Was versteht man unter Buchhaltungsbuchstaben?
Das Prinzip
Beim Abgleich wird einer Rechnung und der zugehörigen Zahlung derselbe Code, üblicherweise ein Buchstabe, zugewiesen. Die Software markiert dann beide Buchungseinträge als zugeordnet. Die zugeordneten Zeilen verschwinden aus der aktuellen Übersicht, und es werden nur noch ausstehende Transaktionen angezeigt.
Die Kontenabstimmung bezieht sich ausschließlich auf Konten Dritter: Kundenkonten, Lieferantenkonten und gegebenenfalls Personal- oder Sozialversicherungskonten. Aufwands- oder Erlöskonten werden nie abgestimmt, da hier kein Ausgleichsposten vorliegt.
Warum es unerlässlich ist
Ein nicht abgeglichenes Kundenkonto weist zwar einen korrekten Gesamtsaldo auf, die Details sind jedoch unleserlich: Man sieht einen Betrag, ohne zu wissen, aus welchen Rechnungen er sich zusammensetzt. Erst die Verknüpfung einer Rechnung mit der zugehörigen Zahlung macht die Informationen für die Nachverfolgung oder das Inkasso nutzbar.
Dies ist auch eine Voraussetzung für die Erstellung des Jahresabschlusses. Zum Ende der Rechnungsperiode dürfen nur tatsächlich bestehende Forderungen als Vermögenswerte erfasst werden. Ein fehlerhaft abgestimmtes Konto weist fiktive Forderungen aus und verfälscht die Differenz zwischen Kundenkonto und tatsächlichem Saldo.
Manuelle und automatische Beschriftung
Handschrift
Die manuelle Zuordnung umfasst die Auswahl einer Rechnung, der zugehörigen Zahlung und deren Bestätigung. Das ist zwar einfach, aber mühsam, sobald die Anzahl der ausgestellten Rechnungen einige Dutzend pro Monat übersteigt. Viele Unternehmen verbringen damit am Monatsende, oft sogar am Ende des Tages, wenn die Aufmerksamkeit nachlässt, einen halben Tag.
Automatische Beschriftung
Die automatische Zuordnung ermöglicht es der Buchhaltungssoftware, Rechnungen und Zahlungen anhand von Betrag, Datum und Referenznummer der Zahlung selbstständig abzugleichen. Offensichtliche Fälle werden automatisch bearbeitet; der Buchhalter kümmert sich nur um Ausnahmen.
Dieser automatische Abgleich ist nur unter einer Bedingung zuverlässig: Kunden müssen bei der Zahlung die Rechnungsnummer angeben. Die deutliche Angabe dieser Nummer auf der Rechnung und der Mahnung verbessert die automatische Abgleichsrate sofort.
Kriterium | Handschrift | Automatische Beschriftung |
|---|
Zeitaufwand | Hoch, proportional zum Volumen | Niedrig, beschränkt auf Ausnahmen |
Fehlerrisiko | Ein häufiger Fehler aufgrund von Unaufmerksamkeit | Niedrig, wenn die Referenzen korrekt sind. |
Teilfälle | Wird von Fall zu Fall behandelt | Oftmals der manuellen Bearbeitung überlassen. |
Erteilung | Kein | Einrichten von übereinstimmenden Regeln |
Wie man Schriftzüge erstellt: die Methode
Die fünf Schritte
Die Zuordnungsmethode umfasst fünf Schritte. Öffnen Sie das entsprechende Drittanbieterkonto. Sortieren Sie die Zeilen nach Betrag oder Datum. Identifizieren Sie die zugehörigen Rechnungen und Zahlungen. Weisen Sie beiden Einträgen denselben Code zu. Prüfen Sie abschließend, ob der Restbetrag den unbezahlten Rechnungen entspricht.
Ein konkretes Beispiel
Betrachten wir das Konto eines Kunden, der drei Rechnungen über 500 €, 800 € und 1.200 € erhalten und 1.300 € bezahlt hat. Der Kontostand entspricht den Beträgen der ersten beiden Rechnungen: Wir fassen die drei Positionen mit demselben Buchungscode zusammen. Das Konto weist dann einen Saldo von 1.200 € aus, der exakt der offenen Rechnung entspricht.
Sonderfälle
Eine Zahlung, die sich auf mehrere Rechnungen bezieht, wird abgeglichen, indem vor der Bestätigung alle relevanten Positionen ausgewählt werden. Eine Teilzahlung wird teilweise abgeglichen, der Restbetrag bleibt offen. Eine Gutschrift wird mit der Rechnung abgeglichen, die sie storniert. Schließlich wird ein Rabatt oder eine Zahlungsdifferenz von wenigen Cent durch einen separaten Buchungssatz ausgeglichen; andernfalls werden die beiden Positionen nicht abgeglichen.
