Anwaltssoftware: Informieren Sie sich über den Markt, bevor Sie sich entscheiden
Unter dem Begriff „Anwaltssoftware“ existieren zwei Arten von Tools nebeneinander, die nicht denselben Service bieten, und die meisten Enttäuschungen entstehen durch diese Verwechslung.
Die erste Familie ist die der branchenspezifische Software Dazu gehören Dokumenten- und Verfahrensmanagement, der elektronische Datenaustausch mit Gerichten und Bibliotheken mit Dokumentvorlagen. Es handelt sich um ausgefeilte, verfahrensorientierte Tools, die sich oft im Preis niederschlagen. Der Nationale Anwaltsrat führt sogar ein Verzeichnis von Lösungen, die mit den Tools der Anwaltschaft kompatibel sind.
Die zweite Familie ist die der Unternehmensführung Mandantenbeziehungen, Honorarvereinbarungen, Zeitaufwand, Rechnungsstellung, Zahlungen, Terminplanung – das ist Djaboos Spezialgebiet. Die beiden Ansätze schließen sich nicht gegenseitig aus: Viele Kanzleien kombinieren ein Verfahrenstool mit einem Managementtool, jedes mit seinem eigenen Anwendungsbereich. Ein Anwalt, dessen Tätigkeit primär beratend ist, kann sich sogar ausschließlich auf Letzteres verlassen.
Der richtige Ansatz ist daher, mit Ihrer eigentlichen Praxis zu beginnen: Wenn Ihre Woche von einem hohen Prozessaufkommen geprägt ist, bildet die Kanzleisoftware die Grundlage und das Verwaltungstool deren Ergänzung. Sind hingegen Beratungen, Schriftsätze und Gutachten ausgefüllt, liegt die eigentliche Herausforderung in der Kanzleiführung – und genau diese bestimmt Ihre Rentabilität.
Zeitaufwand: der Faktor, der die Rentabilität des Unternehmens bestimmt.
Unabhängig von der Abrechnungsmethode – Pauschalgebühr, Stundensatz oder Abonnement – wird die Rentabilität einer Kanzlei stets gleich berechnet: die eingenommenen Gebühren geteilt durch die tatsächlich für den Fall aufgewendeten Stunden. Allerdings existiert diese zweite Kennzahl in den meisten Kanzleien nur als Schätzung, die fast immer zu niedrig ausfällt: Kurze Telefonate, zwischenzeitliche Korrespondenz und Recherchen am Abend werden nicht berücksichtigt.
Die Folgen sind zweifach. Bei zeitbasierten Fällen bedeutet dies direkte Umsatzeinbußen: Jede nicht erfasste Stunde ist eine ungenutzte Stunde. Bei Pauschalverträgen führt es zu intransparenter Verwaltung: Ohne Echtzeitdaten lässt sich nicht feststellen, welche Fälle profitabel und welche verlustbringend sind, und somit auch nicht, die Pauschalpreise auf Basis der tatsächlichen Gegebenheiten anzupassen. Stundensatz Die Anzahl der bearbeiteten Fälle, dividiert durch die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, ist die aussagekräftigste Kennzahl für die Leitung einer Praxis und wird am seltensten berechnet.
Deshalb ist die Zeiterfassung das wichtigste Kriterium für Kanzleisoftware: Sie muss so einfach sein, dass sie spontan per Timer für jede Aufgabe oder durch Dateneingabe am Ende des Tages möglich ist, und gleichzeitig so strukturiert, dass sie sich leicht nach Fall, Mandant und Beteiligtem aufschlüsseln lässt. Ein Tool, das die Dateneingabe umständlich macht, liefert ungenaue Daten – und das ist schlimmer als gar keine Daten.
Die Honorarvereinbarung: eine Verpflichtung und ein Hebel
Seit dem Gesetz vom 6. August 2015 ist eine schriftliche Honorarvereinbarung in den meisten Fällen obligatorisch, außer in Notfällen oder Fällen höherer Gewalt. Sie legt insbesondere die Höhe und Berechnungsmethode der Honorare sowie die voraussichtlichen Auslagen fest. Was einst bewährte Praxis war, ist heute der Standard für die Zusammenarbeit.
Viele Unternehmen betrachten diese Anforderung lediglich als Formalität. Tatsächlich bietet sie jedoch eine Geschäftschance: Ein klarer, schnell versandter und online unterschreibbarer Vorschlag schafft eine solide Basis für die Zusammenarbeit und verkürzt die Zeit zwischen dem ersten Treffen und dem eigentlichen Projektbeginn. Im Gegensatz dazu verzögert ein Vertrag, der zwei Wochen lang per Post unterwegs ist, die Anzahlung und damit den Arbeitsbeginn.
Grundsätzlich gelten in dieser Angelegenheit zwei Regeln: Erfolgshonorare (ausschließlich auf Basis des Ergebnisses) sind weiterhin unzulässig, während erfolgsabhängige Zusatzgebühren zulässig sind, sofern sie im Vertrag festgelegt sind. Die Berechnungsmethoden für die Honorare müssen klar definiert sein: Stundensatz, Pauschalgebühr, Abonnement oder eine Kombination daraus. Ein gutes Management-Tool bietet Vorlagen für diese Verträge und ermöglicht elektronische Signaturen sowie die sofortige Rechnungsstellung des Honorars.
