Genehmigte Plattform (PDP)

Was ist eine zugelassene Plattform und warum schreibt die Reform eine solche vor?

Eine zugelassene Plattform ist ein privater Betreiber, der von den Steuerbehörden autorisiert ist, elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen auszustellen, zu empfangen und zu übermitteln sowie Transaktionsdaten an die Steuerbehörden zu übermitteln. Diese Autorisierung erfolgt in Form einer Registrierung, die nach Prüfung eines anspruchsvollen Antrags erteilt wird.

Bis vor Kurzem wurden diese Plattformen als Partner-Dematerialisierungsplattformen (PDPs) bezeichnet. Die offizielle Bezeichnung lautet nun „zugelassene Plattform“. Beide Ausdrücke bezeichnen dieselbe Einrichtung: einen bei der Regierung registrierten Betreiber, der sich von einfacher Rechnungssoftware oder einem nicht autorisierten Dematerialisierungsanbieter unterscheidet.

Die Reform schreibt die Nutzung einer zugelassenen Plattform aus einem bestimmten Grund vor: Sie soll den Steuerbehörden einen Echtzeit-Überblick über die Rechnungsflüsse zwischen Unternehmen ermöglichen, um Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und vorausgefüllte Steuererklärungen vorzubereiten. Der einfache Austausch von PDFs per E-Mail oder die Verwendung gängiger Rechnungssoftware ohne Anbindung an eine registrierte Plattform genügen dieser Anforderung nicht mehr.

Die Registrierung wird für einen verlängerbaren Zeitraum von drei Jahren erteilt. Die Liste der registrierten Plattformen wird von den Steuerbehörden auf impots.gouv.fr veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert. Dies ist die einzige maßgebliche Quelle zur Überprüfung der Akkreditierung einer Plattform.

Zugelassene Plattform, Dokumentenmanagement-Anbieter und Rechnungssoftware: Worin liegen die Unterschiede?

Im System existieren drei Kategorien von Akteuren nebeneinander, und wer diese verwechselt, setzt sich dem Risiko der Nichteinhaltung aus.

Die zugelassene Plattform ist der einzige bei den Steuerbehörden registrierte Anbieter. Sie kann im Namen ihrer Kunden elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen, diese an die Plattform des Empfängers weiterleiten, Steuerdaten an die Steuerbehörden übermitteln und den gesamten Rechnungslebenszyklus verwalten. Nur eine zugelassene Plattform gewährleistet die vollständige und durchgängige Einhaltung der Reformvorgaben.

Ein Dokumentenmanagement-Dienstleister, auch bekannt als „konformer Lösungsanbieter“, ist ein Dienstleister, der Rechnungsverarbeitungs- oder -erstellungsdienste anbietet, ohne selbst registriert zu sein. Er kann zwar in den vorgelagerten Prozess eingreifen, um Rechnungen zu erstellen, muss aber für die regulatorische Übermittlung eine zugelassene Partnerplattform nutzen. Ein Unternehmen, das seine Rechnungsstellung ausschließlich einem Dokumentenmanagement-Dienstleister anvertraut, ohne eine zugelassene Plattform zu benennen, handelt nicht konform.

Abrechnungssoftware hingegen ist das Werkzeug, mit dem Rechnungen täglich erstellt, verfolgt und archiviert werden. Sie ist keine akkreditierte Plattform. Je nach Ausführung kann sie entweder mit einer akkreditierten Partnerplattform zur Datenübertragung verbunden sein oder von einem Softwareanbieter entwickelt werden, der über eine eigene Registrierung verfügt. In jedem Fall ist die Einhaltung der Vorschriften an das Vorhandensein einer registrierten, akkreditierten Plattform am Ende der Kette gebunden.

Was die genehmigte Plattform tatsächlich leistet

Über die regulatorische Definition hinaus ist es hilfreich, die konkreten Aufgaben zu verstehen, die eine zugelassene Plattform für jedes Unternehmen erfüllt, das sie nutzt.

Sie gewährleistet die Ausstellung elektronischer Rechnungen: Wenn ein Unternehmen eine Rechnung in seiner Verwaltungssoftware erstellt, kümmert sich die Plattform um deren Umwandlung in ein strukturiertes Format, das den Anforderungen der Reform entspricht, und sendet sie dann an die Plattform des Empfängers.

