Was Sie vor dem Lesen wissen sollten. Djaboo verwaltet derzeit keine Urlaubsanträge oder Urlaubsansprüche. Das Modul „Personalwesen“ umfasst Mitarbeiterakten, Stellen, Verträge, Einarbeitung und Schulungen. Auf dieser Seite werden die Regeln und die Vorgehensweise erläutert; die Urlaubsverwaltung erfolgt weiterhin über Ihr Lohnabrechnungssystem oder Ihre Steuerberatungsgesellschaft.
Warum das Management schnell außer Kontrolle gerät
Solange das Team klein ist, reicht eine gemeinsame Datei aus. Sobald das Team jedoch wächst, häufen sich die Probleme: Zwei Mitarbeiter beantragen dieselben Termine, ohne dass es jemandem auffällt; ein Manager genehmigt einen Antrag mündlich und vergisst ihn dann; ein Krankheitsfall verändert eine Bilanz, die niemand neu berechnet. Es geht nicht um guten Willen, sondern um Umfang und Komplexität.
Bezahlter Urlaub ist nicht die einzige Abwesenheitsart, die erfasst werden muss. Neben dem regulären bezahlten Urlaub gibt es auch Zeitausgleich, unbezahlten Urlaub, Krankheitsurlaub, Urlaub für Familienereignisse und ungerechtfertigte Abwesenheiten. Für jede Abwesenheitsart gelten unterschiedliche Regeln: Berechnungsmethode, Auswirkungen auf den Urlaubsanspruch, erforderliche Dokumentation und Genehmigungsverfahren. All dies in einer einzigen Excel-Datei ohne formalisierten Workflow zu verwalten, ist wie ein Haus ohne Bauplan zu bauen.
Darüber hinaus gibt es Änderungen im Arbeitsrecht. Das Gesetz vom 22. April 2024 hat die Regelungen zur Ansammlung von bezahltem Urlaub während einer Krankheitsphase geändert. Tarifverträge enthalten oft günstigere Bestimmungen als das Arbeitsgesetzbuch. Eine vor drei Jahren erstellte Urlaubsrichtlinie kann daher bereits teilweise veraltet sein.
Die verschiedenen Arten von Abwesenheiten, die erfasst werden müssen
| Art der Abwesenheit |
Wer entscheidet |
Auswirkungen auf das Gleichgewicht |
| Bezahlter Urlaub (CP) |
Der Arbeitgeber legt die Reihenfolge der Abreisen fest; der Arbeitnehmer äußert seine Präferenzen. |
Berechnung des aufgelaufenen Saldos (2,5 Arbeitstage pro Monat tatsächlicher Arbeit) |
| RTT |
Gemäß der Betriebs- oder Branchenvereinbarung: Initiative des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers, abhängig von der Art der Arbeitszeitverkürzung. |
Berechnung des Resturlaubs, ohne Auswirkungen auf den bezahlten Urlaub |
| Congé sans solde |
Zustimmung beider Parteien erforderlich |
Kein Anspruch auf bezahlten Urlaub; unbezahlte Zeit, die im Allgemeinen nicht als tatsächliche Arbeit angesehen wird. |
| Krankheitsurlaub |
Ärztliche Entscheidung; der Arbeitnehmer sendet das entsprechende Dokument an den Arbeitgeber. |
Seit dem Gesetz vom 22. April 2024: Ansammlung von 2 Arbeitstagen bezahlten Urlaubs pro Monat bei nicht berufsbedingter Krankheit (bis zu einer Höchstgrenze von 24 Arbeitstagen pro Bezugszeitraum); 2,5 Tage pro Monat bei Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten, ohne zeitliche Begrenzung |
| Urlaub für Familienfeiern |
Ein gesetzliches Recht, das der Arbeitgeber nicht verweigern kann; eine durch Gesetz oder Tarifvertrag festgelegte Dauer, wobei letzterer günstigere Bestimmungen vorsehen kann. |
Wird als tatsächliche Arbeit für die Anrechnung des bezahlten Urlaubsanspruchs angerechnet; die Vergütung bleibt erhalten |
| Ungerechtfertigte Abwesenheit |
Eine Genehmigung ist nicht erforderlich; der Arbeitgeber beobachtet die Situation und kann gegebenenfalls Disziplinarmaßnahmen einleiten. |
Gehaltskürzung möglich; berechtigt den Arbeitnehmer nicht zu bezahltem Urlaub; kann disziplinarische Maßnahmen rechtfertigen |
Der Anfrage- und Validierungsprozess
Ein effektiver Genehmigungsprozess muss dokumentiert, von allen Beteiligten verstanden und abteilungsübergreifend einheitlich angewendet werden. Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die einen zuverlässigen Prozess strukturieren.
