Durchführung dieser Übung außerhalb einer akuten Situation. Wählen Sie zufällig eine Chargennummer aus Ihren Lieferungen der letzten Wochen. Stellen Sie sich zwei Fragen: Wie viele Einheiten dieser Charge haben wir an welche Kunden versandt? Und umgekehrt: Woher stammte diese Charge, zu welcher Lieferantenbestellung gehörte sie und an welchem ​​Datum wurde sie geliefert?

Messen Sie Ihre Reaktionszeit. Reagieren Sie innerhalb von fünf Minuten, ist Ihr Rückverfolgbarkeitssystem betriebsbereit. Reagieren Sie innerhalb von zwanzig Minuten und benötigen Sie einige Anpassungen, ist es akzeptabel, aber verbesserungsfähig. Sollten Sie eine Stunde lang keine vollständige Antwort erhalten, wissen Sie genau, was korrigiert werden muss, bevor ein echter Notfall eintritt.

Diese Simulation sollte regelmäßig, zwei- bis viermal jährlich, wiederholt werden. Prozesse ändern sich, die zuständigen Mitarbeiter im Wareneingang und -ausgang wechseln, und auch die Tools werden mitunter angepasst. Eine im Januar noch funktionierende Rückverfolgbarkeit kann im Juni zusammenbrechen, wenn ein neuer Mitarbeiter es sich nicht zur Gewohnheit gemacht hat, die Chargennummern beim Versand zu notieren. Die Simulation deckt diese Schwachstellen auf, bevor sie zu kostspieligen Folgen führen.

Wie lange sollten die Aufnahmen aufbewahrt werden und wie sollte diese Frage formuliert werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Rückverfolgbarkeitsdokumente lässt sich nicht pauschal berechnen. Sie hängt von verschiedenen Parametern ab, die berücksichtigt werden müssen, um die für Ihre Situation passende Lösung zu finden.

Der erste Parameter ist die Nutzungsdauer Ihrer Produkte. Wenn Sie Artikel verkaufen, die mehrere Jahre verwendet werden können, müssen Ihre Aufzeichnungen diesen Zeitraum abdecken. Ein Problem mit einer Charge kann auch lange nach der Auslieferung auftreten, und Sie müssen in der Lage sein, dieses Problem zu beheben, solange das Produkt voraussichtlich von Ihren Kunden genutzt wird.

Der zweite Parameter ist der branchenspezifische Rahmen. In manchen Branchen gelten Vorschriften zur Aufbewahrungsfrist von Rückverfolgbarkeitsdokumenten. Diese Vorschriften variieren je nach Produktart, Ihrer Position in der Lieferkette und den für Ihre Tätigkeit geltenden Bestimmungen. Sie sollten diese Vorschriften bei Ihrem Berufsverband oder der zuständigen Behörde Ihrer Branche überprüfen. Diese Informationen lassen sich nicht aus einem Blogbeitrag oder einer allgemeinen Regel ableiten.

Der dritte Parameter ist Ihre Datenspeicher- und Zugriffskapazität. Digitale Datensätze verursachen kein Speicherplatzproblem. Die Aufbewahrung von Papierdokumenten über mehrere Jahre ist hingegen einschränkender und birgt das Risiko von Verlust oder Beschädigung. Die Digitalisierung von Rückverfolgbarkeitsdaten, selbst in einer ordnungsgemäß gesicherten und versionierten Tabellenkalkulation, ist bei geplanter Langzeitarchivierung stets Papier vorzuziehen.

Die richtige Frage lautet nicht: „Wie lange sollte ich diese Informationen standardmäßig aufbewahren?“, sondern: „In welcher Situation benötige ich diese Informationen spätestens, und kann meine aktuelle Archivierung diesem Bedarf gerecht werden?“ Nur diese ehrlich gestellte Frage liefert die tatsächliche Aufbewahrungsdauer, die man anstreben sollte.

Wer führt die täglichen Aufzeichnungen und zu welcher Tageszeit?

Chargenrückverfolgbarkeit funktioniert nicht von selbst. Sie erfordert eine dafür zuständige Person, einen festgelegten Zeitpunkt im Arbeitsalltag und ein vordefiniertes System. Wenn von allen Mitwirkung erwartet wird, aber niemand explizit verantwortlich ist, fehlen an arbeitsreichen Tagen Datensätze und die Rückverfolgbarkeit bleibt unvollständig.

Der Empfang muss bei Wareneingang erfolgen, nicht erst abends oder am Folgetag. Ein zwei Tage nach Wareneingang ausgefüllter Empfangsschein ist ungültig, da sich die ausfüllende Person nicht mehr an die genaue Chargennummer erinnert. Sie notiert sie aus dem Gedächtnis oder gar nicht. Die Regel lautet: Der Empfangsschein muss während des Entladens und mit dem Paket in der Hand ausgefüllt werden.

