Viele Unternehmer verwechseln eine Proforma-Rechnung mit einem Angebot oder einer Standardrechnung. Dabei handelt es sich jedoch um drei unterschiedliche Dokumente mit verschiedenen Funktionen und rechtlichen Konsequenzen. Diese Seite erklärt, was eine Proforma-Rechnung ist, wann sie verwendet wird, welche Informationen sie enthalten sollte und was sie als endgültige Rechnung nicht ersetzen kann.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Pro-forma-Rechnung ist ein informatives Handelsdokument, das von einem Verkäufer oder Dienstleister vor Abschluss eines Verkaufs ausgestellt wird. Sie enthält detaillierte Angaben zu den angebotenen Produkten oder Dienstleistungen, den Mengen, den Einzelpreisen sowie den vorgeschlagenen Zahlungs- und Lieferbedingungen. Sie mag einer Standardrechnung ähneln, ist aber keine.
Sein Name kommt aus dem Lateinischen pro formaDas bedeutet so viel wie „formell“. Dieser Begriff beschreibt den Charakter des Dokuments treffend: Es handelt sich um ein formelles Dokument, das zu Informationszwecken erstellt wird, keine Zahlungsverpflichtung begründet und keine der Parteien rechtlich bindet, bis es durch eine Bestellung oder einen Vertrag bestätigt wird.
Pro-forma-Rechnungen unterliegen in Frankreich keiner spezifischen Gesetzgebung. Die in Artikel L441-9 des Handelsgesetzbuchs und Artikel 289 des Allgemeinen Steuergesetzbuchs festgelegten Rechnungsstellungspflichten gelten nur für Schlussrechnungen. Daher können Pro-forma-Rechnungen frei gestaltet werden, müssen aber ausdrücklich als „Pro-forma-Rechnung“ gekennzeichnet sein, um Verwechslungen mit offiziellen Buchhaltungsunterlagen zu vermeiden.
Pro-forma-Rechnung, Angebot und Endrechnung: Worin liegen die Unterschiede?
Diese drei Dokumente kommen in unterschiedlichen Phasen der Geschäftsbeziehung zum Tragen und haben nicht dieselben Auswirkungen. Zur Verdeutlichung finden Sie hier eine Vergleichstabelle:
| Kriterium | Proforma-Rechnung | Kostenvoranschlag | Endrechnung |
|---|
| Rechtswert | Kein | Vertraglich nach Unterzeichnung | Rechtsgültiger Nachweis der Transaktion |
| Verpflichtungen der Parteien | keine | Mit der Unterzeichnung wird das Gesetz für beide Parteien verbindlich. | Zahlungsverpflichtung des Kunden |
| Buchwert | Kein | Kein | Obligatorisches Buchhaltungsdokument |
| Buchungssatz | Nein | Nein | Ja, obligatorisch |
| Nummerierung | kostenlos | kostenlos | Chronologisch, obligatorisch |
| Zahlung ausgelöst | Nein | Nein | Ja |
| Obligatorische rechtliche Hinweise | Nein | Nein (empfohlen) | Ja, gemäß der gesetzlichen Definition. |
Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein Angebot wird nach Unterzeichnung vertraglich bindend. Eine Proforma-Rechnung dient lediglich der Information; auch nach Unterzeichnung entsteht dadurch keine Verpflichtung. Erst die Schlussrechnung formalisiert den Verkauf und löst die Zahlungspflicht aus.
In welchen Fällen sollte eine Proforma-Rechnung ausgestellt werden?
Eine Pro-forma-Rechnung ist in verschiedenen praktischen Situationen nützlich. Hier sind die häufigsten Anwendungsfälle für Kleinstunternehmen (KMU) oder kleine und mittlere Unternehmen (KMU).
Export- und Zollverfahren
Dies ist der häufigste Anwendungsfall. Bei internationalen Sendungen verlangen die Zollbehörden oft eine Proforma-Rechnung, um die Art der transportierten Waren zu ermitteln, ihren Wert zu schätzen und die anfallenden Zölle und Steuern zu berechnen. Dieses Dokument wird den Frachtbriefen beigefügt und erleichtert die Zollabfertigung, auch wenn der Verkauf zum Zeitpunkt des Versands noch nicht abgeschlossen ist.
