Was ist eine Bilanz?
Die Definition
Eine Probebilanz ist per Definition eine Auflistung aller Konten eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Jedes Konto weist vier Werte aus: Summe Soll, Summe Haben, Sollsaldo und Habensaldo. Sie umfasst alle Konten des Kontenplans, die im betreffenden Zeitraum tatsächlich aktiv waren.
Dieses Dokument dient nicht der Dateneingabe, sondern wird berechnet. Die Bilanz wird aus dem Hauptbuch abgeleitet, welches wiederum auf den Journalen basiert. Beim Drucken werden keine zusätzlichen Einträge vorgenommen, weshalb es sich um eine Kontrollanwendung und nicht um eine Buchungsanwendung handelt.
Von der Zeitung bis zur Waage
Der Ablauf ist immer gleich. Die Buchungen werden chronologisch im Journal erfasst. Anschließend werden sie im Hauptbuch nach Kontonummer neu klassifiziert. Schließlich fasst die Saldenliste jedes Konto des Hauptbuchs in einer einzigen Zeile zusammen. Drei Buchhaltungsdokumente, eine Quelle.
Ein Gleichgewicht, das immer im Gleichgewicht ist
Die Summe der Sollbuchungen muss der Summe der Habenbuchungen entsprechen, und die Summe der Sollsalden muss der Summe der Habensalden entsprechen. Dies ist eine direkte Folge der doppelten Buchführung: Jede Transaktion wird in beide Richtungen gleich stark verbucht. Eine nicht ausgeglichene Saldenliste deutet auf einen technischen Fehler hin, nicht auf einen Zuordnungsfehler.
Wie man eine Bilanz liest
Spalten
Eine Probebilanz enthält fünf nützliche Spalten: Kontonummer, Kontoname, Summe Soll, Summe Haben und Saldo. Manche Buchhaltungsprogramme trennen den Saldo in zwei Spalten auf, Sollsaldo und Habensaldo, was die Lesbarkeit verbessert.
Ein Beispiel für eine Probebilanz
Hier ein Auszug aus der Bilanz eines kleinen Dienstleistungsunternehmens zum Ende des Geschäftsjahres.
Compte | Libelle | Soll | Barkredit | Sollsaldo | Guthaben |
|---|
101000 | Capital | 0 | 10 000 | | 10 000 |
401000 | Lieferanten | 42 000 | 48 500 | | 6 500 |
411000 | Kunden | 96 000 | 84 000 | 12 000 | |
445660 | Abzugsfähige MwSt | 8 100 | 7 600 | 500 | |
445710 | Mehrwertsteuer erhoben | 14 200 | 16 000 | | 1 800 |
512000 | Banque | 110 000 | 96 300 | 13 700 | |
606000 | Nicht lagernde Einkäufe | 21 400 | 0 | 21 400 | |
706000 | Dienstleistungen | 0 | 80 000 | | 80 000 |
Gesamt | 291 700 | 291 700 | 47 600 | 47 600 |
Soll- und Habensaldo
Der Kontostand ergibt sich aus der Differenz zwischen Soll und Haben. Ein Kundenkonto mit Sollsaldo weist auf eine offene Forderung hin; ein Lieferantenkonto mit Habensaldo auf eine zu begleichende Schuld. Die häufigste Fehlinterpretation eines Saldos ist die Fehlinterpretation.
Merken Sie sich die wirtschaftliche Regel: Was Sie besitzen oder was Ihnen geschuldet wird, bleibt eine Sollbuchung, was Sie schulden, bleibt eine Habenbuchung. Ein Konto der Klasse 5 mit einem Guthaben bedeutet einen Dispokredit – und das ist nie gut.
Arten von Buchhaltungssalden
Der allgemeine Buchhaltungssaldo
Die Hauptbuchbilanz umfasst alle Konten des Kontenplans, die im Berichtszeitraum betroffen waren, von den Kapitalkonten bis zu den Betriebskonten. Diese Version wird für die Gesamtkontrolle und die Erstellung des Jahresabschlusses verwendet.
