Software WMS

Was ist WMS-Software?

Die Definition

WMS steht für Warehouse Management System (Lagerverwaltungssystem). Es handelt sich um eine Lagerverwaltungssoftware, die den genauen Standort jedes Artikels im Lagerraum jederzeit kennt und den Teams mitteilt, was, wo und in welcher Reihenfolge zu tun ist.

Während herkömmliche Bestandsverwaltungssoftware die Frage „Wie viel habe ich?“ beantwortet, beantwortet ein WMS die Frage „Wo genau und wie bekomme ich es so schnell wie möglich heraus?“. Dies ist der grundlegende Unterschied zwischen einer Mengen- und einer Logistikoperation.

WMS, ERP und Bestandsmanagement

Ein ERP-System verwaltet Bestellungen, Einkäufe, Rechnungsstellung und Buchhaltung des Unternehmens. Ein WMS steuert die Warenbewegungen im Lager. Beide Systeme kommunizieren miteinander: Das ERP-System übermittelt die zu bearbeitenden Bestellungen, und das WMS meldet die tatsächlich versendeten Mengen sowie den aktualisierten Lagerbestand zurück.

Viele KMU verwechseln die drei Kategorien. Eine Vertriebsmanagementlösung ist ausreichend, solange die Ware in einem Lager aufbewahrt wird. Ein Lagerverwaltungssystem wird dann sinnvoll, wenn mehrere Personen mit unterschiedlichen Adressen für denselben Artikel in verschiedenen Regalgängen arbeiten.

Die Funktionen von Lagerverwaltungssoftware

Die Rezeption

Nach Wareneingang prüft die WMS-Software die Übereinstimmung zwischen Lieferantenbestellung und gelieferter Ware und weist ihr anschließend einen Lagerort zu. Diese Prüfung dauert nur wenige Sekunden; derselbe Fehler, der beim Versand entdeckt wird, führt zu einer Kundenretoure.

Adressierung und Adressen

Jede Adresse hat eine eindeutige Kennung, in der Regel Gang, Lagerplatz oder Ebene. Das System priorisiert die Lagerung anhand des Produktumschlags: Die am häufigsten angeforderten Artikel werden in der Nähe der Laderampen platziert, während andere im hinteren Teil des Lagers gelagert werden. Diese Anordnung ist der Hauptfaktor für die Effizienz, noch vor der Automatisierung.

Bestellungen vorbereiten

Die Auftragsvorbereitung ist der Kern der Lösung. Das WMS berechnet eine optimierte Kommissionierroute, gruppiert Aufträge mit gemeinsamen Artikeln und führt den Kommissionierer zeilenweise auf seinem Mobilgerät. Die Zeitersparnis ist sofort spürbar, und die Fehlerquote sinkt, da jeder Kommissioniervorgang durch Scannen des Barcodes bestätigt wird.

Die Expedition

Nach dem Versand prüft die Software das Paket, druckt den Versandaufkleber, den Packzettel und den Lieferschein. Anschließend übermittelt sie die Sendungsnummer an den Kunden und das ERP-System, wodurch erneute Dateneingaben und Anrufe beim Kundenservice entfallen.

das Inventar

Ein WMS ermöglicht die Zykluszählung: Täglich werden einige Adressen überprüft, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen. Diese Methode stellt eine deutliche Verbesserung gegenüber der jährlichen Inventur dar, die das Lager zwei Tage lang blockiert und die Zeit des gesamten Teams in Anspruch nimmt.

Rückverfolgbarkeit

Die Rückverfolgbarkeit von Chargen oder Seriennummern ist in der Lebensmittel-, Gesundheits- und Elektronikindustrie unerlässlich. Das System speichert eine vollständige Historie: welche Charge wann an welchem ​​Ort eingetroffen ist und an welchen Kunden sie versandt wurde. Im Falle eines Rückrufs dauert die Suche nur Minuten statt Tage.

Die Lotsendienste

Ein Dashboard zeigt das Tagesvolumen, die Anzahl der pro Stunde zubereiteten Bestellungen, den Servicegrad und eventuelle Fehlbestände an. Dank dieser Echtzeitinformationen können Teams umverteilt werden, bevor Verzögerungen für den Kunden spürbar werden.

Die Vorteile einer WMS-Lösung

Vorbereitungsanomalien reduzieren

Der erste Vorteil ist die Zuverlässigkeit. Jede barcodegeprüfte Transaktion beseitigt Verwechslungen zwischen ähnlichen Artikeln. Weniger Fehler bedeuten weniger Retouren, weniger Gutschriften und einen Kundenservice, der sich mehr Zeit für andere Dinge nehmen kann, als sich zu entschuldigen.