Antrag auf Finanzierung
Manche Banken, Kreditauskunfteien oder Finanzinstitute verlangen vor der Kreditvergabe oder Auszahlung von Geldern eine Pro-forma-Rechnung. Dieses Dokument ermöglicht es ihnen, die Höhe der geplanten Investition zu beurteilen und die Wirtschaftlichkeit des Projekts sicherzustellen. Dies ist gängige Praxis bei Geräteanschaffungen, Großaufträgen oder Projekten, die einen Lieferantenkredit erfordern.
Interne Validierung beim Kunden
In vielen Unternehmen, insbesondere mittelständischen Betrieben, müssen alle Ausgaben intern genehmigt werden, bevor sie verbindlich festgelegt werden. Die Einkaufs- oder Finanzabteilung kann eine Proforma-Rechnung anfordern, um das Projekt zur Genehmigung einzureichen, mehrere Angebote zu vergleichen oder die Budgetfreigabe der Geschäftsleitung einzuholen. Dieses Dokument ermöglicht es dem Kunden, seinen Antrag zu formalisieren, ohne dass der Dienstleister sich bereits endgültig verpflichtet.
Antrag auf Vorauszahlung
Eine Proforma-Rechnung kann verwendet werden, um vor Beginn einer Dienstleistung oder Lieferung einer Bestellung eine Anzahlung zu verlangen. Sie weist den Gesamtbetrag und den im Voraus geforderten Anteil aus. Hinweis: Wird die Anzahlung tatsächlich geleistet, muss gemäß Artikel 289 des französischen Steuergesetzbuchs eine offizielle Anzahlungsrechnung ausgestellt werden. Die Proforma-Rechnung ersetzt dieses Buchhaltungsdokument nicht.
Welche Angaben sollte eine Proforma-Rechnung enthalten?
Eine Pro-forma-Rechnung unterliegt keiner gesetzlich vorgeschriebenen Informationspflicht. Für eine sinnvolle und professionelle Darstellung sind jedoch bestimmte Angaben unerlässlich. Hier eine Übersichtstabelle:
| Status | Empfohlene Inhalte |
|---|
| Dokumenttitel | Der Begriff „Proforma-Rechnung“ muss oben auf dem Dokument deutlich sichtbar sein. |
| Kontaktinformationen des Absenders | Firmenname oder Geschäftsname, Adresse, SIRET-Nummer, gegebenenfalls innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
| Kontaktinformationen des Empfängers | Name des Kunden oder Firmenname, Adresse |
| Datum der Ausstellung | Datum, an dem das Dokument erstellt wird |
| Dokumentenreferenz | Eine interne Referenznummer (optional, aber nützlich zur Nachverfolgung) |
| Beschreibung von Produkten oder Dienstleistungen | Art, Menge, Maßeinheit, genaue Beschreibung |
| Einzelpreis und Gesamtbetrag | Preis pro Zeile ohne MwSt., Gesamtbetrag ohne MwSt., anwendbare MwSt. oder Befreiungshinweis, Gesamtbetrag inklusive MwSt. |
| Verkaufsbedingungen | Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen und verwendete Währung |
| Gültigkeitsdauer | Zeitraum, in dem das Angebot gültig bleibt |
| Aufstellung des nicht buchhalterischen Werts | „Bei diesem Dokument handelt es sich um eine Pro-forma-Rechnung. Sie dient lediglich Informationszwecken und hat keinen buchhalterischen Wert.“ |
Dieser letzte Punkt ist besonders wichtig. Er vermeidet jegliche Verwirrung seitens des Kunden oder eines Dritten (Bank, Verwaltung), der das Dokument als Schlussrechnung interpretieren könnte.
Hat eine Pro-forma-Rechnung einen buchhalterischen und steuerlichen Wert?
Nein. Das ist der entscheidende Punkt: Eine Pro-forma-Rechnung hat weder buchhalterischen noch steuerlichen Wert.
Diese Zahlung sollte nicht in Ihrer Buchhaltung erfasst werden. Sie generiert weder für den Absender noch für den Empfänger Buchungssätze. Der Kunde kann sie nicht zur Rechtfertigung von Ausgaben in seiner Buchhaltung verwenden, und der Lieferant kann sie nicht zur Umsatzrealisierung oder zur Geltendmachung von Zahlungsansprüchen nutzen.