Schritt 1: Die Anfrage des Mitarbeiters
Der Mitarbeiter stellt seinen Antrag über den vom Unternehmen festgelegten offiziellen Kanal (Papierformular, digitales Tool, Online-HR-Portal). Er gibt die gewünschten Daten, die Art der Abwesenheit an und fügt gegebenenfalls Belege bei. Der Antrag muss schriftlich erfolgen: Ein mündlicher Antrag auf dem Flur hat im Streitfall keine rechtliche Gültigkeit.
Schritt 2: Kompatibilitätsprüfung
Der/Die direkte Vorgesetzte prüft, ob die Anfrage keinen kritischen Personalmangel verursacht, sich nicht mit einem Sperrzeitraum überschneidet und die festgelegten Prioritätsregeln (Dienstalter, familiäre Situation, jährliche Rotation) einhält. Diese Prüfung muss auf einem aktuellen Überblick über den Teamplan basieren und darf nicht auf auswendig gelernten Informationen beruhen.
Schritt 3: Bestätigung oder begründete Ablehnung
Der Vorgesetzte genehmigt oder lehnt den Antrag innerhalb einer angemessenen Frist ab. Das Arbeitsgesetzbuch sieht keine strikte Frist für die Beantwortung eines Arbeitnehmerantrags vor. Eine längere Ablehnung ohne Antwort birgt jedoch Risiken für den Arbeitgeber: Verlässt der Arbeitnehmer das Unternehmen, nachdem er dem Arbeitgeber seine Termine mitgeteilt hat, ohne eine ausdrückliche Ablehnung zu erhalten, gilt dies nicht als Arbeitsverweigerung. Jede Ablehnung muss begründet werden und alternative Termine enthalten. Der geltende Tarifvertrag kann bestimmte Antwortfristen festlegen.
Schritt 4: Aktualisieren des Zählers
Sobald die Anfrage bestätigt wurde, wird der Kontostand des Mitarbeiters umgehend aktualisiert. Genau hier liegt die Schwachstelle manueller Systeme: Die Bestätigung erfolgt zwar, die Aktualisierung des Zählers wird jedoch vergessen oder verzögert, was zu Diskrepanzen zwischen dem angezeigten und dem tatsächlichen Kontostand führt.
Schritt 5: Bestätigung gegenüber dem Mitarbeiter
Der Mitarbeiter erhält eine schriftliche Bestätigung der Genehmigung oder Ablehnung. Dieser Nachweis dient dem Schutz beider Parteien im Falle späterer Meinungsverschiedenheiten bezüglich Terminen oder des Saldos.
Der Bilanzzähler: Was er anzeigen sollte
Ein schlecht konzipierter Urlaubskontozähler ist schlimmer als ein gar keiner: Er vermittelt ein trügerisches Sicherheitsgefühl. Um zuverlässig zu sein, muss ein Urlaubskontozähler für jeden Mitarbeiter Folgendes anzeigen:
- Die Tage, die während des aktuellen Bezugszeitraums (vom 1. Juni bis zum 31. Mai, sofern nicht anders vereinbart) angefallen sind.
- Die Tage, die während desselben Zeitraums genommen wurden
- Der verbleibende verfügbare Betrag
- Tage bis zur Validierung (Anträge eingereicht, aber noch nicht bearbeitet)
- Die mögliche Übertragung von nicht genommenem Urlaub aus dem vorherigen Zeitraum, sofern eine Übertragung zulässig ist.
- Die angewandte Berechnungsart: Werktage oder Geschäftstage, je nach Wahl des Unternehmens.
Bei Mitarbeitern im Krankheitsurlaub muss das Urlaubsguthaben die während des Urlaubs erworbenen Rechte gemäß den neuen Bestimmungen des Gesetzes vom 22. April 2024 berücksichtigen. Ein Guthaben, das diese Änderung nicht berücksichtigt, unterschätzt die Rechte des Mitarbeiters und setzt das Unternehmen dem Risiko einer Klage auf unbezahlten Urlaub aus.