Vorbereitung beschleunigen

Der zweite Vorteil ist die Zeitersparnis. Eine optimierte Kommissionierroute reduziert die Laufwege, den größten Arbeitsaufwand im Lager. Der Kommissionierer legt weniger Wege zurück und kommissioniert mehr, ohne dabei schneller zu arbeiten: Es ändert sich die Lagerstruktur, nicht das Arbeitstempo.

Sicherstellung der Zuverlässigkeit der Echtzeit-Bestandsverwaltung

Der dritte Vorteil ist die Genauigkeit. Echtzeit-Inventur verhindert den Verkauf nicht verfügbarer Artikel und beseitigt Phantombestände – also Fälle, in denen Waren zwar vorhanden, aber nicht auffindbar sind. Die Zykluszählung gewährleistet diese Genauigkeit das ganze Jahr über.

Das Wachstum aufnehmen

Der vierte Vorteil ist Flexibilität. Ein Unternehmen, das sein Auftragsvolumen ohne Software verdoppelt, verdoppelt auch seine Fehlerquote. Ein Lagerverwaltungssystem ermöglicht es, das Wachstum mit demselben Team zu bewältigen, was die Wirtschaftlichkeit grundlegend verändert.

Integrieren Sie das WMS in das restliche System.

Integration mit dem ERP-System

Die Integration mit dem ERP-System ist der entscheidende Aspekt. Bestellungen werden an das WMS übermittelt und Transaktionen an das Vertriebsmanagementsystem. Ohne diese Verbindung muss jeden Abend jemand die Mengen manuell neu eingeben, und die Lösung ist sinnlos.

Der Link zum Online-Shop

Für ein E-Commerce-Unternehmen muss das WMS kontinuierlich Bestellungen von der Website empfangen und den verfügbaren Lagerbestand zurückmelden. Eine stündliche Aktualisierung ist in Zeiten hoher Nachfrage selten ausreichend: Eine Echtzeit-Synchronisierung ist vorzuziehen.

Les transporteurs

Die Unterstützung durch Versanddienstleister ermöglicht es Ihnen, Etiketten zu bearbeiten und Lieferungen zu verfolgen, ohne die Software zu verlassen. Prüfen Sie vor der Unterzeichnung, ob Ihre aktuellen Versanddienstleister abgedeckt sind, da die Liste je nach Anbieter stark variiert.

Wolkenmodus

Die meisten modernen Lösungen sind cloudbasiert und nutzen eine mobile App für die Kommissionierterminals. Dies reduziert die Anschaffungskosten und macht die Serverwartung überflüssig, erfordert aber eine zuverlässige Verbindung im gesamten Lagerbereich, einschließlich der hinteren Bereiche.

Wie viel kostet WMS-Software?

Modelle

Der Preis wird meist pro Nutzer und Monat berechnet, manchmal auch pro Anzahl der bearbeiteten Auftragspositionen. Zu den zusätzlichen Kosten gehören die Ersteinrichtung, Schulungen und die Ausrüstung: mobile Endgeräte, Etikettendrucker und ein drahtloses Netzwerk im Lager.

Wofür wir bei der Budgetplanung vergessen, etwas einzuplanen

Zwei Aspekte werden regelmäßig unterschätzt. Der erste ist die physische Adressierung: Die Kennzeichnung jedes Standorts dauert mehrere Tage. Der zweite ist die Übertragung des vorhandenen Lagerbestands, die vor Beginn eine vollständige Inventur erfordert. Diese beiden Aufgaben sind für den Projekterfolg weitaus wichtiger als die Wahl des Softwareanbieters.

Kapitalrendite

Die ehrlichste Berechnung besteht darin, die jährlichen Kosten der Lösung mit den Kosten aktueller Fehler zu vergleichen: Retouren, Gutschriften, Nachlieferungen und Überstunden in Spitzenzeiten. In einem Lager, das mehrere hundert Bestellungen pro Woche abwickelt, ist diese Berechnung oft unkompliziert.

Brauchen Sie wirklich ein WMS?

Die unverkennbaren Zeichen

Vier Signale deuten darauf hin, dass eine WMS-Software relevant wird: Mehrere Personen bereiten gleichzeitig auf, derselbe Artikel belegt mehrere Adressen, Zählabweichungen überschreiten regelmäßig die tolerierbare Schwelle, und die Einarbeitung eines neuen Bearbeiters dauert mehr als eine Woche.

