Was ist Supply-Chain-Management?
Das Lieferkettenmanagement umfasst alle Entscheidungen und Maßnahmen, die es einem Unternehmen ermöglichen, die richtigen Artikel in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt zu erhalten. Dazu gehören die Bedarfsermittlung, die Auswahl und Überwachung von Lieferanten, die Auftragserteilung, der Wareneingang in den einzelnen Lagern und die Kontrolle der Lagerbestände zwischen den Lieferungen.
Für den Manager eines Kleinstunternehmens oder eines kleinen oder mittleren Unternehmens bedeutet dies konkret zwei wiederkehrende Fragen: Wann bestellen? Und wie viel bestellen? Die Antwort auf diese beiden Fragen hängt von Parametern ab, die für jeden Artikel spezifisch sind: seine Verbrauchsrate, die Lieferzeit des Lieferanten, die Regelmäßigkeit der Nachfrage, die Saisonalität und das Risiko eines Lieferengpasses dieses spezifischen Produkts.
Effektives Lieferkettenmanagement zielt nicht auf maximale Lagerbestände ab. Vielmehr geht es darum, ausreichende Vorräte zu gewährleisten, um Geschäftsunterbrechungen zu vermeiden, ohne unnötig Kapital zu binden. Dieses Gleichgewicht wird durch Alarmschwellenwerte langfristig aufrechterhalten.
Die wahren Kosten eines Warenengpasses und die Kosten von Überbeständen
Fehlbestände und Überbestände sind zwei gegensätzliche Probleme, die jedoch eines gemeinsam haben: Sie verursachen Kosten. Die folgende Tabelle vergleicht ihre konkreten Auswirkungen auf drei wichtige Unternehmensbereiche.
| Abmessungen |
Ausverkauft |
Überbestand |
| Auswirkungen auf den Kunden |
Auftrag nicht ausgeführt, längere Verzögerung, Vertrauensverlust, Risiko des Wechsels zum Wettbewerber |
Keine direkten Auswirkungen, aber mobilisierte Ressourcen, die zur Verbesserung des Service hätten genutzt werden können. |
| Auswirkungen auf den Cashflow |
Umsatzeinbußen, Expressversandkosten zum Ausgleich des Zeitverlusts, gewährte Rabatte als Entschädigung |
Kapitalbindung in unverkäuflichen Artikeln, zusätzliche Lagerkosten, Risiko der Veralterung oder des Verfalls |
| Auswirkungen auf das Team |
Bearbeitung von Kundenbeschwerden, Notfallumstrukturierung, Druck auf Einkauf und Logistik |
Lagerraum voll, längere Inventurzeiten, Schwierigkeiten bei der Identifizierung verfügbarer Artikel |
Beide Situationen lassen sich mit demselben Instrument verhindern: einem korrekt kalibrierten Alarmschwellenwert pro Artikel, kombiniert mit einer maximalen Bestellmenge, die übermäßige Bestellungen verhindert.
Wie man eine Mindestmenge pro Artikel festlegt
Die Mindestmenge ist der Schwellenwert, unter den der Lagerbestand eines Artikels nicht fallen darf, ohne dass eine Aktion ausgelöst wird. Sie ist nicht für alle Artikel gleich und muss für jeden Artikel einzeln unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien berechnet werden.
Üblicher Verbrauch
Ausgangspunkt ist der durchschnittliche Verbrauch über einen repräsentativen Zeitraum: Woche, Monat oder Quartal, je nach Geschäftstempo. Je höher der Verbrauch, desto größer muss die Mindestbestellmenge sein, um ausreichend Zeit für die Wiederauffüllung des Lagers ohne Lieferengpässe zu gewährleisten. Ein hilfreicher Richtwert: Multipliziert man den durchschnittlichen Tagesverbrauch mit der Lieferzeit des Lieferanten, erhält man eine Berechnungsgrundlage, die anhand weiterer Kriterien verfeinert werden kann.
