Excel ist nach wie vor das beliebteste Tool für die Rechnungsstellung, insbesondere für Einsteiger, da es Berechnungen durchführt, anpassbar ist und keine Kosten verursacht. Mit dieser kostenlosen Vorlage sparen Sie sich die Mühe, selbst eine Rechnung zu erstellen.
Laden Sie es herunter, füllen Sie einmalig Ihre Kopfzeile aus und verwenden Sie es für jede neue Rechnung.
Was eine Rechnung unabhängig vom verwendeten Tool enthalten sollte
Eine Tabellenkalkulation befreit Sie nicht von gesetzlichen Verpflichtungen. Bevor wir auf Formeln eingehen, hier die wichtigsten Inhalte des Dokuments.
Ihre vollständige Identität Firmenname, Rechtsform, Adresse, SIRET-Nummer und je nach Situation Ihre RCS-Nummer oder Ihre Handelsregisternummer. Einzelunternehmer fügen ihrem Namen die Abkürzung „EI“ hinzu.
Kontaktdaten des Kunden : genauer Firmenname und Rechnungsadresse, die nicht immer die Lieferadresse ist.
Eine Zahl und ein Datum Die Nummer bildet eine fortlaufende Sequenz ohne Lücken oder Duplikate, und das Ausstellungsdatum steht im Zusammenhang mit dem Datum der Leistungserbringung.
Die Details der Linien : Beschreibung, Menge, Einzelpreis ohne MwSt., Gesamtbetrag pro Position.
Gesamtbetrag und Mehrwertsteuer Gesamtbetrag ohne Steuern, Mehrwertsteuersatz und Betrag pro angewendetem Steuersatz, Gesamtbetrag inklusive aller Steuern. Wenn Sie der Grundbefreiung unterliegen, wird die Mehrwertsteuerangabe durch den Hinweis „Mehrwertsteuer nicht anwendbar, Art. 293 B des französischen Steuergesetzbuchs“ ersetzt.
Zahlungsbedingungen : Fälligkeitsdatum, akzeptierte Zahlungsmethoden, Verzugszinsen und feste Entschädigungszahlungen für Geschäftskunden.
Wie ist das Modell aufgebaut?
Die Datei folgt dieser Struktur von oben nach unten, in der Reihenfolge, in der ein Kunde eine Rechnung liest.
Ein Kopfzeilenbereich Zu Ihrer Information, die Sie nur einmal ausfüllen müssen, bevor Sie Ihre Vorlage speichern.
Ein Kundenblock ist bei jeder Rechnung auszufüllen, einschließlich der Rechnungsnummer und beider Rechnungsdaten.
Eine Tabelle mit Zeilen mit einer Zeile pro Produkt oder Dienstleistung.
Eine Fußzeile für die Gesamtsummen, den für Ihre Situation entsprechenden Mehrwertsteuerbetrag und die Zahlungsbedingungen.
Nützliche Formeln in einer Tabellenkalkulation
Drei Berechnungen genügen, um nahezu alle Fälle abzudecken. Die unten aufgeführten Funktionsnamen stammen aus der französischen Version.
Die Summe einer Zeile wird berechnet, indem die Menge mit dem Stückpreis multipliziert wird, d.h. eine Formel der Art =B5*C5.
Gesamtbetrag ohne Steuern Füge die Zeilen mit =SOMME(D5:D20)Planen Sie von Anfang an einen großen Bereich ein, damit Sie Zeilen hinzufügen können, ohne die Formel zu beeinträchtigen.
Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag inklusive Steuer Diese Werte erhält man, indem man den Gesamtbetrag ohne Steuer mit dem Steuersatz multipliziert und die beiden Ergebnisse anschließend addiert. Tragen Sie den Steuersatz in eine separate Zelle ein, anstatt ihn in die Formel einzufügen: So müssen Sie am Tag der Änderung nur einen Wert anpassen.
Eine letzte Anpassung beugt vielen Problemen vor: Formatieren Sie die Betragszellen als Währung mit zwei Dezimalstellen. Durch das Runden der Anzeige, wodurch Cent-Beträge ausgeblendet werden, ergeben sich Summen, die nicht exakt übereinstimmen, und diese Abweichungen werden in der Buchhaltung sichtbar.
Die Tücken von Tabellenkalkulationen
Überschreiben Sie Ihre vorherige Rechnung. Das ist der häufigste Fehler. Man öffnet die Datei, bearbeitet die Zeilen, speichert, und die Rechnung vom letzten Monat ist verschwunden. Arbeiten Sie daher immer mit einer Kopie der Vorlage und benennen Sie jede Datei mit der entsprechenden Rechnungsnummer.
