Un RekrutierungssoftwareEin Bewerbermanagementsystem (ATS) ist ein Tool, das Stellenanzeigen, eingegangene Bewerbungen und die Kandidatenverfolgung in jeder Phase des Rekrutierungsprozesses zentralisiert. Für KMU ersetzt es gemeinsam genutzte E-Mails und Tabellenkalkulationen durch einen Rekrutierungsprozess, der für das gesamte Team zugänglich ist.
In kleinen Unternehmen mangelt es bei der Personalsuche selten an Kandidaten. Vielmehr fehlt es an Nachverfolgung: Bewerbungen gehen verloren, Erinnerungen werden vergessen, und Personalverantwortliche entdecken eine Akte erst drei Wochen später wieder.
Warum die Rekrutierung ohne die richtigen Tools am Ende teuer wird
Drei Probleme treten immer wieder in allen Unternehmen auf, die ihre Personalbeschaffung ohne Software durchführen.
Anträge gehen verloren. Eine Stellenanzeige, die auf drei Jobportalen veröffentlicht wurde, generiert Bewerbungen in drei verschiedenen Postfächern. Niemand weiß, wie viele Kandidaten sich beworben haben oder welchen Status die einzelnen Bewerbungen haben.
Die Reaktionszeit verlängert sich. Ein guter Kandidat erhält mehrere Angebote. Ohne Nachfragen zu den Bewerbungen fällt die Entscheidung erst nach der des Konkurrenten, und das Talent geht verloren.
Das Bewerbererlebnis verschlechtert sich. Ein Bewerber, der drei Wochen lang nichts von Ihnen hört, wird über Ihr Unternehmen sprechen. Employer Branding basiert ebenso sehr auf Absagen wie auf erfolgreichen Einstellungen.
Rekrutierungsphase | Ohne Rekrutierungssoftware | Mit einem ATS |
|---|
Stellenanzeige veröffentlicht | Manuelle Neuveröffentlichung auf jeder Website | Übertragung von einem einzigen Tool |
Einreichung von Anträgen | Gemeinsames Postfach | Zentralisiertes Anwendungsmanagement |
Auswahl der Kandidaten | Meinungen wurden per Nachricht ausgetauscht | Die Bewertung wird im Profil verfolgt. |
Suivi des candidats | Aus dem Gedächtnis rekonstruiert | Phase, die für das Rekrutierungsteam sichtbar ist |
Was bietet Rekrutierungssoftware?
Der Wert eines Rekrutierungsinstruments liegt nicht in der Anzahl der Funktionen, sondern in drei konkreten Effekten.
Sparen Sie Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben. Veröffentlichung eines Stellenangebots, Bestätigung des Eingangs einer Bewerbung, Nachfassen bei einem Kandidaten: Diese Vorgänge werden automatisiert, ohne dass die Qualität darunter leidet.
Entscheide schneller. Wenn jeder Fall seine Bewertung und seine Phase hat, wird die endgültige Entscheidung in einer Besprechung getroffen, anstatt durch das Durchsuchen von Nachrichten.
Sichtbarkeit verbessern. Der Manager kann die Anzahl der Bewerbungen pro Stellenanzeige, die durchschnittliche Wartezeit und die Anzahl der blockierten Stellen einsehen. Diese Analyse fehlt in einem per E-Mail verwalteten Prozess völlig.
Die Merkmale einer ATS-Software
Verteilung von Stellenanzeigen
Die Stellenanzeige wird einmalig verfasst und anschließend auf den Jobportalen und der Karriereseite des Unternehmens veröffentlicht. Jede Bewerbung wird dann unabhängig von ihrer Herkunft mit demselben Tool bearbeitet.
Bewerbungsmanagement und Lebenslaufprüfung
Aus jedem eingegangenen Lebenslauf wird ein Kandidatenprofil erstellt. Die Auswahl erfolgt anhand vordefinierter Kriterien wie Qualifikationen, Erfahrung oder Standort und nicht individuell.
Kandidatenverfolgung nach Phasen
Der Rekrutierungsprozess ist in Phasen unterteilt: Eingang der Bewerbung, Vorauswahl, Vorstellungsgespräch, Entscheidung. Jeder Kandidat hat eine Position, die für das gesamte Rekrutierungsteam einsehbar ist.
Interviews und Bewertung
Die Interviews werden mithilfe des Tools und nach einem einheitlichen Schema geplant. Videointerviews für die Vorauswahl aus der Ferne sparen Zeit beim ersten Kontakt.