Es übernimmt den Empfang von Rechnungen: Die von Lieferanten gesendeten Rechnungen gelangen auf die Plattform, die sie dem Unternehmen in einem lesbaren und nachvollziehbaren Format zur Verfügung stellt.

Es konvertiert Formate: Wenn die Managementsoftware ein proprietäres Format erzeugt, übernimmt die zugelassene Plattform die Konvertierung in die von der Reform akzeptierten strukturierten Formate und gewährleistet dabei die Integrität der Daten.

Das System übermittelt die Daten an die Finanzbehörden: Jede ausgestellte Rechnung löst eine automatische Übermittlung der Steuerdaten an die zentrale Plattform aus, die diese dann an die Finanzbehörden weiterleitet. Diese Übermittlung erfolgt nahezu in Echtzeit und ohne manuelles Eingreifen.

Die Plattform verwaltet den gesamten Rechnungslebenszyklus: Sie erfasst und kommuniziert die obligatorischen Statusmeldungen jeder Rechnung (eingereicht, erhalten, akzeptiert, abgelehnt, bezahlt). Dank dieser Nachverfolgung kann der Rechnungssteller jederzeit den Status jeder Rechnung einsehen und bei Verzögerungen effektiv nachfassen.

Sie berät und aktualisiert dieVerzeichnis Empfänger: Vor dem Versand einer Rechnung fragt die Plattform das zentrale Verzeichnis ab, um die zuständige Plattform für die Datenweiterleitung zu ermitteln. Jedes Unternehmen muss mit der gewählten Rechnungsempfangsplattform in diesem Verzeichnis eingetragen sein. Ohne diese Registrierung können Lieferanten keine konformen elektronischen Rechnungen versenden.

E-Reporting: die Übermittlung von Daten außerhalb der B2B-Rechnungsstellung

Die Reform beschränkt sich nicht auf Rechnungen, die zwischen französischen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ausgetauscht werden. Sie umfasst eine zweite Komponente, die E-JBerichten, was Transaktionen betrifft, die nicht zu einer elektronischen Rechnung im strengen Sinne der Reform führen.

Die elektronische Meldung umfasst zwei Transaktionskategorien. Erstens: Verkäufe an Privatpersonen (B2C-Transaktionen): Unternehmen, die an Endverbraucher im In- und Ausland verkaufen, müssen den Steuerbehörden täglich aggregierte Daten zu diesen Transaktionen übermitteln. Diese Daten müssen die Beträge ohne Steuern und die jeweilige Mehrwertsteuer zu jedem Steuersatz ausweisen. Zweitens: Transaktionen mit ausländischen Partnern (internationales B2B): Verkäufe oder Käufe mit Unternehmen, die nicht in Frankreich ansässig sind, fallen ebenfalls unter die elektronische Meldung.

Die elektronische Meldung umfasst auch Zahlungsdaten für Transaktionen, bei denen die Mehrwertsteuer bei Zahlungseingang fällig wird, vorwiegend bei Dienstleistungen. In diesem Fall muss das Unternehmen neben den Transaktionsdaten auch Informationen zu den tatsächlichen Zahlungseingängen übermitteln.

Die genehmigte Plattform ist der Kanal, über den diese Daten an die Verwaltung übermittelt werden. Sie sammelt Informationen aus den Management-Tools des Unternehmens und leitet sie gemäß den gesetzlich vorgeschriebenen Frequenzen, die je nach Steuerregime des Unternehmens variieren (monatlich, zweimonatlich oder zehnjährlich), an den zentralen Datenverarbeiter weiter.

Die elektronische Berichterstattung wird zum gleichen Zeitpunkt wie die Meldepflicht eingeführt: am 1. September 2026 für große Unternehmen und mittelständische Unternehmen und im Jahr 2027 für KMU, Kleinstunternehmen und Kleinstunternehmen.