Wann soll ich den Brief schreiben?
Regelmäßige Nachbearbeitung ist besser als eine Marathon-Sitzung. Die wöchentliche Kontenabstimmung direkt nach der Verbuchung der Kundenzahlungen dauert nur wenige Minuten. Wartet man bis zum Geschäftsschluss, wird dieselbe Aufgabe zu einer mehrstündigen Plackerei mit einem deutlich höheren Fehlerrisiko.
Die häufigsten Fehler
Nur mit der Summe gekennzeichnet
Zwei Rechnungen über denselben Betrag können ähnlich aussehen, doch die Zuordnung der falschen Rechnung zu einer Zahlung führt zu zwei Fehlern statt nur einem. Überprüfen Sie daher vor der Validierung immer Datum und Referenznummer, insbesondere beim manuellen Abgleich von Rechnungen.
Ungewisse Sachverhalte länger hinauszögern
Eine nicht zugeordnete Zahlung landet oft auf einem Sammelkonto. Bleibt sie dort, erscheint sie nicht mehr im Kundenkonto, und Sie müssen jemandem hinterherlaufen, der bereits bezahlt hat. Die wöchentliche Verarbeitung dieser Transaktionen ist der beste Weg, Konflikte zu vermeiden.
Vergessen Sie die Unstimmigkeiten in den Vorschriften.
Ein Kunde, der statt 1.000 € nur 999,80 € zahlt, lässt einen Posten von 20 Cent unbefristet offen. Buchen Sie die Differenz: Diese ausstehenden Beträge verzerren letztendlich das gesamte Konto.
Nur Kundenkonten abgleichen
Die Abstimmung der Lieferantenkonten ist ebenso nützlich. Sie ermöglicht es Ihnen, genau zu wissen, was das Unternehmen noch schuldet, und zu vermeiden, dem Lieferanten eine bereits bezahlte Rechnung zu zahlen – ein häufigeres Vorkommnis, als man vielleicht denkt.
Briefing, Nachverfolgung und Cashflow
Wiedergewinnung eines Kunden durch korrekte Informationen
Eine effektive Nachbearbeitung setzt ein abgeglichenes Konto voraus. Die Nachricht konzentriert sich dann auf konkrete Rechnungen mit Nummer und Datum und nicht auf einen Gesamtsaldo, den der Kunde nicht kennt. Diese Präzision verändert den Ton des Gesprächs und beschleunigt die Zahlung.
Zahlungsverzögerungen reduzieren
Durch einen aktuellen Kontoabgleich lässt sich eine zuverlässige Fälligkeitsanalyse erstellen, mit der Sie Kundenanfragen gezielt auf die ältesten offenen Forderungen ausrichten können. Dies ist der einfachste Weg, Zahlungsverzögerungen zu reduzieren, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
Cashflow-Management
Die Summe der noch nicht zugeordneten Rechnungen gibt den in den kommenden Wochen zu erwartenden Betrag an. Diese Information ist genauer als eine Schätzung und lässt sich bei aktueller Buchhaltung sofort erfassen.
Bankabstimmung und Briefing
Verwechseln Sie die beiden Vorgänge nicht. Bei der Bankabstimmung werden Buchhaltungsdaten mit Kontoauszügen verglichen. Beim Zuordnungsvorgang wird eine Rechnung der entsprechenden Zahlung auf einem Drittkonto zugeordnet. Die beiden Vorgänge ergänzen sich, beantworten aber nicht dieselbe Frage.
Automatisierte Buchhaltungsabstimmung
Was Buchhaltungssoftware leisten kann
Moderne Buchhaltungssoftware kann Zahlungen und Rechnungen automatisch anhand von drei Kriterien abgleichen: dem genauen Betrag, der vom Kunden angegebenen Referenznummer und der zeitlichen Nähe. Unklare Übereinstimmungen werden anschließend per Mausklick zur Überprüfung vorgeschlagen.
Was muss noch von Hand verarbeitet werden?
Zusammengefasste Abrechnungen, Teilzahlungen und Gutschriften erfordern fast immer ein Eingreifen. Das ist normal: In diesen Fällen ist eine Entscheidung gefragt, keine Berechnung. Ziel einer guten Konfiguration ist nicht die vollständige Automatisierung, sondern die Reduzierung manueller Arbeit auf das, was tatsächlich eine menschliche Überprüfung erfordert.