Für Teilzeitbeschäftigte gelten die gleichen Urlaubsansprüche wie für Vollzeitbeschäftigte: 30 Arbeitstage pro Jahr. Die Berechnungsmethode kann jedoch je nach Arbeitszeitmodell variieren.
Urlaub nehmen: Was der Arbeitgeber vorschreiben oder ablehnen kann
Die Organisation des Urlaubs fällt in den Verantwortungsbereich des Arbeitgebers. Dieser kann die Urlaubszeiten festlegen, die Reihenfolge der Abreisen bestimmen und in manchen Fällen bestimmte Termine vorschreiben. Diese Befugnisse unterliegen jedoch gewissen Einschränkungen.
Was der Arbeitgeber auferlegen kann:
- Die Schließung des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum (Kollektivurlaub) und die Verpflichtung der Mitarbeiter, während dieses Zeitraums Urlaub zu nehmen, vorausgesetzt, sie werden rechtzeitig im Voraus informiert.
- Die Ablehnung von Terminwünschen eines Mitarbeiters aus Gründen der Betriebskontinuität oder hoher Auslastung ist zulässig, sofern diese Ablehnung nicht missbräuchlich ist und der Mitarbeiter alternative Termine vorschlägt.
- Eine Änderung bereits gewährter Urlaubsdaten ist nur in Ausnahmefällen zulässig und muss der gesetzlich oder tarifvertraglich festgelegten Kündigungsfrist entsprechen, wobei gegebenenfalls günstigere Bestimmungen gelten.
Was der Arbeitgeber nicht tun darf:
- Unbefristete Verweigerung des Urlaubs eines Mitarbeiters: Jeder Mitarbeiter muss in der Lage sein, seinen Urlaub innerhalb der gesetzlichen Frist effektiv zu nehmen.
- Verweigerung von Urlaub wegen eines familiären Ereignisses (Heirat, Geburt, Tod eines Angehörigen): Dieses Recht ist absolut; der Arbeitgeber kann es nicht in Frage stellen.
- Eine Änderung des Abreisedatums ohne Einhaltung der gesetzlichen Kündigungsfrist ist verboten, außer in Ausnahmefällen.
- Nicht genommene Urlaubstage werden finanziell kompensiert, außer im Falle der Beendigung des Arbeitsvertrags.
Zur Festlegung der Urlaubsreihenfolge muss der Arbeitgeber die familiäre Situation der Beschäftigten, ihre Betriebszugehörigkeit und etwaige Nebentätigkeiten berücksichtigen. Ehepartner und eingetragene Lebenspartner, die im selben Unternehmen beschäftigt sind, haben Anspruch auf gleichzeitigen Urlaub.
Was Tabellenkalkulationen nicht leisten können
Excel ist für viele kleine und mittlere Unternehmen nach wie vor das Standardwerkzeug zur Urlaubsverwaltung. Bis zu einem gewissen Punkt funktioniert es gut. Darüber hinaus werden seine Grenzen zu echten Risiken.
- Kein formalisierter Validierungsprozess. Anfragen erfolgen per E-Mail, SMS oder mündlich. Es gibt keine Nachverfolgbarkeit, keine verlässliche Historie.
- Keine Echtzeit-Aktualisierungen. Zwei Manager können am selben Tag zwei widersprüchliche Anfragen genehmigen, ohne es zu wissen, da jeder an seiner eigenen Version der Datei arbeitet.
- Fragile Berechnungen. Ein Mitarbeiter, der im Laufe des Jahres eingestellt wurde, ein Teilzeitbeschäftigter, ein Krankheitsurlaub mit Erwerb von Rechten: Jeder einzelne Fall erfordert eine manuelle Berechnung, die Excel-Formeln nur schlecht oder gar nicht bewältigen können.
- Keine automatischen Benachrichtigungen. Ein negativer Kontostand, ein nicht genommener Urlaub kurz vor Ende des Berichtszeitraums, eine unbeantwortete Anfrage: Die Tabelle meldet nichts.
