Un Buchhaltungssoftware Diese Lösung erfasst die Finanztransaktionen eines Unternehmens, klassifiziert sie gemäß dem Buchhaltungsplan und erstellt die für das Management und die Steuererklärung notwendigen Berichte. Für Kleinstunternehmen und KMU besteht das Ziel nicht darin, den Buchhalter zu ersetzen, sondern ihm saubere Daten bereitzustellen, ohne dass eine erneute Dateneingabe erforderlich ist.
Die meisten Unternehmer entdecken das Problem gleichzeitig: Das Vertriebsmanagement befindet sich in einem Tool, der Einkauf in einem anderen, die Kontoauszüge in einem dritten, und das Unternehmen verlangt ein Exportprodukt, dessen Herstellung niemand beherrscht.
Die wahren Kosten einer getrennten Buchhaltung und Management
Wenn Vertriebsmanagement und Buchhaltung in zwei getrennten Systemen arbeiten, wird jedes Dokument zweimal erfasst: einmal zum Versenden an den Kunden und ein zweites Mal zur Eingabe in das Buchhaltungssystem.
Diese doppelte Dateneingabe kostet dreierlei: Zeit, jeden Tag; Fehler, da die manuelle Nacheingabe immer zu Abweichungen führt; und vor allem Verzögerungen: Der Unternehmer erfährt seine finanzielle Lage erst Wochen später.
Das Problem wird durch die elektronische Rechnungsstellung verschärft. Unternehmen müssen ihre digitalen Rechnungen gemäß den Reformvorgaben über eine zugelassene Plattform empfangen. Ein strukturierter Datenfluss, der in einem unzusammenhängenden System ankommt, führt zu einem Engpass, nicht zu einem Vorteil.
Welche Änderungen gibt es bei integrierter Managementsoftware?
Integration bedeutet etwas Einfaches: Das ausgestellte Dokument, der erfasste Kauf und die erhaltene Zahlung werden automatisch in das Buchhaltungssystem übernommen. Die Dateneingabe erfolgt nur einmal, zum Zeitpunkt der Transaktion.
Betrieb | Separate Werkzeuge | Integrierte Lösung |
|---|
Kundenverkauf | Ausgestellt, dann erneut eingegeben | Der Text wird automatisch generiert |
Lieferanteneinkauf | Beleg eingereicht, Betrag übertragen | Dem Schreiben ist ein Beleg beigefügt. |
Einlösen | Manuell auf dem Kontoauszug vermerkt | Vergleiche mit dem entsprechenden Teil |
Weiterleitung ans Büro | Export überarbeitet, Austausch per E-Mail | Standarddatei wird bei Bedarf generiert |
Die erwarteten Funktionen von Buchhaltungssoftware
Eine für eine kleine Struktur geeignete Managementlösung muss fünf Anforderungen erfüllen, ohne dreißig weitere aufzuerlegen.
Kontenplan und Buchungssätze
Der Buchhaltungsplan sollte auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein, ohne Ihnen in seiner komplexesten Form aufgezwungen zu werden. Ein kleines Unternehmen benötigt einige Dutzend Konten, nicht Hunderte. Buchungssätze werden aus den Geschäftsunterlagen generiert und bleiben zeilenweise nachvollziehbar.
Abstimmung der Kontoauszüge
Der Bankabgleich ist der zeitaufwändigste Schritt. Jeder Posten auf dem Kontoauszug muss mit dem entsprechenden Buchungssatz abgeglichen werden. Die Automatisierung dieses Abgleichprozesses spart mehrere Stunden pro Monat und liefert Echtzeit-Informationen über fehlende Kundenzahlungen.
Mehrwertsteuer und Steuerverpflichtungen
Die erhobene und abzugsfähige Mehrwertsteuer wird auf Grundlage der erfassten Transaktionen berechnet. Die Buchhaltungssoftware erstellt die Beträge, während der Steuerberater die Steuererklärung prüft.
Spesenabrechnungen und Einkäufe
Spesenabrechnungen werden kategorisiert und durch Belege untermauert. Lieferanteneinkäufe folgen dem gleichen Prozess, was die Steuerprüfung am Jahresende vereinfacht.
Anlagevermögen
Sachanlagen werden gemäß ihrem Abschreibungsplan abgeschrieben; Informationen dazu fordert das Unternehmen systematisch bei Abschluss des Geschäftsjahres an.