Das Nebenbuch
Das Nebenbuch enthält ausschließlich Konten von Drittanbietern, detailliert nach Kunde oder Lieferant aufgeschlüsselt. Während im Hauptbuch beispielsweise die Position „411 Kunden“ angezeigt wird, weist das Nebenbuch den Saldo jedes einzelnen Kundenkontos aus. Dies ist die Anwendung von Forderungsmanagement und -verfolgung.
Der überfällige Bilanzsaldo
Die Altersstruktur der Salden, auch Altersstrukturbericht genannt, klassifiziert diese Salden nach ihrem Alter: weniger als 30 Tage, 30 bis 60 Tage, 60 bis 90 Tage und mehr. Sie hebt ausstehende Zahlungen hervor und dient als Grundlage für Cashflow-Prognosen.
Typ | Was es präsentiert | Verwendungsprinzip |
|---|
Gesamtbilanz | Alle Konten, eines pro Zeile | Kontroll-, Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechnung |
Hilfsbalance | Details nach Kunde oder Lieferant | Einziehung von Forderungen, Überwachung von Schulden |
Gealterte Balance | Forderungen und Verbindlichkeiten nach Dienstalter | Cashflow, Zahlungsverzögerungen |
Welchen Zweck hat die Bilanz?
Überprüfen Sie die Konsistenz der Buchhaltung.
Der Hauptzweck ist die Überprüfung. Eine ausgeglichene Probebilanz stellt sicher, dass die Buchungen dem Prinzip der doppelten Buchführung entsprechen. Eine Differenz zwischen Soll- und Habensaldo deutet auf ein technisches Problem in der Software oder bei der Dateneingabe hin, niemals auf einen Buchungsfehler.
Erstellen Sie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Bilanzkonten der Klassen 1 bis 5 fließen in die Bilanz ein, während die Betriebskonten der Klassen 6 und 7 in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen. Der Jahresgewinn oder -verlust ist direkt in der Bilanz ersichtlich: Er ergibt sich aus der Differenz zwischen der Summe der Konten der Klasse 7 und der Summe der Aufwendungen.
Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen mit einem Sollsaldo zeigen den Gesamtbetrag der einzuziehenden Forderungen, während Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen mit einem Habensaldo den Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten ausweisen. Der Vergleich dieser beiden Beträge liefert innerhalb von zehn Sekunden eine Momentaufnahme der kurzfristigen Finanzlage.
Überprüfen Sie die Umsatzsteuererklärung
Vor jeder Umsatzsteuererklärung ermöglicht die Saldenliste die Überprüfung der Übereinstimmung zwischen der eingenommenen Umsatzsteuer, der abzugsfähigen Umsatzsteuer und den verbuchten Einnahmen. Eine Abweichung deutet auf eine falsch berechnete Rechnung oder eine fehlerhaft zugeordnete Zahlung hin. Es empfiehlt sich, diese vor der Einreichung zu identifizieren.
Bearbeiten Sie Ihre Buchhaltungsbilanz
Wie oft
Natürlich am Ende des Geschäftsjahres, aber auch monatlich oder vierteljährlich. Die Erstellung einer monatlichen Bilanz dauert mit der entsprechenden Software nur wenige Sekunden und ermöglicht es, Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Die Zwischenbilanzierungssituation
Eine im Laufe des Geschäftsjahres erstellte Probebilanz dient als Grundlage für einen Zwischenabschluss. Banken fordern sie häufig zur Unterstützung eines Kreditantrags an, und sie ermöglicht dem Management einen Überblick über die Ergebnisse, ohne den Jahresabschluss abwarten zu müssen.
Wählen Sie den Zeitraum.