Die messbaren Vorteile
Zeitersparnis ist der offensichtlichste Vorteil, aber nicht der einzige. Der automatische Abgleich sorgt außerdem für eine übersichtlichere Buchhaltung, genauere Erinnerungen und einen schnelleren Abschluss, da die Konten von Drittanbietern zum Zeitpunkt der Inventur bereits aktuell sind.
Buchhaltungsabstimmung in der Praxis, Posten für Posten
Kundenrechnungen
Kundenrechnungen werden mit den eingegangenen Zahlungen abgeglichen. Nach Abschluss des Abgleichs werden bezahlte Rechnungen aus dem System entfernt, sodass nur noch offene Rechnungen verbleiben. Der wöchentliche Zeitaufwand für diese Aufgabe hängt direkt vom Rechnungsvolumen ab.
Lieferantenrechnungen
Im Einkauf werden Lieferantenrechnungen mit ausgehenden Zahlungen abgeglichen. Diese Kontrolle verhindert, dass Lieferanten für bereits beglichene Rechnungen bezahlt werden, und ermöglicht jederzeit einen genauen Überblick über offene Forderungen. Die Bearbeitung von Kunden- und Lieferantendaten in derselben Sitzung ist bewährte Praxis.
Die Richtung von Soll und Haben
Bei einem Kundenkonto wird die Rechnung im Soll gebucht und die Zahlung im Haben. Bei einem Lieferantenkonto ist es umgekehrt. Die Kontenabstimmung erfordert daher den Abgleich zweier Buchungen mit entgegengesetzter Richtung, aber gleichem Betrag. Dies erklärt, warum ein korrekt abgestimmtes Konto in den verarbeiteten Zeilen einen Saldo von null aufweist.
Ein System und eine Gewohnheit
Selbst das beste System ersetzt nicht die regelmäßige Überprüfung. Nehmen Sie sich jede Woche einen Tag Zeit, öffnen Sie das Abstimmungsmodul Ihrer Buchhaltungssoftware und erledigen Sie alle anfallenden Aufgaben. Regelmäßiges Handeln macht die Buchhaltung zum Kinderspiel; das Gegenteil macht sie zur lästigen Pflicht.
Glossar der Buchstaben
Thermen und Spa | Bestimmung |
|---|
Beschriftung | Eine Operation, die darin besteht, zwei ausgeglichene Einträge miteinander zu verknüpfen, indem ihnen derselbe Code zugewiesen wird. |
Briefentfernung | Codeentfernung zur Korrektur einer fehlerhaften Zuordnung. |
Teilweise Beschriftung | Fälle, in denen eine Zahlung nur einen Teil der Rechnung deckt; der Restbetrag bleibt offen. |
Rechnungsbegleichung | Eine Quittung oder Zahlung, mit der ein oder mehrere Posten beglichen werden. |
Drittanbieterkonto | Konto der Klasse 4, die einzige Kontoart, die mit Buchstaben gekennzeichnet wird. |
Gealterte Balance | Bundesstaat, der nicht zugeordnete Forderungen nach Alter klassifiziert, Grundlage für die Kundennachverfolgung. |
Diskrepanz in der Regulierung | Ein Unterschied von wenigen Cent, der verhindert, dass zwei Zeilen übereinstimmen. |
Worin besteht der Unterschied zwischen manueller und automatischer Beschriftung?
Eine Frage des Volumens
Der Unterschied zwischen manuellem und automatisiertem Rechnungsabgleich liegt im Umfang und der Qualität der Rechnungen. Bei weniger als dreißig Rechnungen pro Monat ist der manuelle Abgleich ausreichend. Darüber hinaus ist der Einsatz einer Buchhaltungssoftware, die Zahlungen automatisch abgleicht, bereits ab dem ersten Monat kosteneffektiv.
Eine Frage der Daten
Buchhaltungssoftware kann Rechnungen nur dann identifizieren, wenn die notwendigen Informationen vorhanden sind: eine sichtbare Nummer, der genaue Betrag und eine vom Kunden angegebene Referenznummer. Eine korrekte Rechnungserstellung von Anfang an erleichtert alles Weitere erheblich, viel mehr als jede Konfiguration.
Die richtige Einstellung
Lassen Sie die Buchhaltungssoftware Vorschläge machen, behalten Sie aber die endgültige Genehmigung. Dieser Ansatz bietet den besten Kompromiss: Die Maschine erledigt die Routinearbeiten, während ein Mensch unklare Fälle klärt. Die Prüfung eines Vorschlags dauert zwei Sekunden, die Korrektur eines Fehlers zehnmal so lange.
Was ändert sich dadurch zum Ende der Rechnungsperiode?
