Diese Seite erläutert die genauen Anforderungen des Arbeitsgesetzbuches: Wer ist betroffen? Welche Informationen müssen enthalten sein? Wie lange müssen sie aufbewahrt werden? Wer hat Zugriff darauf? Und wie lassen sich die häufigsten Fehler vermeiden? Eine sofort einsatzbereite Vorlage steht am Ende der Seite zum kostenlosen Download bereit.
Was ist das Personalregister?
Das Personalregister (RUP) ist ein amtliches Dokument, das alle Beschäftigten eines Betriebs in chronologischer Reihenfolge ihres Eintritts auflistet. Es unterliegt den Artikeln L1221-13 ff. des französischen Arbeitsgesetzbuchs. Zweck des Registers ist es, Transparenz hinsichtlich der Beschäftigungsverhältnisse im Unternehmen zu gewährleisten und den Aufsichtsbehörden die Überprüfung der Einhaltung der arbeitsrechtlichen Verpflichtungen durch den Arbeitgeber zu ermöglichen.
Jeder Eintrag muss dauerhaft und in der Reihenfolge der Einstellung erfolgen; Änderungen dürfen keine vorherigen Einträge löschen. Das Register ist keine einfache Übersichtstabelle, sondern ein vollwertiges Verwaltungsdokument, das im Falle eines Arbeitsgerichtsverfahrens oder einer Betriebsprüfung als Beweismittel zulässig ist. Die ordnungsgemäße Führung des Registers belegt das Engagement des Unternehmens für soziale Verantwortung und bietet dem Arbeitgeber konkreten Schutz.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die Verpflichtung gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Unternehmensgröße, der Rechtsform (z. B. GmbH, AG, Verein, Einzelunternehmen) oder der Branche. Sie tritt mit der Einstellung des ersten Mitarbeiters in Kraft, auch während der Probezeit.
Zwei Kategorien von Arbeitgebern sind von dieser Verpflichtung ausgenommen:
- private Arbeitgeber;
- Verbände, die den Beschäftigungsgutschein für Verbände nutzen.
Wenn ein Unternehmen mehrere Niederlassungen hat, muss jede Niederlassung ein eigenes Register führen. Diese Register dürfen nicht zentral in der Hauptverwaltung geführt werden. Der Kassationsgerichtshof bestätigte diese Regelung (Kass. Crim. 31. Januar 2012, Nr. 11-85226): Eine Kontrolle in einer Niederlassung ohne Register stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, selbst wenn das Register in der Hauptverwaltung existiert.
Welche Informationen sollte es enthalten?
Der Inhalt des Registers ist in Artikel D1221-23 des französischen Arbeitsgesetzbuchs festgelegt. Für jeden Arbeitnehmer müssen zum Zeitpunkt der Einstellung folgende Informationen unwiderruflich erfasst werden:
- Vorname und Nachname;
- Nationalität;
- Geburtsdatum;
- Sex;
- ausgeübte Tätigkeit;
- Qualifikation;
- Ein- und Austrittsdaten des Betriebs.
Je nach Mitarbeiterkategorie sind zusätzliche Angaben erforderlich. Einzelheiten hierzu finden Sie in der folgenden Tabelle.
| Personalkategorie | Spezifische Pflichtangaben |
|---|
| befristet beschäftigter Mitarbeiter | Erwähnen Sie den „befristeten Vertrag“. |
| Teilzeitbeschäftigter | Erwähnen Sie „Teilzeitbeschäftigter“. |
| Zeitarbeiter | Die Formulierung „Zeitarbeiter“ + Name und Anschrift der Zeitarbeitsfirma |
| Auszubildender oder Angestellter mit einem Ausbildungsvertrag | Erwähnen Sie „Auszubildender“ oder „professioneller Ausbildungsvertrag“. |
| Ausländischer Arbeitnehmer, der einer Arbeitserlaubnis unterliegt | Art und Seriennummer der Arbeitserlaubnis + Kopie der Erlaubnis, die dem Register beizufügen ist. |
| Praktikant (Artikel D1221-23-1 des Arbeitsgesetzbuches) | Name und Vorname, Beginn- und Enddatum des Praktikums, Name des Betreuers, Ort der Teilnahme. Die Daten werden in einem separaten Abschnitt in der Reihenfolge ihres Eingangs erfasst. |
| Ehrenamtlicher im Bürgerdienst | Name und Vorname, Beginn- und Enddatum der Mission, Name des Ansprechpartners, Einsatzort. Diese Angaben werden in einem separaten Abschnitt erfasst. |
| Mitarbeiter, dessen Einstellung oder Entlassung eine behördliche Genehmigung erfordert | Datum der Genehmigung oder Datum des Genehmigungsantrags |
Die Angaben müssen bei der Einstellung erfasst und bei jedem Ereignis, das die Situation des Arbeitnehmers beeinflusst (Positionswechsel, Qualifikationsänderung, Ausscheiden), gemäß Artikel D1221-25 des Arbeitsgesetzbuches aktualisiert werden.
