Welchen Zweck hat ein Barcode-Etikett in einem Lager?
Ein Barcode-Etikett bildet die physische Verbindung zwischen einem Lagerartikel und Ihrem Informationssystem. Es wird an einem Produkt, Behälter, Regal oder einer Palette angebracht und enthält eine eindeutige Kennung, die von jedem Scanner sofort erfasst werden kann. Dieser einfache Scan löst eine Aktualisierung in Ihrer Managementsoftware aus: Wareneingang, Warenausgang, Lagerumlagerung, Bestandsverwaltung. Jede Bewegung wird zu verwertbaren Daten, ohne dass ein Mitarbeiter etwas auf der Tastatur eingeben muss.
In der Praxis dient die Barcode-Etikettierung folgenden Zwecken:
- Identifizieren Sie jede Referenz auf eine eindeutige und unmissverständliche Weise.
- Einen Artikel im Lager mithilfe der Standortadressierung finden.
- Erfassen Sie Zu- und Abgänge von Lagerbeständen in Echtzeit.
- Führen Sie rollierende Inventuren ohne manuelle Zählung durch, Station für Station.
- Reduzierung von Fehlern bei der Auftragsabwicklung und beim Versand.
- Stellen Sie gegebenenfalls die Rückverfolgbarkeit über Chargen- oder Seriennummer sicher.
Für ein sehr kleines Unternehmen oder ein kleines oder mittleres Unternehmen ist der Nutzen unmittelbar: weniger Zeitverschwendung bei der Suche nach einer Referenz, weniger Diskrepanzen zwischen theoretischem und tatsächlichem Lagerbestand und ein Team, das mit zuverlässigen Daten statt mit losen Blättern Papier arbeitet.
Die wichtigsten Barcode-Formate
Nicht alle Barcodes sind gleich. Das Format bestimmt die Menge der kodierten Informationen, die erforderliche Etikettengröße und die Kompatibilität mit Ihren Scannern. Hier sind die sechs gängigsten Formate für die Bestandsverwaltung.
| Format |
Typ |
Was es kodiert |
Typische Verwendung |
| EAN-13 |
1D (linear) |
13 Ziffern (Länderpräfix, Herstellercode, Produktcode, Prüfziffer) |
Produkte, die im Einzelhandel verkauft werden; erfordert einen zugewiesenen GS1-Code |
| EAN-8 |
1D (linear) |
8-stellig, kompakte Version von EAN-13 |
Kleine Verpackungen (Kosmetik, Batterien), bei denen die verfügbare Oberfläche begrenzt ist |
| Code 128 |
1D (linear) |
Vollständiger Satz von ASCII-Zeichen: Zahlen, Groß- und Kleinbuchstaben, Satzzeichen |
Interne Logistik, Lagerplatz- und Standortetiketten, Versand, Seriennummern |
| Code 39 |
1D (linear) |
43 Zeichen: Zahlen, Großbuchstaben, einige Symbole |
Industrie und Verwaltung; historisches Format, sehr gut geeignet für ältere Leser |
| QR Code |
2D (Matrix) |
Bis zu 4.000 alphanumerische Zeichen, URLs, strukturierte Daten |
Verbesserte Rückverfolgbarkeit, Produktdatenblätter per Smartphone abrufbar, datenreiche Logistiketiketten |
| Datenmatrix |
2D (Matrix) |
Bis zu 2.335 alphanumerische Zeichen in einem sehr kompakten Format |
Kleinteile, elektronische Komponenten, medizinische Geräte, bei denen der Platz zum Drucken minimal ist |
Für die interne Bestandsverwaltung in Kleinstunternehmen und kleinen bis mittelständischen Unternehmen ist Code 128 die gängigste Wahl: Er kodiert alle benötigten Informationen (Referenz, Charge, Lagerort) und wird von nahezu allen professionellen Scannern erkannt. QR-Codes sind dann relevant, wenn die Daten per Smartphone gelesen werden sollen oder mehr Informationen auf einem einzigen Etikett gespeichert werden sollen.
Was sollte auf einem Lageretikett enthalten sein?