Alternativen für eine kleine Struktur

Wenn keiner dieser Indikatoren auf Sie zutrifft, genügt eine in Ihr Management-Tool integrierte Bestandsverwaltungslösung. Sie erfasst Mengen, Wareneingänge und -ausgänge, Alarmschwellenwerte und Lagerbestände – ohne die Kosten und Komplexität eines vollständigen WMS.

Die Zwischenlösung

Dazwischen gibt es einen Mittelweg: die Bestandsverwaltungssoftware zur Mengenverfolgung beizubehalten und das Lager physisch mit einfacher Adressierung und Barcode-Etiketten zu strukturieren. Viele Unternehmen erreichen mit diesem Ansatz bereits die wichtigsten Ziele, bevor sie in ein Komplettsystem investieren.

Auswahl Ihrer WMS-Lösung

Ausgehend vom eigenen Tätigkeitsbereich

Die Anforderungen eines Ersatzteilhändlers, eines Lebensmittelgroßhändlers und eines Online-Shops für Textilien haben kaum etwas gemeinsam. Der erste benötigt die Rückverfolgbarkeit von Seriennummern, der zweite die Verwaltung von Verfallsdaten und der dritte die Abwicklung mehrerer Bestellungen. Wählen Sie einen Softwareanbieter, der Ihre Branche versteht.

Prüfen Sie, welche Funktionen tatsächlich verwendet werden.

Erstellen Sie eine Liste der zehn Aufgaben, die Ihre Teams täglich erledigen, und bitten Sie anschließend um eine Demonstration. Eine beeindruckende, aber nie genutzte Funktion ist wertlos; eine schlecht konzipierte, banale Funktion verschwendet täglich Zeit.

Testen Sie die Schnittstelle im Feld

Eine WMS-Oberfläche sollte auf einem Mobilgerät im Lager und mit Handschuhen getestet werden. Ein für den Schreibtisch konzipierter Bildschirm ist im Stehen, wenn eine Hand belegt ist, unbrauchbar. Lassen Sie ihn von einem Lagermitarbeiter testen, nicht nur vom Logistikleiter.

Beurteilen Sie die Anpassungsfähigkeit

Ihr Unternehmen wird sich weiterentwickeln. Stellen Sie sicher, dass die Lösung es Ihnen ermöglicht, ein Lager hinzuzufügen, Lagerregeln zu ändern und neue Auftragsarten zu erstellen, ohne sich erneut an den Entwickler wenden zu müssen. Diese Flexibilität unterscheidet gute von unflexibler Software.

Erfolgreiche Bereitstellung

Beginnen wir mit dem Feld

Das Projekt beginnt im Lager, nicht vor dem Bildschirm. Adressen bearbeiten, veraltete Artikel aussortieren und eine vollständige Inventur durchführen. Ein Managementsystem, das auf einem falschen Bestand basiert, liefert schneller falsche Daten.

Beziehen Sie die Vorbereiter mit ein.

Diejenigen, die die Bestellungen vorbereiten, kennen die tatsächlichen Einschränkungen: zu enge Gänge, zerbrechliche Artikel, ähnliche Produktbezeichnungen. Ihre Einbindung in den Einrichtungsprozess vermeidet es, sich auf theoretische Regeln zu verlassen, die in der Praxis niemand befolgt.

Im kleinen Rahmen beginnen

Führen Sie die Lösung zunächst in einer Produktfamilie oder einem bestimmten Lagerbereich ein. So können die Mitarbeiter mit einem überschaubaren Volumen geschult werden, Anpassungen können sicher vorgenommen werden, und die vollständige Einführung erfolgt anschließend reibungslos. Eine vollständige Einführung am selben Tag ist die beste Methode, um Lieferungen für eine Woche zu blockieren.

Vorher und nachher messen

Vor der Implementierung sollten drei wichtige Kennzahlen erfasst werden: Anzahl der pro Stunde vorbereiteten Zeilen, Fehlerrate und Zählabweichung. Nur ein Vergleich dieser Werte drei Monate später lässt sich zuverlässig feststellen, ob die Lösung ihre Versprechen erfüllt hat.

Die Bausteine ​​einer WMS-Software

Der Empfangsbereich

Das Wareneingangsmodul ist für die Warenannahme zuständig: Mengen- und Qualitätskontrolle sowie gegebenenfalls die Klärung von Reklamationen. Die Verwendung eines Barcodes genügt in dieser Phase für eine zuverlässige Bestandserfassung, und die Daten stehen dem gesamten Unternehmen sofort zur Verfügung.

das Speichermodul

Das Lagermodul bestimmt den Lagerplatz anhand von von Ihnen definierten Regeln: Rotation, Gewicht, Volumen und Produktkompatibilität. Bei korrekter Konfiguration optimiert es die Lagerraumnutzung, ohne das Gebäude zu erweitern – oft die beste Investition.