Frist des Lieferanten
Die Zeitspanne zwischen Bestellung und tatsächlichem Wareneingang im Lager ist ein entscheidender Faktor. Ein Lieferant, der innerhalb von 48 Stunden liefert, ermöglicht eine niedrigere Mindestbestellmenge als ein Lieferant mit einer üblichen Lieferzeit von drei Wochen. Diese Lieferzeit sollte anhand tatsächlicher Lieferungen der Vergangenheit und nicht anhand der vom Lieferanten angegebenen theoretischen Lieferzeit gemessen werden.
Die Regelmäßigkeit der Anwendung
Bei stabiler und vorhersehbarer Nachfrage lässt sich die Mindestmenge präzise berechnen. Bei unregelmäßiger Nachfrage mit schwer vorhersehbaren Spitzen muss ein zusätzlicher Sicherheitsbestand eingeplant werden. Dieser Sicherheitsbestand gleicht die Differenz zwischen geplantem und tatsächlichem Verbrauch aus.
Saisonalität
Der Verbrauch bestimmter Artikel schwankt je nach Jahreszeit erheblich. Für diese Artikel kann die Mindestbestellmenge nicht festgelegt werden: Sie muss vor Zeiten hoher Nachfrage erhöht und außerhalb der Spitzenzeiten gesenkt werden. Wird die Saisonalität nicht berücksichtigt, kommt es entweder zu Lieferengpässen in Spitzenzeiten oder zu Überbeständen in umsatzschwachen Zeiten.
Die Kritikalität des Artikels
Nicht alle Artikel haben die gleichen Auswirkungen, wenn sie nicht vorrätig sind. Ein kritischer Artikel, dessen Fehlen die Produktion stoppt oder zu Auftragsverlusten führt, rechtfertigt eine höhere Mindestbestellmenge als ein sekundärer, leicht ersetzbarer Artikel. Diese Hierarchie, oft formalisiert durch eine ABC-Klassifizierung, ermöglicht es, sich auf die für das Unternehmen wichtigsten Artikel zu konzentrieren.
Was löst täglich einen Alarmschwellenwert aus?
Ein Alarmschwellenwert ist ein vordefinierter Lagerbestand für jeden Artikel. Sobald der Lagerbestand diesen Wert erreicht oder unterschreitet, wird eine Aktion ausgelöst: eine visuelle Warnung im Management-Tool, eine Benachrichtigung an den Einkaufsverantwortlichen oder die automatische Erstellung eines Bestellvorschlags.
Dieser Mechanismus revolutioniert das Lieferkettenmanagement: Anstatt jeden Artikel manuell zu überwachen, erhält das Team gezielte Informationen genau zum richtigen Zeitpunkt. Der Einkaufsleiter muss nicht mehr den gesamten Katalog durchsuchen, um die zu bestellenden Artikel zu identifizieren. Er verarbeitet Benachrichtigungen, prüft die Bestellmengen und gibt die notwendigen Bestellungen auf.
Dieses System setzt voraus, dass die Schwellenwerte korrekt kalibriert sind. Ein zu niedriger Schwellenwert führt zu zu späten Warnmeldungen und damit zu Warenengpässen. Ein zu hoher Schwellenwert führt zu zu häufigen Warnmeldungen und damit zu Überbeständen. Es empfiehlt sich, die Schwellenwerte regelmäßig zu überprüfen, insbesondere nach Änderungen des Aktivitätsniveaus, einem Lieferantenwechsel oder einer Sortimentsänderung.
Die maximale Bestellmenge spielt eine ergänzende Rolle: Sie legt die Grenze fest, ab der sich Bestellungen nicht mehr lohnen. Dies verhindert Überbestellungen, die das Lager überlasten und Kapital binden. Mindest- und Höchstmenge definieren gemeinsam den optimalen Lagerbestand für jeden Artikel.
