Eine elektronische Rechnung im Sinne der Reform ist nicht einfach eine per E-Mail versendete PDF-Datei, und eine herunterladbare Vorlage allein genügt nicht, um die Anforderungen zu erfüllen. Hier erfahren Sie, was die Vorlage bietet und was sie nicht ersetzt.
Es enthält alle erwarteten Informationen, die Ihnen ab heute nützlich sind und Sie auf den Übergang vorbereiten.
Was eine elektronische Rechnung wirklich ist
Der Begriff ist irreführend, da er im allgemeinen Sprachgebrauch jedes elektronisch versendete Dokument bezeichnet. Die Reform sieht eine engere Definition vor, und diese ist nunmehr maßgebend.
Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte Datei Jede Information belegt einen definierten Bereich, der von einer Maschine ohne menschliches Eingreifen gelesen werden kann. Die Zahl steht im Zahlenfeld, der Betrag vor Steuern in einem separaten Feld und der Mehrwertsteuersatz in einem weiteren Feld. Die Software des Empfängers integriert diese Daten direkt.
Sie ist auch über eine zugelassene Plattform übermitteltund nicht per E-Mail. Diese Plattform übernimmt die Weiterleitung an die Adresse des Empfängers und die Übermittlung der erforderlichen Daten an die Verwaltung.
Die Verwaltung hat klar definiert, was nicht mehr als konform gilt: eingescannte Papierrechnungen, Standard-PDFs und per E-Mail versendete Dokumente. Ein gut formatiertes, in einem Textverarbeitungsprogramm erstelltes Dokument wird daher nicht automatisch zu einer elektronischen Rechnung, nur weil die Dateiendung geändert wird.
Akzeptierte Formate
Die Verwaltung prüft drei Möglichkeiten, und in den meisten Fällen müssen Sie sich nicht entscheiden, Ihr Tool erledigt das für Sie.
UBL et CII Es handelt sich hierbei um rein strukturierte Formate ohne integrierte visuelle Darstellung. Sie zirkulieren zwischen Systemen und werden über die Benutzeroberfläche des jeweiligen Tools angezeigt, das sie empfängt.
Das gemischte FormatDie dritte Methode kombiniert eine strukturierte Datendatei mit einer Bilddatei. Das Dokument behält optisch die Form einer Rechnung bei und enthält gleichzeitig maschinenlesbare Daten, was insbesondere für kleine Unternehmen beruhigend ist. In diesem Format wird Factur-X präsentiert.
Wichtig ist, sich zu merken, dass eine normale Bürodatei in keine dieser Kategorien fällt, unabhängig von der Qualität ihres Layouts.
Der Kalender, der Sie betrifft
Die Reform wird in zwei Phasen eingeführt, abhängig von der Unternehmensgröße.
Seit dem 1. September 2026Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen dazu in der Lage sein. erhalten Sie müssen ihre Rechnungen in elektronischer Form einreichen, sofern ihr Lieferant dazu verpflichtet ist. Am selben Tag müssen große und mittelständische UnternehmenProblem ihre Rechnungen in elektronischer Form und ihre Transaktionsinformationen und Zahlungsdaten an die Verwaltung zu übermitteln.
Gültig ab dem 1. September 2027Diese Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung erstreckt sich auch auf kleine und mittlere Unternehmen sowie Kleinstunternehmen.
Der am häufigsten übersehene Aspekt betrifft den Empfang von Rechnungen. Dies gilt für alle, auch für das Drei-Personen-Unternehmen, das noch immer Rechnungen im PDF-Format versendet. Wenn Sie nicht wissen, wo die elektronischen Rechnungen Ihrer Lieferanten landen, sollten Sie dieses Problem als Erstes lösen.
Um genau herauszufinden, was für Ihre Situation gilt und ab welchem Datum, simulateur Beantworten Sie die Fragen in wenigen Schritten.
Welchen konkreten Zweck verfolgt dieses Modell?
Es zwingt einen nicht zur Konformität im technischen Sinne, und es wäre unehrlich, etwas anderes zu behaupten. Es erfüllt drei nützliche Zwecke.
