Vereine können Rechnungen ausstellen und müssen dies bei jedem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen korrekt tun. Diese kostenlose Vorlage enthält alle erforderlichen Informationen und bietet Platz für Ihre individuellen Umsatzsteuer-Situationen.
Laden Sie es herunter, füllen Sie einmalig Ihre Kopfzeile aus und verwenden Sie es für jede Rechnung.
Wann ist ein Verein zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet?
Es herrscht die weitverbreitete Annahme, dass ein gemeinnütziger Verein einfach nur Quittungen ausstellt. Das ist falsch, und der Unterschied liegt in der Art der Transaktion.
Ein Mitgliedsbeitrag ist keine Rechnung. Es handelt sich um eine Mitgliedschaft, nicht um den Kauf einer Ware oder Dienstleistung. Sie führt zu einer Mitgliedsbeitragsanforderung oder einer Quittung, nicht zu einer Rechnung im üblichen Sinne.
Eine Spende ist auch keine Rechnung. Sie fällt unter die Kategorie der Steuerquittung, sofern der Verein zur Ausstellung dieser berechtigt ist; dabei handelt es sich um ein völlig anderes Dokument.
Ein Verkauf oder eine Dienstleistung führt zur Ausstellung einer Rechnung. Verkauf von Produkten bei einer Veranstaltung, Erbringung von Dienstleistungen für eine Gemeinde oder ein Unternehmen, Vermietung von Räumlichkeiten, Schulungen, die einem Dritten in Rechnung gestellt werden: In all diesen Fällen ist das erwartete Dokument eine Rechnung.
Die praktische Regel ist einfach: Wenn Ihr Verein Geld im Austausch für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen erhält, stellen Sie eine Rechnung aus.
Zu berücksichtigende Informationen
Eine Vereinsrechnung enthält die gleichen Informationen wie eine normale Rechnung, jedoch mit einigen spezifischen Kennzeichnungen.
Der genaue Name des Vereins wie es in den Statuten erscheint, gefolgt von der eingetragenen Geschäftsadresse.
Die RNA-ZahlDiejenige, die mit W beginnt und bei der Abgabe der Erklärung bei der Präfektur zugeteilt wird.
SIRET-Nummer Sofern der Verein über eine solche Nummer verfügt. Diese Nummer wird nicht automatisch vergeben; sie wird Vereinen zugeteilt, die Mitarbeiter beschäftigen, öffentliche Zuschüsse erhalten oder umsatzsteuerpflichtige Tätigkeiten ausüben. Existiert eine solche Nummer, muss sie auf der Rechnung erscheinen, und öffentliche Auftraggeber fragen sie systematisch an.
Rechnungsnummer und Datum, in einer ununterbrochenen Folge, ohne Lücken oder Duplikate.
Die Kontaktdaten des EmpfängersName oder Firmenname und Adresse.
Einzelheiten der Operation : Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtbetrag ohne Steuern, Ausführungsdatum.
ZahlungsbedingungenFälligkeitsdatum und akzeptierte Zahlungsmethoden.
Das Mehrwertsteuerproblem
Dies ist der heikelste Punkt und verdient es, angemessen behandelt zu werden, anstatt für Sie entschieden zu werden.
Es gibt zwei mögliche Szenarien. Im ersten Szenario ist der Verein für die betreffende Transaktion nicht umsatzsteuerpflichtig: Die Rechnung weist nur Beträge ohne Steuer aus und enthält den Hinweis, dass keine Umsatzsteuer anfällt, sowie die entsprechende Referenznummer. Im zweiten Szenario ist der Verein umsatzsteuerpflichtig: Die Rechnung weist den Umsatzsteuersatz und den Umsatzsteuerbetrag aus, wie jede andere Handelsrechnung auch.
Ihr Steuerstatus hängt davon ab, ob die Tätigkeit gewinnorientiert ist oder nicht, von der Art des Begünstigten und gegebenenfalls von Schwellenwerten. Derselbe Verein kann je nach Transaktion unter beide Steuersysteme fallen, was ehrenamtliche Schatzmeister oft überrascht.
Das Vorgehen ist daher wie folgt: Lassen Sie Ihre Situation von Ihrem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt bestätigen und tragen Sie die entsprechenden Informationen anschließend in die Vorlage ein. Kopieren Sie keine Informationen von der Rechnung eines anderen Vereins, da dessen Steuerregelung von Ihrer abweichen kann.
