Mehrere Einlagen, ein einzelner Lagerstatus

Ab wann sollten Sie mit der Lagerverwaltung nach Lagern beginnen?

Solange ein Unternehmen seine Waren an einem einzigen Standort lagert, genügt eine einfache Datei oder ein Softwareprogramm. Die Umstellung erfolgt, sobald ein zweiter Lagerort hinzukommt: eine zweite Werkstatt, ein lokales Lager zur Abdeckung eines neuen Gebiets oder angemietete Räumlichkeiten zur Bewältigung saisonaler Spitzenzeiten. Dann lautet die Frage nicht mehr „Wie viel habe ich auf Lager?“, sondern „Wie viel habe ich auf Lager und wo?“

Dieser grundlegende Wandel wird oft unterschätzt. Ein Manager, der ein zweites Lager eröffnet, verwaltet seinen Bestand häufig weiterhin so, als hätte er nur ein Lager: eine einzige Excel-Spalte, dasselbe Dashboard und dieselben Gesamtbestände. Das Problem tritt auf, wenn die erste dringende Bestellung bearbeitet werden muss: Die Ware ist zwar im System, befindet sich aber 80 Kilometer vom Kunden entfernt.

Einlagenbasiertes Management wird unerlässlich, wenn:

• Teams von zwei verschiedenen Standorten greifen ohne zentrale Koordination auf dieselben Referenzen zu;
• Kundenbestellungen werden von verschiedenen Lagerstandorten aus zusammengestellt;
• Warentransfers zwischen den Standorten finden regelmäßig statt;
• Die Bestandsaufnahme muss aus buchhalterischen oder betrieblichen Gründen standortweise durchgeführt werden.

Was ändert sich bei mehreren Aufbewahrungsorten im Alltag?

Zu wissen, wo sich die Waren befinden

Die größte Herausforderung bei mehreren Lagern liegt nicht in der Mengenverwaltung, sondern in der Standortplanung. Ein einzelner Artikel aus dem globalen Lagerbestand kann auf drei Lager verteilt sein, wobei die Bestände in jedem Lager nicht ausreichen, um eine vollständige Bestellung zu erfüllen. Ohne Transparenz über die einzelnen Standorte kann der Manager keine fundierten Entscheidungen treffen: vom kundennächsten Lager versenden, Artikel von zwei Standorten zusammenführen oder eine Bestellung aufgeben, obwohl der Artikel an einem anderen Standort verfügbar ist.

Eine Lagerverwaltungssoftware für mehrere Standorte zeigt für jeden Artikel die verfügbare Menge in jedem Lager, die reservierte Menge und die Menge im Transit zwischen den Standorten an. Dieser Detailgrad wandelt eine vage Frage („Haben wir Lagerbestand?“) in eine konkrete Antwort um („Ja, 40 Einheiten in Lyon und 12 in Bordeaux“).

Vermeiden Sie den Kauf von Duplikaten.

Ohne einen zentralen Überblick geben die Lagerleiter ihre Lieferantenbestellungen unabhängig voneinander auf. So bestellt beispielsweise ein Lagerleiter 200 Einheiten eines bestimmten Artikels, weil sein Lagerbestand niedrig ist – ohne zu wissen, dass ein benachbartes Lager 300 Einheiten im Überschuss hat. Die Folge: unnötig gebundenes Kapital, überfüllte Lager und Waren, die verderben oder veralten, bevor sie verkauft werden können.

Die Zentralisierung der Lagerbestandsdaten nach Lager ermöglicht es dem Käufer, die tatsächlichen Lagerbestände an allen Standorten einzusehen, bevor er eine Bestellung bestätigt. Außerdem können so Nachbestellschwellenwerte festgelegt werden, die nicht nur den lokalen Bestand, sondern auch den verfügbaren Bestand in anderen Lagern berücksichtigen.

Bereiten Sie die Bestellungen von der richtigen Website vor.

Die automatische Zuordnung eines Auftrags zum relevantesten Lager ist einer der unmittelbarsten operativen Vorteile eines gut geführten Multi-Warehouse-Systems. Das richtige Lager kann dasjenige sein, das dem Kunden am nächsten liegt, dasjenige mit dem vollständigen Lagerbestand oder dasjenige mit den kürzesten Lieferzeiten, abhängig vom zuständigen Spediteur.

Ohne klare Zuteilungsregeln obliegt diese Entscheidung jedem Kommissionierer, der nach Gewohnheit oder Standardvorgehen handelt. Fehler am Standort führen zu Lieferungen aus einem geografisch ineffizienten Lager, vermeidbaren Transportkosten und mitunter zu Fehlbeständen an einem Standort, während an einem anderen ein Überbestand desselben Artikels vorhanden ist.

Sicherstellung der Bestandszuverlässigkeit

Die Bestandsverwaltung an mehreren Standorten gehört zu den fehleranfälligsten Vorgängen. Jeder Standort hat sein eigenes Arbeitstempo, seine eigenen Teams und mitunter auch eigene Zählmethoden. Werden die Daten nicht zentral in einem gemeinsamen Tool erfasst, erfolgt die Zusammenführung manuell – mit allen damit verbundenen Risiken von Eingabefehlern, Duplikaten oder Auslassungen.