Kommunikation mit dem Kandidaten
Standardnachrichten lassen sich personalisieren: Bestätigung, Einladung, Absage. So wird es realistisch, allen Kandidaten zu antworten, was die Candidate Experience ohne zusätzlichen Aufwand verbessert.
Personalbeschaffung in Djaboo
Das Rekrutierungsmodul von Djaboo ist in die Personalverwaltung integriert. Ein eingestellter Kandidat wird ohne erneute Eingabe zum Mitarbeiter: Sein Profil, seine Dokumente und seine Position werden in die Personalakte übertragen.
Was die Lösung bietet
Erstellung und Verteilung von Stellenangeboten
Zentralisierte Anwendungsverwaltung, unabhängig von der Quelle
Verfolgung von Bewerbungen nach Rekrutierungsphase
Wiederverwendbare Stellenbeschreibungen, zugeschnitten auf Ihre Branche
Interviewplanung und gemeinsame Auswertung
Personalisierte Nachrichten in jeder Phase
Automatische Beförderung des ausgewählten Kandidaten zum Mitarbeiterstatus
Dieser letzte Punkt ist es, der eine integrierte Lösung von einem eigenständigen Bewerbermanagementsystem (ATS) unterscheidet. Bei einem separaten Tool führt die Einstellung eines Kandidaten zu einer vollständigen erneuten Eingabe der Bewerbungsunterlagen.
Interne Mobilität
Eine Stellenausschreibung kann intern erfolgen, bevor sie veröffentlicht wird. Interne Personalmobilität ist kostengünstiger als externe Rekrutierung und bindet Mitarbeiter, die eine berufliche Weiterentwicklung anstreben.
Die wirklich wichtigen Funktionen
Vergleiche von Recruiting-Software listen Dutzende von Funktionen auf. In einem KMU erledigen fünf davon die wichtigsten Aufgaben; die anderen werden selten genutzt.
Funktionalität | Was es mit sich bringt | Ein echter Bedarf in KMU |
|---|
Multiplattform-Vertrieb | Einmal veröffentlichen, überall empfangen | wesentlich |
Bewerbungsmanagement | Alles an einem Ort zentralisieren | wesentlich |
Karriereseite | Live empfangen, ohne Zwischenhändler | Starkes Interesse |
Videointerviews | Fernauswahl | Nützlich bei der bundesweiten Rekrutierung |
Semantische Analyse von Lebensläufen | Automatisch sortieren | In kleinen Mengen selten nützlich |
Die beste Recruiting-Software ist nicht unbedingt die umfangreichste, sondern die, die Ihr Team tatsächlich nutzt. Eine funktionsreiche, aber umständliche Lösung wird wahrscheinlich nach der dritten Einstellung nicht mehr verwendet.
Rekrutierungsdaten endlich verfügbar
Rekrutierungssoftware liefert Informationen, die E-Mail-Recruiting niemals liefern kann. Diese Daten verändern die Art und Weise, wie Rekrutierungsprozesse gesteuert werden.
Die Anzahl der Bewerbungen pro Angebot. Eine Anzeige, die niemanden anzieht, stellt ein Problem mit dem Text, dem Gehalt oder der Sichtbarkeit dar, und es ist besser, dies in der zweiten Woche zu erkennen als in der achten.
Die durchschnittliche Zeit bis zur Ankunft. Diese Informationen ermöglichen es uns, einen möglichen Weggang vorherzusehen und rechtzeitig mit der Personalsuche zu beginnen.
Die Quelle der besten Profile. Wer weiß, welche Plattform die richtigen Talente bringt, vermeidet es, für Jobportale zu bezahlen, die nichts liefern.
Diese drei Informationen genügen, um Ihre Rekrutierungsstrategie von einem Jahr zum nächsten anzupassen, ohne dass zusätzliche Analyseinstrumente erforderlich sind.
Personalbeschaffung und Arbeitgebermarkenbildung
Employer Branding ist nicht nur eine Frage der Kommunikation, sondern die Summe der Erfahrungen, die Kandidaten machen. Ein gut geführtes Rekrutierungssystem trägt direkt dazu bei.
Ein Bewerber, der eine Eingangsbestätigung, eine Antwort innerhalb der angegebenen Frist und eine begründete Absage erhält, behält einen positiven Eindruck vom Unternehmen. Er kann sich dann erneut bewerben oder einen geeigneten Kandidaten aus seinem Netzwerk empfehlen.
