Was ist ein Buchhaltungsjournal?
Ein Anfall in chronologischer Reihenfolge
Das Hauptbuch ist das Register, in dem jede Geschäftsvorsituation eines Unternehmens lückenlos und ohne Löschungen zum jeweiligen Datum erfasst wird. Jede Zeile enthält eine Kontonummer, eine Beschreibung, einen Soll- und Habenbetrag sowie den Verweis auf den zugehörigen Buchhaltungsbeleg.
Diese chronologische Beschränkung ist nicht rein dekorativ. Sie gewährleistet, dass kein Buchungssatz nachträglich zwischen zwei anderen eingefügt werden kann, und genau das verleiht der Buchhaltung des Unternehmens Beweiskraft.
Hauptbuch und Buchhaltungsjournale
Die Buchhaltung basiert auf zwei Ebenen. Das Hauptbuch, auch Journal genannt, erfasst alle Buchungen. Die Buchhaltungsjournale unterteilen diese Transaktionen nach Art: Einkäufe, Verkäufe, Bankgeschäfte, Bargeld und sonstige Transaktionen.
Dieses System hat einen praktischen Grund: Niemand kann in einem einzigen Journal mit mehreren tausend Zeilen arbeiten. Unterjournale ermöglichen schnelles Eintragen und Abrufen von Informationen, ohne dass man durch das gesamte Journal scrollen muss.
Arten von Buchhaltungsjournalen, die geführt werden sollten
Das Buchhaltungsjournal für Vorräte
Das Einkaufsjournal erfasst alle Lieferantenbelege: Rohstoffe, Waren, Gemeinkosten und Dienstleistungen. Jeder Einkaufsposten belastet ein Aufwandskonto und die abzugsfähige Mehrwertsteuer und schreibt dem Lieferantenkonto den Gesamtbetrag gut.
Das Verkaufsbuch
Das Verkaufsjournal erfasst die getätigten Verkaufstransaktionen. Der Buchungssatz belastet das Kundenkonto mit dem Gesamtbetrag inklusive aller Steuern und schreibt dem Erlöskonto die eingenommene Mehrwertsteuer gut. Dieses Journal wird am genauesten überwacht, da es die Einnahmen erfasst.
Das Kassenbuch
Das Kassenbuch erfasst alle Transaktionen auf dem Bankkonto: Kundenzahlungen, Lieferantenzahlungen, Miete, Gehälter und Bankgebühren. Es wird am Ende jedes Monats mit dem Kontoauszug abgeglichen.
Das Kassenjournal
Das Kassenjournal ist nur für Unternehmen relevant, die mit Bargeld arbeiten. Es folgt denselben Regeln wie das Kassenbuch, mit einer zusätzlichen Einschränkung: Der Kassenbestand darf niemals negativ sein, wodurch es sich gut zur Erkennung von Dateneingabefehlern eignet.
Das Journal für diverse Operationen
Das Journal für sonstige Geschäftsvorfälle erfasst alles, was in kein anderes Journal passt: Gehälter, Abgrenzungen, Abschreibungen, Umsatzsteuerkorrekturen und Lagerbuchungen. Es ist das technisch anspruchsvollste Buchhaltungsjournal und wird vom Buchhalter am häufigsten aktualisiert.
Die allgemeine Zeitung und die zentralisierende Zeitung
Das Hauptbuch fasst alle Einträge der Nebenbücher zusammen. Das Zentralbuch hingegen bietet eine monats- und journalweise Übersicht. In Buchhaltungssoftware werden beide automatisch generiert und niemals manuell eingegeben.