Lagerverwaltungssoftware ermöglicht die Planung von Zykluszählungen pro Lager, den Vergleich der gezählten Mengen mit den Sollmengen in Echtzeit und die Nachverfolgung jeder Abweichung mit Datum, verantwortlicher Person und Grund. Diese Rückverfolgbarkeit ist bei Monatsabschlüssen und internen Audits von unschätzbarem Wert.

Transfers zwischen Lagern

Lagerübergreifende Umlagerungen sind der häufigste Vorgang in Unternehmen mit mehreren Standorten und eine der größten Ursachen für Bestandsdifferenzen, wenn sie nicht formal dokumentiert werden. Eine nicht erfasste Umlagerung erzeugt Phantombestand: Die Ware hat das Ursprungslager verlassen, ist aber im Ziellager noch nicht eingegangen. Während dieser Zeit gehört sie im System keinem der beiden Lager an.

Hier sind die Schritte eines Lagerumschlags und die dazugehörigen Dokumente aufgeführt:

Die Einhaltung dieser Schritte, selbst in vereinfachter Form, ist das, was einen nachvollziehbaren Transfer von einer Bestandsbewegung unterscheidet, die in einem buchhalterischen blinden Fleck verschwindet.

Wie Sie Ihre Lagereinrichtungen und -orte organisieren

Die Verwaltung mehrerer Lager beschränkt sich nicht darauf, den Lagerbestand an jedem Standort zu kennen. Sie umfasst auch die Strukturierung der physischen Räumlichkeiten jedes Lagers, um effiziente und wiederholbare Kommissionierungs-, Wareneingangs- und Inventurprozesse zu gewährleisten.

Die erste Entscheidung betrifft den Detaillierungsgrad der Lagerplätze. Ein Lager lässt sich in Zonen (Wareneingang, Lagerung, Versand) und anschließend in Gänge, Regale und spezifische Lagerplätze unterteilen. Der Detaillierungsgrad sollte proportional zur Lagergröße und dem Umfang der verwalteten Artikel sein. Ein kleines Lager von 200 m² benötigt keinen so detaillierten Adressierungsplan wie ein 2.000 m² großes Lager.

Einige anzuwendende operative Grundsätze:

• Platzieren Sie Artikel mit hohem Umschlag in der Nähe der Versandbereiche, um die Bewegungen während der Auftragsvorbereitung zu reduzieren.
• Weisen Sie wiederkehrenden Artikeln feste Lagerplätze und saisonalen oder einmaligen Artikeln Ausweichflächen zu.
• Standardisierung der Standortbenennungskonventionen in allen Depots: Wenn Depot A das, was Depot B als „A3-2“ bezeichnet, als „Zone A - Gang 3 - Ebene 2“ bezeichnet, werden konsolidierte Berichte unlesbar.
• Um Verwechslungen bei der Zählung zu vermeiden, sollte ein separater Bereich für Waren im Transit zwischen den Lagern eingerichtet werden, der vom verfügbaren Lagerbestand getrennt ist.

Die Strukturierung der Lagerplätze in der Lagerverwaltungssoftware muss die physische Organisation präzise widerspiegeln. Ein Lagerplatz, der im System, aber nicht im Lager existiert (oder umgekehrt), ist eine direkte Ursache für Bestandsabweichungen.

Wiederauffüllung des Lagerbestands bei dessen Verteilung

Die Wiederauffüllung eines Lagers in einem Unternehmen mit mehreren Standorten wirft eine Frage auf, die Unternehmen mit nur einem Standort nicht beschäftigt: Soll man beim Lieferanten bestellen oder die Ware aus einem anderen Lager, das den entsprechenden Bestand hat, umschichten?

Dieser Entscheidungsprozess ist nur möglich, wenn der Manager einen Echtzeit-Überblick über die Lagerbestände an allen Standorten hat. Ohne diese Transparenz bestellt er reflexartig beim Lieferanten, selbst wenn ein interner Transfer ausgereicht und kostengünstiger gewesen wäre.

Um die Warenversorgung mehrerer Lager strukturiert zu organisieren:

• Definieren Sie Nachschubschwellenwerte pro Artikel und pro Lager unter Berücksichtigung der Transferzeiten zwischen den Standorten und der Lieferzeiten der Lieferanten.
• Benennen Sie ein Zentrallager oder ein „Drehlager“, das andere Standorte vorrangig beliefert und von dem aus Lieferantenbestellungen für das gesamte Netzwerk aufgegeben werden.
• Man unterscheidet zwischen Artikeln, die lokal gelagert werden (jedes Lager verwaltet seinen eigenen Bestand), und Artikeln, die zentral gelagert werden (ein einziges Lager lagert und verteilt die Artikel).
• Automatisierte Nachschubbenachrichtigungen sorgen dafür, dass der Manager sofort benachrichtigt wird, sobald ein Schwellenwert an einem Standort erreicht ist, und dass gleichzeitig die Bestände anderer Lager einsehbar sind.