Ich habe den Überblick über die Nummerierung verloren. Eine Tabellenkalkulation generiert keine Zahlen automatisch. Führen Sie ein separates Tabellenblatt oder eine separate Datei, in der Sie Zahl, Datum, Kunde und Betrag auflisten. Diese Aufzeichnungen werden im Falle einer Prüfung benötigt.
Senden Sie die bearbeitbare Datei. Eine unverändert eingereichte Tabellenkalkulation kann nach dem Absenden noch bearbeitet werden. Exportieren Sie sie daher immer vor dem Versenden als PDF.
Eine Formel durch Einfügen einer Linie unterbrechen. Das Einfügen einer Zeile mitten in der Tabelle erweitert die Berechnungsbereiche selten wie erwartet. Überprüfen Sie die Summe nach jedem Einfügen.
Vergessen Sie das Archivieren. Von jeder ausgestellten Rechnung muss eine Kopie aufbewahrt werden. Eine Datei pro Jahr, die nicht auf der Festplatte des Computers gespeichert wird, genügt.
Wie weit wird Sie Excel bringen?
Tabellenkalkulationen eignen sich, solange das Datenvolumen gering bleibt und die Abrechnung einfach ist. Drei Anzeichen deuten darauf hin, dass sie teuer werden.
Der erste Faktor ist der Zeitaufwand: Wenn die monatliche Abrechnung einen halben Tag in Anspruch nimmt, ist der vermeintliche Vorteil des kostenlosen Dienstes bereits verflogen.
Das zweite Problem ist die Zahlungsverfolgung. Eine Tabellenkalkulation weiß nicht, wer bezahlt hat oder wer erneut kontaktiert werden muss, und diese Informationen landen in einer zweiten Datei, die nicht mehr mit der ersten übereinstimmt.
Die dritte ist regulatorischer Natur und hat ein Datum.
Die Frist 2027, die Sie jetzt kennen sollten
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung wird in zwei Phasen eingeführt.
Seit dem 1. September 2026Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, ihre Rechnungen elektronisch zu empfangen, wenn ihr Lieferant dazu verpflichtet ist, sie auf diesem Wege auszustellen.
Gültig ab dem 1. September 2027Die Pflicht zur Ausstellung in elektronischer Form erstreckt sich auch auf kleine und mittlere Unternehmen sowie Kleinstunternehmen.
Die Auswirkungen auf Excel-Dateien sind offensichtlich. Eine elektronische Rechnung ist gemäß der Reform nicht einfach ein formatiertes Dokument, das als PDF exportiert wird; sie ist eine strukturierte Datei, die über eine zugelassene Plattform übermittelt wird. Eine Tabellenkalkulation, so übersichtlich sie auch sein mag, wird diese Anforderung nicht erfüllen, sobald sie verpflichtend wird.
Die Vorlage ist daher auch heute noch voll funktionsfähig und hilft Ihnen dabei, die korrekten Informationen anzugeben. Um genau zu wissen, ab welchem Datum Sie betroffen sind, simulateur Antworten in wenigen Fragen und der Artikel über Peppol erläutert das Netzwerk, über das diese Rechnungen zirkulieren werden.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Vorlage mit Google Sheets oder LibreOffice kompatibel? Ja. Die verwendeten Formeln sind Standard und verhalten sich in diesen Tools gleich.
Wie verwaltet man mehrere Mehrwertsteuersätze auf derselben Rechnung? Fügen Sie der Tabelle eine Spalte mit den Tarifen hinzu und berechnen Sie anschließend für jeden Tarif eine Zwischensumme in der Fußzeile. Die Vorschriften schreiben vor, dass die Aufschlüsselung für jeden angewendeten Tarif angegeben werden muss.
Kann ich eine Rechnung in Fremdwährung ausstellen? Ja, indem die Währung und, für Buchhaltungszwecke, der entsprechende Wert in Euro mit dem verwendeten Umrechnungskurs und dem Datum angegeben werden.
Wie kann ich eine bereits versendete Rechnung korrigieren? Wir ändern die Rechnung nicht. Wir stellen eine Gutschrift aus, die die Rechnung anhand ihrer Referenzen ganz oder teilweise storniert, und stellen anschließend eine neue, korrekte Rechnung aus.
Wie lange sollte ich meine Rechnungen aufbewahren? Von jeder ausgestellten Rechnung muss eine Kopie aufbewahrt werden, unabhängig von der Unternehmensgröße. Planen Sie die langfristige Archivierung bereits ab der ersten Rechnung ein.