Angebotserstellung auf Basis von Schwellenwerten oder Prognosen: zwei Ansätze
Es gibt zwei Hauptmethoden zur Organisation der Warenauffüllung, die sich nicht unbedingt gegenseitig ausschließen.
Die Bestellpunkt-Nachbestellung, auch Schwellenwert-Nachbestellung genannt, löst eine Nachbestellung aus, sobald der Lagerbestand eines Artikels die Mindestmenge erreicht. Es handelt sich um eine reaktionsschnelle, einfach zu implementierende und leicht verständliche Methode. Sie eignet sich besonders für Artikel mit regelmäßigem Verbrauch und stabilen Lieferzeiten. Ihr Hauptvorteil liegt in ihrer Transparenz: Jeder Artikel hat seine eigenen Regeln, und das System arbeitet autonom, sobald die Schwellenwerte definiert sind.
Die bedarfsorientierte Beschaffung basiert auf der Schätzung des zukünftigen Bedarfs. Bestellungen werden nicht aufgrund des Erreichens eines Schwellenwerts aufgegeben, sondern aufgrund des prognostizierten zukünftigen Verbrauchs. Dieser Ansatz eignet sich besser für Saisonartikel, Artikel mit langen Lieferzeiten oder Situationen, in denen eine Großbestellung die Kosten senkt. Er erfordert zwar mehr Analysen und historische Daten, ermöglicht aber die frühzeitige Erkennung von Lieferengpässen, die mit der schwellenwertbasierten Methode nicht rechtzeitig erkannt würden.
Für Kleinstunternehmen und kleine bis mittlere Unternehmen (KMU) ist die Kombination beider Ansätze oft am effektivsten: schwellenwertbasiertes Management für laufende Artikel und prognosebasiertes Management für strategische oder saisonale Artikel. Das Management-Tool muss die Konfiguration beider Ansätze entsprechend den Produktkategorien ermöglichen.
Überwachen Sie Ihre Lieferanten, um zuverlässige Lieferzeiten sicherzustellen.
Ein auf einer zehntägigen Lieferzeit basierender Alarmschwellenwert verliert seine Wirksamkeit, wenn derselbe Lieferant regelmäßig innerhalb von fünfzehn oder zwanzig Tagen liefert. Die Lieferzuverlässigkeit hängt ebenso stark von der Qualität der Konfiguration wie von der Qualität der Lieferanten ab.
Die Lieferantenüberwachung beginnt mit der Erfassung der tatsächlichen Lieferzeiten, Bestellung für Bestellung, um Abweichungen von den zugesagten Lieferterminen zu erkennen. Dazu gehört auch die Dokumentation von Vorfällen wie unvollständigen Lieferungen, fehlenden Artikeln und falschen Produktbezeichnungen. Anhand dieser Daten können Sie Mindestbestellmengen anpassen und Risikophasen frühzeitig erkennen.
Es empfiehlt sich, für jeden kritischen Artikel mindestens einen alternativen Lieferanten zu benennen. Dieser Ersatzlieferant wird im Normalbetrieb nicht benötigt, ist aber qualifiziert und bereit, im Falle eines Ausfalls des Hauptlieferanten einzuspringen. Diese Diversifizierung reduziert die Abhängigkeit von einem einzelnen Partner und begrenzt die Auswirkungen längerer Lieferengpässe.
Regelmäßige Kommunikation mit Lieferanten ist ein oft unterschätzter Vorteil. Durch den Austausch von Prognosen über anstehende Aufträge, die Ankündigung eines erwarteten Auftragsanstiegs oder die Antizipation einer Phase hoher Nachfrage können Lieferanten ihre Produktion und Lieferungen planen. Diese Transparenz verkürzt die Lieferzeiten und verbessert die Versorgungssicherheit in beide Richtungen.