Journal | Was steht dort geschrieben? | Konten, die hauptsächlich in diesen Zeitschriften verwendet werden |
|---|
Einkaufsliste | Lieferantenrechnungen | Klasse 6, 4456, 401 |
Verkaufsjournal | Verkaufsrechnungen | 411, Klasse 7, 4457 |
Bankjournal | Banktransaktionen | 512, 401, 411, 627 |
Kassenbuch | Bargeld | 530, 411, 606 |
Sonstige Vorgänge | Gehälter, geschätzte Ausgaben, Abschreibungen | 641, 645, 681, 486 |
Was ein Buchungssatz enthält
Die erforderlichen Spalten
Unabhängig vom verwendeten Buchungsjournal enthält jede Zeile dieselben Spalten: das Transaktionsdatum, die Kontonummer, die Beschreibung des Buchungsvorgangs, die Referenz zum Beleg sowie die Soll- und Habenbeträge. Ein ausgeglichener Buchungssatz weist stets eine Summe aus Soll und Haben auf.
Die Formulierung verdient besondere Beachtung. „Rechnung 2026-114 Kunde Durand“ ist auch sechs Monate später noch verständlich; „div“ hingegen ist völlig unverständlich. Genau dieses Detail spart bei einer Prüfung oder einem Audit die meiste Zeit.
Beispiel eines Verkaufsjournals
Hier ist ein Beispiel für einen Buchungssatz für ein Dokument mit Kosten von 1.200 Euro inklusive aller Steuern bei einem Mehrwertsteuersatz von 20%.
Datum | Compte | Libelle | Soll | Barkredit |
|---|
12/03 | 411DURAND | Rechnung 2026-114 | 1 200,00 | |
12/03 | 706000 | Beratungsleistungen | | 1 000,00 |
12/03 | 445710 | Mehrwertsteuer erhoben 20% | | 200,00 |
Beispiel eines Einkaufsjournals
Die gleiche Logik gilt auch für einen Warenkauf im Wert von 600 Euro inklusive aller Steuern.
Datum | Compte | Libelle | Soll | Barkredit |
|---|
14/03 | 607000 | Warenkäufe | 500,00 | |
14/03 | 445660 | 20 % Mehrwertsteuer abzugsfähig | 100,00 | |
14/03 | 401MARTIN | Lieferantenrechnung A-882 | | 600,00 |
Vom Tagebuch zum Kassenbuch
Die Einträge in den Buchhaltungsjournalen fließen in das Hauptbuch ein, wo sie nach Kontonummer gruppiert werden. Das Buchhaltungsjournal beantwortet die Frage „Was geschah am 12. März?“, während das Hauptbuch die Frage „Wie ist der aktuelle Status des Kundenkontos von Durand?“ beantwortet. Die beiden Buchhaltungssysteme sind untrennbar miteinander verbunden.
Was das Handelsgesetzbuch vorschreibt
Ein Pflichtjournal
Das Handelsgesetzbuch schreibt vor, dass alle Unternehmen ein Journal führen müssen. Geschäftsvorfälle müssen chronologisch erfasst und jeder Buchungseintrag durch ein datiertes Dokument belegt werden. Diese gesetzliche Vorschrift gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.
Führen Sie das Buchhaltungsjournal
Buchhaltungsunterlagen und zugehörige Belege müssen zehn Jahre nach Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Bei computergestützter Buchhaltung gilt diese Aufbewahrungsfrist auch für die Buchungsdatei, die die Finanzbehörden im Falle einer Betriebsprüfung anfordern können.
Was ist verboten
Drei Dinge sind verboten: das Verändern eines bestätigten Eintrags, das Einfügen einer Leerzeile und die Eingabe von Daten in falscher chronologischer Reihenfolge. Konforme Buchhaltungssoftware verhindert diese drei Fälle technisch, was erklärt, warum eine Tabellenkalkulation nicht mehr ausreicht, sobald das Unternehmen einige wenige Transaktionen pro Monat verzeichnet.
Führen Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen täglich.
Wählen Sie aus, welche Buchhaltungsjournale erstellt werden sollen.
Ein kleines Dienstleistungsunternehmen benötigt vier Journale: für Einkäufe, Verkäufe, Bankgeschäfte und sonstige Transaktionen. Ein Kassenjournal ist nur dann erforderlich, wenn Sie Barzahlungen abwickeln, und für jedes Bankkonto ein separates Kassenjournal, falls Sie mehrere Konten haben. Die Erstellung eines zusätzlichen Buchhaltungsjournals für jeden einzelnen Fall verkompliziert die Buchhaltung unnötig.
