Der Lieferschein ist ein unverzichtbares Geschäftsdokument für jedes Unternehmen, das Waren versendet. Er bestätigt die Warenlieferung an den Empfänger, sichert die Beziehung zwischen Verkäufer und Käufer und bildet ein wichtiges Bindeglied zwischen Bestellung und Rechnung. Dieser praktische Leitfaden erklärt alles, was Geschäftsführer von Kleinstunternehmen oder kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) über dieses Dokument wissen müssen: Pflichtangaben, Rechtskraft, Aufbewahrung, Streitbeilegung und häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt.
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein, oft abgekürzt als BL oder auch Lieferbeleg genannt, ist ein Dokument, das vom Verkäufer oder Spediteur genau in dem Moment ausgestellt wird, in dem die Ware an den Empfänger übergeben wird. Er gibt Art, Referenz und Menge der gelieferten Artikel an und bestätigt, dass die Lieferung zu den vereinbarten Bedingungen erfolgt ist.
Ihre Stellung in der Dokumentationskette ist klar: Sie folgt auf die Bestellung und geht der Rechnung voraus. Der Käufer erhält die Ware, prüft sie, unterzeichnet den Lieferschein, und erst dann wird die Rechnung zur Fälligkeit der Zahlung ausgestellt. Ohne dieses Zwischenglied ist es schwierig nachzuweisen, dass eine Lieferung tatsächlich stattgefunden hat, insbesondere im Streitfall.
Drei Akteure sind an diesem Dokument beteiligt:
- Der Absender hat einen Nachweis darüber, dass die Ware das Lager verlassen hat und übergeben wurde.
- Die Karriere kann belegen, dass seine Mission erfüllt wurde.
- Der Empfänger verfügt über ein Unterstützungssystem, das überprüft, ob das, was er erhält, seiner Bestellung entspricht.
Im Papierformat empfiehlt es sich, mindestens zwei Exemplare zu erstellen: eines für den Kunden und eines für das verkaufende Unternehmen. Ist ein Transportunternehmen beteiligt, erhält dieses ein drittes Exemplar. Im elektronischen Format erfüllt der Lieferschein dieselben Funktionen, bietet aber oft eine bessere Nachverfolgbarkeit.
Ist der Lieferschein Pflicht?
Es gibt kein Gesetz, das einen Lieferschein als solchen vorschreibt. Ein Verkäufer kann Waren technisch gesehen auch ohne Lieferschein liefern. Das Fehlen dieses Dokuments setzt den Verkäufer jedoch realen Risiken aus.
Artikel 1315 des französischen Zivilgesetzbuches sieht vor, dass die Partei, die die Erfüllung einer Verpflichtung verlangt, diese nachweisen muss. Ohne einen unterzeichneten Liefernachweis ist die Geltendmachung eines Zahlungsanspruchs für eine strittige Rechnung riskant. Der Kassationsgerichtshof bestätigte diese Auslegung in einem Urteil vom 26. Juni 2024 (Nr. 22-24.487): Ein Lieferant kann seinen Anspruch durch Vorlage von Rechnungen und Lieferscheinen beweisen, selbst wenn diese von ihm selbst erstellt und nicht alle unterzeichnet wurden, sofern andere Beweismittel die Lieferung bestätigen.
In der Praxis ist ein Lieferschein daher für jedes Unternehmen, das Waren versendet, unabhängig von seiner Größe, dringend zu empfehlen. Er schützt den Verkäufer vor unberechtigten Ansprüchen und gibt dem Käufer die Gewissheit, dass die gelieferte Ware der Bestellung entspricht.
Hinweis: Für die Leistungserbringung ist der Lieferschein nicht erforderlich. Stattdessen wird der Servicebericht verwendet, um die ordnungsgemäße Ausführung einer Dienstleistung (Arbeit, Wartung, Reparatur) zu bestätigen.
Welche Informationen sollte ein Lieferschein enthalten?