Die meisten Tools ermöglichen die Auswahl des Zeitraums, entweder vom Beginn des Geschäftsjahres bis zu einem bestimmten Datum oder von einem Monat zum nächsten. Die erste Option liefert die Gesamtsummen seit Beginn des Geschäftsjahres, während die zweite die Aktivitäten eines bestimmten Zeitraums isoliert. Beide sind nützlich, beantworten aber nicht dieselbe Frage.
Analysieren Sie eine Bilanz in fünf Minuten
Beginnen Sie von unten.
Als Erstes sollte man sich die Gesamtsumme ansehen. Wenn die Summe der Sollbuchungen der Summe der Habenbuchungen entspricht und die Summe der Sollsalden der Summe der Habensalden entspricht, ist die Struktur korrekt und die Analyse kann beginnen.
Drittanbieterkonten scannen
Analysieren Sie anschließend die Kunden- und Lieferantenkonten. Ein Kundenkonto mit Guthaben weist auf eine eingegangene Einzahlung oder eine übersehene Gutschrift hin; ein Lieferantenkonto mit Sollsaldo deutet auf eine doppelte Zahlung oder eine noch ausstehende Gutschrift hin. In beiden Fällen ist stets eine Überprüfung erforderlich.
Prüfen Sie Suspense-Konten
Konto 471, das Suspense-Konto, muss null sein. Ein verbleibender Saldo auf diesem Konto bedeutet, dass eine Transaktion noch nicht endgültig zugeordnet wurde, und dieser Betrag wird früher oder später in der Gewinn- und Verlustrechnung des Jahres erscheinen, oft an der falschen Stelle.
Betrachten Sie die Größenordnung der Ladungen
Vergleichen Sie abschließend jedes Aufwandskonto mit dem der Vorperiode. Ein Posten, der sich ohne ersichtlichen Grund verdoppelt, deutet entweder auf einen Buchungsfehler oder eine tatsächliche Abweichung hin. Die Saldenliste gibt darüber keine Auskunft, zeigt Ihnen aber, wo Sie im Hauptbuch weitere Nachforschungen anstellen sollten.
Die häufigsten Lesefehler
Verwechslung von Gesamtsumme und Saldo
Der Gesamtsaldo eines Kundenkontos umfasst alle Rechnungen des betreffenden Zeitraums; der Saldo zeigt lediglich den noch ausstehenden Betrag an. Die Betrachtung des Gesamtsaldos anstelle des Saldos führt zu einer massiven Überschätzung der Forderungen.
In dem Glauben, dass eine ausgewogene Waage einfach
Eine ausgeglichene Probebilanz beweist lediglich, dass die Buchungen den Prinzipien der doppelten Buchführung entsprechen. Eine Rechnung, die auf dem falschen Ausgabenkonto verbucht wurde, führt nicht zwangsläufig zu einer ausgeglichenen Probebilanz. Ausgeglichenheit ist eine notwendige Bedingung, aber niemals eine Garantie für Richtigkeit.
Vergiss die Periode.
Ein Vergleich einer Halbjahresbilanz mit einer Jahresbilanz ist sinnlos. Prüfen Sie stets den oben im Dokument angegebenen Zeitraum, bevor Sie Rückschlüsse auf die Entwicklung eines Postens ziehen.
Vernachlässigung von Konten der Klasse 4
Bei Konten Dritter treten die meisten Unregelmäßigkeiten auf: falsch zugeordnete Mehrwertsteuer, nicht gezahlte Sozialversicherungsbeiträge und ungeklärte Vorschüsse. Diese Punkte prüft ein Buchhalter als Erstes, und das zu Recht.
Bearbeiten einer Probebilanz, Schritt für Schritt
Die Erstellung einer Probebilanz dauert in Buchhaltungssoftware weniger als eine Minute. Sie müssen jedoch die richtigen Parameter wählen; andernfalls beantwortet das resultierende Dokument die gestellte Frage nicht.
Wählen Sie den Zeitraum und die Art aus.
