Was ist Bankabstimmung?
Der Bankabgleich ist ein Kontrollvorgang, bei dem der Saldo des Kontos 512 (Banken) in Ihrer Buchhaltung zu einem bestimmten Stichtag mit dem Saldo auf Ihrem Kontoauszug verglichen wird. Ziel ist es, sicherzustellen, dass jede in Ihren Büchern erfasste Transaktion einer tatsächlichen Transaktion auf dem Firmenkonto entspricht und umgekehrt.
Das Ergebnis dieses Vergleichs ist ein Dokument namens Bankabstimmungsbericht. Darin werden alle Transaktionen aus einem der beiden Dokumente aufgeführt, die Gründe für die vorübergehende Differenz erläutert und ein sogenannter „abgeglichener“ Saldo ermittelt, in dem jeder Cent Unterschied begründet wird.
Bankabstimmung und Kontenabgleich müssen unterschieden werden. Beim Kontenabgleich wird jede Rechnung einzeln der entsprechenden Zahlung zugeordnet (Kundenkonto 411 oder Lieferantenkonto 401). Die Bankabstimmung prüft die Übereinstimmung des Saldos auf Konto 512 mit den Bankdaten. Beide Prozesse bedingen einander: Ein aktueller Kontenabgleich reduziert automatisch die Anzahl der im Abstimmungsprozess zu klärenden Abweichungen.
Warum weichen Buchsaldo und Banksaldo voneinander ab?
Eine Differenz zwischen den beiden Salden deutet nicht zwangsläufig auf einen schwerwiegenden Fehler hin. Sie spiegelt meist eine zeitliche Verzögerung zwischen der Erfassung einer Transaktion im Buchhaltungssystem und deren tatsächlicher Verarbeitung durch die Bank wider. Die folgende Tabelle listet die häufigsten Ursachen auf.
| Ursache der Diskrepanz |
Buchhaltungsseite |
Bezüglich Kontoauszügen |
| Scheck ausgestellt, aber noch nicht eingelöst |
Schriftstück, das am Ausstellungsdatum angefertigt wurde |
Es wurde keine Abbuchung vorgenommen; der Zahlungsempfänger hat den Scheck noch nicht vorgelegt. |
| Überweisung wird bearbeitet |
Eintrag erfolgte am Bestelldatum |
Gutschrift oder Belastung noch nicht angezeigt (Bearbeitungszeit der Bank) |
| Bankgebühren nicht erfasst |
Keine schriftliche Aufzeichnung (keine vorherige Rechnung) |
Automatische Abbuchung auf dem Kontoauszug sichtbar |
| Eingabefehler |
Umgekehrter Betrag oder falsch gesetztes Dezimalkomma |
Der von der Bank abgebuchte oder gutgeschriebene Betrag entspricht genau dem Betrag, der ihr gutgeschrieben wurde. |
| Zahlung vergessen |
Keine Einträge (Abonnement, Versicherung, Miete…). |
Automatische Abbuchung auf dem Kontoauszug sichtbar |
Diese Abweichungen sind normal, solange sie erkannt und dokumentiert werden. Problematisch wird es jedoch, wenn sie sich unerklärlicherweise über Monate hinweg anhäufen: Im Rahmen einer Steuerprüfung kann der Prüfer die Buchhaltungsdatei anfordern und deren Daten mit Ihren Kontoauszügen abgleichen. Wiederkehrende, unberechtigte Abweichungen sind ein Warnsignal.
Wie man einen Bankabgleich Schritt für Schritt durchführt
Schritt 1: Dokumente zusammentragen
Bitte halten Sie drei Dokumente bereit: den Kontoauszug für den betreffenden Zeitraum, den Auszug aus Konto 512 Ihrer Buchhaltungssoftware und den letzten bestätigten Bankabstimmungsbericht. Letzterer ist unerlässlich, um die Übereinstimmung der Anfangssalden zu überprüfen. Eine Abweichung von Beginn an deutet auf ein ungelöstes Problem aus der vorherigen Abstimmung hin.
Schritt 2: Überprüfen Sie die Anfangssalden
Vergleichen Sie den Anfangssaldo von Konto 512 mit dem Anfangssaldo auf dem Kontoauszug. Stimmen diese nicht überein, muss die Abstimmung aus der Vorperiode korrigiert werden, bevor Sie fortfahren können. Eine fehlerhafte Grundlage macht eine korrekte Abstimmung der aktuellen Periode unmöglich.