Das Handelsgesetzbuch schreibt keine strikte Form für den Lieferschein vor. Bestimmte Angaben sind jedoch unerlässlich, damit das Dokument bei Bedarf, insbesondere im Streitfall oder bei einer Prüfung, verwendbar ist.
| Erwähnen | Detail |
|---|
| Verkäuferidentifikation | Firmenname, Anschrift, SIRET-Nummer, Rechtsform |
| Empfängeridentifizierung | Name oder Firmenname, Lieferadresse |
| Eindeutige Lieferscheinnummer | Eine fortlaufende Nummer, die den Lieferschein mit der entsprechenden Rechnung und Bestellung verknüpft. |
| Lieferdatum | Datum, an dem die Ware an den Empfänger geliefert wird |
| Bestellnummer | Zugehörige Bestellnummer |
| Warenbeschreibung | Art, Referenz, genaue Beschreibung jedes Artikels |
| Gelieferte Mengen | Pro Stück, ohne Näherungswerte (Anzahl, Gewicht, Volumen, soweit zutreffend) |
| Platz für Unterschrift und Reservierungen | Bereich für die Unterschrift des Empfängers und eventuelle Kommentare. |
Die Angabe von Preisen auf dem Lieferschein ist nicht obligatorisch. Ihre Verwendung kann jedoch den Abgleich mit der Rechnung erleichtern. In einigen Branchen werden zusätzliche Informationen benötigt: Chargennummer und Verfallsdatum in der Lebensmittelindustrie, Transportbedingungen (Temperatur) für empfindliche Produkte und Seriennummern für Computer oder elektronische Geräte.
Die Unterschrift des Empfängers ist die Grundlage für die Rechtsgültigkeit des Dokuments. Ein nicht unterschriebener Lieferschein hat im Streitfall nur begrenzten Wert. Verlangen Sie daher stets diese Unterschrift bei der Warenannahme.
Lieferschein, Bestellung und Rechnung: Worin liegen die Unterschiede?
Diese drei Dokumente beziehen sich alle auf denselben Geschäftsvorgang, jedoch zu unterschiedlichen Zeitpunkten und mit unterschiedlichen Zielen. Sie zu verwechseln, ist einer der häufigsten Fehler in der Verwaltung von Kleinst- und Kleinunternehmen.
| DokumentAAA | Sendezeit | Hauptrolle | Unterzeichner | Werden Preise genannt? |
|---|
| Auftragsbestätigung | Vor der Auslieferung | Bindet den Käufer an seine Bestellung und den Verkäufer an seine Lieferung | Der Käufer | Ja |
| Lieferschein | Zum Zeitpunkt der Lieferung | Bestätigt die erfolgreiche Lieferung der Ware | Die Rezeptionistin | Fakultät |
| Rechnung | Nach der Lieferung | Löst die Fälligkeit der Zahlung aus und dient als Buchhaltungsdokument. | Ohne Vorzeichen | Ja (erforderlich) |
Die Bestellung verpflichtet den Käufer zum Kauf der gewünschten Ware. Der Lieferschein dokumentiert die tatsächliche Lieferung. Die Rechnung wandelt diese Transaktion in eine Zahlungsverpflichtung um. Diese drei Dokumente bilden eine zusammenhängende Kette. Der Lieferschein kann nicht als Rechnung dienen, und die Rechnung allein beweist nicht, dass eine Lieferung stattgefunden hat.
Wie viele Kopien sollten angefertigt und wie lange sollten sie aufbewahrt werden?
In der Praxis empfiehlt es sich, den Lieferschein in mindestens zwei Exemplaren anzufertigen:
- Dem Kunden (bzw. Empfänger) wird bei der Lieferung ein Exemplar ausgehändigt.
- Ein Exemplar wurde vom verkaufenden Unternehmen in dessen Archiv aufbewahrt.
- Falls ein Fluggesellschaft oder Flugzeugträger beteiligt ist, ist eine dritte Kopie für diese vorgesehen, um die Durchführung ihrer Mission zu rechtfertigen.
Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten müssen Buchhaltungs- und Handelsdokumente gemäß Artikel L. 123-22 des französischen Handelsgesetzbuchs zehn Jahre nach Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Lieferscheine, die als Transaktionsnachweis dienen, fallen ebenfalls in diese Kategorie. Sie sind zehn Jahre lang aufzubewahren, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen.
Eine sichere digitale Archivierung gewährleistet die langfristige Datenintegrität und erleichtert den Datenabruf im Falle einer Prüfung oder späterer Streitigkeiten. Wenn Sie sich für elektronische Signaturen entscheiden, stellen Sie sicher, dass das verwendete System die Zeitstempelung und die Dokumentenintegrität garantiert.
Was ist im Falle einer Reklamation nach Erhalt der Ware zu tun?
Der Zeitpunkt der Lieferung ist entscheidend. Genau in diesem Moment muss der Empfänger die Ware prüfen und gegebenenfalls etwaige Vorbehalte schriftlich festhalten. Sobald der Lieferschein ohne Vorbehalte unterzeichnet ist, lässt sich der Zustand oder die Menge der erhaltenen Ware nur noch sehr schwer beanstanden.