Um es festzuhalten, während es sich ereignet
Die ideale Häufigkeit ist wöchentlich. Eine Stunde pro Woche genügt, um Bestellungen, Verkaufsrechnungen und Zahlungseingänge des jeweiligen Zeitraums zu erfassen. Die Erfassung von Transaktionen über drei Monate hinweg macht aus einer einfachen Aufgabe eine lästige Pflicht und erhöht das Risiko von Fehlern bei der Zuordnung zum richtigen Datum.
Jeden Monat näher zusammenbringen
Vergleichen Sie am Ende jedes Monats den Kassenbuchsaldo mit dem Kontoauszug und anschließend mit dem tatsächlichen Kassenbestand. Eine im März festgestellte Diskrepanz lässt sich in zehn Minuten klären; dieselbe Diskrepanz, die im Dezember entdeckt wird, erfordert einen halben Tag Untersuchung.
Verwenden Sie eine Software anstelle einer Tabellenkalkulation.
Buchhaltungssoftware wendet automatisch die chronologische Reihenfolge an, sperrt bestätigte Buchungen, berechnet die eingenommene und abzugsfähige Mehrwertsteuer und zentralisiert die Nebenbücher im Hauptbuch. Sie erstellt außerdem die im Falle einer Prüfung erforderliche Journalbuchungsdatei – etwas, das mit keiner Tabellenkalkulation möglich ist.
Die häufigsten Fehler
Verwechslung von Tagebuch und Hauptbuch
Das Journal erfasst die Zeit, das Hauptbuch die Konten. Den Saldo eines Lieferanten im Journal nachzuschlagen, ist garantiert Zeitverschwendung: Das Hauptbuch liefert die Antwort.
Erfassen Sie eine Zahlung in diesem Buchhaltungsjournal
Die Rechnung wird im Buchhaltungsjournal erfasst, die Zahlung im Bankjournal. Durch die Vermischung beider Buchungsarten werden die Einnahmen künstlich aufgebläht und die Gewinn- und Verlustrechnung verfälscht. Dies ist ein häufiger Fehler von Anfängern.
Vergessen des Belegs
Ein Buchungseintrag ohne zugehörigen Buchhaltungsbeleg ist nicht nachvollziehbar. Scannen Sie den Beleg bei der Erfassung und verknüpfen Sie ihn mit dem entsprechenden Buchungsposten: Am Tag der Prüfung sind alle Daten innerhalb von Sekunden verfügbar.
Hinterlassen Sie einen negativen Kassenbestand
Ein negativer Kassenbestand deutet immer auf einen Fehler hin, entweder auf eine übersehene Zahlung oder eine doppelt erfasste Ausgabe. Prüfen Sie ihn monatlich; das ist die schnellste Kontrollmaßnahme in Ihrem gesamten Buchhaltungssystem.
Die Spalten eines Buchhaltungsjournals, im Detail
Die Datumsspalte
Das Transaktionsdatum ist das Ausstellungsdatum des Belegs, nicht das Buchungsdatum. Eine Rechnung vom 28. Februar, die am 5. März verbucht wurde, bleibt weiterhin zum 28. Februar verbucht. Diese Information bestimmt den Abrechnungszeitraum und die Berechnung der Umsatzsteuer für den betreffenden Monat.
Die Spaltenanzahl
Die Kontonummer richtet sich nach dem allgemeinen Kontenplan. Jede Klasse hat ihre Funktion: Klasse 4 für Dritte, Klasse 5 für Finanzkonten und die Klassen 6 und 7 für Aufwendungen und Erträge. Ein Ertragskonto wird im Haben, ein Aufwandskonto im Soll gebucht.
Die Beschriftungsspalte
Die Beschreibung des Buchungssatzes muss es ermöglichen, den Vorgang ohne Öffnen des Belegs zu verstehen. Geben Sie die Art des Vorgangs, den beteiligten Dritten und die Belegnummer an: Diese Informationen sparen bei einer Prüfung am meisten Zeit.