Umgekehrt ist Schweigen der beste Weg, eine Tür endgültig zu schließen. Auf jeden zu reagieren erfordert eine automatisierte Funktion, keine guten Absichten.
Wie viel kostet eine gescheiterte Personalbeschaffung?
Die Kosten für Rekrutierungssoftware sind vergleichbar mit denen eines Einstellungsfehlers. Ein Fehler bedeutet eine verlorene Probezeit, eine längere Vakanz und die Notwendigkeit, einen neuen Rekrutierungsprozess zu starten.
Für ein KMU übersteigen diese Kosten mehrere tausend Euro, den Zeitaufwand des Personalvermittlers nicht eingerechnet. Ein System, das den Auswahlprozess strukturiert und abgelehnte Profile speichert, reduziert dieses Risiko – und genau darin liegt sein wirtschaftlicher Vorteil.
Wie Sie Ihre Rekrutierungssoftware auswählen
Für ein KMU genügen vier Kriterien.
Das Rekrutierungsvolumen pro Jahr. Bei weniger als drei Einstellungen ist ein separates Recruiting-Tool nicht erforderlich. Bei fünf bis zwanzig Einstellungen empfiehlt sich ein in Ihr HR-Management-System integriertes Bewerbermanagement-System (ATS). Darüber hinaus ist eine spezialisierte Plattform ratsam.
Integration in die Personalakte. Wenn sich die Rekrutierungssoftware nicht in Ihr HR-System integrieren lässt, müssen die Daten jedes neuen Mitarbeiters doppelt erfasst werden. Dies ist langfristig der kostspieligste Aspekt.
Die Möglichkeit, den Prozess individuell anzupassen. Die Rekrutierung eines Vertriebsmitarbeiters und die Rekrutierung eines Technikers verlaufen nicht in denselben Phasen. Das Instrument muss sich anpassen, nicht aufzwingen.
Die Karriereseite. Eine eigene Karriereseite auf der eigenen Website verbessert das Arbeitgeberimage und verringert die Abhängigkeit von kostenpflichtigen Jobportalen.
Strukturierung Ihres Rekrutierungsprozesses
Software kann eine Methode nicht ersetzen. Ein klarer Rekrutierungsprozess basiert auf vier Phasen, unabhängig vom verwendeten Tool.
Definiere die Position. Eine präzise Stellenbeschreibung verhindert, dass jemand eingestellt wird, der für die eigentliche Stelle nicht geeignet ist.
Verbreiten Sie das Angebot. Karriereportal zuerst, Jobportale an zweiter Stelle, interne Mobilität parallel.
Auswählen. Eine Vorauswahl anhand von Kriterien, gefolgt von einem strukturierten Interview mit demselben Rahmen für alle Kandidaten.
Auswählen und integrieren. Antworte allen, auch denen, die eine Absage erhalten haben, und bereite dich auf die Ankunft des erfolgreichen Kandidaten vor.
Die vierte Phase ist diejenige, die von Unternehmen am häufigsten vernachlässigt wird, obwohl sie über den Erfolg des Einstellungsprozesses entscheidet.
Automatisierung ohne Entmenschlichung
Die Automatisierung im Recruiting hat einen schlechten Ruf, oft zu Recht. Eine unpersönliche automatisierte Antwort ist manchmal weniger wert als Schweigen.
Der Ansatz ist einfach. Automatisieren Sie administrative Aufgaben: Empfangsbestätigungen, Terminplanung, interne Nachverfolgung. Automatisieren Sie niemals die Entscheidungsfindung: Kandidatenauswahl und -bewertung bleiben menschliche Prozesse.
Richtig eingesetzt, spart Rekrutierungssoftware Zeit für Vorstellungsgespräche, ersetzt aber nicht das Urteilsvermögen des Personalers.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein ATS?
Ein ATS (Application Tracking System) ist ein Bewerberverwaltungssystem. Es zentralisiert Stellenanzeigen, Lebensläufe und die Kandidatenverfolgung in jeder Phase des Rekrutierungsprozesses.
Ist ein Bewerbermanagementsystem (ATS) für ein kleines Unternehmen sinnvoll?
Ja, bei drei bis fünf Einstellungen pro Jahr oder sobald mehrere Personen in den Entscheidungsprozess eingebunden sind. Unterhalb dieser Schwelle kann eine Tabellenkalkulation ausreichen.
Ersetzt Djaboo eine Baustelle?
Nein. Djaboo übernimmt den Rekrutierungsprozess und befüllt Ihre Karriereseite. Bezahlte Stellenanzeigen auf Jobbörsen bleiben ein separater Service.