Ebenso wenig berechtigt eine Pro-forma-Rechnung zum Vorsteuerabzug. Nur eine Schlussrechnung, die den Anforderungen von Artikel 289 des Allgemeinen Abgabengesetzes entspricht, gewährt dieses Recht.
Wird eine Anzahlung auf Basis einer Proforma-Rechnung geleistet, muss eine offizielle Anzahlungsrechnung ausgestellt werden, die diese Zahlung abdeckt. Die Proforma-Rechnung kann nicht als Steuerbeleg dienen.
In der Praxis bedeutet dies, dass Ihre Rechnungssoftware oder Ihr Buchhalter niemals eine Proforma-Rechnung in Ihre Buchhaltung integrieren sollte. Dieses Dokument existiert von Anfang bis Ende außerhalb Ihres Buchhaltungssystems.
Die häufigsten Fehler
Die Formulierung „Pro-forma-Rechnung“ ist wegzulassen.
Dies ist der häufigste und riskanteste Fehler. Ein Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber nicht eindeutig als „Proforma-Rechnung“ gekennzeichnet ist, kann vom Kunden, dessen Steuerberater oder dem Finanzamt als endgültige Rechnung interpretiert werden. Diese Verwechslung kann zu Zahlungsstreitigkeiten, Rechtsstreitigkeiten oder Problemen bei einer Betriebsprüfung führen. Der entsprechende Hinweis muss klar und unmissverständlich am Anfang des Dokuments stehen.
Erfassen Sie die Proforma-Rechnung in Ihrem Buchhaltungssystem.
Manche Unternehmer integrieren ihre Pro-forma-Rechnungen aus Gründen der Nachverfolgbarkeit in ihre Buchhaltungssoftware. Dies ist ein Fehler: Dieses Dokument hat keinen buchhalterischen Wert und sollte keine Buchungen auslösen. Die Erfassung verfälscht Ihre Umsatzerlöse, Ihre Forderungen und möglicherweise auch Ihre Umsatzsteuervoranmeldung. Nur die endgültige Rechnung sollte erfasst werden.
Verwechslung einer Proforma-Rechnung mit einem unterzeichneten Angebot
Anders als ein unterzeichnetes Angebot ist eine Proforma-Rechnung für keine der Parteien bindend, selbst wenn der Kunde sie abgezeichnet oder mit einem Genehmigungsformular zurückgesandt hat. Sie dient lediglich der Information. Benötigen Sie eine vertragliche Zusage des Kunden, sollten Sie ein Angebot oder eine Bestellung verwenden, keine Proforma-Rechnung.
Verwenden Sie die Proforma-Rechnung als Zahlungsnachweis.
Eine Proforma-Rechnung kann nicht als Zahlungsgrundlage dienen. Zahlt ein Kunde nach Vorlage einer Proforma-Rechnung, müssen Sie unverzüglich eine offizielle Vorauszahlungsrechnung ausstellen. Andernfalls riskieren Sie steuerliche Unregelmäßigkeiten, insbesondere hinsichtlich der erhobenen Mehrwertsteuer.
Geben Sie keinen Gültigkeitszeitraum an.
Eine Proforma-Rechnung ohne Ablaufdatum kann zu Missverständnissen führen: Der Kunde bezieht sich möglicherweise Monate nach der Ausstellung darauf, wenn sich Preise oder Konditionen geändert haben. Geben Sie daher immer eine klare Gültigkeitsdauer an, beispielsweise 30 Tage, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Nummerieren Sie die Pro-forma-Rechnung in der Reihenfolge der endgültigen Rechnungen.
Die Schlussrechnungen müssen chronologisch und lückenlos nummeriert werden. Werden Pro-forma-Rechnungen in dieses Nummerierungssystem einbezogen, entstehen Lücken in der Rechnungsstellung, was bei einer Steuerprüfung zu Problemen führen kann. Verwenden Sie für Ihre Pro-forma-Rechnungen ein separates Nummerierungssystem, beispielsweise mit dem Präfix „PF-“, gefolgt vom Jahr und einer fortlaufenden Nummer.
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