Die Soll- und Habenspalten
Jeder Betrag wird entsprechend der Richtung der Transaktion als Soll und Haben erfasst. Diese Regel ist ausnahmslos: Die Summe der Sollbuchungen muss der Summe der Habenbuchungen entsprechen. Ein ausgeglichenes Hauptbuch ist die Grundlage für eine ausgeglichene Bilanz.
Die Säulenmünze
Der Belegverweis verknüpft den Eintrag mit dem Originaldokument: Rechnung, Quittung, Beleg, Kontoauszug. Ohne diese Information bleibt der Eintrag nicht überprüfbar, und das Buchungsjournal verliert den ihm nach dem Handelsgesetzbuch zustehenden Beweiswert.
Buchhaltungsunterlagen und rechtliche Verpflichtungen des Unternehmens
Was sagt das Gesetz?
Die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches über die Buchführung verpflichten das Unternehmen zu drei Handlungen: die chronologische Erfassung aller seine Vermögenswerte betreffenden Transaktionen, die jährliche Überprüfung des Vermögens und der Verbindlichkeiten sowie die Erstellung des Jahresabschlusses zum Ende des Geschäftsjahres. Das Buchhaltungsjournal erfüllt die erste Verpflichtung.
Obligatorische Buchhaltungsunterlagen
Gesetzlich vorgeschrieben sind drei Buchhaltungsbücher: das Journal, das Hauptbuch und das Inventarbuch. Nebenjournale sind zwar nicht zwingend erforderlich, ihre Aufnahme ins Hauptbuch ist jedoch gleichbedeutend mit dessen Führung und entspricht gängiger Praxis in allen Unternehmen.
Haltbarkeit
Die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen und Belegen für zehn Jahre ist gesetzlich vorgeschrieben. In der Praxis muss sich ein Unternehmen, das seine Dokumente direkt nach der Erfassung digitalisiert, darüber keine Gedanken mehr machen: Die Archivierung erfolgt automatisch im Anschluss an den Erfassungsprozess.
Buchhaltungsjournale und Unternehmensführung
Lesen Sie Ihren Cashflow im Kontoauszug nach.
Das Kassenbuch bietet einen sofortigen Überblick über die Finanztransaktionen des Monats: Einnahmen, Ausgaben und Restbetrag. Viele Geschäftsführer stützen ihre Geschäftsleitung ausschließlich auf dieses Dokument, und das ist auch richtig so, solange alle Einnahmen und Einnahmen zeitnah erfasst werden.
Verfolgen Sie Ihre Verkäufe und Einkäufe
Das Verkaufsjournal weist den Rechnungsbetrag aus, während das Buchhaltungsjournal die Höhe der Ausgaben ausweist. Ein monatlicher Vergleich beider Dokumente deckt Abweichungen lange vor dem Jahresabschluss und der Gewinn- und Verlustrechnung auf. Dies ist die optimale Nutzung aktueller Buchhaltungsunterlagen durch das Management.
Um die Arbeit des Wirtschaftsprüfers zu erleichtern
Saubere Buchhaltungsjournale erleichtern Audits und reduzieren die Gebühren. Drei einfache Schritte genügen: klare Beschreibungen, Belege für jeden Posten und monatliche Bankabstimmungen. So kann sich der Buchhalter auf die technischen Aspekte der Buchungssätze konzentrieren, anstatt nach Belegen suchen zu müssen.
Besondere Fälle, die Sie beachten sollten
Anlagevermögen
Der Kauf eines Anlagevermögens wird nicht auf einem Aufwandskonto, sondern auf einem Konto der Klasse 2 erfasst. Die Rechnung wird in diesem Buchungsjournal verbucht, und die Abschreibungsaufwendungen werden am Ende des Geschäftsjahres im Journal für sonstige Geschäftsvorfälle erfasst.
Waren- und Rohstoffbestände
Der Kauf von Waren und Rohstoffen wird zum Zeitpunkt der Belegerstellung als Aufwand erfasst. Bestandsveränderungen, die während der Inventur festgestellt werden, werden separat im Journal für sonstige Geschäftsvorfälle und niemals im Einkaufsjournal erfasst.