Was geschieht mit dem ausgewählten Kandidaten?
Ihr Profil wird zusammen mit ihren Dokumenten in die Personalakte verschoben. Es ist keine weitere Dateneingabe erforderlich, um den Mitarbeiter anzulegen.
Können erfolglose Bewerbungen in der Akte aufbewahrt werden?
Ja, selbstverständlich unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Eine heute abgelehnte Bewerbung könnte einer in sechs Monaten offenen Stelle entsprechen.
Wie können wir das Bewerbererlebnis verbessern?
Indem ein informierter Bewerber auf alle Anfragen antwortet und einen Zeitrahmen nennt, bewahrt er auch nach einer Absage ein positives Bild des Unternehmens.
Wo soll ich anfangen?
Starten Sie Ihren nächsten Rekrutierungsprozess direkt im Tool, nicht in Ihrem E-Mail-Postfach. Messen Sie die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen, die Antwortzeit und die Zeit bis zur Entscheidung. Diese drei Kennzahlen, die Sie wahrscheinlich noch nie gesehen haben, genügen, um das Folgende zu rechtfertigen.
Implementierung des Rekrutierungsmanagements
Das Recruiting-Management kann in wenigen Tagen eingerichtet werden, vorausgesetzt, man versucht nicht, von der ersten Position an alles abzudecken.
Erstellen Sie ein Konto und konfigurieren Sie die Phasen, die Ihrer Arbeitsweise entsprechen.
Erstellen Sie eine wiederverwendbare Stellenbeschreibung, in der die tatsächlich benötigten Fähigkeiten aufgelistet sind.
Veröffentlichen Sie eine erste Anzeige und lassen Sie die Software die Bewerbungen sammeln.
Analysieren Sie das Feedback nach zwei Wochen und passen Sie den Text gegebenenfalls an, falls die Resonanz zu gering ist.
Übertragen Sie die ausgewählte Person in die Personalakte.
Dieser erste Zyklus dient als Test. Er ermöglicht es, das Tool anzupassen, bevor es den gesamten Rekrutierungsprozess des Unternehmens abdeckt.
Was die Software nicht für Sie leisten wird
Die Rekrutierungssoftware bietet einen Rahmen, trifft aber keine Entscheidungen. Drei Funktionen bleiben ausschließlich menschlich.
Verfassen Sie eine faire Anzeige. Kein Tool kann die tatsächliche Arbeit Ihres Unternehmens präzise beschreiben. Eine ungenaue Stellenanzeige zieht unpassende Bewerbungen an, unabhängig von der verwendeten Software.
Eine Fähigkeit beurteilen. Die automatische Sortierung basiert auf Wörtern. Um festzustellen, ob jemand die Aufgabe bewältigen kann, ist ein Gespräch erforderlich.
Um Begehren zu wecken. Ein guter Rekrut wählt ein Team, keine Plattform. Die Software spart Ihnen dabei Zeit, ersetzt sie aber nicht.
Personalbeschaffung ohne Personalabteilung
In vielen KMUs wird die Personalbeschaffung vom Manager zwischen den Meetings erledigt. Genau hier ist ein Tool besonders hilfreich, da das menschliche Gedächtnis für mehr als nur wenige Kandidaten nicht mehr ausreicht.
Die Lösung besteht darin, zwei feste Zeitfenster pro Woche zu reservieren: eines für die Analyse neuer Bewerbungen und eines für die Kommunikation. Die Software speichert zwischen diesen Zeitfenstern Daten, was mit einem E-Mail-Postfach nicht möglich ist.
Passen Sie das Tool Ihren Bedürfnissen an.
Ein gutes System bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten, und genau das ermöglicht es Ihnen, es an Ihre tatsächlichen Bedürfnisse anzupassen, anstatt Ihre Organisation an die Software anzupassen.
Sie können Ihre eigenen Auswahlkriterien festlegen, für jede Stelle ein spezifisches Bewerbungsformular anbieten und die gesammelten Informationen in die Personalakte integrieren. Der Personalverantwortliche behält die Kontrolle über die relevanten Aspekte, denn die besten Talente werden selten durch automatisierte Auswahlverfahren ermittelt.
Das Recruitment-Management wird somit zu einem gemeinsamen Informationsprozess: Jedes eingegebene Datenelement wird sowohl für die laufende Überwachung als auch für die Analyse des nächsten Bedarfs verwendet.