Zum Ende der Rechnungsperiode sparen abgestimmte Fremdkonten mehrere Tage. Die Erstellung der Bilanz erfordert nicht mehr die detaillierte Analyse der Differenz zwischen Kundenkonto und tatsächlich geschuldeten Rechnungen, da diese Arbeit bereits im Laufe des Jahres erledigt wurde.
Die Beschriftungsmethode wurde auf beiden Seiten des Kontos angewendet.
Kundenseite
Die Kontoabstimmung beinhaltet die Verknüpfung einer ausgestellten Rechnung mit der eingegangenen Zahlung. Öffnen Sie das Konto, identifizieren Sie die Kundenrechnungen auf der Sollseite und die Zahlungen auf der Habenseite und bestätigen Sie diese. Bezahlte Rechnungen werden aus der Nachverfolgung entfernt, und Sie wissen sofort, wer noch kontaktiert werden muss. Die Kontaktaufnahme mit einem Kunden bezüglich einer bestimmten Rechnung ist wesentlich effektiver als die Erwähnung des Gesamtsaldos.
Lieferantenseite
Die Abstimmung der Kreditorenbuchhaltung erfolgt nach demselben Prinzip, nur umgekehrt: Lieferantenrechnungen werden gutgeschrieben und Zahlungen belastet. Diese Kontrollmaßnahme verhindert Doppelzahlungen und zeigt Ihnen jederzeit Ihren ausstehenden Betrag an. Die Zahlung einer bereits beglichenen Lieferantenrechnung kommt häufiger vor, als man denkt.
Gemeinsame Behandlung von Kunden und Lieferanten
Die Bearbeitung von Kunden- und Lieferantengesprächen in einer Sitzung spart Zeit: Die Vorgehensweise ist dieselbe, nur der Fokus ändert sich. Innerhalb einer Stunde kann ein kleines Unternehmen seine beiden Drittkonten prüfen und sich einen genauen Überblick über seinen Cashflow verschaffen.
Die konkreten Vorteile für das Management
Verständliche Unternehmensbuchhaltung
Der erste Vorteil ist die Transparenz. Die Buchhaltung des Unternehmens ist nicht länger ein unübersichtliches Durcheinander von Zeilen: Jede Rechnung und Zahlung ist verknüpft, und der Saldo zwischen Kundenkonto und Ist-Zahlen wird präzise. Dies ermöglicht ein schnelles Handeln, ohne dass weitere Informationen von der Buchhaltungsfirma angefordert werden müssen.
Eine weniger mühsame Aufgabe
Der zweite Vorteil liegt im menschlichen Faktor. Transaktionen zu erfassen und sie anschließend abzugleichen ist einfach; sechs Monate Rückstand aufzuholen ist mühsam. Regelmäßige Nachverfolgung bietet dasselbe Ergebnis mit zehnmal weniger Aufwand und erspart die lästige Jahresendabrechnung.
Zahlungsverzögerungen besser im Griff
Der dritte Vorteil ist finanzieller Natur. Durch den Abgleich der Konten wird ein genauer Fälligkeitssaldo ermittelt, was gezielte Zahlungserinnerungen und somit weniger Zahlungsverzögerungen ermöglicht. Dieser einfache Mechanismus verbessert den Cashflow, ohne dass weitere Änderungen der Managementpraktiken erforderlich sind.
Praktische Fälle
Eine Zahlung mit mehreren Rechnungen
Eine Zahlung, die mehrere Rechnungen umfasst, wird in einem einzigen Vorgang verarbeitet: Die eingegangene Transaktion wird ausgewählt, anschließend alle zugehörigen Rechnungen und ihnen wird derselbe Code zugewiesen. Die Software prüft die Gesamtsumme und kennzeichnet etwaige Abweichungen.
Ein Kunde, der gerade eine Teilüberweisung getätigt hat
Wenn ein Kunde eine Zahlung leistet, die unter dem Rechnungsbetrag liegt, führen Sie eine Teilabstimmung durch: Der bezahlte Anteil wird verrechnet, der Restbetrag bleibt sichtbar. Der Eingang einer Anzahlung erfordert niemals, dass auf die endgültige Zahlung gewartet wird, bevor der Abstimmungsprozess gestartet wird.
Ein zuzuweisender Vermögenswert
Eine Gutschrift ist mit der Rechnung verknüpft, die sie reduziert. Dieser Buchungsvorgang wird genau wie eine normale Zahlung durchgeführt und vermeidet zwei offene Positionen, die nie einem Konto zugeordnet werden.
Zum Abschluss
Zum Ende der Rechnungsperiode erstellt die Buchhaltungssoftware eine Liste nicht zugeordneter Posten. Dies ist die letzte Sicherheitsmaßnahme: Jeder Eintrag darauf muss ausnahmslos begründet werden.