Allgemeine Ausgaben werden vom Manager getragen.
Eine vom Geschäftsführer persönlich bezahlte Ausgabe wird als Sollbuchung auf dem entsprechenden Aufwandskonto und als Habenbuchung auf dem Geschäftskonto des Gesellschafters erfasst. Sie erscheint erst nach Eingang der Erstattung im Kontoauszug des Unternehmens oder im Buchhaltungsjournal.
Bestimmungen
Eine Risikorückstellung wird am Ende des Geschäftsjahres im Journal für sonstige Geschäftsvorfälle erfasst. Sie entspricht keiner tatsächlichen Finanzbewegung, weshalb sie nicht in den Bank- oder Kassenbeständen erscheint: Es handelt sich um einen Korrekturbuchungssatz, nicht um eine Auszahlung.
Erstellung eines Journals in der Buchhaltung: Gebrauchsanweisung
Benennung und Codierung der Protokolle
Die Anlage eines Journals in der Buchhaltung beginnt mit einem Kurzcode und einer eindeutigen Bezeichnung: AC für Vorräte, VE für Umsätze, BQ für Kasse, CA für Barzahlungen, OD für sonstige Transaktionen. Diese Codierung wird in diesen Journalen für jeden Eintrag verwendet und erscheint in allen nachfolgenden Berichten.
Wählen Sie die Zeitungsarten entsprechend Ihrer Aktivität aus.
Die Art der anzulegenden Journale hängt von der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ab. Ein Unternehmen, das mit Bargeld arbeitet, benötigt ein Kassenjournal; ein Dienstleistungsunternehmen hingegen nicht. Ein Unternehmen, das über umfangreiches Anlagevermögen verfügt, profitiert von einem separaten Journal für Abschreibungen und Amortisationen.
Verknüpfen Sie jedes Journal mit seinen Konten.
Jeder Buchungssatz ist einem Standard-Gegenkonto zugeordnet: dem Lieferantenkonto für Vorräte, dem Kundenkonto für Umsatzerlöse und dem Konto 512 für Kasse. Dadurch entfällt die erneute Eingabe des Gegenkontos für jede Zeile, was erheblich Zeit spart.
Welchen Nutzen Buchhaltungsjournale dem Unternehmen bringen
Ein sinnvolles Buchhaltungssystem
Ein gut strukturiertes Buchhaltungssystem ist auch ohne Fachkenntnisse verständlich. Der Manager weiß, wo er suchen muss: Umsätze hier, Ausgaben dort, Cashflow woanders. Diese Struktur macht Buchhaltungsinformationen nicht nur für Berichte, sondern auch für das Management nutzbar.
Mühelose Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
Die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen erfolgt nahezu automatisch, wenn Buchhaltungsunterlagen in Echtzeit geführt werden. Der Artikel des Handelsgesetzbuches, der die chronologische Aufzeichnung vorschreibt, wird automatisch erfüllt, und die erforderlichen Buchhaltungsbelege werden beim Abschluss mit einem einzigen Klick erstellt.
Ein einfacherer Dialog mit dem Buchhalter
Die Jahresabschlussgespräche beschränken sich dann auf die wesentlichen Fragen: die Zuordnung von Aufwendungen, die Behandlung von Anlagevermögen, die Höhe von Rückstellungen. Alles andere ist bereits geregelt, und dies betrifft sowohl die eingenommene als auch die abzugsfähige Umsatzsteuer.
Glossar der Fachzeitschriften für Rechnungswesen
Dies sind Begriffe, mit denen jedes Unternehmen bei der Einrichtung seines Buchhaltungssystems konfrontiert wird. Jeder Begriff bezeichnet ein spezifisches Konzept, und deren Verwechslung ist die Hauptursache für Missverständnisse mit der Buchhaltungsfirma.