Die Sendung muss bei der Kommissionierung erfasst werden, bevor das Paket das Gelände verlässt. Nicht der Spediteur notiert die Chargennummer auf dem Lieferschein, sondern der Mitarbeiter, der die Bestellung bearbeitet und weiß, welche Charge und in welcher Menge kommissioniert wird. Erfolgt die Kommissionierung am Ende des Tages, wird das Versandprotokoll zu diesem Zeitpunkt und nicht erst am nächsten Morgen ausgefüllt.

Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Mitarbeiter Wareneingang oder -ausgang haben, muss jeder die Vorgehensweise kennen und dasselbe Chargennummernformat verwenden. Ein kurzes Meeting, ein am Arbeitsplatz aushängendes Verfahrensblatt, ein Beispiel für eine korrekte und eine ungültige Chargennummer: Dies sind minimale Investitionen, die die Zuverlässigkeit der Rückverfolgbarkeit gewährleisten. Rückverfolgbarkeit ist für jedes eingehende und jedes ausgehende Paket unerlässlich, nicht nur einmal jährlich im Rahmen einer Prüfung.

Ein vollständiges Beispiel: eine Charge, die vom Wareneingang bis zum Kunden verfolgt wird.

Hier ist ein konkretes Beispiel, das eine Charge von einem Ende der Kette bis zum anderen verfolgt, vom Wareneingang in Ihren Räumlichkeiten bis zur Auslieferung an Ihre Kunden.

Am 3. Juni 2025 erhalten Sie eine Lieferung von Ihrem Lieferanten Dupont & Fils. Der Lieferschein weist 120 Einheiten des Artikels REF-045, Chargennummer DF-20250529-045, aus. Ihr Mitarbeiter im Wareneingang erfasst folgende Daten im System: Datum 03.06.2025, Lieferant Dupont & Fils, Artikel REF-045, Chargennummer DF-20250529-045, Menge 120 Einheiten, Verfallsdatum 30.11.2025. Die Charge wird in Zone B, Lagerplatz B-12, eingelagert. Die Zuverlässigkeit dieses Lieferanten, seine Lieferzeiten und seine Compliance-Rate gehören zu den Daten, die im Rahmen eines zentralen Systems erfasst werden sollen. Lieferantenbewertung strukturiert.

Am 10. Juni bereiten Sie einen Auftrag für den Kunden Vallon Distribution vor: 40 Einheiten des Artikels REF-045. Ihr Kommissionierer entnimmt 40 Einheiten aus Zone B-12, Losnummer DF-20250529-045. Er vermerkt im Warenausgangsbuch: Datum 10.06.2025, Kunde Vallon Distribution, Artikel REF-045, Losnummer DF-20250529-045, Menge 40 Einheiten, Lieferschein BL-0512.

Am 15. Juni erstellen Sie eine Bestellung für Maison Bernard: 30 Einheiten der Artikelnummer REF-045. Gleiche Charge, gleicher Lagerort. Eintrag im Warenausgangsbuch: Datum 15.06.2025, Kunde Maison Bernard, Artikel REF-045, Charge DF-20250529-045, Menge 30 Einheiten, Lieferschein BL-0531. 50 Einheiten sind noch auf Lager.

Am 20. Juni meldet Ihnen der Kunde Vallon Distribution einen Mangel an den am 10. Juni erhaltenen Artikeln. Er teilt Ihnen die Chargennummer DF-20250529-045 mit. Sie filtern Ihr Warenausgangsbuch nach dieser Nummer. Es erscheinen zwei Einträge: Vallon Distribution, 40 Einheiten, BL-0512, und Maison Bernard, 30 Einheiten, BL-0531. Fünfzig Einheiten sind noch auf Lager. In weniger als drei Minuten haben Sie den Restbestand gesperrt, genau zwei Kunden für die Kontaktaufnahme identifiziert und die Chargennummer für DuPont & Fils vorbereitet, damit diese den Mangel in der Lieferkette zurückverfolgen kann.

Ohne die Erfassung der Versandchargen hätten Sie zwar gewusst, dass Sie 120 Einheiten aus dieser Charge erhalten haben, aber nicht, wer die restlichen 70 Einheiten erhalten hat. Sie hätten alle Kunden kontaktieren müssen, die seit Anfang Juni REF-045 bestellt hatten, unabhängig davon, ob sie diese oder eine andere Charge erhalten hatten. Mit einem ordnungsgemäß geführten Versandprotokoll können Sie präzise, ​​schnell und zielgerichtet reagieren.