Das Vorbereitungsmodul

Das Modul zur Auftragsvorbereitung strukturiert die Arbeitsabläufe: Die Vorbereitung erfolgt auftragsbezogen, wellenbezogen oder zonenbezogen. Die Wahl hängt vom Auftragsprofil ab. Ein E-Commerce-Unternehmen mit vielen kleinen Bestellungen profitiert von der Gruppierung; ein Handelsunternehmen, das Paletten versendet, arbeitet hingegen besser auftragsbezogen.

Das Versandmodul

Das Versandmodul prüft das Paket, berechnet das Gewicht, erstellt die Dokumente und übermittelt die Daten an den Versanddienstleister. Die Unterstützung durch die großen französischen Versanddienstleister muss vor jeder Auftragserteilung geprüft werden, da sie für einen reibungslosen Ablauf der Zustellung entscheidend ist.

Das Steuermodul

Das Überwachungsmodul liefert Leistungsdaten: Anzahl der pro Stunde zubereiteten Positionen, Servicelevel, Bestandsabweichungen und prognostizierte Auslastung. Diese Indikatoren ermöglichen ein proaktives Management des Betriebs anstatt lediglich auf Störungen zu reagieren und Spitzenzeiten vorherzusehen, anstatt erst dann reagieren zu müssen.

WMS und E-Commerce

Ein schlanker Fluss von Natur aus

Der E-Commerce erfordert einen stetigen Strom kleiner Bestellungen mit kurzen Lieferzeiten. Ohne die richtige Software wird die Auftragsabwicklung bereits bei wenigen Dutzend Sendungen pro Tag zum Engpass. Ein geeignetes System ermöglicht es Ihnen, Wachstum zu bewältigen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

Synchronisierung des Lagerbestands in Echtzeit

Die Anzeige des Lagerbestands in Echtzeit in Ihrem Online-Shop verhindert, dass Sie Artikel verkaufen, die nicht mehr verfügbar sind. Diese Synchronisierung ist das profitabelste Feature für ein Online-Unternehmen: Sie eliminiert Stornierungen, Rückerstattungen und die daraus resultierenden negativen Bewertungen.

Retouren verwalten

Retouren sind ein integraler Bestandteil des E-Commerce-Prozesses. Ein gutes Retourenmodul prüft den Zustand des Produkts, entscheidet über Wiedereinlagerung oder Entsorgung und veranlasst die Rückerstattung. Die manuelle Abwicklung dieser Vorgänge ist schnell unpraktisch.

Optimierung der Logistikabläufe

Karte erstellen, bevor Sie optimieren

Optimierung beginnt mit Beobachtung. Verfolgen Sie den Arbeitsweg eines Lagerarbeiters einen Tag lang: zurückgelegte Strecke, Hin- und Rückwege, Wartezeiten. Diese Ablaufanalyse deckt fast immer zwei oder drei Anomalien auf, die bisher unbemerkt geblieben sind und deren Behebung keine Kosten verursacht.

Ordnen Sie die Referenzen entsprechend ihrer Drehung an.

Die effektivste Regel in der Logistik ist nach wie vor die einfachste: Die zwanzig Prozent der Artikel, die den Großteil der ausgehenden Sendungen ausmachen, sollten sich in unmittelbarer Nähe des Versandbereichs befinden. Diese einfache Maßnahme reduziert die Transportwege erheblich.

Grenzmanipulationen

Jeder zusätzliche Schritt birgt Fehlerpotenzial und Zeitverschwendung. Direkte Warenannahme im Endbehälter, Vermeidung unnötiger Pufferzonen, Vorbereitung und Verpackung an derselben Station: Diese organisatorischen Maßnahmen sind oft besser als kostspielige Automatisierung.

Automatisiere, was es verdient.

Automatisierung ist sinnvoll für wiederkehrende Aufgaben mit hohem Volumen: Etiketten drucken, Lagerplätze zuweisen, Kommissionierrouten berechnen. Die Automatisierung eines schlecht definierten Prozesses beschleunigt das Chaos nur, wie bei jedem IT-Projekt.