Thermen und Spa | Bestimmung |
|---|
Zeitschrift | Ein einzelnes Register, üblicherweise Journal genannt, in dem alle Einträge in chronologischer Reihenfolge erfasst werden. Ein obligatorisches Buchhaltungsdokument. |
Allgemeine Zeitung | Reproduktion aller Journaleinträge über alle Codes hinweg. |
Zentralisierung des Journals | Monatliche Zusammenfassung nach Journalcode, nützlich zur Überprüfung, ob kein Zeitraum ausgelassen wurde. |
Zeitschrift der ODs | Journal für sonstige Geschäftsvorfälle: Gehälter, Rückstellungen, Abschreibungen, Anpassungen. Das Journal für sonstige Geschäftsvorfälle umfasst Buchungen ohne finanzielle Bewegung. |
Kaufvorgänge | Erfassung von Lieferantenrechnungen. Einkaufsbuchungen beinhalten eine Belastung eines Aufwandskontos und eine Gutschrift auf das Lieferantenkonto. |
Verkaufsrechnungen | Belege, die das Unternehmen seinen Kunden ausstellt und die Grundlage für jeden Eintrag im Verkaufsjournal bilden. |
Rechtfertigungsstücke | Dokumente, die die Transaktion belegen: Rechnung, Quittung, Kontoauszug, Beleg. Ohne entsprechende Belege ist keine Transaktion rechtsverbindlich. |
Beschreibung des Buchungssatzes | Ein kurzer Text, der die Transaktion beschreibt. Eine gute Buchungsbeschreibung vermeidet das erneute Öffnen des Dokuments. |
Soll und Haben | Die beiden Spalten enthalten die Beträge. Jede Transaktion wird als Soll- und Habenbuchung mit identischem Gesamtbetrag erfasst. |
Großes Buch | Gruppierung gleicher Einträge nach Kontonummer. Das Hauptbuch wird aus den Journalen abgeleitet, niemals umgekehrt. |
Rechnungsbuch | Oberbegriff für Journal, Hauptbuch und Inventarbuch. |
Buchhaltungsbeleg | Das Originaldokument ist mit einem Buchungssatz verknüpft. Ein gescanntes Buchhaltungsdokument ist unter bestimmten Bedingungen dem Original gleichwertig. |
Art der Operation | Art des aufgezeichneten Ereignisses, die das verwendete Journal und die betroffenen Konten bestimmt. |
Was jedes Unternehmen beachten muss
Eine rechtliche Verpflichtung, aber vor allem ein Werkzeug
Der Artikel im Handelsgesetzbuch, der die Führung von Journalen vorschreibt, ist kurz, und die daraus resultierende rechtliche Verpflichtung ist leicht zu erfüllen. Es wäre jedoch ein Fehler, Buchhaltungsjournale lediglich als formale Vorschrift zu betrachten: Ein Unternehmen, das sie tatsächlich nutzt, kann seine Geschäftstätigkeit Monat für Monat nachvollziehen, lange vor der Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
Drei Gewohnheiten, die alles leichter machen
Erfassen Sie Daten wöchentlich, fügen Sie systematisch Belege bei und gleichen Sie die Finanzberichte monatlich ab. Diese drei Vorgehensweisen erleichtern die Prüfung, reduzieren Fehler und liefern Managern verlässliche Informationen zum richtigen Zeitpunkt.
Ein Beispiel sagt mehr als tausend Worte.
Nehmen Sie das oben gezeigte Beispiel für ein Verkaufsjournal und erfassen Sie Ihre letzten drei Rechnungen anhand dieses Modells. In zehn Minuten werden Sie verstehen, was keine Definition vermitteln kann: Der Mechanismus von Soll und Haben wird Ihnen sofort klar, sobald Sie ihn auf Ihre eigenen Zahlen anwenden.
Wann Sie einen Fachmann anrufen sollten
Ein Unternehmen kann seine laufenden Geschäftsvorfälle selbst erfassen. Die Erfassung von Lagerbeständen, Anlagevermögen und Rückstellungen fällt jedoch in den Zuständigkeitsbereich einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Am besten ist es, das Tagesgeschäft intern abzuwickeln und die Buchhaltung – insbesondere jene Angelegenheiten, die sich auf das Geschäftsergebnis auswirken – einem Experten anzuvertrauen.