Elektronische Rechnungsformate und was eine strukturierte Rechnung bedeutet

Eine elektronische Rechnung, wie sie in der Reform definiert ist, ist nicht einfach eine per E-Mail versendete PDF-Datei. Sie muss strukturiert sein, das heißt, sie muss Daten enthalten, die von einem Computersystem automatisch verarbeitet werden können und nicht nur von einem Menschen gelesen werden können.

Ein Standard-PDF ist ein visuelles Dokument. Es ist für Menschen lesbar, aber ein Computersystem kann die Daten (Betrag, Datum, Lieferanten-ID, Mehrwertsteuersatz) nicht automatisch extrahieren, ohne auf optische Zeichenerkennung zurückzugreifen, die jedoch nicht perfekt ist. Eine strukturierte Rechnung hingegen enthält diese Daten in einem standardisierten Format, das Systeme ohne manuelle Eingriffe lesen, verarbeiten und übertragen können.

Die Reform sieht verschiedene strukturierte Formate vor. Das Dekret vom 27. Juli 2026 legt eine begrenzte Liste dieser Formate fest:

• Das EN16931-Profil in CII-Syntax (Cross Industry Invoice), das dem französischen Standard XP Z12-012 entspricht: Dies ist die europäische Grundlage in CII-Syntax.
• Das EXTENDED-CTC-FR-Profil in der CII-Syntax: das erweiterte französische Profil für Fälle, die nicht vom europäischen Kern abgedeckt werden.
• Das EN16931-Profil in UBL (Universal Business Language)-Syntax: dieselbe europäische Basis, in einer anderen Syntax.
• Das EXTENDED-CTC-FR-Profil in der UBL-Syntax: das erweiterte französische Profil in der UBL-Syntax.
• Das gemischte Format: eine strukturierte XML-Datei zusammen mit einer PDF/A-3-Datei. Dieses Hybridformat wird oft als … bezeichnet. Faktor-XDas in Frankreich am weitesten verbreitete Format ist PDF. Es ist sowohl für Menschen lesbar (dank PDF) als auch für Maschinen verwendbar (dank eingebettetem XML).

Die zugelassene Plattform muss alle diese Formate sowohl für den Sende- als auch für den Empfangsmodus verarbeiten können. Sie gewährleistet außerdem die Konvertierung zwischen Formaten, wenn die Managementsoftware von Sender und Empfänger nicht dasselbe Format erzeugt, vorausgesetzt, die Datenintegrität bleibt bei dieser Konvertierung erhalten.

Kriterien für die Auswahl einer zugelassenen Plattform

Bei über hundert registrierten Plattformen mag die Auswahl komplex erscheinen. Verschiedene Kriterien können jedoch bei der Entscheidungsfindung helfen.

Die Überprüfung der Registrierung ist eine unabdingbare Voraussetzung. Vor jeder Zusage muss sichergestellt sein, dass die Plattform im offiziellen Register der Steuerbehörden mit einer gültigen Registrierungsnummer eingetragen ist. Eine Plattform, die nicht in diesem Register geführt wird oder deren Registrierung noch aussteht, gewährleistet keine vollständige Konformität. Es ist außerdem wichtig, zwischen endgültiger und bedingter Registrierung zu unterscheiden. Letztere ist abhängig vom erfolgreichen Abschluss der Interoperabilitätsprüfung.

Die Kompatibilität mit bestehenden Systemen ist ein entscheidendes Kriterium. Die Plattform muss sich über einen nativen Konnektor oder eine dokumentierte API mit bestehender Managementsoftware, ERP-Systemen oder Buchhaltungssoftware verbinden lassen. Eine mangelhafte Integration kann zu Arbeitsablaufstörungen und zusätzlichen Wartungskosten führen.

Die Funktionalität muss vollständig geprüft werden: Senden, Empfangen, Statusverwaltung, B2C- und internationale elektronische Berichterstattung sowie rechtliche Archivierung. Einige Plattformen sind zwar robust beim Senden, aber weniger gut für die Verwaltung abgelehnter eingehender Dokumente oder für Workflows der elektronischen Berichterstattung geeignet.