Geben Sie zunächst die Daten ein und wählen Sie dann den Kontotyp aus den drei verfügbaren Kategorien: Hauptbuch, Tochtergesellschaft oder überfällig. Legen Sie abschließend fest, ob Sie alle Unternehmenskonten oder nur die einer bestimmten Kategorie einbeziehen möchten.
Das Gleichgewicht kontrollieren
Prüfen Sie, ob die Gesamtzeile in beiden Abschnitten ausgeglichen ist: Soll und Haben auf der einen Seite, Salden auf der anderen. Diese kurze Überprüfung stellt sicher, dass alle Konten eines Unternehmens korrekt importiert wurden und keine Zeilen fehlen oder Beträge abgeschnitten sind.
Exportieren und archivieren
Exportieren Sie die Datei und archivieren Sie sie zusammen mit den anderen Buchhaltungsunterlagen für den betreffenden Zeitraum. Eine monatlich archivierte Probebilanz ermöglicht schnelle Vergleiche und vermeidet, dass bei Rückfragen sechs Monate später alles neu berechnet werden muss.
Verwendung der Probebilanz im Management
Verfolgen Sie den Endsaldo
Der Endsaldo jedes Kontos wird zum Anfangssaldo des folgenden Geschäftsjahres für Bilanzkonten. Gewinn- und Verlustrechnungskonten hingegen beginnen bei null. Das Verständnis dieses Unterschieds beugt vielen Überraschungen bei der Übertragung von Anfangssalden vor.
Ihre Finanzprognosen speisen
Die gesamten Forderungen aus dem Nebenbuch und die gesamten Verbindlichkeiten sind die beiden wichtigsten Eingangsgrößen für eine fundierte Finanzprognose. Addiert man den Bankbestand hinzu, erhält man ohne weitere Finanzinstrumente eine 30-Tage-Cashflow-Prognose.
Zahlungsverzögerungen reduzieren
Der Fälligkeitsbericht ist für die Nachverfolgung hilfreich: Er zeigt auf einen Blick, wer welchen Betrag seit welchem Datum schuldet. In den meisten Fällen genügt es, die Spalte oberhalb von sechzig Tagen pro Woche zu bearbeiten, um Zahlungsverzögerungen deutlich zu reduzieren.
Analysieren Sie die Entwicklung einer Position
Die Analyse zweier aufeinanderfolgender Saldenlisten ist der direkteste Weg, Veränderungen in den Konten eines Unternehmens zu erkennen. Man nehme die Saldenlisten vom Januar und Juni, vergleiche dasselbe Konto in Klasse 6, und der Unterschied wird ohne weitere Berechnungen sofort ersichtlich.
Vokabeln, die Sie kennen sollten
Kontoname und Kontonummer
Die Kontobezeichnung muss der Bezeichnung im Hauptkontenplan entsprechen, gegebenenfalls ergänzt. Eine individuell erstellte Bezeichnung macht das Dokument für alle außerhalb des Unternehmens, angefangen bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, unlesbar.
Klassenkonto und Gruppierung
Jedes Konto der jeweiligen Kategorie wird automatisch dem entsprechenden Abschnitt des Jahresabschlusses zugeordnet. Durch die Gruppierung aller Konten nach Stammkonto kann die Bilanz ohne manuelle Anpassungen und in der korrekten Reihenfolge erstellt werden.
Ein Dokument, das in Unternehmen aller Größen verwendet wird
Die Probebilanz ist ein Dokument, das in Unternehmen jeder Größe verwendet wird, von Kleinstunternehmern, die von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften betreut werden, bis hin zu börsennotierten Unternehmen. Ihr Format bleibt immer gleich: vier Spalten mit Beträgen, eine Zeile pro Konto und eine ausgeglichene Summe.