Ein effektives Etikett enthält nur die unbedingt notwendigen Informationen zur Identifizierung und Nachverfolgung des Artikels. Zu viele Informationen beeinträchtigen die Lesbarkeit; zu wenige machen das Etikett bei Scanproblemen nutzlos. Die folgende Tabelle listet die Felder auf, die je nach Ihrem Unternehmen zu berücksichtigen sind.
| Info |
Obligatorisch oder optional |
Remarque |
| Artikelreferenz (SKU) |
obligatorisch |
Eindeutiger Identifikator in Ihrem Managementsystem |
| Scannbarer Barcode |
obligatorisch |
Kodierung der Referenz oder eines internen Bezeichners |
| Bedienerlesbare Bezeichnung |
Empfohlen |
Ermöglicht die manuelle Eingabe, falls der Scan fehlschlägt. |
| Losnummer |
Je nach Aktivität |
Unverzichtbar in der Agrar- und Lebensmittelindustrie, der Pharmaindustrie und im Bereich der Rückverfolgbarkeit. |
| Verfallsdatum oder Herstellungsdatum |
Je nach Aktivität |
Verpflichtend für Produkte, die Gesundheitsvorschriften unterliegen |
| Speicherort |
Empfohlen |
Erleichtert die Lagerung und Kommissionierung; kann auf dem Lagerortetikett anstatt auf dem Artikel angebracht werden. |
| Verpackungsmenge |
Optionelle |
Nützlich für Artikel, die in großen Mengen oder kartonweise verkauft werden. |
| Lieferant oder Ursprung |
Optionelle |
Praktisch für Retouren oder Qualitätskontrolle |
Stellen Sie stets sicher, dass der numerische Wert des Barcodes deutlich unterhalb des Symbols aufgedruckt ist. Falls ein Etikett beschädigt und vom Scanner nicht lesbar ist, kann der Bediener die Nummer manuell eingeben, ohne den Vorgang zu unterbrechen.
Wie man die Kennzeichnung implementiert
Die Installation eines Barcode-Etikettierungssystems folgt einer schrittweisen Logik. Jeder Schritt bedingt den nächsten: Es ist besser, methodisch vorzugehen, als nach einem überstürzten Produktionsstart alles wieder von vorne beginnen zu müssen.
Weisen Sie jedem Element eine eindeutige Referenz zu.
Bevor Sie Etiketten drucken, muss jeder Artikel in Ihrem Inventar eine eindeutige interne Referenz haben. Dies ist die Grundlage des gesamten Systems. Eine klare und einheitliche Nomenklatur (z. B. Kategorie + fortlaufende Nummer) verhindert Duplikate und Unklarheiten. Falls Ihr Katalog bereits Referenzen enthält, prüfen Sie, ob keine Duplikate vorhanden sind und die Struktur für Ihr Team leicht verständlich ist.
Wählen Sie das passende Barcode-Format.
Die Wahl des Formats hängt von drei Kriterien ab: dem Umfang der zu kodierenden Informationen, der verfügbaren Fläche auf dem Etikett und dem verwendeten bzw. geplanten Lesegerät. Für die meisten KMU mit internem Lagerbestand ist Code 128 ausreichend. Wenn Sie Ihre Produkte über den Einzelhandel vertreiben, ist EAN-13 unerlässlich und erfordert eine Mitgliedschaft bei GS1 Frankreich, um ein gültiges Herstellerpräfix zu erhalten.
Drucken Sie die Etikettenbögen aus.
Sie haben zwei Möglichkeiten. Ein Desktop-Laser- oder Tintenstrahldrucker eignet sich für kleine, gelegentliche Druckaufträge auf Standard-Etikettenbögen. Ein Thermodrucker (Direkt- oder Thermotransferdruck) ist vorzuziehen, sobald das Etikettieren zu einer regelmäßigen Aufgabe wird: Er ist schneller, benötigt keine Tinte oder Toner und erzeugt gestochen scharfe, haltbare Barcodes. In feuchten, staubigen oder temperaturempfindlichen Umgebungen halten Thermotransferetiketten deutlich besser als herkömmliches Selbstklebepapier. Drucken Sie immer einige Testetiketten und scannen Sie diese, bevor Sie eine ganze Auflage drucken.