Überprüfen Sie Ihre Zugangsdaten. Die in einer elektronischen Rechnung erwarteten Daten umfassen die Ihnen bereits bekannten Pflichtangaben sowie einige neue Details. Mithilfe einer vollständigen Vorlage können Sie vor der Umstellung überprüfen, ob nichts fehlt.
Bill sollte in der Zwischenzeit korrekt vorgehen. Solange Sie nicht zur Rechnungsstellung verpflichtet sind, bleibt ein Standardrechnungsformat gültig. Es empfiehlt sich, auf Fehlerfreiheit zu achten.
Bereiten Sie Ihre Daten vor. Das Ausfüllen der Vorlage deckt schnell die fehlenden Informationen in Ihrer Kundendatei auf, angefangen bei den SIRET-Nummern und den innergemeinschaftlichen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Genau das verhindert, dass Ihre Mailings am Tag der Umstellung zugestellt werden.
Wichtige Informationen, die Sie sich merken sollten
Die Pflichtangaben auf einer Rechnung bleiben gleich, mit einer zusätzlichen Anforderung: Jeder Posten muss aufgeführt sein. in einem speziellen Bereichund nicht in einem Freitextblock erraten werden können. Die Regierung führt drei aufschlussreiche Beispiele an.
Die SIREN-Nummer des Lieferanten und des Kunden, was dazu dient, die beiden Parteien zu identifizieren.
Das Ausstellungsdatum der Rechnung, in seinem eigenen Fachgebiet.
Die vollständige Lieferadresse der Ware oder Dienstleistung, wenn diese von der Adresse des Kunden abweicht.
Diese Information ist zwar nicht völlig neu, aber ihr Fehlen war bisher unbemerkt geblieben. In einem automatisierten Arbeitsablauf führt sie jedoch zu einer technischen Ablehnung.
Was Sie zusätzlich zum Modell benötigen
Drei Elemente, in dieser Reihenfolge.
Eine anerkannte Plattform. Dies ist die Stelle, die Ihre Rechnungen und Daten an die Verwaltung übermittelt. Entweder ist Ihr Verwaltungstool selbst registriert oder es nutzt einen registrierten Partner. In jedem Fall muss Ihr Lieferant Ihnen die zuständige Stelle nennen können. Die entsprechende Seite finden Sie hier. genehmigte Plattform beschreibt detailliert, was dieser Status umfasst.
Eine Verbindung zum Austauschnetzwerk. Die Plattformen müssen miteinander interoperabel sein, und das ist das Netzwerk. Peppol die diese Interoperabilität in Frankreich unter der Aufsicht der DGFiP gewährleistet.
Daten von zuverlässigen Drittanbietern. Dies ist der am wenigsten sichtbare und zeitaufwändigste Teil. Eine falsche SIRET-Nummer führt zu einer Kennung, die keiner Person zugeordnet ist, und die Rechnung wird nicht versendet.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein elektronisch signiertes PDF ausreichend? Nein. Die elektronische Signatur bezieht sich auf die Authentizität des Dokuments, nicht auf dessen Struktur. Eine elektronische Rechnung muss gemäß der Reform strukturierte Daten enthalten und über eine zugelassene Plattform übermittelt werden.
Kann ich meine Rechnungen weiterhin per E-Mail versenden? Solange die Ausgabepflicht für Sie nicht gilt, ja. Danach nein: Die Abwicklung erfolgt über die Plattform.
Was passiert, wenn mein Client nicht verbunden ist? Die Pflicht zum Empfang von Post gilt für alle Unternehmen ab dem 1. September 2026. In der Praxis führt ein im Verzeichnis nicht gefundener Empfänger zur Ablehnung der Sendung, und die Angelegenheit wird von Kunde zu Kunde geklärt.
Muss ich die Software wechseln? Nicht unbedingt. Sie sollten Ihren Verlag fragen, über welche zugelassene Plattform Ihre Rechnungen abgewickelt werden und wann die Funktion in Ihrer Version verfügbar sein wird.
Und wie sieht es mit meinen Rechnungen für Einzelkunden aus? Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gilt für Transaktionen zwischen Steuerpflichtigen. Transaktionen mit Privatpersonen unterliegen der Übermittlung der Transaktionsdaten an die Finanzbehörden; dies ist der andere Aspekt des Systems, der auf der Seite [Seite einfügen] erläutert wird. E-JBerichten.