Wie lange sollte es aufbewahrt werden und wer hat Zugriff darauf?
Gemäß Artikel R1221-26 des französischen Arbeitsgesetzbuchs müssen die Einträge im Personalregister fünf Jahre ab dem Ausscheiden des Arbeitnehmers oder Auszubildenden aus dem Betrieb aufbewahrt werden. Diese Frist entspricht der Verjährungsfrist im Arbeitsrecht und gilt unabhängig vom Format (Papier oder digital).
Das Register muss den folgenden Personen und Organisationen dauerhaft zugänglich gemacht werden:
- die Mitglieder des Sozial- und Wirtschaftsausschusses (CSE) im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben;
- Arbeitsinspektoren;
- URSSAF-Agenten und Beamte, die für die Einhaltung des Sozialversicherungsgesetzes verantwortlich sind;
- alle Mitarbeiter, jedoch nur für Informationen, die sie persönlich betreffen, in Übereinstimmung mit der DSGVO.
Die Weigerung, das Register einem Arbeitsinspektor vorzulegen, stellt eine Straftat der Behinderung der Ausübung seiner Funktionen dar und wird mit einer Freiheitsstrafe von einem Jahr und einer Geldstrafe von 7.500 Euro geahndet (Cass. Crim. 31. Januar 2012, Nr. 11-85226).
Papierregister oder digitales Register
Das Arbeitsgesetzbuch schreibt kein bestimmtes Format vor. Der Arbeitgeber kann das Register in Papierform oder digital führen, sofern das gewählte Format gleichwertige Kontrollmöglichkeiten bietet wie Papierdokumente.
Für ein Papierregister gelten folgende Regeln:
- Die Informationen müssen mit unauslöschlicher Tinte geschrieben werden;
- Die Seiten müssen gebunden und nummeriert werden, damit sie nicht herausgerissen oder ersetzt werden können.
- Radieren oder die Verwendung von Korrekturflüssigkeit wird nicht toleriert.
Für ein digitales Registriergerät legt Artikel D1221-23 des französischen Arbeitsgesetzbuches strenge Bedingungen fest:
- Unveränderlichkeit der Daten: Änderungen sollten nur nachvollziehbar sein;
- Zeitstempel jedes Eintrags oder jeder Aktualisierung;
- ständige Erreichbarkeit für Kontrollstellen;
- Datensicherheit, die deren Integrität gewährleistet.
Die Einführung eines digitalen Registers erfordert die vorherige Konsultation der Mitglieder des Betriebsrats. Ihre Stellungnahme ist der Arbeitsaufsichtsbehörde vorzulegen. Die computergestützte Verarbeitung des Registers ist von der Meldepflicht gegenüber der CNIL (französische Datenschutzbehörde) befreit, sofern sie die in der CNIL-Entscheidung Nr. 2004-097 vom 9. Dezember 2004 festgelegten Bedingungen erfüllt. Dies entbindet den Arbeitgeber jedoch nicht von seinen Pflichten gemäß der DSGVO.
Strafen bei Nichteinhaltung
Artikel R1227-7 des französischen Arbeitsgesetzbuches sieht eine Geldbuße von bis zu 750 € pro betroffenem Arbeitnehmer vor, wenn das Register fehlt, unvollständig ist oder fehlerhafte Einträge enthält. Dies ist ein Verstoß der vierten Klasse und wird für jeden Arbeitnehmer mit unvollständiger Registrierung geahndet. Für juristische Personen kann die Geldbuße bis zu 3.750 € pro betroffenem Arbeitnehmer betragen.