Fehlende Ware
Sollten bestellte Artikel bei der Lieferung fehlen, muss der Empfänger vor der Unterzeichnung eine genaue Liste der fehlenden Artikel und deren Menge auf dem Lieferschein vermerken. Eine vage Angabe wie „Vorbehaltlich des Auspackens“ ist rechtlich nicht bindend. Der Vorbehalt muss eindeutig sein: „3 Stück von Artikel X fehlen“. Der Empfänger kann die Unterzeichnung auch verweigern, wenn der Fehlbetrag offensichtlich und erheblich ist. In diesem Fall ist die Lieferung ungültig und die Sendung kann zurückgesendet werden.
Produkt beschädigt
Sind ein oder mehrere Artikel bei Erhalt sichtbar beschädigt, muss der Empfänger die Beschädigung im Beisein des Zustellers auf dem Lieferschein genau beschreiben. Es empfiehlt sich, sofort Fotos anzufertigen, bevor die Ware bewegt wird. Diese datierten und mit einem Zeitstempel versehenen Fotos dienen im Schadensfall als nützliches Beweismittel. Ist der Spediteur für den Schaden verantwortlich, muss ihm innerhalb der im Transportvertrag oder Frachtbrief festgelegten Frist ein Einschreiben mit Rückschein zugesandt werden.
Vorbehalte bezüglich der Lieferung
Alle auf dem Lieferschein vermerkten Vorbehalte müssen präzise, datiert und unterschrieben sein. Sie bilden die Grundlage für jegliche außergerichtliche oder gerichtliche Auseinandersetzung. Nach Vermerk der Vorbehalte hat der Empfänger eine Frist, seinen Anspruch schriftlich gegenüber dem Verkäufer oder Spediteur zu bestätigen. Bewahren Sie eine Kopie des vermerkten Lieferscheins auf. Im Falle einer anhaltenden Streitigkeit ist dieses Dokument Ihr wichtigstes Beweismittel.
Die häufigsten Fehler
Die Lieferscheine dürfen nicht nummeriert werden.
Die fehlende fortlaufende Nummerierung macht die Dokumentenverfolgung unmöglich. Ohne eine eindeutige Nummer ist es sehr schwierig, einen Lieferschein der zugehörigen Rechnung zuzuordnen, eine bestimmte Lieferung im Streitfall zu identifizieren oder auf eine Prüfung zu reagieren. Verwenden Sie daher eine fortlaufende Nummerierung, wie Sie sie auch für Ihre Rechnungen verwenden.
Die genaue Beschreibung der Waren wird weggelassen
Ein Lieferschein, der lediglich „Sonstige Waren“ oder „Ausrüstung“ erwähnt, hat kaum Beweiskraft. Jeder Artikel muss durch seine genaue Beschreibung, Referenznummer und Menge identifiziert werden. Diese Präzision ermöglicht die Erkennung von Abweichungen oder Fehlmengen bei Wareneingang.
Die Unterschrift des Empfängers ist nicht erforderlich.
Dies ist der teuerste Fehler. Ein nicht unterschriebener Lieferschein kann angefochten werden. Die Unterschrift des Empfängers ist der Beweis dafür, dass die Ware geliefert und angenommen wurde. Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Lieferungen durchführt, schulen Sie Ihre Mitarbeiter oder Fahrer darin, vor Fahrtantritt stets diese Unterschrift zu verlangen.
Verwirrender Lieferschein und Rechnung
Manche Kleinstunternehmen nutzen die Rechnung als einziges Lieferdokument und lassen sie vom Kunden unterschreiben. Dies ist riskant: Die Rechnung dient nicht der Bestätigung des tatsächlichen Wareneingangs. Sie bietet keinen Platz für Vorbehalte, und die Unterschrift des Kunden kann als Zahlungsannahme und nicht als Lieferbestätigung interpretiert werden.
Formulierung übermäßig vager Vorbehalte
Die Formulierung „vorbehaltlich des Auspackens“ wird von Gerichten systematisch zurückgewiesen. Ein korrekter Vorbehalt beschreibt das aufgetretene Problem präzise: fehlender Artikel, geöffnete Verpackung, beschädigtes Produkt, falsche Artikelnummer. Je genauer der Vorbehalt, desto hilfreicher ist er im Schadensfall.
Die Lieferscheine werden nicht lange genug aufbewahrt
Die Vernichtung von Lieferscheinen nach wenigen Monaten kann das Unternehmen im Falle einer späteren Reklamation oder einer Steuerprüfung in Schwierigkeiten bringen. Die empfohlene Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Richten Sie ein systematisches Ablagesystem ein, ob physisch oder digital, um sicherzustellen, dass Sie jedes Dokument schnell wiederfinden.
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