Buchhaltungsmanagement in Djaboo
Djaboo ist keine eigenständige Buchhaltungssoftware. Die Buchhaltung greift auf die bereits in der Plattform vorhandenen Daten zurück: Angebote, Verkäufe, Einkäufe, Zahlungen und Projekte.
In der Praxis wird durch ein validiertes Geschäftsdokument der entsprechende Buchungssatz generiert. Ein mit dem zugehörigen Beleg erfasster Einkauf wird zusammen mit dem beigefügten Artikel in der Buchhaltung verbucht. Der importierte Kontoauszug wird mit bestehenden Transaktionen abgeglichen. Der Manager kann seine Geschäftstätigkeit in Echtzeit einsehen, ohne auf eine Rückmeldung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft warten zu müssen.
Funktionen verfügbar
Ein an Ihr Unternehmen anpassbarer Buchhaltungsplan
Aus Geschäftsdokumenten generierte Buchungssätze
Journale, Hauptbuch und Bilanz können täglich eingesehen werden.
Abstimmung der Kontoauszüge
Überwachung der erhobenen und abzugsfähigen Mehrwertsteuer
Abstimmung von Kunden- und Lieferantenkonten
Spesenabrechnungen mit beigefügten Belegen
Exportieren Sie das Dokument in dem von Ihrem Buchhalter erwarteten Format.
Was Djaboo nicht anbietet
Djaboo erstellt keine Steuererklärungen für Sie und ersetzt keinen Steuerberater. Die Lösung übernimmt auch nicht die Lohnbuchhaltung: Variable Gehaltsbestandteile werden zwar vorbereitet, die Erstellung der Gehaltsabrechnungen obliegt jedoch weiterhin Ihrem Lohnbuchhaltungsdienstleister.
Diese Einschränkung ist beabsichtigt. Ein Tool, das vorgibt, die gesamte Buchhaltung eines Unternehmens ohne Buchhalter abzudecken, würde seinem Benutzer einen schlechten Dienst erweisen.
Arbeiten Sie mit Ihrem Steuerberater zusammen, nicht neben ihm.
Die Beziehung zum Unternehmen verschlechtert sich fast immer aus demselben Grund: Der Austausch findet per E-Mail, am Ende des Quartals und mit fehlenden Dokumenten statt.
Eine integrierte Managementlösung ändert diesen Prozess. Dokumente werden automatisch angehängt, sobald sie eingehen. Exporte werden bedarfsgerecht in einem Standardformat erstellt. Die Fragen des Unternehmens konzentrieren sich auf konkrete Fälle anstatt auf fehlende Belege.
Manche Unternehmen bieten direkten Zugriff auf ihre Büroräume, wodurch der Exportvorgang entfällt. Andere bevorzugen es, eine Datei bis zu einem festgelegten Termin zu senden. Beide Systeme funktionieren.
Wie Sie Ihre Buchhaltungsmanagementlösung auswählen
Vier Fragen genügen, um zwischen den Angeboten auf dem Markt zu entscheiden.
Woher stammen die Daten? Stammen die Daten aus einem anderen Softwareprogramm, muss die Integration aufrechterhalten werden. Stammen sie von derselben Plattform, ist keine Wartung erforderlich.
Was benötigt Ihr Steuerberater? Das gewünschte Exportformat muss als Standardoption verfügbar sein. Dies sollte vor der Unterzeichnung überprüft werden.
Wie viele Konten nutzen Sie tatsächlich? Für Unternehmen konzipierte Software bürdet Freiberuflern oder Teams von zehn Personen unnötige Komplexität auf.
Wie ist der aktuelle Stand der elektronischen Rechnungsstellung? Der Empfang elektronischer Rechnungen wird zunehmend verpflichtend, und das System, das sie empfängt, muss in der Lage sein, sie zu erfassen.
Was Sie in Echtzeit sehen
Der Nutzen einer kontinuierlich aktualisierten Buchhaltung liegt nicht im Bereich der Buchhaltung selbst, sondern in der Entscheidungsfindung. Drei Informationen stehen sofort zur Verfügung.
Das Ergebnis des Berichtszeitraums, berechnet auf Basis der tatsächlich erfassten Transaktionen. Der Kassenbestand, abgeglichen mit dem Bankguthaben. Und der offene Kundenbetrag, also die in Rechnung gestellten, aber noch nicht bezahlten Beträge.
Diese drei Informationen genügen für die meisten Routineentscheidungen: einstellen, investieren, neu starten oder abwarten. Sie erst sechs Wochen später zu erhalten, ist, als würde man im Blindflug entscheiden.
Passen Sie die Lösung an Ihr Unternehmen an.