Rechnungsstellung und Zahlungseinzug: Rückstellungen, Hinweise und Fälligkeitstermine
Die Abrechnungspraxis einer Anwaltskanzlei weist spezifische Merkmale auf: eine Anzahlung, Zwischenrechnungen bei langwierigen Verfahren, die Schlussabrechnung und die Erstattung von Auslagen. Jede Rechnung gilt als steuerpflichtiger Posten mit eigenen... Pflichtangaben, seine fortlaufende Nummerierung und seine Mehrwertsteuer, zum normalen Satz für Anwaltsdienstleistungen, vorbehaltlich der Franchiseregelung für die kleinsten Strukturen.
Darüber hinaus gibt es eine Frist, die Unternehmen, die für andere Unternehmen tätig sind, direkt betrifft: die elektronische Rechnungsstellung zwischen Steuerpflichtigen. Bis zum 1. September 2026 müssen alle Organisationen elektronische Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen wird am 1. September 2027 auf Kleinstunternehmen und KMU ausgeweitet. Rechnungen an Geschäftskunden werden über zugelassene Plattformen in strukturierten Formaten verarbeitet: Ein Abrechnungstool, das für diese Anbindung vorbereitet ist, erspart dem Unternehmen eine überstürzte Umstellung.
Es bleibt das Problem des Forderungseinzugs, bei dem ein oft übersehener Teil des Cashflows auf dem Spiel steht: ausgestellte, aber nie beglichene Rechnungen. Das Eintreiben überfälliger Zahlungen ist eine undankbare Aufgabe, die niemand gerne für seine eigenen Mandanten übernimmt. Durch Automatisierung mit regelmäßigen Zahlungserinnerungen und der Möglichkeit zur Online-Zahlung mit nur einem Klick lassen sich ausstehende Beträge eintreiben, ohne die Beziehung zu belasten. Die Verwaltung von Geldern im Namen von Mandanten, Treuhändern und Dritten bleibt ausschließliche Domäne der CARPA (Caisse des Règlements Pécuniaires des Avocats – Anwaltsfinanzausgleichsfonds): Ein Management-Tool sollte sich nicht einmischen und auch nicht den Anspruch erheben, dies zu tun.
Berufsgeheimnis und Daten: Fragen, die Sie stellen sollten
Ein Unternehmen verarbeitet Daten, die der beruflichen Schweigepflicht unterliegen und durch Artikel 66-5 des Gesetzes vom 31. Dezember 1971 geschützt sind: Korrespondenz und Dokumente in den Dateien erfordern besondere Sorgfalt bei der Auswahl des Tools, mit dem sie gespeichert werden.
Drei konkrete Fragen unterscheiden die Lösungen: Wo werden die Daten gespeichert und unter welchen Rechten? Wer im Unternehmen hat worauf Zugriff, da eine differenzierte Verwaltung der Benutzerrechte unerlässlich ist, insbesondere bei Sekretariatsmitarbeitern und anderen Angestellten? Und wie werden die Daten exportiert, wobei ein vollständiger Export den Wechsel zwischen verschiedenen Tools ohne Datenverlust gewährleistet? Die Einhaltung der DSGVO ist die gemeinsame Grundlage; die Datenreversibilität ist das Kriterium, das oft übersehen wird.
Unabhängig, kooperativ, zuverlässig: das richtige Werkzeug zur richtigen Zeit
Ein Anwalt am Anfang seiner Karriere benötigt nicht die Ressourcen einer Zehn-Personen-Kanzlei. Ein häufiger Fehler ist, sich für die Kanzlei auszustatten, die man sich vorstellt, anstatt für die, die man tatsächlich hat. In der Einzelkanzlei kommt es im Wesentlichen auf vier Bereiche an: einen gut gepflegten Mandantenstamm, zügig unterzeichnete Verträge, eine reibungslose Zeiterfassung und ein unkompliziertes Forderungsmanagement. Genau das bietet ein Online-Kanzleimanagement-Tool, das ohne Anfangsinvestition zugänglich ist.
Bei mehreren Teams spielen zwei Aspekte eine Rolle: die Arbeitsverteilung – wer bearbeitet welchen Fall mit welchen Fristen – und die Konsolidierung – Zeitaufwand und Honorare pro Teilnehmer, Rentabilität pro Fall und Tätigkeitsbereich. Hier stößt die gemeinsame Tabellenkalkulation an ihre Grenzen, und die Frage nach dem Einsatz spezialisierter Verfahrenssoftware als Ergänzung kann aufkommen, wobei jedes Team in seinem jeweiligen Fachgebiet arbeitet.
Erst testen, dann entscheiden: Die fünf wichtigsten Tests
- Eröffnen Sie einen echten Fall : Erstellen Sie den Kunden, die Datei und die Vereinbarung anhand einer Vorlage und timen Sie den Prozess bis zum Versand zur Unterzeichnung.
- Einen Tag in Echtzeit festhalteneinschließlich Anrufen und Briefen, und um zu beurteilen, ob der Anfall eine arbeitsreiche Woche überstehen würde.
- Erstellen Sie eine Rückstellung und anschließend eine Rechnung basierend auf den eingegebenen Zeiten.und überprüfen Sie die Details Zeile für Zeile, die der Kunde erhalten würde.
- Laden Sie einen fiktiven Kunden zum Portal ein. und stöbern Sie in deren Bereich: Dokumente, Termine, Zahlung.
- Alles exportieren : Kunden, Zeit, Notizen und beurteilen, ob das Ergebnis auch anderweitig verwendet werden könnte.
Ein Tool, das diese fünf Tests mit Ihren echten Daten besteht, ist besser als jeder Vergleich. Djaboo bietet diesen Service unverbindlich an: Der Starter-Tarif ist kostenlos, Sie benötigen keine Kreditkarte und Ihre Daten können jederzeit exportiert werden.