Die häufigsten Fehler
Legen Sie die Schwellenwerte einmal fest und überprüfen Sie sie nie wieder.
Die zu Beginn festgelegten Alarmschwellenwerte spiegeln die aktuelle Geschäftslage wider. Verändert sich die Geschäftslage, beispielsweise durch geänderte Lieferzeiten oder Nachfrageschwankungen, werden die festgelegten Schwellenwerte ungenau. Ein Artikel, dessen Verbrauch sich innerhalb von sechs Monaten bei unverändertem Schwellenwert verdoppelt hat, wird schließlich nicht mehr verfügbar sein. Eine regelmäßige Überprüfung der Schwellenwerte, mindestens einmal pro Quartal, ist daher unerlässlich.
Wenden Sie dieselben Regeln auf alle Artikel an.
Die Gleichbehandlung aller Artikel ignoriert deren Unterschiede hinsichtlich Kritikalität, Lieferzeit und Verhalten. Ein Artikel mit geringem Wert, der von mehreren Lieferanten mit kurzen Lieferzeiten erhältlich ist, erfordert nicht dieselbe Aufmerksamkeit wie ein kritischer Artikel mit langer Lieferzeit. Differenzierte Regeln für Artikel oder Artikelgruppen sind daher eine grundlegende Voraussetzung für effektives Management.
Verwechslung von theoretischem und tatsächlichem Aktienbestand
Der im Management-Tool angezeigte Lagerbestand ist nur dann zuverlässig, wenn jede Transaktion zeitnah erfasst wird. Eine nicht erfasste Lieferung, eine vergessene Ausgabe oder eine nicht erfasste Retoure führen zu einer Diskrepanz zwischen dem theoretischen und dem tatsächlich im Lager vorhandenen Bestand. Diese Diskrepanzen verfälschen Warnmeldungen und können zu falschen Bestellentscheidungen führen. Eine genaue tägliche Dateneingabe ist daher unerlässlich für die Zuverlässigkeit des gesamten Systems.
Die maximale Menge außer Acht lassen
Viele Unternehmen legen eine Mindestbestellmenge fest, ohne eine Höchstbestellmenge zu definieren. Ohne diese Begrenzung können Bestellungen den tatsächlichen Bedarf übersteigen, insbesondere bei Lieferantenaktionen oder Eilbestellungen. Das Lager ist dann voll, der Cashflow ist in Artikeln mit geringem Umschlag gebunden, und die Bestandsübersicht verschlechtert sich. Die Höchstbestellmenge dient als Schutz vor struktureller Überbestückung.
Unterschätzung der tatsächlichen Verzögerungen
Die Verwendung der vom Lieferanten angegebenen Lieferzeit anstelle der tatsächlich in der Vergangenheit beobachteten Lieferzeit führt zu zu niedrigen Schwellenwerten. Wenn der Lieferant fünf Tage angibt, aber tatsächlich acht bis zehn Tage benötigt, bietet der auf Basis von fünf Tagen berechnete Schwellenwert nicht genügend Spielraum. Berechnungen auf Basis beobachteter, nicht theoretischer Lieferzeiten zu erstellen, ist eine grundlegende Vorsichtsmaßnahme.
Verwaltung von Vorräten ohne ein spezielles Werkzeug
Für einen Katalog mit einigen Dutzend Artikeln mag eine Tabellenkalkulation ausreichen. Sobald jedoch die Artikelanzahl steigt, mehrere Lager involviert sind oder sich die Lagerbewegungen beschleunigen, wird eine Tabellenkalkulation zur Fehlerquelle. Benachrichtigungen erfolgen nicht automatisch, Aktualisierungen müssen manuell durchgeführt werden, und das Risiko, etwas zu übersehen, ist allgegenwärtig. Ein geeignetes Management-Tool zentralisiert Daten, automatisiert Benachrichtigungen und bietet einen Echtzeit-Überblick über die Lagerbestände in jedem Lager.