Registrierung, Transaktion und Saldo
Ein einzelner Buchungssatz entspricht einer einzelnen Transaktion, die sowohl als Soll als auch als Haben verbucht wird. Der Kontostand ist einfach die Summe all dieser Buchungssätze. Diese Unterscheidung zwischen einer Transaktion und ihrem Saldo ist der erste Schritt, um die Buchhaltung eines Unternehmens ohne externe Hilfe zu verstehen.
Ein letztes Beispiel
Kehren wir zum zuvor dargestellten Beispiel der Probebilanz zurück. Konto 411 weist 96.000 auf der Sollseite und 84.000 auf der Habenseite aus: Das Unternehmen hat seit seiner Gründung 96.000 Euro in Rechnung gestellt und 84.000 Euro in bar erhalten. Der Sollsaldo von 12.000 Euro entspricht den noch offenen Forderungen gegenüber den Kunden. Alles lässt sich anhand dieser drei Beträge erklären.
Zusammenfassung: Der Buchhaltungssaldo in zehn Punkten
Die Hauptbuchbilanz enthält alle Konten des Unternehmens, vom Kapitalkonto bis zu den Managementkonten, mit ihrer Kontonummer und Kontobezeichnung.
Es wird in vier Beträgen abgelesen: Gesamtsaldo, Gesamtguthaben, Sollsaldo und Habensaldo.
Die Übereinstimmung von Soll und Haben gewährleistet, dass die Buchhaltung in der Reihenfolge der Buchungen ausgeglichen ist.
Im Nebenbuch werden Kundenkonten und Lieferantenkonten detailliert aufgeführt, jeweils ein Drittel pro Zeile.
Die altersabhängige Bilanzierung klassifiziert diese Beträge nach Alter und hilft bei der Überwachung des Cashflows.
Bilanzkonten behalten ihren Kontostand von einem Geschäftsjahr zum nächsten; Managementkonten beginnen zum Ende des Geschäftsjahres bei Null.
Das Ergebnis der Übung kann aus diesem Dokument abgeleitet werden: Produkte der Klasse 7 abzüglich Ausgaben der Klasse 6.
Vor jeder Umsatzsteuererklärung ist es hilfreich zu überprüfen, ob die eingenommene Umsatzsteuer und die abzugsfähige Umsatzsteuer dem erfassten Umsatz entsprechen.
Durch die monatliche Bearbeitung einer Probebilanz können Sie ohne zusätzlichen Aufwand eine vorläufige Buchhaltungssituation herstellen.
Jede Buchhaltungssoftware kann das erstellen; das eigentliche Bedürfnis ist nicht das Werkzeug, sondern die Gewohnheit, es zu lesen.
Noch ein letzter Punkt zu Soll und Haben
Soll und Haben sind an sich bedeutungslos; ihre Bedeutung hängt vom jeweiligen Konto ab. Bei einem Konto der Klasse 5 deutet ein Betrag, der den Habensaldo übersteigt, auf eine Kontoüberziehung hin. Bei einem Kundenkonto hingegen bedeutet derselbe Sachverhalt eine eingegangene Einzahlung. Der allgemeine Kontenplan legt dieses Soll- und Habensystem fest, und das Hauptbuch ermöglicht eine zeilenweise Überprüfung.
Vorlage der Unternehmensbilanz gegenüber Dritten
Bei der Vorlage von Unternehmensabschlüssen gegenüber einer Bank oder einem Investor ist Vorsicht geboten: Ergänzen Sie das Dokument um einen kurzen Kommentar (drei Zeilen) zu den wichtigsten Posten. Ein unstrukturierter Jahresabschluss ohne Erläuterung erzielt selten die gewünschte Wirkung, selbst wenn die Zahlen an sich gut sind.
Berechnen Sie gegebenenfalls die korrekten Konten neu.
Je nach Situation nutzen wir den gesamten Kontenplan oder nur einen Teil davon. Zur Kostenanalyse verwenden wir ausschließlich Konten der Klasse 6. Für Folgeanalysen beschränken wir uns auf Kundenkonten.