Das Modell lässt diesen Bereich aus diesem Grund explizit frei.
Abrechnung mit einer öffentlichen Behörde
Verbände stellen auch Gemeinden, interkommunalen Einrichtungen und öffentlichen Institutionen Rechnungen. Diese Auftraggeber haben ihre eigenen spezifischen Anforderungen, und deren Missachtung führt zu Zahlungsverzögerungen.
Die SIRET-Nummer ist ausnahmslos immer erforderlich. Die von der lokalen Behörde vergebene Auftrags- oder Verpflichtungsnummer muss auf der Rechnung angegeben werden; andernfalls kann die Buchhaltung diese nicht dem entsprechenden Unternehmen zuordnen. Die Rechnung ist außerdem über das dafür vorgesehene Rechnungsportal für den öffentlichen Sektor und nicht per E-Mail einzureichen.
Beachten Sie diese drei Punkte vor dem Absenden: Sie sind es, die die Zahlung bei dieser Art von Kunde verzögern.
Was ändert sich mit der elektronischen Rechnungsstellung?
Die Reform betrifft Transaktionen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Ein Verein, der umsatzsteuerpflichtige Transaktionen durchführt, ist daher nach demselben Zeitplan wie Unternehmen betroffen.
Seit dem 1. September 2026Die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen gilt. Gültig ab dem 1. September 2027Die Pflicht zur Ausstellung von Dokumenten erstreckt sich auch auf die kleinsten Bauwerke.
Ein Verein, dessen Tätigkeit vollständig außerhalb des Anwendungsbereichs der Mehrwertsteuer liegt, befindet sich in einer besonderen Situation, die eine Rücksprache mit Ihrem Steuerberater erfordert. Um Ihren Fall zu klären, simulateur bietet einen ersten Bezugspunkt, und der Artikel über Peppol erklärt, über welches Netzwerk diese Rechnungen verbreitet werden.
Häufige Fehler
Eine Beitragsquittung wird als Rechnung bezeichnet. Die beiden Dokumente haben weder denselben Zweck noch dieselbe buchhalterische Behandlung, und ihre Verwechslung führt zu Unklarheiten in der Buchhaltung des Vereins.
Die RNA-Nummer kann weggelassen werden. Es verdeutlicht den Zusammenhang, und dessen Fehlen erschwert es dem Empfänger, das Dokument zu verknüpfen.
Kopieren einer anderweitig gefundenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dies ist der kostspieligste Fehler, denn er vermittelt ein falsches Sicherheitsgefühl und kann dem Verband schaden.
Die Nummerierung erfolgt fortlaufend. Ein Verein hat die gleiche Pflicht zur fortlaufenden Dokumentation wie ein Unternehmen, auch dann, wenn er nur wenige Rechnungen pro Jahr ausstellt.
Nicht archivieren. Von jeder Rechnung muss eine Kopie aufbewahrt werden. Bei einem Wechsel des Kassenwarts gehen diese Unterlagen verloren. Verwenden Sie einen freigegebenen Ordner anstelle einer Datei auf Ihrem Computer.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Verein ohne SIRET-Nummer Rechnungen ausstellen? Ja, es stellt eine Rechnung mit seiner RNA-Nummer aus. Ein öffentlicher Kunde benötigt jedoch eine SIRET-Nummer, die der Verband beantragen muss.
Sollen Mitglieder zur Kasse gebeten werden? Für die Mitgliedsgebühr: nein. Für eine Ware oder Dienstleistung, die zusätzlich zur Mitgliedschaft verkauft wird: ja.
Kann ein Verein einem Unternehmen eine Rechnung stellen? Ja, ohne besondere Schwierigkeiten, vorausgesetzt, die betreffende Tätigkeit ist in den Statuten vorgesehen.
Wie kann ich eine bereits versendete Rechnung korrigieren? Zur Stornierung der ursprünglichen Rechnung wird eine Gutschrift mit den korrekten Referenzen ausgestellt. Anschließend wird eine neue, korrekte Rechnung erstellt. Ein bereits eingereichtes Dokument kann nicht mehr geändert werden.
Ist dieses Modell für einen umsatzsteuerpflichtigen Verein geeignet? Ja, Sie müssen lediglich die Zeilen für den Zinssatz und den Betrag ausfüllen, anstatt den Hinweis auf die Befreiung anzugeben.