- Keine Transparenz für Manager. Um herauszufinden, wer nächste Woche aus Ihrem Team fehlt, müssen Sie die richtige Datei, den richtigen Tab und die richtige Version öffnen.
- DSGVO-Risiko. Eine per E-Mail versendete Excel-Datei, die Daten zur Abwesenheit von Mitarbeitern (einschließlich Krankmeldungen) enthält, erfüllt nicht die Sicherheitsanforderungen der DSGVO.
- Keine Integration möglich. Die Tabellenkalkulation kommuniziert nicht mit Ihrem Planungstool oder Ihrem Projektmanagementsystem. Die Informationen müssen in jeder Phase manuell neu eingegeben werden.
Die häufigsten Fehler
Es wird nicht zwischen Arbeitstagen und Geschäftstagen unterschieden.
Das französische Arbeitsgesetzbuch berechnet den bezahlten Urlaub in Arbeitstagen (Montag bis Samstag, ausgenommen Feiertage). Einige Unternehmen verwenden Werktage (Montag bis Freitag). Beide Methoden sind zulässig, sofern sie einheitlich angewendet werden und das Ergebnis für den Arbeitnehmer nicht ungünstiger ist. Werden die beiden Methoden in derselben Akte vermischt oder die Methode während des Prozesses geändert, ohne die Salden neu zu berechnen, entstehen Fehler, die sich über mehrere Jahre summieren können.
Vergiss die geteilten Tage
Nimmt ein Arbeitnehmer einen Teil seines Haupturlaubs außerhalb des gesetzlichen Urlaubszeitraums (1. Mai bis 31. Oktober), hat er unter Umständen Anspruch auf zusätzliche Urlaubstage, sogenannte aufgeteilte Urlaubstage. Dieses Recht wird von Arbeitgebern oft übersehen, was zu einer Unterschätzung des Urlaubsanspruchs führt. Der Tarifvertrag kann abweichende Regelungen enthalten.
Versäumnis, den Mitarbeiter nach seiner Rückkehr aus dem Krankenstand zu informieren
Seit Inkrafttreten des Gesetzes vom 22. April 2024 sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Angestellten innerhalb eines Monats nach deren Rückkehr an den Arbeitsplatz über die Anzahl ihrer angesammelten Urlaubstage und deren Gültigkeitsdauer zu informieren. Werden diese Informationen nicht bereitgestellt, beginnt die 15-monatige Übertragungsfrist nicht. Arbeitgeber, die dieser Verpflichtung nicht nachkommen, dürfen den Urlaubsanspruch ihrer Angestellten nicht verfallen lassen.
Genehmigung von Urlaubsanträgen ohne Prüfung des verfügbaren Guthabens
Ein Manager, der einen Antrag genehmigt, ohne den tatsächlichen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters zu prüfen, kann ein negatives Urlaubsguthaben verursachen. Am Ende des Arbeitsvertrags wird die Vergütung für nicht genommene Urlaubstage auf Basis der tatsächlich angesammelten, nicht der gewährten Tage berechnet. Hat der Mitarbeiter mehr Tage genommen als ihm zustand, kann dies für den Arbeitgeber zu Schwierigkeiten führen.
Die gleichen Regeln für alle anwenden, ohne den Tarifvertrag zu prüfen
Das Arbeitsgesetzbuch legt einen Mindesturlaubsanspruch fest. Der für Ihre Branche geltende Tarifvertrag kann zusätzliche Urlaubszeiten, abweichende Kündigungsfristen, günstigere Übertragungsregelungen oder spezielle Urlaubsarten vorsehen. Wendet man ausschließlich die gesetzlichen Bestimmungen an, ohne die Regelungen des Tarifvertrags zu prüfen, setzt sich das Unternehmen dem Risiko von Ansprüchen auf unbezahlten Urlaub aus.
Umgang mit ungerechtfertigten Abwesenheiten ohne schriftliche Verfahrensanweisung
Unentschuldigtes Fehlen wird nicht wie ein abgelehnter Urlaub oder eine ungerechtfertigte Krankmeldung behandelt. Ohne ein schriftliches Verfahren, das die Fristen für die Einreichung von Nachweisen und die Folgen der Nichteinhaltung festlegt, fehlt einem Arbeitgeber, der ein Disziplinarverfahren einleitet, eine solide Grundlage für seine Verteidigung.