Abgesehen von der Geldstrafe setzt das Fehlen eines Registers den Arbeitgeber zusätzlichen Risiken aus:
- Im Falle eines Arbeitsrechtsstreits entzieht das Fehlen eines Registers dem Arbeitgeber ein wesentliches Dokument zur Nachverfolgbarkeit von Vertragsdaten, Qualifikationen und Beschäftigungsbedingungen;
- Bei Verdacht auf Schwarzarbeit verschärft das Fehlen eines Registers die Situation des Arbeitgebers;
- Die Weigerung, sich den Kontrollbeamten zu stellen, stellt eine Behinderung der Justiz dar und wird mit einer Freiheitsstrafe von einem Jahr und einer Geldstrafe von 7.500 Euro geahndet.
Die häufigsten Fehler
Mitarbeiter nach Ablauf der Probezeit registrieren
Die Registrierung im Register muss am ersten Arbeitstag des Mitarbeiters im Betrieb erfolgen, auch während der Probezeit. Ein häufiger Fehler ist das Abwarten der Bestätigung der Festanstellung, wodurch das Register während der gesamten Probezeit unvollständig bleibt.
Praktikanten und ehrenamtliche Helfer im öffentlichen Dienst nicht berücksichtigen
Seit Gesetz Nr. 2014-788 vom 10. Juli 2014 müssen Praktikanten unabhängig von der Dauer ihres Praktikums in einem separaten Abschnitt des Registers aufgeführt werden. Auch ehrenamtliche Helfer unterliegen dieser Regelung seit Gesetz Nr. 2017-86 vom 27. Januar 2017. Ihre Nichteintragung in das Register stellt eine Ordnungswidrigkeit dar.
Zeitarbeiter nicht registrieren
Von einer Zeitarbeitsfirma vermittelte Arbeitnehmer müssen im Register des Auftraggebers mit der Bezeichnung „Zeitarbeiter“ und den Kontaktdaten der Zeitarbeitsfirma eingetragen werden. Viele Arbeitgeber glauben fälschlicherweise, dass diese Verpflichtung ausschließlich bei der Zeitarbeitsfirma liegt.
Zentralisierung der Akten mehrerer Betriebe am Hauptsitz
Jeder Betrieb muss ein eigenes, vor Ort aufzubewahrendes und jederzeit zugängliches Register führen. Ein zentrales Register in der Hauptverwaltung genügt, selbst wenn es vollständig ist, nicht den gesetzlichen Anforderungen für Zweigstellen. Die Inspektion eines Betriebs ohne vor Ort geführtes Register stellt einen Verstoß dar.
Aktualisieren Sie das Register nicht, wenn sich die Umstände ändern.
Das Register muss bei jedem Ereignis, das die Situation eines Mitarbeiters betrifft, aktualisiert werden: Positionswechsel, Qualifikationserweiterung, Übergang zu Teilzeitbeschäftigung oder Ausscheiden aus dem Unternehmen. Ein Register, das nur den Stand vom Einstellungsdatum enthält, spiegelt die Realität der Beschäftigung nicht wider und kann bei einer Prüfung als unvollständig gelten.
Verwenden Sie eine bearbeitbare Excel-Datei ohne Garantie auf Unveränderlichkeit.
Eine herkömmliche, frei bearbeitbare Tabellenkalkulationsdatei ohne Zeitstempel genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen an ein digitales Register. Das digitale Medium muss die Datenintegrität und die Nachvollziehbarkeit jeder Änderung gewährleisten. Eine ungesicherte Excel-Datei birgt für den Arbeitgeber das Risiko, dass Verstöße bei einer Prüfung aufgedeckt werden.
Fügen Sie keine Kopie der Aufenthaltserlaubnis ausländischer Mitarbeiter bei.
Für ausländische Arbeitnehmer, die eine Arbeitserlaubnis benötigen, reicht es nicht aus, lediglich Art und Nummer der Erlaubnis im Register zu erfassen. Dem Register muss eine Kopie der Erlaubnis beigefügt werden. Fehlt diese, stellt dies einen fehlenden Eintrag im Sinne von Artikel R1227-7 des französischen Arbeitsgesetzbuchs dar.
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