Häufige Fehler und wie man sie korrigiert

Selbst scheinbar gut gewartete Rückverfolgbarkeitssysteme können mitunter fehlerhaft sein. Hier werden diese Fehlerquellen zusammen mit ihren konkreten Folgen und Lösungsansätzen erläutert.

Diese Fehler haben eines gemeinsam: Sie lassen sich leicht beheben, wenn sie frühzeitig erkannt werden, sind aber schwer zu beheben, wenn sie in einem Notfall entdeckt werden. Die im vorherigen Abschnitt beschriebene regelmäßige Simulation ist der beste Weg, sie aufzudecken, bevor sie kostspielig werden.

Djaboo und Chargenrückverfolgbarkeit

Djaboo ist eine umfassende Managementsoftware für Kleinstunternehmen und KMU. Sie verfolgt Chargennummer und Verfallsdatum entlang der gesamten Lieferkette: vom Wareneingang über die Lagerbestände bis hin zu... Überweisungen zwischen Einlagen, während Inventuren, bei Verlustkorrekturen und auf den Lieferlinien.

Die Chargennummer ist ein Freitextfeld mit maximal 100 Zeichen. Sie geben sie im gewünschten Format ein, entweder so, wie sie auf der Verpackung des Lieferanten angegeben ist, oder gemäß Ihrer internen Konvention. Die Bewegungshistorie kann angezeigt, gefiltert und exportiert werden. Die Chargennummer ist in diesem Bericht enthalten: Wenn Sie alle Bewegungen einer bestimmten Charge suchen, können Sie nach dieser Nummer filtern und erhalten eine Liste der zugehörigen Wareneingänge, Warenausgänge und Korrekturen.

Djaboo versendet außerdem eine E-Mail-Benachrichtigung mit einer Liste von Artikeln, deren Verfallsdatum bald abläuft. Die Benachrichtigung enthält für jeden Artikel die Produktreferenz, die Chargennummer, die verfügbare Menge und das Verfallsdatum. Sie können selbst festlegen, wie viele Tage vor dem Verfallsdatum Sie benachrichtigt werden möchten. Diese Benachrichtigung kennzeichnet auch Artikel mit niedrigem Lagerbestand.

Es ist wichtig, die Grenzen von Djaboo zu kennen, um Ihre Prozesse entsprechend zu organisieren. Djaboo wählt nicht das Los aus, das für Sie freigegeben wird. Die zuerst ablaufende Charge wird nicht automatisch entfernt; Sie legen die Charge bei der Bestellung fest. Es gibt keine Funktion zum Rückruf von Produkten. Es wird keine Liste der Kunden erstellt, die eine bestimmte Charge erhalten haben; diese Liste wird durch Filtern der Lieferhistorie nach Chargennummer erstellt, die Suche erfolgt jedoch manuell. Da die Chargennummer ein Freitextfeld ist, gibt Djaboo kein Format vor und prüft nicht, ob eine Nummer bereits verwendet wird. Djaboo generiert zwar Barcodes und Etikettenbögen zum Drucken, diese identifizieren jedoch den Artikel, nicht die Charge: Zwei Chargen derselben Artikelnummer haben denselben Barcode. Barcodeund die Unterscheidung zwischen ihnen muss immer noch manuell vorgenommen werden.

Um trotz dieser Einschränkungen effektiv arbeiten zu können, genügen drei Regeln. Das Format der Chargennummer wird einmalig festgelegt und in einer Direktive hinterlegt, da das Tool es nicht benötigt. Die Ausgabe muss die Charge für jede Sendung explizit identifizieren: Fehlt in der Lieferposition die Chargennummer, ist die Historie im Bedarfsfall nutzlos. Die Suchsimulation ist als wiederkehrende Aufgabe geplant, um quartalsweise zu überprüfen, ob die beiden grundlegenden Fragen weiterhin beantwortet werden können.

Die Rückverfolgbarkeit einer Charge wird anhand der Reaktionszeit und nicht anhand der Anzahl der Datensätze beurteilt. Ein vorbildliches Wareneingangsregister ist nutzlos, wenn das Warenausgangsregister leer bleibt: Wir wissen, was wir erhalten haben, aber nicht, an wen wir es geliefert haben. Genau diese Information ist jedoch entscheidend, wenn eine Charge Probleme verursacht.

Diese beiden Prinzipien – schnelles Reagieren und die ebenso sorgfältige Erfassung ausgehender wie eingehender Sendungen – fassen alles zusammen, was die Chargenrückverfolgbarkeit täglich gewährleisten muss. Der Rest ist lediglich die praktische Organisation, die erforderlich ist, um sicherzustellen, dass diese beiden Prinzipien von allen Beteiligten bei jeder Bestellung und an jedem Tag eingehalten werden.

Die Rückverfolgbarkeit beruht auf einem Produktblatt Für jede Referenz korrekt ausgefüllt.