Profil | Hauptbedarf | Was ändert sich |
|---|
unabhängig | Den Überblick über die Mehrwertsteuer behalten, ohne dafür jeden Abend zu opfern | Die Buchungssätze folgen dem kaufmännischen Management. |
Kleinunternehmen im Dienstleistungssektor | Verknüpfung der Projektrentabilität mit den Konten | Zeitaufwand und Einkäufe basieren auf derselben Grundlage |
KMU mit einer Verwaltungsabteilung | Gewährleisten Sie die Zuverlässigkeit der Dateneingabe und der zugehörigen Dokumente. | Jedes Teil bleibt befestigt. |
Verein | Begründen Sie die Verwendung der Mittel | Sendungsverfolgung per Post, Dokumente aufbewahrt |
Einhaltung und Erhaltung von Teilen
Die gesetzeskonforme Buchführung basiert auf zwei praktischen Anforderungen. Buchungen dürfen nach ihrer Validierung nicht mehr geändert werden, und Belege müssen für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.
Ein System, das die spurlose Änderung eines abgeschlossenen Eintrags ermöglicht, gefährdet das Unternehmen im Falle einer Prüfung. Es empfiehlt sich, den Fehler mit einem Stornobuchungssatz zu korrigieren. Dadurch bleibt der historische Datensatz erhalten und die Einhaltung der Vorschriften wird sichergestellt.
Die digitale Speicherung ist unter der Voraussetzung der Genauigkeit und Dauerhaftigkeit zulässig. Das Belegdokument muss lesbar bleiben und mit der Transaktion verknüpft sein; dies wird durch die Speicherung auf der Plattform anstatt in einer E-Mail ermöglicht.
Wie viel kostet die Änderung?
Der Preis von Buchhaltungssoftware ist selten ein verlässlicher Maßstab. Entscheidend ist nicht der monatliche Preis, sondern die eingesparte Verwaltungszeit und die wegfallenden Dateneingabegebühren.
Ein Unternehmen, das eine vollständige Datei einreicht, bezahlt für einen Prüfservice, nicht für einen Dateneingabeservice. Der Unterschied wird über ein Jahr gemessen und übersteigt die Kosten eines Abonnements bei Weitem.
Umgekehrt ist ein Toolwechsel mitten im Jahr mit Kosten verbunden: Datenimport, neue Einstellungen und eine Phase der Überprüfung. Daher erfolgt der Wechsel fast immer zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres.
Häufig gestellte Fragen
Kann Buchhaltungssoftware einen Wirtschaftsprüfer ersetzen?
Nein. Es automatisiert Dateneingabe, Klassifizierung und Abgleich. Kontenprüfung, Steuerpflichten und Beratung bleiben weiterhin Aufgabe des Fachmanns.
Ist diese Lösung für einen Freiberufler geeignet?
Ja, insbesondere wenn das Vertriebsmanagement bereits in die Plattform integriert ist. Die Buchhaltung nutzt dann vorhandene Daten, anstatt neue zu erstellen.
Können wir es kostenlos testen?
Mit einem kostenlosen Konto können Sie einige Dokumente importieren und die Funktionen für Ihr eigenes Unternehmen kennenlernen, bevor Sie sich festlegen.
Wie funktioniert die Mehrwertsteuer?
Die Mehrwertsteuer wird auf Basis der erfassten Transaktionen berechnet. Die Beträge werden ermittelt, die Umsatzsteuererklärung muss jedoch noch geprüft werden.
Werden die Belege aufbewahrt?
Jeder Kauf und jeder Spesenbericht behält seinen Anhang, der bei einer Prüfung zugänglich ist.
Was geschieht im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung?
Elektronische Rechnungen, die über eine zugelassene Plattform empfangen werden, werden wie alle anderen Rechnungen erfasst, eine erneute Eingabe ist nicht erforderlich.
Ist die Website von mehreren Arbeitsstationen aus zugänglich?
Die Plattform ist über einen Browser zugänglich, sodass der Unternehmer und sein Unternehmen stets auf aktuelle Informationen zugreifen können.
Wo soll ich anfangen?
Am einfachsten ist es, mit dem anzufangen, was Sie bereits tun. Wenn Sie Ihre Geschäftsverwaltung mit Djaboo durchführen, aktivieren Sie die Buchhaltungsfunktion und beobachten Sie, welche Daten Sie im Laufe eines Monats nicht mehr erneut eingeben müssen. Ein kostenloses Konto genügt, um das gesamte System zu testen.