Sicherheit und Zertifizierung unterliegen nun gesetzlichen Bestimmungen. Das Dekret vom 27. Juli 2026 schreibt eine ISO/IEC 27001-Zertifizierung durch eine akkreditierte und anerkannte Stelle sowie regelmäßige Überwachungsaudits vor. Es ist unerlässlich, die Gültigkeit des Zertifikats und dessen Geltungsbereich, der auch elektronische Rechnungsstellungsdienste umfasst, zu überprüfen.

Die Möglichkeit der Reversibilität muss von Anfang an eingeplant werden. Da die Registrierung für drei verlängerbare Jahre erteilt wird, kann eine Plattform keine Verlängerung erhalten. Das Dekret vom 27. Juli 2026 regelt nun das Verfahren zum Plattformwechsel mit spezifischen Fristen (fünfzehn Werktage für die Eintragung in das zentrale Verzeichnis nach formeller Vereinbarung). Die vertraglichen Bestimmungen müssen die Bedingungen für Datentransfer und -portabilität sowie die Kontinuität der Dienste während der Übergangszeit enthalten, die durch dasselbe Dekret für ein Jahr garantiert wird.

Das Preismodell muss in seiner Gesamtheit analysiert werden: Fixkosten oder nutzungsabhängige Kosten, Gebühren pro Rechnung, optionale Module und Supportkosten. Ein scheinbar attraktiver Preis kann erhebliche variable Kosten verschleiern, die vom Rechnungsvolumen abhängen.

Die konkreten Schritte zur Vorbereitung vor dem Stichtag

Die Implementierung einer genehmigten Plattform ist nicht in wenigen Tagen erledigt. Erfahrungsgemäß benötigt ein gut durchgeführtes Compliance-Projekt je nach Komplexität des Informationssystems mehrere Wochen oder sogar Monate.

Im ersten Schritt werden die bestehenden Rechnungsstellungsprozesse erfasst: Wer stellt Rechnungen aus, mit welchem ​​Tool, an welche Kundengruppen (B2B Frankreich, B2C, international) und in welchen Volumina? Diese Erfassung hilft, die jeweiligen Anforderungen (nur elektronische Rechnungsstellung oder elektronische Rechnungsstellung und elektronisches Reporting) zu ermitteln und die passende Lösung zu finden.

Der zweite Schritt ist die Aktualisierung der Kunden- und Lieferantendaten. Die elektronische Rechnungsstellung benötigt die SIREN-Nummer zur Identifizierung der Empfänger im Verzeichnis. Eine fehlende oder falsche Nummer führt zur automatischen Ablehnung der Rechnung. Daher ist es unerlässlich, die Dateien der Drittanbieter vor Beginn der Rechnungsstellung zu überprüfen und zu vervollständigen.

Im dritten Schritt wird die geeignete Plattform ausgewählt, die oben beschriebenen Kriterien werden angewendet und anschließend ein Vertrag abgeschlossen. Für die Verhandlung und die Unterzeichnung muss ausreichend Zeit eingeplant werden, insbesondere wenn Rückabwicklungsklauseln oder spezifische Service-Level-Agreements (SLAs) erforderlich sind.

Der vierte Schritt ist die Registrierung im zentralen Verzeichnis. Jedes Unternehmen muss die Plattform angeben, die es für den Empfang seiner Rechnungen gewählt hat. Ohne diese Registrierung können Lieferanten keine konformen elektronischen Rechnungen versenden.

Der fünfte Schritt ist die technische Anbindung der Managementsoftware an die genehmigte Plattform, gefolgt von Tests mit realen Datenflüssen. Kompatible Software, die nicht mit einer betriebsbereiten Plattform verbunden ist, reicht nicht aus, um den Termin einzuhalten.

Der sechste Schritt ist die Teambildung: Buchhaltung, Vertriebsverwaltung, Finanzabteilung. Jedes Profil hat unterschiedliche Anforderungen, je nachdem, ob es für die Ausstellung, den Empfang oder die Statusüberwachung zuständig ist.

Die kostspieligsten Vorbereitungsfehler

Bei Compliance-Projekten werden immer wieder Fehler beobachtet, von denen einige direkte Auswirkungen auf die Geschäftskontinuität oder den Cashflow haben.