Statten Sie die Bediener aus
Ein Etikettierungssystem funktioniert nur, wenn die Bediener die Codes lesen können. Je nach Auftragsvolumen und Organisationsstruktur kann dies von einem Smartphone mit Scan-App über einen kabelgebundenen Barcode-Scanner bis hin zu einem robusten mobilen Terminal reichen. Jeder Bediener muss wissen, wo das Etikett auf welcher Oberfläche angebracht werden muss, wann ein beschädigtes Etikett ausgetauscht werden muss und wie ein Lesefehler gemeldet wird. Eine einfache, mit Fotos oder Screenshots veranschaulichte Vorgehensweise genügt, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Das Gerät steuern und warten
Etiketten nutzen sich ab, lösen sich ab und werden unleserlich. Regelmäßige Kontrollen, die mit Inventuren oder Spitzenzeiten abgestimmt sind, ermöglichen die Erkennung fehlerhafter Etiketten, bevor es zu Kommissionierungsfehlern kommt. Der Austausch eines Etiketts kostet nur wenige Cent; die Korrektur eines Versandfehlers oder einer Inventurdifferenz ist hingegen deutlich kostspieliger – sowohl zeitlich als auch in Bezug auf die Kundenbeziehungen.
Handy, Smartphone oder Terminal: Was soll man wählen?
Es gibt drei Hauptkategorien von Lesern mit sehr unterschiedlichen Nutzungsarten und Investitionsniveaus.
| Kriterium |
Smartphone |
2D-Duschkopf |
Robustes mobiles Endgerät (PDA) |
| Materielle Investition |
Keine (Material bereits vorhanden) |
Faible |
hoch |
| Scangeschwindigkeit |
Durchschnitt (Kamerafokus) |
Rapide |
Rapide |
| Intensive Nutzung (mehrere Stunden) |
Nicht geeignet |
Ja |
Ja, dafür wurde es entwickelt. |
| Mobilität bei Regalsystemen |
Bonne |
Mittel (erfordert eine feste Halterung oder ein paralleles Telefon) |
Ausgezeichnet (alles in einem) |
| Stoß- und Staubbeständigkeit |
Faible |
Moyenne |
Hoher Schutz (IP65 bis IP67, Fallschutz) |
| Empfohlenes Profil |
Kleiner Betrieb, einige Dutzend Scans pro Tag |
Kleinunternehmen mit regelmäßigen Inventuren, Kasse und Warenannahme |
Lager mit Tausenden von Artikeln, die mehrere Stunden am Tag gescannt werden |
Ein pragmatischer Ansatz ist, zunächst mit einem Smartphone zu beginnen, um die Methode ohne Investition zu validieren, und dann auf einen 2D-Barcodescanner umzusteigen, sobald das Scannen zum Alltag gehört. Ein robustes mobiles Terminal ist sinnvoll, wenn die Anzahl der Artikel und die Häufigkeit der Vorgänge die Kapazität der ersten beiden Optionen übersteigen. Prüfen Sie vor dem Kauf unbedingt, ob der gewählte Scanner mit Ihrer Warenwirtschaftssoftware kompatibel ist.
Welche Kennzeichnungsänderungen gibt es bei Lagerzugängen und -abgängen?
Ohne Etikettierung erfordert jede Lagerbewegung die manuelle Dateneingabe: Der Mitarbeiter gibt Referenznummer, Menge und Lagerort ein. Diese Dateneingabe ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit einem Barcode-Etikettierungssystem reduziert sich der Vorgang auf einen Scan mit anschließender Validierung: Die Referenznummer wird fehlerfrei erfasst, die Menge in Echtzeit in der Software aktualisiert und die Bewegungshistorie automatisch gespeichert.
Beim Wareneingang ermöglicht das Scannen die sofortige Überprüfung der Auftragsbestätigung und der tatsächlichen Lieferung. Etwaige Abweichungen werden direkt erkannt, nicht erst bei einer Inventur mehrere Wochen später.