Management verbessern, ohne alles zu verändern

Drei Aktionen ohne Budget

Drei Maßnahmen können die Lagerverwaltung verbessern, ohne dass eine Software angeschafft werden muss: Jeder Lagerplatz muss deutlich gekennzeichnet werden; ungenutzte Artikel, die Platz beanspruchen, müssen entfernt werden; und jedem Artikel sollte – sofern das Volumen dies zulässt – eine eindeutige Adresse zugewiesen werden. Viele Unternehmen erreichen so innerhalb weniger Tage wieder eine effiziente Lagerorganisation.

Was diese Maßnahmen nicht lösen

Sie berücksichtigen jedoch weder die Unterstützung der Kommissionierer noch systematische Kontrollen beim Warenausgang oder eine detaillierte Chargenrückverfolgbarkeit. Sobald diese Anforderungen konkret werden, bietet nur eine Lagerverwaltungssoftware eine dauerhafte Lösung.

Eine schrittweise Vorgehensweise

Der klassische Ablauf führt von der einfachen Bestandsverwaltung zu einem vollständigen System: zuerst die richtigen Mengen, dann die Lagerorte, dann die Steuerung, schließlich die Automatisierung. Das Überspringen eines Schrittes führt selten zu guten Ergebnissen, da jede Stufe die Stabilität der vorherigen voraussetzt.

Drei Beispiele nach Größe

Ein Unternehmen mit zwanzig Mitarbeitern

Ein Handelsunternehmen mit einem 400 Quadratmeter großen Lager und zwei Kommissionierern benötigt kein vollständiges Lagerverwaltungssystem (WMS). Eine in das bestehende Managementsystem integrierte Bestandsverwaltung, eine eindeutige Etikettierung und Barcodes genügen für einen zuverlässigen Betrieb.

Eine wachsende E-Commerce-Website

Eine Website, deren Bestellaufkommen von fünfzig auf dreihundert pro Tag steigt, erreicht eine neue Dimension. Die Bestellabwicklung wird zu einer vollwertigen Aufgabe, die den gleichzeitigen Einsatz mehrerer Mitarbeiter erfordert. Genau hier bietet eine passende WMS-Lösung den besten Return on Investment, bevor Fehler systembedingt werden.

Ein Vertriebspartner mit mehreren Standorten

Ein Großhändler mit mehreren Lagern muss ständig Kundennähe und Warenverfügbarkeit in Einklang bringen. Nur ein umfassendes, in das ERP-System integriertes System kann jede Bestellung dem richtigen Lagerort zuordnen und Warentransfers zwischen den verschiedenen Plattformen verwalten.

Was WMS-Software wirklich bringt

Messbare Effizienz

Ein gut genutztes Lagerverwaltungssystem bietet bereits in den ersten Wochen messbare Effizienzsteigerungen: Die Kommissionierung wird schneller, die Servicequalität verbessert sich und die Kosten pro Bestellung sinken. Diese drei Effekte lassen sich anhand von Zahlen belegen, nicht nur durch subjektive Empfindungen.

Eine Organisation, die die Arbeit erleichtert

Die Software vereinfacht vor allem die täglichen Aufgaben der Teams. Jeder hat die benötigten Informationen jederzeit auf einer einzigen Benutzeroberfläche zur Hand. Durch die Nutzung eines Terminals anstelle einer Papierliste entfallen unnötige Wege ins Büro und Rückfragen an den Vorgesetzten.

Bessere Kontrolle der Lieferungen

Durch die präzise Mengenübersicht erleichtert das System auch die Beschaffung. Warnschwellenwerte werden zum richtigen Zeitpunkt ausgelöst, Lieferantenbestellungen werden frühzeitig aufgegeben und Fehlbestände werden zur Ausnahme. Die direkte Kontrolle dieses Aspekts verbessert die Servicequalität.

Eine Grundlage für die Lieferkette

Im größeren Maßstab wird das Lager zu einem Glied in der Lieferkette. Die Integration der Software mit vorgelagerten und nachgelagerten Systemen gewährleistet die lückenlose Informationsweitergabe vom Lieferanten bis zum Endkunden. Dadurch können Lieferzusagen eingehalten werden, ohne die Sicherheitsbestände erhöhen zu müssen.

Eine Wahl, die je nach Tätigkeitsbereich getroffen werden muss.

Jede Branche hat ihre spezifischen Anforderungen, und keine Universallösung deckt alle ab. Es ist weitaus sinnvoller, drei Anbieter zu vergleichen, eine Vorführung anhand Ihrer eigenen Abläufe zu vereinbaren und die Unterstützung Ihrer Transportunternehmen zu überprüfen, als einer allgemeinen Empfehlung zu folgen. Der Erfolg eines Logistikprojekts hängt mehr von dieser Vorarbeit ab als von der Software selbst.