Die Verwechslung von „ausstellungsbereit“ und „empfangsbereit“ ist ein häufiger Fehler. Die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen gilt ab dem 1. September 2026 für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, auch für diejenigen, deren Rechnungsstellungspflicht erst 2027 beginnt. Unternehmen, die noch keine Empfangsplattform eingerichtet haben und nicht im Verzeichnis aufgeführt sind, können Rechnungen ihrer Lieferanten nicht ordnungsgemäß empfangen.

Die Wahl eines Dokumentenmanagement-Anbieters allein aufgrund seiner vermeintlichen Akkreditierung birgt ein hohes Risiko. Manche Anbieter geben sich als „kompatibel“ oder „konform“ aus, ohne registriert zu sein. Ein Abgleich mit der offiziellen Liste ist daher unerlässlich, bevor man sich endgültig entscheidet.

Die Vernachlässigung des elektronischen Berichtswesens ist ein Fehler, der vor allem Unternehmen mit Verkäufen an Privatkunden oder internationaler Geschäftstätigkeit betrifft. Diese Datenflüsse fehlen häufig in ersten Projekten zur B2B-Rechnungsstellung, obwohl sie spezifische Berichtspflichten nach sich ziehen.

Wer den Aufwand für die Datenbereinigung unterschätzt, begeht einen Fehler mit unmittelbaren Konsequenzen: Eine Rechnung mit fehlender oder falscher SIREN-Nummer wird von der Plattform automatisch abgelehnt, was die Zahlung blockiert und die Kundenbeziehung schädigt.

Die Plattformauswahl aufzuschieben, weil man den Abgabetermin für weit entfernt hält, ist ein Planungsfehler. Zwischen Auswahl, Vertragsabschluss, technischer Anbindung, Tests und Teamschulung sind mehrere Wochen erforderlich. Wer bis kurz vor dem Abgabetermin wartet, riskiert Verzögerungen bei Dienstleistern und einen überstürzten Produktivstart.

Das Vergessen der Widerrufsklausel im Vertrag ist ein Fehler mit mittelfristigen Folgen. Sollte die Plattform ihre Registrierung nicht verlängern oder der Dienstanbieter seinen Betrieb einstellen, muss ein unterbrechungsfreier Wechsel möglich sein. Das Dekret vom 27. Juli 2026 garantiert eine einjährige Kontinuität nach dem Wechsel, der Wechsel selbst muss jedoch vertraglich im Voraus geplant werden.

Die Rolle Ihrer Managementsoftware

Es ist wichtig, einen Punkt klarzustellen, der oft zu Missverständnissen führt: Ihre Managementsoftware ist keine zertifizierte Plattform. Die beiden Tools erfüllen unterschiedliche und sich ergänzende Funktionen.

Die Rechnungserstellung erfolgt weiterhin in der Managementsoftware. Hier werden Kundendaten, Rechnungspositionen, Mehrwertsteuersätze und Zahlungsbedingungen erfasst. Auch die Kundenbetreuung – wie Mahnungen, Kommunikationsverlauf, Angebote und zugehörige Projekte – findet hier statt. Diese Funktionen werden von der zertifizierten Plattform nicht abgedeckt.

Die akkreditierte Plattform übernimmt die nachgelagerte Verarbeitung: Sie übermittelt die in Ihrer Software erstellte Rechnung, wandelt sie in das erforderliche strukturierte Format um, leitet sie an die Plattform des Empfängers weiter und übermittelt die Steuerdaten an die Finanzbehörden. Damit dieser Prozess funktioniert, muss Ihre Verwaltungssoftware eine Verbindung zur gewählten akkreditierten Plattform herstellen und die Daten in einem von dieser Plattform verarbeitbaren Format aufbereiten können.

Djaboo ist eine kompatible Managementlösung, die in die Super PDP-zertifizierte Plattform integriert ist: Ihre Rechnungen werden in Djaboo erstellt und verwaltet und anschließend von Super PDP übermittelt, das die Registrierung und Kommunikation mit den zuständigen Behörden übernimmt. Rechnungsstellung, Kundenverwaltung und Projektverfolgung bleiben zentral in einem einzigen Tool, ohne Ihre täglichen Arbeitsabläufe zu beeinträchtigen.