Bei ausgehenden Sendungen, ob zur Kommissionierung von Kundenbestellungen oder für den internen Verbrauch, stellt das Scannen sicher, dass der richtige Artikel vom richtigen Lagerplatz entnommen wird. Kommissionierfehler und Kundenretouren aufgrund falscher Lieferungen werden dadurch reduziert.
Auch der Inventurprozess ändert sich: Anstatt jeden Artikel manuell zu zählen und die Mengen erneut einzugeben, scannen die Mitarbeiter die Artikel, und die Software aktualisiert die Lagerbestände in Echtzeit. Stichprobeninventuren, durchgeführt nach Bereich oder Produktkategorie, sind nun möglich, ohne den gesamten Betrieb zu unterbrechen.
Die häufigsten Fehler
Verwendung von Etiketten, die für die Umwelt ungeeignet sind
Ein herkömmliches selbstklebendes Papieretikett ist nicht beständig gegen Feuchtigkeit, Hitze oder wiederholtes Reiben. In Kühlhäusern, Werkstätten oder im Freien löst es sich innerhalb weniger Tage ab oder wird unleserlich. Wählen Sie das Material entsprechend den tatsächlichen Lagerbedingungen: Polypropylen- oder Polyesteretiketten eignen sich für raue Umgebungen, und ein Klebstoff, der für niedrige Temperaturen in Kühlräumen geeignet ist, ist empfehlenswert.
Testen Sie die Etiketten nicht, bevor Sie den gesamten Druckvorgang abgeschlossen haben.
Das Drucken von 500 Etiketten ohne vorheriges Scannen ist ein häufiger Fehler. Falsche Druckereinstellungen, ein vom Lesegerät nicht unterstütztes Codeformat oder ein zu schmaler Lesebereich können die gesamte Auflage unbrauchbar machen. Drucken Sie daher immer ein Muster, scannen Sie es mit dem im Feld verwendeten Gerät und fahren Sie erst dann mit der Produktion fort.
Erstellen Sie doppelte Referenzen
Wenn zwei verschiedene Artikel denselben Barcode haben oder derselbe Artikel zwei verschiedene Codes besitzt, entstehen Inkonsistenzen in Ihrem Warenwirtschaftssystem. Prüfen Sie daher vor der Einführung der Etikettierung Ihre Artikeldatenbank und korrigieren Sie alle Duplikate. Legen Sie klare Regeln für die Erstellung neuer Artikelnummern (SKUs) fest, um dieses Problem zukünftig zu vermeiden.
Beschädigte Etiketten an Ort und Stelle belassen
Ein unleserliches Etikett auf dem Scanner zwingt den Bediener zur manuellen Eingabe der Referenznummer, wodurch das Fehlerrisiko, das durch die Etikettierung eigentlich vermieden werden sollte, wieder entsteht. Integrieren Sie den Austausch beschädigter Etiketten in Ihre Qualitätskontrollroutinen, genauso wie die Mengenprüfung.
Versäumnisse bei der Schulung der Teams in Scanverfahren
Ein gut konzipiertes, aber schlecht genutztes System erzeugt genauso viele Fehler wie gar kein System. Schulungen sollten sich nicht nur auf die Scantechnik beschränken: Die Bediener müssen wissen, wo das Etikett auf den verschiedenen Medientypen zu positionieren ist, wie bei einem Lesefehler zu reagieren ist und wem sie eine Anomalie melden müssen. Eine einseitige, am Arbeitsplatz ausgehängte Anleitung genügt oft, um bewährte Vorgehensweisen zu festigen.
Trennen Sie die Etikettierung von der Verwaltungssoftware.
Etiketten an Artikeln, die nicht in der Bestandsverwaltungssoftware erfasst sind, oder Software, die gedruckte Codes nicht erkennt, führen zur Funktionsunfähigkeit des Systems. Die Übereinstimmung zwischen dem physischen Etikett und der Softwaredatenbank ist für den ordnungsgemäßen Betrieb unerlässlich. Überprüfen Sie diese Kompatibilität, bevor Sie die Etikettierung flächendeckend einführen.