Die Verteilung von Lagerbeständen auf mehrere Lager erhöht zwangsläufig die Komplexität der Nachschubplanung. Nur eine Lagerverwaltungssoftware, die Daten von allen Standorten in Echtzeit zusammenführt, ermöglicht es, diese Entscheidungen auf Basis verlässlicher Informationen zu treffen.

Tabellenkalkulation oder Software: Die Grenzen gemeinsam genutzter Dateien

Viele Manager von Kleinst- und Kleinunternehmen beginnen ihre Lagerverwaltung mit einer gemeinsam genutzten Excel-Datei. Die Lösung ist kostenlos, sofort verfügbar und vertraut. Sie funktioniert – bis zu einem gewissen Punkt.

Die Grenzen werden schnell deutlich:

• Eine gemeinsam genutzte Datei kann den gleichzeitigen Zugriff nicht zuverlässig handhaben: Wenn zwei Personen gleichzeitig denselben Tab bearbeiten, entstehen Versionskonflikte, und einer der beiden Einträge geht verloren.
• Die Änderungen lassen sich nicht nachverfolgen: Es ist unmöglich zu wissen, wer eine Größe wann und aus welchem ​​Grund verändert hat.
• Depotübergreifende Transfers müssen manuell in zwei verschiedenen Registerkarten eingegeben werden, wodurch die Gefahr besteht, etwas zu vergessen oder einen Eingabefehler zu machen.
• Die Zusammenführung von Daten aus mehreren Datenquellen basiert auf Formeln, die nicht mehr funktionieren, sobald ein Tabellenblatt umbenannt oder eine Zeile an der falschen Stelle eingefügt wird.
• Es gibt keine automatische Alarmfunktion: Der Manager muss die Lagerbestände selbst überwachen und wird im Falle eines drohenden Engpasses nicht benachrichtigt.

Der Wechsel zu einer spezialisierten Lagerverwaltungssoftware ist nicht durch die Anzahl der Artikel oder das Lagervolumen gerechtfertigt, sondern durch die Anzahl der Personen, die auf die Daten zugreifen, und die Anzahl der zu koordinierenden Standorte. Sobald zwei Lager und zwei Benutzer beteiligt sind, stellt die gemeinsam genutzte Datei ein operatives Risiko dar.

Die häufigsten Fehler

Verwalten Sie alle Einlagen in einem einzigen Inventar

Dies ist der häufigste Anfängerfehler. Der Manager eröffnet ein zweites Lager, verwaltet aber weiterhin nur einen einzigen, einheitlichen Bestand, ohne zwischen den Standorten zu unterscheiden. Die Mengen stimmen zwar insgesamt, aber niemand kennt den tatsächlichen Lagerort der Waren. Die erste Bestellung, die nicht vom richtigen Standort aus ausgeführt werden kann, deckt das Problem auf.

Die Überweisungen sollten nicht formalisiert werden.

Die Verlagerung von Waren zwischen Lagern ohne vorherige Erfassung im System führt sofort zu einer Bestandsdifferenz. Das Ursprungslager hat theoretisch zu viel, das Ziellager hingegen zu wenig. Diese Differenzen summieren sich und machen die Bestandsdaten schließlich für Entscheidungen unbrauchbar.

Verwenden Sie je nach Website unterschiedliche Namenskonventionen.

Wenn jedes Repository seine Standorte unterschiedlich benennt, wird die Datenkonsolidierung zum Problem. Gesamtberichte sind unbrauchbar, und selbst die geringste Änderung im physischen Layout eines Standorts erfordert eine aufwendige manuelle Aktualisierung im System. Die Standardisierung der Konventionen von Beginn an beim zweiten Repository erspart einen erneuten Start sechs Monate später.

Vorräte auffüllen, ohne andere Depots zu konsultieren.

Bestellungen beim Lieferanten ohne Prüfung der Lagerbestände an anderen Standorten führen zu unnötigen Käufen und lokaler Überbeständen. Dieser Fehler ist besonders kostspielig bei Artikeln mit geringem Umschlag oder kurzer Haltbarkeit, da Überbestände direkt zu Verlusten führen.

Durchführung von Inventuren auf unkoordinierte Weise

Wenn jedes Lager seine Inventur zu unterschiedlichen Terminen und mit unterschiedlichen Methoden durchführt, ergeben sich bei der jährlichen Konsolidierung Zahlen, die nicht denselben Zeitraum widerspiegeln. Ein Produkt, das während des Inventurzeitraums zwischen zwei Standorten transferiert wird, kann doppelt oder gar nicht gezählt werden. Die Abstimmung der Stichtage und Zählverfahren über alle Lager hinweg ist daher unerlässlich.

Gewähren Sie allen Benutzern die gleichen Rechte für alle Repositories.

Ein Lagerleiter, der ohne Aufsicht die Bestandsdaten eines anderen Standorts ändern kann, birgt das Risiko unbeabsichtigter und schwer erkennbarer Fehler. Zugriffsrechte müssen standort- und rollenspezifisch konfiguriert werden: Der Lagerleiter in Lyon kann die Daten in Lyon einsehen und bearbeiten, die Daten in Bordeaux zwar einsehen, aber nicht ohne Genehmigung ändern.