Schritt 3: Transaktionen identifizieren
Vergleichen Sie jede Transaktion auf dem Kontoauszug Zeile für Zeile mit dem entsprechenden Eintrag auf Konto 512. Hinweis: Die Spalten für Soll und Haben sind in den beiden Dokumenten vertauscht. Eine Kundenzahlung erscheint in Ihrer Buchhaltung als Soll (eine Zunahme des Vermögens) und auf dem Kontoauszug als Haben (die Bank schuldet Ihnen diesen Betrag). Markieren Sie jedes übereinstimmende Paar als „zugehörig“.
Schritt 4: Ausstehende Transaktionen identifizieren
Führen Sie die im Kontoauszug aufgeführten, aber noch nicht im Buchhaltungssystem erfassten Transaktionen (Gebühren, Lastschriften, eingegangene, aber noch nicht verbuchte Überweisungen) sowie die im Buchhaltungssystem erfassten, aber von der Bank noch nicht verarbeiteten Transaktionen (ausgestellte Schecks, ausstehende Einzahlungen) separat auf. Diese Posten bilden die Bankabstimmung.
Schritt 5: Erstellen Sie die Abstimmungsübersicht
Erstellen Sie eine zweispaltige Tabelle. Die erste Spalte subtrahiert den Buchhaltungssaldo und addiert bzw. subtrahiert alle offenen Transaktionen aus den Buchhaltungsdaten. Die zweite Spalte subtrahiert den Bankguthaben und addiert bzw. subtrahiert alle offenen Transaktionen aus den Bankdaten. Beide Spalten sollten zum gleichen Saldo führen. Ist dies nicht der Fall, liegt ein Fehler vor, der identifiziert werden muss.
Schritt 6: Regularisieren und archivieren
Buchen Sie die Korrekturbuchungen für Transaktionen, die zwar auf dem Bankkonto vorhanden sind, aber nicht in der Buchhaltung erfasst wurden (Bankgebühren, verpasste Lastschriften). Reichen Sie anschließend den unterschriebenen Bankabstimmungsbeleg zusammen mit den entsprechenden Belegen ein. Dieses Dokument dient als Nachweis für die durchgeführte Abstimmung.
Wie oft sollte ich es tun?
Die Häufigkeit der Abstimmung hängt vom Transaktionsvolumen Ihres Unternehmens ab. Für sehr kleine Unternehmen mit wenigen monatlichen Transaktionen ist eine monatliche Abstimmung ausreichend und manuell durchführbar. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit einem signifikanten Cashflow oder mehreren Bankkonten ist eine wöchentliche Abstimmung empfehlenswert. Unternehmen, die Barzahlungen verarbeiten oder zahlreiche Lastschriften abwickeln, sollten ihre Konten noch häufiger abstimmen.
Ein Jahresabschluss ist in jedem Fall unerlässlich. Wartet man bis zum Jahresabschluss, um die zwölf Monate an Kontoauszügen zu verarbeiten, entsteht ein erheblicher Arbeitsaufwand, und die Aufdeckung vergangener Fehler wird sehr schwierig. Je älter die Anomalie ist, desto länger dauert ihre Rekonstruktion und Korrektur.
Jedes auf den Namen des Unternehmens eröffnete Bankkonto muss separat abgeglichen werden. Wenn Ihr Unternehmen drei Konten hat, müssen Sie drei Kontoabstimmungen erstellen.
Welche Automatisierungsänderungen
Automatischer Import von Kontoauszügen
Die Software für den Bankabgleich verbindet sich über sichere Protokolle (PSD2, EBICS, abhängig von der Unternehmensgröße) direkt mit Ihren Konten und ruft Ihre Transaktionen ohne manuelle Eingabe ab. Das Importieren von CSV-Dateien oder das Kopieren von Spalten aus dem Bankportal entfällt. Die Daten werden täglich erfasst, sodass Sie Unstimmigkeiten umgehend beheben können, anstatt alles erst am Monatsende auf einmal.
Automatische Beschriftung identischer Zeilen
Die Software verwendet konfigurierbare Regeln, um wiederkehrende Transaktionen automatisch abzugleichen: Mietzahlungen, Abonnements, Lastschriften und Spesenabrechnungen. Paare, bei denen Betrag, Datum und Beschreibung übereinstimmen, werden ohne menschliches Eingreifen validiert. Das Buchhaltungsteam kümmert sich anschließend nur noch um Ausnahmen – also um Einträge, die die Software nicht selbstständig zuordnen konnte.
Abweichungserkennung
Nicht abgeglichene Transaktionen werden sofort in einem separaten Dashboard angezeigt. Nicht erfasste Bankgebühren, unbekannte Lastschriften oder Doppelabbuchungen erscheinen bereits am Folgetag statt erst am Monatsende. Diese schnelle Reaktionsfähigkeit ist besonders hilfreich, um Betrugsversuche oder Bankfehler frühzeitig zu erkennen und noch ein Eingreifen zu ermöglichen.
Prüfpfad
Jede abgeglichene Transaktion wird protokolliert: Wer hat sie wann und nach welcher Regel genehmigt? Der Abstimmungsverlauf wird gespeichert und kann exportiert werden. Im Falle einer Steuerprüfung können Sie für jeden beliebigen Zeitraum eine Abstimmungsübersicht erstellen, ohne die Daten manuell rekonstruieren zu müssen. Manche Software generiert zudem einen nativen FEC-Export, der die von den Finanzbehörden festgelegten Pflichtfelder erfüllt.
Bankabstimmung und Abstimmungsbericht: Was der Buchhalter verlangt
Im Rahmen des Jahresabschlusses oder einer Wirtschaftsprüfung fordert der Wirtschaftsprüfer systematisch Bankabstimmungen an, um die in der Bilanz ausgewiesenen Kassenbestände zu belegen. Ohne dieses Dokument lässt sich nicht bestätigen, dass Konto 512 die tatsächlichen Banktransaktionen korrekt widerspiegelt.
Der Kontoauszug muss unterschrieben, datiert und mit Belegen für offene Transaktionen versehen sein. Ein ausgestellter, aber noch nicht eingelöster Scheck muss eindeutig identifizierbar sein: Nummer, Zahlungsempfänger und Betrag. Eine ausstehende Überweisung muss einem Zahlungsauftrag zugeordnet sein. Der Buchhalter prüft außerdem, ob offene Transaktionen des Vormonats im Kontoauszug des Folgemonats verbucht wurden. Ein Scheck, der mehrere Monate lang nicht im Kontoauszug erscheint, ist ein Auffälligkeit, die einer Untersuchung bedarf.
Wenn Ihr Unternehmen einer gesetzlichen Prüfung unterliegt, ist der Bankabgleich einer der Nachweise, die im Rahmen des Zertifizierungsprozesses geprüft werden. Ein dokumentierter und regelmäßiger Prozess erleichtert diesen Austausch und reduziert den Zeitaufwand für die Beantwortung von Anfragen nach Belegen.
Die häufigsten Fehler
Beginnen Sie nicht mit dem zuletzt validierten Abgleich.
Eine neue Abstimmung zu beginnen, ohne vorher zu prüfen, ob die Anfangssalden mit der vorherigen Abstimmung übereinstimmen, ist riskant. Offene Transaktionen des Vormonats müssen im Kontoauszug des aktuellen Monats enthalten sein. Falls sie dort fehlen, müssen sie so lange als ausstehend geführt werden, bis sie abgeschlossen sind.
Abweichungen von wenigen Cent ignorieren
Eine Abweichung von wenigen Cent kann zwei sich gegenseitig aufhebende Fehler verschleiern: einen Betrag mit falsch gesetztem Komma einerseits und einen gerundeten Betrag andererseits. Die Validierung einer Abstimmung mit einer unerklärlichen Restabweichung, sei sie auch noch so gering, führt zu einem Fehler, der sich auf nachfolgende Perioden auswirkt.
Verwechslung von Transaktionsdatum und Wertstellungsdatum
Banken unterscheiden zwischen dem Transaktionsdatum (dem Datum, an dem die Transaktion erfasst wird) und dem Wertstellungsdatum (dem Datum, das zur Zinsberechnung verwendet wird). Für die Abstimmung ist das Transaktionsdatum ausschlaggebend. Die Verwendung des falschen Datums führt zu künstlichen Diskrepanzen, die schwer zu erklären sind.
Archivieren Sie keine Abstimmungsberichte.
Eine durchgeführte, aber nicht archivierte Abstimmung wird vom Wirtschaftsprüfer als ungültig betrachtet. Jede Abstimmungsübersicht muss exportiert, unterschrieben und zusammen mit den zugehörigen Belegen archiviert werden. Im Falle einer Prüfung müssen Sie diese Dokumente für jeden vergangenen Zeitraum vorlegen können.
Gemischte Bankkonten
Jedes Bankkonto benötigt ein eigenes Konto (Formular 512) im Buchhaltungssystem und einen eigenen Kontoabstimmungsbericht. Die Zusammenfassung mehrerer Konten in einer einzigen Tabelle macht eine Abstimmung unmöglich und verfälscht die Kassenbestände.
Warten Sie auf den jährlichen Abschluss.
Die gleichzeitige Verarbeitung von Transaktionen aus zwölf Monaten erhöht das Fehlerrisiko erheblich und erschwert die Erkennung von Anomalien stark. Ein Dateneingabefehler aus dem Januar lässt sich im Februar wesentlich leichter korrigieren als im Dezember. Regelmäßige Abstimmungen sind daher die Grundvoraussetzung für die Effektivität dieses Verfahrens.
